ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

إنّ جرد المخزون هو من المهام الأساسية التي تقوم بها الشركات التجارية على اختلاف أحجامها ومجالات عملها، حتى تكون على معرفة شاملة بما تمتلكه في المخزون الخاص بها. ولأهمية جرد المخزون البالغة، نُقدم لك في هذا المقال دليلًا شاملًا عن ما هو الجرد، وأهميته، وأنواعه المختلفة، وطرق حسابه، فتابع معنا.

مفهوم جرد المخزون

يُشير مفهوم الجرد إلى عملية عد وحساب العناصر والسلع الجاهزة والمواد الخام وغيرها من المواد التي تمتلكها الشركات الكبيرة أو المحلات التجارية المتوسطة والصغيرة في مخازنها، وتستخدمها في عمليات الإنتاج أو البيع بحسب نشاطها. ويُمكن أن تتم عملية جرد المخزون في مراحل الإنتاج المختلفة. وعلى فترات زمنية مختلفة. ولكن ما هي أنواع عملية جرد المخزون؟ وكيف تختلف عن بعضها البعض؟

أنواع الجرد

تتعدد أنواع الجرد، وتختلف فيما بينها بشكل رئيسي بالفترة الزمنية، والطريقة المستخدمة في عملية جرد المخزون، ويُمكن توضيح الأنواع الرئيسية التي تعتمدها الشركات التجارية فيما يأتي:

الجرد الدوري

يتم جرد المخزون بشكل دوري في هذا النوع، أيّ في نهاية كل فترة زمنية محددة، حيث تقوم الشركة بحساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة. ويكون هذا النوع مفيدًا وفعّالًا بالنسبة للشركات المتوسطة والصغيرة التي تمتلك عدد قليل من المنتجات أو المواد الخام، إذ يُعد هذا النوع سهل التنفيذ، إلّا أنّه يحد من التفاصيل التي تعرفها الشركة عن مخزونها في أي وقت محدد خلال الفترة المحاسبية.

الجرد المستمر

يتم جرد المخزون بشكل مستمر في هذا النوع، أيّ بعد كل معاملة تجارية تتم، ويُتيح هذا النوع للشركات تتبع المخزون الخاص بها في الوقت الفعلي من خلال استخدام أنظمة نقاط البيع. ويكون هذا النوع مناسبًا للشركات الكبيرة التي تتتبع مبيعات كبيرة الحجم لدقته العالية، ولا يعني ذلك استغناء هذه الشركات عن جرد المخزون الدوري، فهو ما يزال ضروريًا بالنسبة لها، ولكن يتم إجراؤه بشكل أقل من المعتاد، وبحجم وتكلفة أقل.

الجرد المفاجئ

يكون الهدف الرئيسي لهذا النوع هو التأكد من سلامة المخزون، وصحة إعداد البضائع أو المواد الخام، ومقارنتها بما هو موجود بالدفاتر، وبذلك يُمكن للشركة اكتشاف أي عمليات اختلاس أو سرقة محتملة.

أهمية جرد المخزون

لا يُمكن التأكيد على أهمية الجرد بما فيه الكفاية، حيث تقوم الشركات التجارية بعملية جرد المخزون بصورة رئيسية للتأكد من امتلاكها مخزونًا كافيًا للإنتاج أو البيع بما يكفي لتلبية طلب عملائها، ويُمكن تلخيص أهمية جرد المخزون في النقاط الآتية:

تحديد الوضع المالي للشركة

تكمن أهمية جرد المخزون في مساعدة الشركة على تحديد وضعها المالي بصورة دقيقة، وبالتالي اتخاذ القرارات المالية الصائبة.

تجنب الخسائر المالية

يتطلب المخزون إنفاق الكثير من الأموال على التخزين والتأمين، والنقل، وإذا لم يتم جرد المخزون بصورة صحيحة ومستمرة، يُمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة المخزون عن الحاجة، وبالتالي تتكبد الشركة الكثير من النفقات غير الضرورية على العناصر الزائدة. وعلى الصعيد الآخر، إذا نقص المخزون بحيث لم تتمكن الشركة من تلبية طلبات العملاء، تتكبد بذلك خسارة الكثير من المبيعات. لذلك فإنّ جرد المخزون بصورة مستمرة يُجنب الشركة الكثير من الخسائر المالية.

ضمان عدم تلف المخزون

يُتيح لك جرد المخزون معرفة العناصر التي تقترب من تاريخ انتهاء صلاحيتها قبل حدوث ذلك، ووضع خطة واضحة لاستخدام هذه العناصر في الإنتاج أو تطبيق العروض والخصومات عليها حتى يتم بيعها قبل انتهاء صلاحيتها، وبذلك تضمن عدم تلف المخزون.

الموازنة بين العرض والطلب

باستخدام عملية جرد فعّالة، يُمكنك بسهولة تتبع المخزون لتجنّب نقص المخزون، أو زيادته عن الحاجة. كما يُمكنك معرفة أي البضائع مطلوبة بشكل أكبر، أو أي المواد الخام يتم استهلاكها أكثر في الإنتاج، وهو ما يُمكّنك من العمل على توفيرها في الوقت المناسب، وبذلك يُمكنك تحقيق التوازن بين الطلب والعرض.

بناء سمعة جيدة

يُؤدي رضا العملاء الناتج عن تلبية احتياجاتهم باستمرار وبدون تأخير أو انقطاع بصورة طبيعية إلى ضمان عودتهم واكتسابهم كعملاء دائمين لدى الشركة، وهذا يبني لشركتك سمعة مثالية في السوق، ويدفع بالعملاء إلى الحديث عن تجاربهم الإيجابية مع شركتك، وبالتالي تكسب عملاء جدد، وتزيد من الأرباح.

أفضل الطرق لحساب الجرد

هناك عدة طرق لحساب جرد المخزون، لكل منها مميزات وعيوب، ولذلك يجب معرفة هذه الطرق لاتباع أحدها تبعًا للغاية المرغوب تحقيقها من جرد المخزون، ونشرح لك بعض هذه الطرق فيما يأتي:

• طريقة FIFO

طريقة FIFO تعني الوارد أولاً، يخرج أولاً، أيّ العنصر الأقدم في المخزون هو أول عنصر يتم بيعه، وهي طريقة رائعة للحفاظ على المخزون جديدًا، وهي الطريقة الأكثر منطقية لأنّ الشركات تستخدم عادة مخزونها الأقدم أولًا في إنتاج سلعها أو بيعها.

• طريقة LIFO

تعني الوارد أخيرًا يخرج أولًا، أيّ العنصر الأحدث في المخزون هو أول عنصر يتم بيعه، وتُساعد هذه الطريق على منه تلف المخزون، لا تعد طريقة واقعية بالنسبة للكثير، حيث لا ترغب الشركات بترك مخزونها القديم خاملاً في المخزون، فقد تنتهي صلاحيته أو يتلف.

• تحليل ABC

يتم في هذه الطريقة تصنيف عناصر المخزون إلى 3 فئات، بحيث تحدد هذه الطريقة العناصر التي يجب إعادة طلبها بشكل متكرر والعناصر التي لا يجب إعادة طلبها، وتكون الفئات كما يأتي:

• الفئة A: للعناصر ذات القيمة العالية مع مبيعات منخفضة.
• الفئة B: للعناصر ذات القيمة المتوسطة مع مبيعات معتدلة.
• الفئة C: للعناصر منخفضة القيمة مع مبيعات مرتفعة.

• في الوقت المناسب (JIT)

لتجنب تكاليف الإفراط في التخزين، تستخدم العديد من الشركات طريقة “في الوقت المناسب” أو طريقة JIT. ومن خلال هذه الاستراتيجية، فإنهم يطلبون فقط ما يحتاجون إليه لتلبية الطلب الفوري، ويعني ذلك عدم وجود مخزون زائد في متناول اليد، وهذه الطريقة توفر على الشركة تكاليف التخزين وتأمين المخزون. إلّا أنّها طريقة محفوفة بالمخاطر بعض الشيء لأن التأخير البسيط في طلب مخزون جديد قد يؤدي إلى نفاد المخزون، وبالتالي استياء العملاء وخسارتهم.

قيود: البرنامج المحاسبي الأمثل للجرد

يُساعدك نظام قيود المحاسبي على إدارة المخزون الخاص بك من خلال تقديمه للكثير من الخدمات الاحترافية في هذا المجال، مثل خدمة تتبع المنتجات والتكاليف، حيث يعرض لك من خلالها جميع المنتجات التي تقوم ببيعها مع سعر الشراء، والكمية المتوفرة منه في الوقت الحالي إذا كان متوفرًا، كما يُمكنك البحث عن المنتجات بسهولة، حيث يُتيح لك إمكانية البحث بالرقم التسلسلي للمنتج، أو الاسم، أو الباركود، كما يُمكن عرض المنتجات التي تتبع لنفس الصنف. يُتيح لك قيود كذلك عرض تحركات المخزون للمنتج، والتي تشمل جميع الأوامر الخاصة بالمنتج مع تاريخ إصدارها.

ومن أهم الخدمات التي يُقدمها قيود، هي خدمة الربط مع أنظمة نقاط البيع، حيث يُمكنك ربطها مع قيود بكل سهولة، وكما ذكرنا سابقًا، فإنّ أنظمة نقاط البيع تًساعدك على القيام بعملية الجرد المستمر. ويسمح لك قيود كذلك بمراقبة الأسعار، وإدارة العملاء، وإدارة صلاحيات المستخدمين، وإصدار التقارير المالية للفروع، وغيرها العديد من المميزات. وجميع هذه الخدمات تُساعدك على عملية جرد المخزون في شركتك.

وبالتالي، يُمكنك الاعتماد على نظام قيود في أي نوع جرد مخزون تتبعه، وفي أي وقت ترغب فيه بعمل جرد للمخزون، فهو يضمن لك دقة المعلومات وسلامتها، كما يُوفر لك حماية وأمانًا لجميع المعلومات المتعلقة بالمخزون الخاص بك، وعلاوة على ذلك، فهو يُقدم لك مجموعة متكاملة من الخدمات المحاسبية الاحترافية الأخرى التي تحتاجها في إدارة شركتك بكفاءة وسهولة، والسير بها نحو النجاح.

اقراء ايضا:ما هي أهداف جرد المخزون؟ ولماذا يجب أن تقوم به في نهاية كل عام؟

في الختام

بعد الحديث باستفاضة عن مفهوم الجرد، وتوضيح أنواعه، وشرح أهميته الكبيرة لجميع الشركات على اختلاف مجالاتها وأحجامها، يُمكن القول بأنّه أحد الأعمدة الأساسية لنجاح شركتك، ولذلك يجب عليك فهمه فهمًا شاملًا، حتى تستطيع تطبيقه بالصورة الصحيحة في شركتك، والاستفادة من جميع ما يُقدمه من إيجابيات، كما يُساعدك فهمك له على حسن اختيار الأنظمة الإلكترونية المناسبة، والتي تُساعدك على تتبع المخزون الخاص بك، والقيام بعمليات جرد المخزون بأنواعها المختلفة.

يُعد برنامج قيود الخيار الأمثل لك ولشركتك، فهو برنامج محاسبي سحابي متكامل الأركان، يُقدم لك كل ما تحتاجه في شركتك من أعمال إدارية ومحاسبية، وإنّ من أهم مزاياه هو مساعدتك على أتمتة مهامك الداخلية،، إذ يُتيح لك أدوات ربط تسمح لك بربط أنظمة الإدارة في شركتك، مثل إدارة المخزون، والمشتريات، والمبيعات، والرواتب وغيرها الكثير من الأنظمة الداخلية، وبالتالي أتمتة المهام الروتينية بكل سهولة وكفاءة. لا تتردد! قم بتفعيل نظام قيود المحاسبي وجرّبه مجانًا لمدة 14 يومًا، بدون الحاجة لبطاقة ائتمانية، وبدون تحميل.