أهمية جرد المخزون نهاية العام؟

جرد المخزون هو عملية التحقق المادي من مستويات المخزون لكل من المنتجات والمواد التي تبيعها، وذلك للحرص على أن تكون بياناتك محدَّثة ودقيقة. 

إنَّه لمن الهام أن تمتلك فهمًا جيدًا لإدارة مخزونك بُغية التَّأكد من أنَّ عملك ينمو، فمن دون معرفة ما لديك وما تفعله بمستويات المخزون، لن تكون هناك طريقة يمكنك من خلالها إدارة نشاطك التجاري بكفاءة كافية.

يمكن أن يكون إجراء جرد المخزون حقل ألغام في ظل غياب الأدوات المناسبة، وانعدام وجود إستراتيجية مدروسة جيدًا وسياسات مراقبة المخزون، لذا تابع سطور مقالنا هذا لتعرف أكثر.

ما هو جرد المخزون؟

الجرد هو حساب كمية المواد الموجودة في المخازن، والتي قد تستخدمها الشركة في عمليات التصنيع؛ أو معرفة عدد المنتجات الموجودة في المخازن ومعرفة ما بِيعَ من منتجات، بما يتوافق مع سياسات جرد المخزون.

الهدف الرئيس من جرد المخزون والمستودعات هو أن تتأكد الشركة من أنَّها تمتلك مخزونًا كافيًا، وتعرف إن كان هناك عجز -أو يمكن حدوثه- فتتلافى ذلك قدر المستطاع.

كما يجري في عملية الجرد مراجعة الأصناف داخل المخزن بصورة منظمة، وفي فترات مختلفة أو بصورة مفاجئة بُغية معرفة كمية الأصناف ومدى تطابقها مع السجلات والكشوفات التي تَلزَم من أجل إتمام عملية الجرد بصورة صحيحة.

غالبًا ما تحدث عملية الجرد مرةً أو مرتين في السنة، للتأكد من صحة عدد المواد والمنتجات، وذلك من خلال مقارنة التقارير الخاصة بالجرد الحالي بالتقارير المكتوبة.

ما هي أنواع جرد المخزون؟

تستخدم الشركات أساليب متنوعة لجرد المخزون في مستودعاتها؛ لضمان دقة وسلامة عملياتها، ويمكن اختصار أبرز أنواع جرد المخزون التي تعتمدها المؤسسات التجارية فيما يلي:

الجرد المستمر

يعد الجرد المستمر أداة مهمة تمكن الإدارة من معرفة قيمة المخزون في أي لحظة، في هذا النظام، تُسجل كل عملية بيع أو شراء فور حدوثها؛ مما يسمح بتحديث بيانات المخزون بشكل لحظي. 

الجدير بالذكر أن هذه الطريقة تتيح مراقبة دقيقة للمخزون، وتساعد في تحديد مستويات المواد بشكل فوري؛ مما يساهم في تحسين إدارة المخزون، وتقليل الفاقد والتالف.

الجرد الدوري

يُجرى في فترات زمنية محددة، أو عند إعداد قائمة المركز المالي للشركة بدلًا من تحديث المخزون مع كل عملية بيع أو شراء، وفي هذا النظام، يُجرى جرد فعلي للمخزون في نهاية كل فترة محددة، إذ تُحتسب كمية المخزون الموجودة فعليًا في المستودع، ومطابقتها مع السجلات الدفترية. 

الجدير بالذكر أن هذا النوع من الجرد يُستخدم عادة في الشركات التي لا تحتاج لتتبع المخزون بشكل يومي، ويُساعد في اكتشاف الفروق بين المخزون الفعلي والمسجل.

الجرد المفاجئ

يتم هذا الجرد دون إعلان مسبق، ويهدف إلى كشف عمليات السرقة والاختلاس، أو التأكد من تواريخ صلاحية المنتجات واكتشاف التالف منها، ويهدف إلى التحقق من تطابق ما هو موجود في المخازن مع السجلات الدفترية، كما أنه يُعد وسيلة فعالة لتعزيز الرقابة الداخلية، وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات التنظيمية.

ما الفائدة من الجرد؟

يُعد جرد المخزون من الأنشطة الحيوية في إدارة المؤسسات التجارية، إذ يهدف إلى تحديد كمية البضائع والمنتجات المتاحة للبيع، وتقييم المواد الخام المتوفرة، ويُجرى الجرد عادة في نهاية السنة المالية؛ لاحتساب تكلفة البضاعة المباعة، ومعرفة تكلفة المخزون غير المباع.

الجدير بالذكر أن هذه العملية لها تأثير مباشر على الأرباح التي تحققها المؤسسات. وسنناقش فيما يلي بعض النقاط الأساسية التي تبرز أهمية الجرد:

معرفة إجمالي الأرباح

يلعب جرد المخازن دورًا محوريًا في تحديد قيمة الأرباح الإجمالية للشركة، والجدير بالذكر أن الربح الإجمالي هو الفرق بين حجم المبيعات، وتكلفة البضاعة المباعة، ولتحديد هذا الربح؛ تُطابق تكلفة البضاعة المباعة مع إيرادات الفترة المحاسبية باستخدام المعادلة التالية:

تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي

توضح هذه المعادلة كيف تؤثر كمية وقيمة المخزون على التكلفة الإجمالية التي تتحملها الشركة في الإنتاج؛ وبالتالي على الأرباح التي تحققها بنهاية السنة المالية.

التأكد من المركز المالي

تحديد قيمة المخزون الختامي في الميزانية العمومية يُعد أساسيًا لتحديد المركز المالي للشركة، وقد تؤدي المبالغة في تقدير المخزون أو التقليل منه إلى تقديم صورة غير دقيقة عن رأس المال العامل والوضع المالي العام للشركة؛ وبالتالي فإن الدقة في جرد المخزون تساهم في تقديم تقييم حقيقي للوضع المالي للمؤسسة.

الكشف عن السرقة والاختلاس

يساهم جرد المخازن المنتظم في منع عمليات السرقة والاختلاس أو اكتشافها بسرعة؛ لذا يجب على الشركات إجراء جرد دوري، ومطابقة الموجودات الفعلية في المخازن مع السجلات المحاسبية.

الجدير بالذكر أنه يمكن أن تساعد عمليات الجرد المفاجئ التي تُجرى دون علم الموظفين في الكشف عن أي تلاعب، أو سرقة قد تحدث داخل المؤسسة. 

التأكد من صحة البيانات المحاسبية 

الجرد الدوري والمفاجئ يلعب دورًا كبيرًا في التأكد من صحة البيانات المحاسبية، واستقامة العمليات الداخلية، وعلى الرغم من أن الجرد الدوري يمنح المؤسسات فرصة لتصحيح الأخطاء والمخالفات في الوقت المناسب؛ فإن الجرد المفاجئ يضيف طبقة إضافية من الأمان، والثقة من خلال كشف أي عمليات غير قانونية أو تلاعب في المخزون.

لماذا يجب عليك جرد المخزون نهاية العام؟

تحدد كل شركة الوقت المناسب لعمل الجرد، وأنواع جرد المخزون، وذلك حسب الأسلوب الذي تتبعه في الإدارة.

لذا نجد بعض الشركات تُفضِّل أن يحدث الجرد شهريًّا، في حين تُفضِّل شركات أخرى أن يكون الجرد في نهاية العام، في الربع الأخير من السنة المالية.

تُجرى عمليات جرد المخزون في نهاية العام من أجل حساب قيمة البضائع التي لا تزال متاحة للبيع، والتي تحتفظ بها الشركة في نهاية الفترة المحاسبية. قد يؤدي إجراء الجرد المادي إلى جعل المخزون النهائي أكثر دقة.

كيف يمكنك جرد المخزون؟

توجد أكثر من طريقة تستخدمها الشركات في جرد المواد في مخازنها، ولكنّها تشترك في بعض الخطوات، ومنها:

• اختيار الوقت المناسب

يجب أن تختار الوقت المناسب لإجراء الجرد؛ بحيث لا تختار وقتًا قد يضرُّ أرباحك. لذا من الأفضل اختيار أوقات مناسبة، مثل: فترات دورة المبيعات البطيئة، أو خارج العمليات التجارية العادية.

• تنظيم المخزون قبل البدء بالجرد

هذه الخطوة من شأنها أن تُسهِّل عملية عد المخزون وحسابه بدقة وسهولة، كما ستضمن تقليل احتمالية حدوث أخطاء في الحساب.

يمكنك إنشاء أقسام محددة داخل المخزون، من خلال ترتيب أصناف معينة بأقسام محددة لتسهيل إجراء الجرد.

• تنظيم أدوات الجرد قبل البدء به

يجب التأكد من وجود مجموعة من الأدوات اللازمة التي تساعد على الجرد، ومنها:

• مجلدات
• مستندات الجرد
• أوراق
• أقلام
• آلات حاسبة
• أجهزة الباركود
• حواسب محمولة

• استخدام أحدث بيانات المخزون

 تأكد من استبعاد المواد التي لم تُدخَل في نظام المخزون، والمواد التي جرت فوترتها ولم تُشحن بعد. الهدف من ذلك التأكُّد من الحصول على نتائج دقيقة لعملية الجرد.

• تحديد أهداف ومسؤوليات واضحة

للحصول على نتائج دقيقة، ولإجراء الجرد بدقة، حدد الأهداف التي تريد تحقيقها من الجرد، وضع قائمة بما يجب احتسابه، وما يجب أن يكون في المستودعات. 

هذا الأمر سيضمن الحصول على نتائج دقيقة فيما يخص المخزون.

• عدِّ كل شيء في المخزون

تأكَّد من جميع محتويات المخزون بعَدِّ كل فئة؛ بحيث لا تلجأ إلى التخمين في عملية العد. على سبيل المثال، إذا كان لديك صندوق مُسجَّلٌ عليه أنَّه يحتوي على 10 بكرات، فافتح الصندوق وتأكَّد من تطابق العدد المكتوب مع العدد الفعلي للبكرات.

• وضع حلول مناسبة لمشكلات المخزون

قد تكتشف في أثناء عملية العد الفعلي أنَّ بعض العناصر قد فُقدت، أو أنَّها قد تعرضت للتلف ولم يجري الإبلاغ عنها مطلقًا، أو أنَّها قد أصبحت غير صالحة للبيع. 

لذا ضع طرائق تحدُّ من السلوكيات التي تعرّض المخزون للضرر.

خطوات مهمة

توجد بعض الخطوات الهامة التي تُشكِّل قواعد تُساعد على تحقيق أعلى درجة من النظام والدقة في العمل، نذكر منها ما يلي:

• عدم خروج أي بضاعة من المخزن دون فاتورة.
• التأكد من أن كل الفواتير والسندات مرقمة تباعًا، مع مراجعتها باستمرار.
• حفظ الفواتير والمستندات في خزينة أو في مكان مقفل.
• مراقبة دخول وخروج الموظفين في المخزن، والتأكد من صلاحياتهم.
• التحقق من التاريخ المهني للموظفين قبل تعيينهم.
• التعاقد مع شركة تأمين على المخزن.
• وضع كاميرات المراقبة في المخزن.
• اختيار موظفين غير المسؤولين عن العهدة، مع تحديد من القائم بعملية جرد المخزون.

ما هي طرق جرد المخزون؟

تستخدم الشركات والمشروعات عدة طرق لجرد المخزون؛ بهدف تحديد تكلفة المواد المتاحة، وبيعها بكفاءة، وضمان دقة الحسابات المالية، وفيما يلي نستعرض أهم الطرق المستخدمة في جرد المخزون:

طريقة الداخل أولًا خارج أولًا (FIFO)

تعتمد طريقة FIFO (First In, First Out) على فرضية أن أول ما يدخل المخزن من المواد هو أول ما يخرج منه، والجدير بالذكر أن هذه الطريقة مثالية للشركات التي تتعامل مع المنتجات المعرضة للتلف، مثل: المواد الغذائية، والأدوية. 

تعتمد الشركات على هذه الطريقة؛ بسبب سهولة تطبيقها ووضوح قواعدها، ولا تنسَ أنه خلال فترات التضخم وارتفاع الأسعار؛ تتيح هذه الطريقة بيع المنتجات بسعر أعلى مما اشتُريت به؛ مما يزيد من هامش الربح، ولكن يترتب على ذلك زيادة في المسؤولية الضريبية؛ لأن الأرباح تكون أعلى.

طريقة الداخل أخيرًا خارج أولًا (LIFO)

تتبع طريقة LIFO (Last In, First Out) مبدأ بيع المنتجات التي دخلت المخزن مؤخرًا أولًا، بينما تبقى المنتجات الأقدم لفترة أطول في المخزن، والجدير بالذكر أن هذه الطريقة مناسبة للمنتجات غير القابلة للتلف، ولكن نادرًا ما تُستخدم؛ بسبب احتمال فقدان المنتجات القديمة قيمتها؛ مما يؤدي إلى خسائر. 

في حالات التضخم، يمكن أن تكون هذه الطريقة مفيدة للشركات؛ لأنها تتيح بيع المنتجات ذات التكلفة العالية أولًا؛ مما يؤدي إلى ارتفاع تكلفة البضاعة المباعة، وانخفاض هامش الربح؛ وبالتالي تقليل الضرائب المستحقة.

طريقة التكلفة المتوسطة

تعتمد طريقة التكلفة المتوسطة على حساب تكلفة المنتجات المتاحة في المخزن بشكل مجمع، وتُستخدم عندما يكون من الصعب فصل المواد عن بعضها البعض، مثل في حالة المواد الخام أو البضائع السائبة.

يُحتسب متوسط تكلفة الوحدة عبر المعادلة التالية:

متوسط تكلفة الوحدة = التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزون\إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخزن.

توفر هذه الطريقة نظرة متوازنة على تكلفة المخزون؛ لأنها تعتمد على متوسط الأسعار بدلًا من تأثرها بالتقلبات السعرية الكبيرة.

مقارنة الطرق الثلاث

تتميز طريقة FIFO ببساطتها وفعاليتها للشركات التي تتعامل مع المنتجات السريعة التلف، أما طريقة LIFO فتكون مفيدة في بيئات تضخمية لخفض الضرائب على الرغم من مخاطرها المتعلقة بقيمة المخزون، بينما تعد طريقة التكلفة المتوسطة خيارًا مناسبًا للشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من المواد غير المتمايزة، إذ توفر تقديرًا معقولًا لتكلفة المخزون.

كيفية اختيار الطريقة الأنسب

يعتمد اختيار طريقة جرد المخزون على طبيعة المنتجات، وظروف السوق، والأهداف المالية للشركة، ومن الضروري أن توازن الشركات بين سهولة تطبيق الطريقة ودقتها في حساب التكلفة، وأيضًا تأثيرها على الضرائب والربحية.

أهداف الجرد

تتمثل أهداف جرد المخزون الخاصة بالمؤسسات فيما يلي، وذلك على اختلاف أنواع جرد المخازن:

• حساب إجمالي الأرباح

تُفيد عملية الجرد في التعرف على إجمالي الأرباح التي تجنيها الشركة، وذلك من خلال حساب الفارق بين حجم المبيعات وتكلفة البضاعة التي بِيعت.

• الكشف عن حالات السرقة والاختلاس

يساعد جرد المخزون على منع عمليات السرقة من المخازن، أو اكتشافها سريعًا على أقلِّ تقدير، وخصوصًا عند إجراء جرد مفاجئ دون علم أحد.

• تحسين التدفق النقدي

يساعد جرد المخازن على معرفة المنتجات التي تُباع بكثافة وإعادة ترتيب قائمة الأكثر مبيعًا، مما يؤدي إلى ترشيد الأموال وتوجيهها إلى المكان الصحيح، بدلًا من صرفها على منتجاتٍ الطلب عليها قليل.

كيفية جرد أو تعديل كمية المخزون على موقع قيود

في حالة تلف البضاعة أو الحصول على منتجات بدون تكلفة، يمكن تعديل كمية المخزون على موقع قيود باتباع الخطوات التالية: 

• من القائمة المنسدلة اختر المنتجات والتكاليف.

• من قائمة “المنتجات والتكاليف”، اختر “جرد المخزون” للدخول لصفحة تعديل المخزون.

• حدد الموقع الرئيس أو أحد المواقع الفرعية المضافة.
• أدخل اسم السلعة، والكمية الحالية والفعلية (المرغوبة).
• تذكر أنه يمكن جرد المخزون لأكثر من سلعة في المرة الواحدة.
• اضغط على “حفظ” لتطبيق عملية جرد المخزون.

ملاحظة 

• زيادة المخزون: في حال الحصول على منتجات بدون تكلفة (كهدية من المورد)؛ تزداد كمية هذه المنتجات في الجرد.
• نقصان المخزون: في حال وجود تلف في البضاعة؛ تُنقص الكمية التالفة من الجرد.
• التأثير على الإيرادات والمصاريف: تذكر أن زيادة المخزون بدون تكلفة تعد إيرادًا، بينما نقصان المخزون بسبب التلف يُعد مصروفًا.

نموذج جرد المخزون 

إذا أردت تحميل نموذج لجرد المخزون اليومي؛ فما عليك سوى الضغط هنا.

الخلاصة 

جرد المخزون ومراقبته من أهم الأشياء التي تهتم بعملها جميع الشركات. 

تعد عملية الجرد من المهام الشاقة التي تستغرق وقتًا ومجهودًا كبيرين، وكلما كانت الشركة كثيرة الأفرُع زاد مجهود الجرد فيها.

وبهذا نصل إلى نهاية هذا المقال الذي تعرّفنا فيه عمليةَ الجرد، وطريقة تنفيذها.

هل ترغب في تسهيل عملية الجرد؟ جرّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، كي تتمكن من عمل ذلك بأسهل طريقة.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم  المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!