ما هي أهداف جرد المخزون؟ ولماذا يجب أن تقوم به في نهاية كل عام؟

جرد المخزون هو عملية التحقق المادي من مستويات المخزون لكل من المنتجات والمواد التي تبيعها، وذلك للحرص على أن تكون بياناتك محدَّثة ودقيقة. 

إنَّه لمن الهام أن تمتلك فهمًا جيدًا لإدارة مخزونك بُغية التَّأكد من أنَّ عملك ينمو، فمن دون معرفة ما لديك وما تفعله بمستويات المخزون، لن تكون هناك طريقة يمكنك من خلالها إدارة نشاطك التجاري بكفاءة كافية.

يمكن أن يكون إجراء جرد المخزون حقل ألغام في ظل غياب الأدوات المناسبة، وانعدام وجود إستراتيجية مدروسة جيدًا وسياسات مراقبة المخزون، لذا تابع سطور مقالنا هذا لتعرف أكثر.

ما هو جرد المخزون؟

الجرد هو حساب كمية المواد الموجودة في المخازن، والتي قد تستخدمها الشركة في عمليات التصنيع؛ أو معرفة عدد المنتجات الموجودة في المخازن ومعرفة ما بِيعَ من منتجات، بما يتوافق مع سياسات جرد المخزون.

الهدف الرئيس من جرد المخزون والمستودعات هو أن تتأكد الشركة من أنَّها تمتلك مخزونًا كافيًا، وتعرف إن كان هناك عجز -أو يمكن حدوثه- فتتلافى ذلك قدر المستطاع.

كما يجري في عملية الجرد مراجعة الأصناف داخل المخزن بصورة منظمة، وفي فترات مختلفة أو بصورة مفاجئة بُغية معرفة كمية الأصناف ومدى تطابقها مع السجلات والكشوفات التي تَلزَم من أجل إتمام عملية الجرد بصورة صحيحة.

غالبًا ما تحدث عملية الجرد مرةً أو مرتين في السنة، للتأكد من صحة عدد المواد والمنتجات، وذلك من خلال مقارنة التقارير الخاصة بالجرد الحالي بالتقارير المكتوبة.

لماذا يجب عليك جرد المخزون نهاية العام؟

تحدد كل شركة الوقت المناسب لعمل الجرد، وأنواع جرد المخزون، وذلك حسب الأسلوب الذي تتبعه في الإدارة.

لذا نجد بعض الشركات تُفضِّل أن يحدث الجرد شهريًّا، في حين تُفضِّل شركات أخرى أن يكون الجرد في نهاية العام، في الربع الأخير من السنة المالية.

تُجرى عمليات جرد المخزون في نهاية العام من أجل حساب قيمة البضائع التي لا تزال متاحة للبيع، والتي تحتفظ بها الشركة في نهاية الفترة المحاسبية. قد يؤدي إجراء الجرد المادي إلى جعل المخزون النهائي أكثر دقة.

كيف يمكننك جرد المخزون؟

توجد أكثر من طريقة تستخدمها الشركات في جرد المواد في مخازنها، ولكنّها تشترك في بعض الخطوات، ومنها:

• اختيار الوقت المناسب

يجب أن تختار الوقت المناسب لإجراء الجرد؛ بحيث لا تختار وقتًا قد يضرُّ أرباحك. لذا من الأفضل اختيار أوقات مناسبة، مثل: فترات دورة المبيعات البطيئة، أو خارج العمليات التجارية العادية.

• تنظيم المخزون قبل البدء بالجرد

هذه الخطوة من شأنها أن تُسهِّل عملية عد المخزون وحسابه بدقة وسهولة، كما ستضمن تقليل احتمالية حدوث أخطاء في الحساب.

يمكنك إنشاء أقسام محددة داخل المخزون، من خلال ترتيب أصناف معينة بأقسام محددة لتسهيل إجراء الجرد.

• تنظيم أدوات الجرد قبل البدء به

يجب التأكد من وجود مجموعة من الأدوات اللازمة التي تساعد على الجرد، ومنها:

• مجلدات
• مستندات الجرد
• أوراق
• أقلام
• آلات حاسبة
• أجهزة الباركود
• حواسب محمولة

• استخدام أحدث بيانات المخزون

 تأكد من استبعاد المواد التي لم تُدخَل في نظام المخزون، والمواد التي جرت فوترتها ولم تُشحن بعد. الهدف من ذلك التأكُّد من الحصول على نتائج دقيقة لعملية الجرد.

• تحديد أهداف ومسؤوليات واضحة

للحصول على نتائج دقيقة، ولإجراء الجرد بدقة، حدد الأهداف التي تريد تحقيقها من الجرد، وضع قائمة بما يجب احتسابه، وما يجب أن يكون في المستودعات. 

هذا الأمر سيضمن الحصول على نتائج دقيقة فيما يخص المخزون.

• عدِّ كل شيء في المخزون

تأكَّد من جميع محتويات المخزون بعَدِّ كل فئة؛ بحيث لا تلجأ إلى التخمين في عملية العد. على سبيل المثال، إذا كان لديك صندوق مُسجَّلٌ عليه أنَّه يحتوي على 10 بكرات، فافتح الصندوق وتأكَّد من تطابق العدد المكتوب مع العدد الفعلي للبكرات.

• وضع حلول مناسبة لمشكلات المخزون

قد تكتشف في أثناء عملية العد الفعلي أنَّ بعض العناصر قد فُقدت، أو أنَّها قد تعرضت للتلف ولم يجري الإبلاغ عنها مطلقًا، أو أنَّها قد أصبحت غير صالحة للبيع. 

لذا ضع طرائق تحدُّ من السلوكيات التي تعرّض المخزون للضرر.

خطوات مهمة

توجد بعض الخطوات الهامة التي تُشكِّل قواعد تُساعد على تحقيق أعلى درجة من النظام والدقة في العمل، نذكر منها ما يلي:

• عدم خروج أي بضاعة من المخزن دون فاتورة.
• التأكد من أن كل الفواتير والسندات مرقمة تباعًا، مع مراجعتها باستمرار.
• حفظ الفواتير والمستندات في خزينة أو في مكان مقفل.
• مراقبة دخول وخروج الموظفين في المخزن، والتأكد من صلاحياتهم.
• التحقق من التاريخ المهني للموظفين قبل تعيينهم.
• التعاقد مع شركة تأمين على المخزن.
• وضع كاميرات المراقبة في المخزن.
• اختيار موظفين غير المسؤولين عن العهدة، مع تحديد من القائم بعملية جرد المخزون.

أهداف الجرد

تتمثل أهداف جرد المخزون الخاصة بالمؤسسات فيما يلي، وذلك على اختلاف أنواع جرد المخازن:

• حساب إجمالي الأرباح

تُفيد عملية الجرد في التعرف على إجمالي الأرباح التي تجنيها الشركة، وذلك من خلال حساب الفارق بين حجم المبيعات وتكلفة البضاعة التي بِيعت.

• الكشف عن حالات السرقة والاختلاس

يساعد جرد المخزون على منع عمليات السرقة من المخازن، أو اكتشافها سريعًا على أقلِّ تقدير، وخصوصًا عند إجراء جرد مفاجئ دون علم أحد.

• تحسين التدفق النقدي

يساعد جرد المخازن على معرفة المنتجات التي تُباع بكثافة وإعادة ترتيب قائمة الأكثر مبيعًا، مما يؤدي إلى ترشيد الأموال وتوجيهها إلى المكان الصحيح، بدلًا من صرفها على منتجاتٍ الطلب عليها قليل.

الخلاصة 

جرد المخزون ومراقبته من أهم الأشياء التي تهتم بعملها جميع الشركات. 

تعد عملية الجرد من المهام الشاقة التي تستغرق وقتًا ومجهودًا كبيرين، وكلما كانت الشركة كثيرة الأفرُع زاد مجهود الجرد فيها.

وبهذا نصل إلى نهاية هذا المقال الذي تعرّفنا فيه عمليةَ الجرد، وطريقة تنفيذها.

هل ترغب في تسهيل عملية الجرد؟ جرّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، كي تتمكن من عمل ذلك بأسهل طريقة.