أصبح تصميم الفواتير الإلكترونية من أهم العناصر الأساسية في معادلة عمل أي منشأة، سواء أكانت متجرًا إلكترونيًّا صغيرًا أو منشأة تقنية. يمكن للتصميم الفعال أن يبسط عملية الفوترة ويسهل على العملاء دفع فواتيرهم.
لعل الفائدة العظمى التي تحققها الفاتورة الإلكترونية دونًا عن غيرها هو أنها لا تتلف أو تضيع، إذ يمكن الوصول إليها في أي وقت. لكن، ما هي العناصر الأساسية التي يجب تضمينها في أثناء عملية تصميم الفواتير الإلكترونية؟ كيف أعرف بحق أنني صممت الفاتورة المناسبة لي؟
هذه الأسئلة وأكثر هي موضوع مقالتنا لهذا اليوم، لنبدأ.
ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية هي نوع من الفواتير يُنشأ ويُرسل إلكترونيًّا، عادةً عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن يشتمل هذا النوع من الفواتير على جميع المعلومات نفسها الموجودة في الفاتورة الورقية، مثل: التاريخ والمبلغ المستحق وسبب الفاتورة، ولكن عادةً ما يكون إنشاء وإرسال الفاتورة أسهل بكثير. يمكن أيضًا إنشاء الفواتير الإلكترونية تلقائيًّا بناءً على أوامر الشراء أو المعاملات الأخرى.
قد يهمك: 11 ميزة فريدة للتحول إلى نظام الفاتورة الإلكترونية
لكن قبل الدخول رأسيًّا في كيفية تصميم الفواتير الإلكترونية، احرص على تطبيق النصائح التالية دائمًا.
نصائح مهمة لتصميم الفواتير الإلكترونية
اتبع النصائح التالية قبل البدء بأي عملية تصميم حرصًا على إخراج الفاتورة المناسبة:
- ضع في اعتبارك تخطيط فاتورتك، بمعنى: لا تنقَدْ وراء التصميم الجذاب وحده وتنسَ المغزى؛ يجب أن تكون المعلومات المضمنة واضحة وسهلة القراءة.
- ضَمّن جميع المعلومات الضرورية، مثل: التاريخ ورقم الفاتورة ومعلومات العميل، في مكان بارز.
- استخدم خطًّا بسيطًا يسهل قراءته. تجنب استخدام الخطوط الفاخرة أو الزخرفية التي قد يصعب قراءتها على الشاشة أو طباعتها.
- استخدم الألوان بحكمة لإبراز المعلومات المهمة. قد يكون الكثير من الألوان مربكًا ويصعب قراءته. استخدم اللون لإبراز العناصر الأساسية للفاتورة، مثل: إجمالي الاستحقاق أو تاريخ استحقاق الدفع.
تطبيق النصائح السابقة سيساعدك في تصميم الفاتورة الملائمة، أما عن مراحل تصميمها فهذا ما سنناقشه الآن.
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية
يمكن تقسيم تصميم الفاتورة الإلكترونية إلى بضع خطوات بسيطة. الخطوة الأولى هي جمع المعلومات الضرورية التي ستكون مطلوبة لإنشاء الفاتورة.
يتضمن ذلك اسم العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال به، بالإضافة إلى العناصر أو الخِدمات التي تُصدر فاتورة بها.
بعد ذلك، يجب إدخال هذه المعلومات في برنامج أو نموذج عبر الإنترنت سينشئ الفاتورة الإلكترونية.
بمجرد إدخال جميع البيانات ذات الصلة، يمكن بعد ذلك معاينة الفاتورة وطباعتها لتسليمها إلى العميل.
من الأفضل أن توظف برنامجًا محاسبيًّا سحابيًّا لسبب واحد مهم؛ أنه سيخزن لك معلومات الفاتورة وحالتها في نظام سحابي يمكن الوصول إليه في أي وقت لمتابعة حالتها: هل جرى الدفع؟ أم ما زلت في انتظار العميل
؟ وكما تعرف، متابعة الفاتورة من الأمور الحساسة لأنها تمس الإيرادات مباشرة. يقدم لك قيود.
وهو برنامج محاسبة سحابي، مصمم فواتير احترافيًّا لا يحتاج إلى أي خبرة أو وقت.
يمكن من خلاله تصميم الفاتورة النموذجية لعملك في دقائق معدودات، بل إنه يدعم حتى فواتير الـ Excel إذ يمكنك تحميلها عليه وتعديلها ببساطة تعرف عليه من هنا.
3 خطوات سهلة لعمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها
هناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند إنشاء فاتورة إلكترونية:
- الخطوة الأولى: هي إنشاء قالب فاتورة أساسي. يمكن فعل ذلك باستخدام برنامج معالجة الكلمات أو برنامج جداول البيانات. بمجرد إنشاء القالب، فإن الخطوة التالية هي إضافة المعلومات الضرورية إلى القالب. يتضمن هذا اسم المنشأة والعنوان ومعلومات الاتصال ورقم الفاتورة.
- الخطوة الثانية: هي إضافة البنود إلى الفاتورة. يتضمن ذلك وصف المنتج أو الخدمة والكمية وسعر الوحدة والمبلغ الإجمالي المستحق.
- الخطوة الثالثة: هي إضافة أي معلومات إضافية قد تكون مطلوبة، مثل الشروط والأحكام أو التعليمات الخاصة. بمجرد إنشاء الفاتورة الإلكترونية، يمكن إرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس. يمكن للعميل بعد ذلك الدفع باستخدام طريقته المفضلة. تزداد شعبية الفواتير الإلكترونية لأنها توفر وسيلة ملائمة للمنشآت لإدارة شؤونها المالية.
لا تشغل بالك مطلقًا بموضوع تصميم الفواتير الإلكترونية بتوظيف قيود، إذ يجعل قيود من عملية تصميمها أمرًا سهلاً ويحرص على متابعتها لك دون أي تدخل منك، جرّبه مجانًا الآن لمدة 14 يومًا.
الخلاصة
الفاتورة الإلكترونية هي مستند يُستخدم لطلب الدفع مقابل البضائع أو الخِدمات.
أما تصميم الفواتير الإلكترونية فهو مجرد خطوة عملية تنتهجها المنشآت من باب توافق شكل الفاتورة مع هويتها البصرية.
يمكن إرسال الفاتورة إلى العميل إلكترونيًّا أو عبر البريد الإلكتروني أو بأي طريقة أخرى.
يمكن للعميل بعد ذلك مراجعة الفاتورة ومن ثَم الدفع. يوفر لك قيود مصمم فواتير احترافيًّا يمكنك من أتمتة العملية برمتها في دقائق معدودات، جرّبه مجانًا الآن لمدة 14 يومًا.
