تكويد الفاتورة الإلكترونية: كيف توفر وقتًا وجهدًا باستخدام تقنيات التشفير المبتكرة؟

عندما تتحدث عن تكويد الفاتورة الإلكترونية، فإنك تدخل إلى عالمٍ خفي يتخلله الغموض والتفاصيل الدقيقة، إنه كأنك تكتشف لغةً سريةً تحتاج إلى فهمها لتحقيق التبادل التجاري بنجاح، إذ تحتاج إلى القدرة على قراءة الأحرف والأرقام، واستخدامها لرسم صورة واضحة لعملك ومنتجاتك؛ لذلك جئنا إليك اليوم بهذا المقال، والذي سيكون خير دليل لك يساعدك على فك شفرة الأكواد، وفهم كيفية تكويد الفواتير الإلكترونية بأسلوب سهل وممتع؛ لذا تابع معنا، فمن المعلوم أن الأكواد في عالم الفواتير الإلكترونية تشبه الألغاز المعقدة التي يجب حلها، إذ إن هناك رموز تحمل في طياتها تعريفًا محليًا لشركتك، وأرقام تسجيل ضريبي تعد المفتاح لتحقيق الامتثال الضريبي.

ما هو تعريف تكويد الفاتورة الالكترونية؟

يشير ذلك التعريف إلى عملية تحويل معلومات الفاتورة التقليدية إلى شكل إلكتروني يمكن قراءته ومعالجته بواسطة أجهزة الكمبيوتر والأنظمة الالكترونية، يعد هذا النهج أكثر كفاءة وفعالية من حيث الوقت والتكلفة مقارنة بالعمليات الورقية التقليدية.

تقنيات التشفير المبتكرة تلعب دورًا حاسمًا في تكويد الفاتورة الالكترونية، وتهدف إلى حماية بيانات الفاتورة، وضمان سرية وأمان المعلومات المالية والشخصية الحساسة، والجدير بالذكر أن مفاتيح التشفير ووسائل أمان أخرى تستخدم لتشفير المعلومات، بحيث يكون الوصول إليها مقتصرًا على الأشخاص المخولين فقط.

تكويد الفواتير الإلكترونية بواسطة أكواد GS1 العالمية

طُوِّرت أكواد GS1 العالمية؛ حتى تستخدم في تكويد الفاتورة الالكترونية، وتحديد المنتجات بشكل فريد ودقيق، تستخدم هذه الأكواد في أكثر من 116 دولة حول العالم، وتوفر طريقة موحدة لتكويد المنتجات وتتبعها في سلسلة التوريد، فمن المعلوم أن كل فاتورة إلكترونية تحتوي على معلومات محددة تشمل: البيانات التجارية، ومعلومات المنتجات، والكميات، والأسعار… وغيرها، وتتيح أكواد GS1 تمثيل هذه المعلومات بشكل رمزي يمكن قراءته بواسطة الأجهزة الإلكترونية المناسبة، مثل: قارئات الباركود.

معلومات أكثر عن الكود

يتكون كود GS1 من 13 رقمًا يبدأ بـ 622 من اليسار، وهذا الكود يعد فريدًا لكل منتج وشركة، إذ تولد المنظمة العالمية GS1 هذا الكود، وتتولى المسئولية عن توزيع وإدارة هذه الأكواد، والجدير بالذكر أنه يمكن للشركات بعد معرفة أسعار أكواد GS1 وشرائها، واستخدامها في تكويد منتجاتها، وفواتيرها الإلكترونية.

أهمية كود GS1

هناك عدة فوائد لاستخدام أكواد GS1 في تكويد الفواتير الإلكترونية، والتي منها:

• تسهيل تعريف المنتجات بدقة وفعالية؛ مما يقلل من الأخطاء، ويسهل عملية الفهرسة والتصنيف.
• مساهمة هذه الأكواد في تحسين تتبع المنتجات، وإدارة سلسلة التوريد، إذ يمكن تتبع حركة المنتج منذ الإنتاج وحتى الوصول إلى العميل النهائي.
• تحسين عمليات المخزون، وإدارة المخازن.

كيفية تكويد الفاتورة الالكترونية باستخدام أكواد GS1؟

لإنشاء فاتورة إلكترونية مشفرة باستخدام أكواد GS1، يجب على الشركة اتباع بعض الخطوات، والتي منها:

• شراء الأكواد من GS1، والحصول على الرخصة اللازمة لاستخدامها.
• يمكن استخدام برنامج قيود الذي يدعم تكويد أكواد GS1؛ لتضمينها في الفاتورة الإلكترونية بشكل تلقائي، وتوليد الرموز المناسبة لكل منتج.
• إرسال الفاتورة إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني، أو منصات التجارة الإلكترونية.
• يمكن للعملاء قراءة الأكواد باستخدام قارئات الباركود، أو تطبيقات الهواتف الذكية المناسبة.

الجدير بالذكر أن تكويد الفاتورة الإلكترونية باستخدام أكواد GS1 قد يتطلب بعض التدريب والتعلم، ولكنه يوفر فوائد كبيرة في تحسين دقة وكفاءة عمليات التجارة، وإدارة المخازن، كما يساهم في تحسين تتبع المنتجات، وتحقيق رؤية شاملة للسلسلة التوريدية.

كيفية تكويد الفاتورة الالكترونية باستخدام أكواد GPC

بالنسبة لاستخراج أكواد GPC والتي تعد اختصارًا لكلمة (Global Product Classification)، هناك طريقتان شائعتان:

استخدام متصفح GPC

تحتوي بعض المتصفحات على إضافات أو ملحقات تسمح بتوليد أكواد GPC تلقائيًا، فعند استخدام هذه الأدوات، يمكنك إدخال المعلومات اللازمة للفاتورة، مثل: الوصف، والكمية والسعر؛ وسوف تُولد الأكواد تلقائيًا بناءً على هذه المعلومات.

يعتمد هذا النهج على توافر متصفح يدعم هذه الإضافات وملائمتها لاحتياجاتك.

طلب أكواد GPC من GS1

GS1 هي منظمة عالمية تطور وتوفر مجموعة من المعايير والمعارف التجارية، بما في ذلك: أكواد GPC، يمكنك طلب كود GPC من GS1 عن طريق تقديم معلومات الفاتورة الخاصة بك والأكواد التي تبحث عنها.

GS1 تقدم هذه الخدمة مجانًا، وترسل لك الأكواد التي طلبتها بناءً على طلبك؛ لذا يجب عليك التسجيل، والحصول على رقم GS1 الخاص بك قبل طلب الأكواد.

معلومات أكثر عن كود GPC

يجب الانتباه إلى أن استخدام أكواد GPC يعتمد على نظام التصنيف العالمي للمنتجات والخدمات، يقوم نظام التصنيف بتعيين رموز فريدة لكل منتج أو خدمة، وتستخدم لتمييز وتحديد العناصر المختلفة في الفواتير الإلكترونية؛ وبالتالي هذا يساعد في تبسيط عملية المعالجة، والتعامل مع الفواتير عبر الأنظمة الإلكترونية، وتتبع المنتجات.

تنويه

يرجى ملاحظة أنه يمكن أن تتغير الممارسات والأساليب المستخدمة في تكويد الفاتورة الإلكترونية من وقت لآخر؛ لذلك يُنصح دائمًا بالاطلاع على أحدث المعايير، والممارسات المتعلقة بتكويد الفواتير الإلكترونية في البلد الذي تعمل فيه.

خطوات تكويد أكواد المنتجات على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

تكويد الفاتورة الإلكترونية هو عملية تعيين رموز فريدة للمنتجات المختلفة التي ببعت في الفاتورة الإلكترونية، يساعد التكويد في تحديد المنتجات بشكل فردي ودقيق، ويتيح للجهات المعنية، مثل: هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تتبع المبيعات وتحليلها بشكل أفضل، وفيما يلي خطوات عامة لتكويد أكواد المنتجات على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:

تجهيز ملف إكسل

قم بإعداد ملف إكسل يحتوي على قائمة بكافة المنتجات التي ترغب في تكويدها، والجدير بالذكر أنه يجب أن يحتوي هذا الملف على معلومات، بما في ذلك: اسم المنتج، ووصف مختصر، وسعر البيع، والوحدة المستخدمة (مثل القطعة، أو الكيلوغرام)، وأي معلومات أخرى ذات الصلة.

البحث عن رموز المنتجات

قم بزيارة موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو الجهة المعنية المحددة لبلدك؛ للعثور على الجداول، أو القوائم المحددة التي تحتوي على رموز المنتجات.

قد توفر هذه الرموز بشكل مجاني أو يتطلب الحصول عليها من قبل الجهة المختصة وفقًا للقوانين واللوائح المحددة.

تعيين الأكواد للمنتجات

استخدم المعلومات الموجودة في ملف الإكسل الخاص بك؛ لتعيين الأكواد لكل منتج، قد يكون لديك خيارات مختلفة للتعيين، مثل: استخدام رموز الفئة والفرع الرئيسي معًا؛ لتشكيل رمز فريد لكل منتج.

تحميل الملف

بمجرد تعيين الأكواد للمنتجات، قم بحفظ الملف وتحميله على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أو النظام المخصص المستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية.

التحقق والتأكيد

بعد تحميل الملف، قد يتطلب النظام التحقق والتأكيد من صحة البيانات المدخلة؛ لذلك تأكد من أن جميع الأكواد والتفاصيل المرتبطة بالمنتجات صحيحة، ومطابقة للمعلومات المتاحة في الملف الأصلي.

استخدام الأكواد في الفواتير

بعد تكويد المنتجات، وتأكيد صحة البيانات؛ يمكنك استخدام الأكواد في إصدار فواتيرك الإلكترونية، ما عليك سوى إدخال الكود في الفاتورة لكل منتج، واحفظ الفاتورة بتنسيق إلكتروني قابل للإرسال عبر البريد الإلكتروني، أو تحميلها على منصة الفواتير الإلكترونية المعتمدة.

تنويه

من المهم ملاحظة أن الخطوات المحددة لتكويد أكواد المنتجات قد تختلف بين الدول والجهات المختلفة، وقد يكون هناك نظام محدد لتمكن من تكويد الفاتورة الإلكترونية لا بد من اتباعه في بلدك؛ لذلك ينصح دائمًا بالاطلاع على الإرشادات الرسمية والمواصفات المحددة من الجهة المعنية في بلدك؛لضمان الامتثال الكامل ، والصحيح لمتطلبات تكويد الفاتورة الإلكترونية.

في الختام

بهذا نصل إلى نهاية رحلتنا المليئة بالإثارة والاكتشاف في عالم تكويد الفاتورة الإلكترونية، فلقد تمكنا من فتح أبواب الأكواد والرموز السرية، وتحويلها إلى لغة تعبير جميلة تنقل معلومات عملك بدقة وسهولة؛ لذا يمكنك الاستمتاع الآن بفوائد الفواتير الإلكترونية، والتي تتميز بسرعة الإرسال والتسليم الفوري، والتتبع الدقيق للمدفوعات، وكذلك التنظيم المثالي للسجلات المالية، والجدير بالذكر أن العملية التجارية أصبحت أكثر سلاسة وكفاءة، وذلك بفضل استخدام التكنولوجيا والتشفير؛ لذا أصبح ترميز الفواتير الإلكترونية أكثر من مجرد واجب تجاري؛ فهو قصة تحكيها الأرقام والرموز، وتعكس هوية عملك ومنتجاتك، ومن خلال استخدامها بدقة؛ يمكن تعزيز سمعتك في سوق الأعمال.

لا تتردد في استخدام قوة التكويد الإبداعي الخاصة ببرنامج قيود؛ لتحويل فواتيرك الإلكترونية إلى تحف فنية، ولا تنسَ أن البرنامج يقدم أيضًا: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي في المملكة العربية السعودية.

بعد معرفتك طريقة تكويد الفاتورة الإلكترونية، اجعل هذه العملية ممتعة وملهمة، واستمتع برحلتك في عالم الأكواد والإبداع من خلال استخدام برنامج محاسبة فعال؛ لذا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ولن تندم.