تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية وتحويل الفوضى إلى تنظيم فائق

هل ترغب في تعلم سرٍّ مثير يمكنه تحويل بحثك إلى رمزٍ مشفر، وتبديل الفوضى بأناقة متناهية؟ إذًا، استعد لاستكشاف عالم تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية خطوة بخطوة، تخيل أنك تقف أمام مكتبك المكتظ بالفواتير المبعثرة والأصناف المتشابكة، تلك اللحظة الباهتة التي تشعر فيها بالضياع، وعدم القدرة على فهم الفوضى المحيطة بك، ولكن ابتسم! فقد حان الوقت لتكويد الأصناف ببراعة وذكاء، ستُعجب بمرونة هذا العالم، إذ يُمكنك تحويل أعداد تافهة إلى مفاتيح سحرية تفتح أبواب الدقة والتنظيم؛ لذلك تابع معنا هذا المقال، واقرأه بتمعن، إذ ستجد فيه الإجابة عن جميع الأسئلة التي يمكنك أن تفكر بها.

معايير تكويد الأصناف للفاتورة الالكترونية

المعايير التي تهدف إلى توحيد تكويد الأصناف للفاتورة الالكترونية وتحديد هويتها بشكل فريد تلعب دورًا مهمًا في سهولة التعامل التجاري، وإدارة المخزون، وتتبع المنتجات، كما تساهم في تقليل الأخطاء والالتباسات، وتعزز الشفافية والكفاءة في السلاسل التوريد والأنظمة التجارية على مستوى العالم، ومن بين تلك المعايير ما يلي:

ما هو نظام تكويد GS1؟

نظام تكويد GS1 العالمي، والذي يعد اختصارًا لكلمة (Global Standards 1)، هو معيار يهدف إلى توحيد التعريف، وتوصيف السلع والمنتجات والخدمات في جميع أنحاء العالم، يتضمن هذا النظام تخصيص رموز فريدة لكل منتج أو خدمة صُنعت أو قُدِّمت على مستوى العالم.

أهمية تكويد الأصناف GS1

تهدف هذه المعايير إلى تسهيل التعامل التجاري، وتبسيط عمليات المعلومات والتتبع وإدارة المخزون، واحدة من الفوائد الرئيسة لنظام تكويد الأصناف للفاتورة الالكترونية العالمي هي أنه يساعد على تجنب الالتباسات بين الشركات والموردين والعملاء عند التعامل مع منتجات مشابهة.

معلومات عن أكواد الفاتورة الالكترونية GS1

في إطار نظام تكويد الأصناف العالمي، يُخصص رقم معرّف فريد لكل منتج أو خدمة، يعد هذا الرقم المعرّف غير مكرر على مستوى العالم؛ مما يسمح بتحديد هوية المنتج، وتحديد المعلومات الخاصة به بسهولة؛ وبالتالي يمكن للشركات المصنعة تتبع المنتجات، وإدارة سلاسل التوريد بكفاءة أكبر.

نظام تكويد الأصناف EGS

بالإضافة إلى نظام تكويد الأصناف العالمي، هناك معايير أخرى تستخدم على نطاق واسع في مجال تكويد الأصناف للفاتورة الالكترونية، واحدة من هذه المعايير، هي: المعيار المصرفي الأوروبي (أكواد الفاتورة الالكترونية EGS)، والذي يستخدم في قطاع الخدمات المالية، وهو يعد أداة مهمة لتوحيد تعريف وتصنيف المنتجات المالية، والخدمات المصرفية في أوروبا.

أهمية تكويد الأصناف EGS

تهدف المعايير المصرفية الأوروبية إلى تسهيل التعامل المصرفي، وتحسين الشفافية والتفاعلية بين البنوك والعملاء والمؤسسات المالية الأخرى، كما يساعد على توحيد تعريف المنتجات المالية، وتسهيل المقارنة بين المنتجات المختلفة المقدمة من قبل مختلف البنوك والمؤسسات المالية.

نظام تكويد الأصناف GTIN

هو نظام تكويد الباركود العالمي (Global Trade Item Number – GTIN) الذي يُستخدم على نطاق واسع في قطاع التجزئة والتوزيع، والجدير بالذكر أنه يخصص رمز فريد لكل منتج يعبأ أو يغلف؛ مما يسهل تتبعه، وتعريفه عندما يمر بالمخازن، والمتاجر، وسلاسل التوريد.

طريقة تكويد الأصناف للفاتورة الالكترونية 

فيما يلي مقال يشرح خطوة بخطوة كيفية تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية:

تحضير القائمة الرئيسة للأصناف

قم بإعداد قائمة رئيسة لجميع الأصناف التي ترغب في بيعها أو شرائها، ولا بد أن تكون هذه القائمة شاملة، وتشمل: جميع المنتجات، أو الخدمات التي تقدمها، ثم قم بتسمية كل صنف بشكل واضح؛ حتى يكن سهل التعرف عليه.

تعيين رموز فريدة لكل صنف

قم بتعيين رموز فريدة لكل صنف في القائمة الرئيسة، إذ يمكن أن تكون هذه الرموز أرقامًا، أو أحرفًا، أو مزيجًا من الأرقام والأحرف، يهدف هذا الرمز إلى تمييز الصنف بشكل فريد وتسهيل تعرفه في الفاتورة الإلكترونية.

إنشاء قاعدة بيانات للأصناف

يجب إنشاء قاعدة بيانات لتخزين المعلومات المتعلقة بكل صنف، بما في ذلك: اسم الصنف، والوصف، والسعر، والكمية المتاحة، وأي معلومات إضافية أخرى ذات صلة، والجدير بالذكر أنه يمكن استخدام برامج إدارة الأصناف، مثل: قيود، أو نظم إدارة العلاقات مع العملاء (CRM)؛ لإنشاء، وإدارة قاعدة البيانات.

ربط الأصناف برموزها في الفاتورة الإلكترونية

عند إنشاء الفاتورة الإلكترونية، قم بتعيين رمز الصنف المناسب لكل صنف بيع أو قام أحد بشرائه، كما يجب تضمين الرمز في تفاصيل البند أو السلعة في الفاتورة؛ وبالتالي هذا يساعد في تعريف الصنف بشكل دقيق، وتجنب الارتباك، أو الأخطاء في تحديد الصنف الصحيح.

التحديث المستمر لقاعدة بيانات الأصناف

من المهم تحديث قاعدة بيانات الأصناف بانتظام؛ لضمان توفر المعلومات الدقيقة والمحدثة، قم بإضافة أصناف جديدة إلى القائمة الرئيسة عند الحاجة، وحدِّث أي تغييرات في المعلومات المتعلقة بالأصناف الحالية.

التدريب والتوعية للموظفين

قم بتوعية الموظفين بأهمية تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية، وتوضيح الخطوات اللازمة للقيام بذلك بشكل صحيح، وقم بتدريبهم على كيفية استخدام القائمة الرئيسة للأصناف، وتعيين رموز فريدة، وربطها في الفواتير الإلكترونية، إذ إنهم يجب أن يكونوا على دراية تامة بعملية التكويد وأهميتها في تسهيل عملية المحاسبة، وإدارة المخزون.

أهمية تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية 

تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية يشكل عنصرًا حاسمًا في تسهيل، وتحسين عمليات المحاسبة، وإدارة البيانات في الأعمال التجارية، والجدير بالذكر أن الفواتير الإلكترونية توفر العديد من المزايا مقارنةً بالفواتير التقليدية المطبوعة، وتكويد الأصناف يعزز فعالية ودقة هذه العملية، وفيما يلي بعض النقاط التي توضح أهمية تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية:

تحسين الدقة والسرعة

عند استخدام التعريف القياسي للأصناف في الفاتورة الإلكترونية؛ يُتجنب الأخطاء البشرية المحتملة في إدخال البيانات، فبدلاً من كتابة اسم المنتج يدويًا؛ يُعطى للمنتج رمز فريد تقرأه الأنظمة الإلكترونية؛ مما يقلل من فرص الأخطاء، ويسرع عملية إنشاء الفواتير.

إدارة المخزون بكفاءة

باستخدام تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية، يمكن للشركات تتبع المنتجات بدقة، ومعرفة مستوى المخزون لكل منتج، كما يمكن لنظام إدارة المخزون التلقائي تحديث المستويات، وتحديد الوقت المناسب لإعادة تعبئة المخزون، وتجنب نقص المنتجات، أو التخزين الزائد.

تسهيل التعامل مع العملاء والموردين

يمكن أن يساعد تكويد الأصناف في تسهيل التواصل والتعامل مع العملاء والموردين، فعندما يكون للمنتج رمز فريد؛ تُحدد هويته بوضوح، و يتجنب حدوث أي ارتباك في التعامل؛ وبالتالي يمكن للشركات، والعملاء، والموردين تبادل البيانات بسهولة، والتعرف على المنتجات بشكل دقيق.

اقرأ أيضًا: أسعار برنامج الفاتورة الالكترونية حسن كفاءتك ووفر وقتك بأسعار معقولة مع قيود

المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية: برنامج قيود أفضل برنامج يدعم تلك المرحلة

أفضل برنامج يدعم فاتورة الإلكترونية في السعودية
التسجيل في الفاتورة الإلكترونية: اعتنق التقنية وتحرر من الورق مع برنامج قيود

طريقة تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية عبر موقع قيود

تكويد الأصناف عبر موقع قيود يمكن أن يكون عملية سهلة وميسرة، إذ يقدم الموقع خدمة تسجيل الفواتير الإلكترونية EGS، ويتيح للمستخدمين التعامل مع أكواد الفواتير الإلكترونية بكل سهولة ويسر، ولكي تتمكن من البدء في تكويد الأصناف عبر موقع قيود؛ تابع ما يلي:

• يجب أن يكون لديك حساب مسجل على الموقع.
• يمكنك التسجيل بسهولة عن طريق إدخال المعلومات المطلوبة، واتباع الخطوات المحددة.
• بعد تسجيل الدخول إلى حسابك؛ يمكنك الوصول إلى صفحة إدارة الفواتير الإلكترونية.
• في هذه الصفحة، ستجد خيارًا لتحديد نوع الكود المستخدم في الفاتورة الإلكترونية، ويعتمد النوع على المعايير المحددة في البلد الذي تعمل فيه.
• بعد تحديد نوع الكود المستخدم؛ يجب عليك إثبات تلك البيانات في صفحة تعديل مجمع الأصناف.
• يمكنك إدخال بيانات الأصناف بشكل إجمالي لجميع الأصناف، أو إدخالها بشكل فردي حسب الحاجة.
• يجب التأكد من إدخال البيانات بشكل صحيح، ومطابقة الأكواد المستخدمة في الفواتير الإلكترونية.
• بعد إثبات البيانات، يمكنك حفظ التغييرات، وتأكيد تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية عبر موقع قيود.
• يتيح لك الموقع إمكانية الاطلاع على الأصناف المكودة، وإدارتها في أي وقت ترغب فيه.

في الختام

إن تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية هو عملية مهمة لتحقيق فعالية ودقة في إدارة العمليات التجارية الخاصة بك؛ اتبع الخطوات المذكورة أعلاه؛ لضمان تنفيذها بشكل صحيح وفعال، ولا تنسَ أنك ستحقق فوائد عديدة من هذه العملية، مثل: التسهيل في تحديد الأصناف، وتجنب الأخطاء في الفواتير، وتحسين إدارة المخزون والمحاسبة، بالإضافة إلى تعزيز الكفاءة والدقة في عملية البيع والشراء، والجدير بالذكر أن برنامج قيود يقوم بهذه العملية برمتها بدلًا منك، فحينما تستخدمه، يمكنك تسهيل عملية تكويد الأصناف، وإثبات كود الفاتورة الإلكترونية EGS بسهولة ويسر، إذ يوفر البرنامج واجهة مستخدم بسيطة ومفهومة؛ مما يجعل عملية التعامل مع أكواد الفواتير الإلكترونية أمرًا ميسرًا للمستخدمين.

استخدم برنامج قيود لتكويد أصناف الفواتير الإلكترونية؛ ففي لحظةٍ لاتصدق، ستجد نفسك وسط عالمٍ من الأصناف المُرتبة والمنظمة بشكلٍ مدهش، كما ستشعر بالقوة والسيطرة وكأنك تجسد الساحر الذي يستطيع تحويل الفوضى إلى جمالٍ مُتناغم، ولا تنسَ أن البرنامج يقدم أيضًا: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي قد تجده يومًا.

بعد معرفتك طريقة تكويد الأصناف للفاتورة الإلكترونية، لا تتردد في الانغماس في هذا العالم الساحر، واكتشاف قوتك الخفية في عالم التكويد؛ لذا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستعد لتجربةٍ لا تُنسى، إذ ستكتشف قدراتك الإبداعية، وتُحدِّد معنى الدقة والتنظيم الحقيقي مع برنامج محاسبة متكامل.