أصبح إنشاء الفواتير الإلكترونية أمرًا أساسيًا في العمليات التجارية للشركات والمؤسسات في العصر الحديث، وبفضل الكثير من البرامج المحاسبية التي تُوفر خدمة إنشاء الفواتير الإلكترونية بطريقة سهلة وسريعة؛ بات إنشاء فاتورة الكترونية أمرًا في غاية السهولة. يهدف هذا المقال إلى استكشاف عملية إنشاء الفواتير الإلكترونية وأهميتها في عالم الأعمال الرقمي.
يعتمد إنشاء فاتورة الكترونية على استخدام التكنولوجيا لإنشاء الفواتير عند القيام بأي عملية بيع لسلعة أو خدمة، ومن ثم توجيه هذه الفواتير إلى العملاء بطريقة سلسة وبشكل آمن تمامًا، إذ تُعد الفواتير الإلكترونية بديلًا رقميًا للفواتير التقليدية، وهي تُوفر سهولة في الإنشاء والتوزيع، وبالتالي تقلل من التكاليف والوقت المستغرق في عمليات الإدارة المالية للمؤسسة.
أهمية إنشاء فاتورة الكترونية
في جميع عمليات البيع للسلع أو الخدمات، يقوم البائع بإنشاء فاتورة وإرسالها إلى المشتري لكي يحصل على أمواله، إذ تكون الفاتورة هي الدليل على عملية بيع السلع أو تقديم الخدمات بين البائع والمشتري، وتكون عملية إنشاء الفواتير التقليدية بطيئة ومحفوفة بمخاطر الأخطاء البشرية؛ إذ تتطلب إنشاء وإدخال يدوي بشري، والذي يُعد من أكبر مخاطر الأخطاء في الفواتير.
تُوفر برامج الفواتير الالكترونية حلًا مثاليُا لجميع مشاكل الفواتير التقليدية من استهلاك للوقت والموارد وقلة الدقة والكفاءة وما إلى ذلك، فهي تعمل على إنشاء فاتورة الكترونية دقيقة بسرعة وسهولة وبتكاليف أقل من الفواتير التقليدية، كما أنّها تسمح لكل من البائع والمشتري بتتبع المدفوعات وإدارة شؤونهم المالية.
لا تقتصر أهمية الفواتير الالكترونية على ما تم ذكره سابقًا وحسب، بل تمتلك الكثير من المزايا الأخرى، وفيما يأتي بعض منها:
تخفيض تكاليف إعداد الفواتير
تُوفر الفواتير الالكترونية الوقت والموارد المستخدمة في إنشاء الفواتير التقليدية، مثل الحبر والورق، ومجهود الموظفين في إنشاء الفواتير وإدخال البيانات يدويًا، وتكاليف إرسال الفواتير في البريد، إذ يتم الاستغناء عن جميع ما سبق عند إنشاء الفواتير الالكترونية.
زيادة السرعة في المعاملات المالية
يتم إرسال الفواتير التي يتم إنشاؤها عبر برامج الفوترة الالكترونية بسرعة إلى المشتري لطلب الدفع، كما لا تعتمد الفواتير الالكترونية على الموظفين في إنشائها وإدخال بياناتها، وبالتالي يمنع ذلك من أي تباطؤ يمكن أن يؤخر من إنجاز المعاملات المالية.
تحسين التدقيق النقدي
نظرًا لسرعة إرسال الفواتير إلى المشتري، يسمح ذلك بسرعة دفع هذه الفواتير من قبل المشتري كذلك، وإذا تم دفعها في الوقت المناسب، فسيؤدي ذلك إلى تحسين التدفق النقدي للبائع، وبالتالي يسمح ذلك لهم بتقدير ميزانياتهم السنوية بدقة أكبر.
زيادة الدقة
نظرًا إلى عدم الحاجة إلى إدخال الموظفين لبيانات الفواتير يدويًا، تمنع الفواتير الالكترونية أي أخطاء بشرية محتملة الحدوث في عملية الفوترة؛ مثل إدخال بيانات خاطئة أو إدخال بيانات مكررة أو حتى تكرار إدخال الفاتورة نفسها وما إلى ذلك.
حماية المستهلك
تسعى الفواتير الالكترونية إلى حماية المستهلك من خلال توفير آلية موحدة لتوثيق وتدقيق الفواتير.
تحسين تجربة العملاء
نظرًا لأن الفواتير الإلكترونية هي خدمة آلية، لم يعد العميل بحاجة إلى تقديم بيانات الفاتورة يدويًا، وبحيث يُقلل هذا من الأخطاء؛ تقل تلقائيًا عدد حالات رفض الفواتير والنزاعات. كما تُتيح الفواتير الالكترونية للعملاء مراقبة حالة فواتيرهم في الوقت الفعلي للحصول على تجربة أفضل تضمن رضاهم.
كيفية إنشاء فاتورة الكترونية
مع التحول الرقمي الذي شهدته المؤسسات والشركات في وقتنا الحالي، بات إنشاء الفواتير الالكترونية أمرًا سهلًا ولا يحتاج إلى الكثير من الجهد أو الوقت، ويُمكن عمليًا اختصار العملية كاملة في خطوتين كما يأتي:
اختر برنامج الفوترة الالكترونية المناسب
في الخطوة الأولى، يتوجب عليك كمكلف بدفع الضرائب اختيار برنامج يدعم الفوترة الالكترونية، ويُمكنك اختيار أي برنامج للفوترة الالكترونية طالما يتوافق مع متطلبات الفواتير الالكترونية التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويتوفر الكثير من هذه البرامج، ولكن هناك بعض المعايير المهمة التي يجب عليك أخذها في عين الاعتبار عند اختيارك للبرنامج، ومن هذه المعايير ما يأتي:
السرعة في إنشاء الفواتير الالكترونية
تعد السرعة في إنشاء الفواتير من أهم المعايير التي يجب أن تبحث عنها عند اختيارك لبرنامج الفوترة الالكترونية، إذ يُهمك أن يتم إنجاز معاملاتك بسرعة وسلاسة بحيث توفر الوقت والجهد المبذولين في إنشاء الفواتير التقليدية.
الدقة والكفاءة
في حين أن السرعة من أهم المعايير، لا بد لك من التأكد من كفاءة برنامج الفوترة الالكترونية الذي تختاره، فالفواتير الالكترونية هي مستندات مالية قانونية مهمة، ولذلك يجب اختيار برنامج يعمل على إنشاء فواتير صحيحة وصالحة بدقة وكفاءة.
يتكامل مع أنظمة مؤسستك
إذا كنت تستخدم أنظمة أعمال بالفعل في مؤسستك، يتوجب عليك البحث عن برنامج فوترة الكترونية مناسب ومتكامل مع هذه الأنظمة.
إنشاء الفاتورة
تكون الخطوة الثانية هي إنشاء فاتورة الكترونية، وبفضل برامج الفوترة الالكترونية المبتكرة والفعّالة، قد يتطلب الأمر بضع ضغطات حتى تكون الفاتورة الالكترونية جاهزة، كما تُتيح لك بعض البرامج إضافة توقيعك أو ختمك الخاص إلى الفاتورة، ويتوجب عليك أن تتأكد من احتواء الفاتورة على العناصر المحددة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والدخل وهي كما يأتي:
– عنوان الفاتورة الضريبية.
– الرقم التسلسلي للفاتورة الضريبية مع تاريخ ووقت إصدار الفاتورة.
– رمز الاستجابة السريعة للفاتورة (QR).
– معلومات البائع أو المنشأة التي تبيع السلعة أو الخدمة؛ مثل الاسم والعنوان، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للبائع، ورقم السجل التجاري أو أي مُعرّف إضافي للبائع.
– معلومات المشتري أو المنشأة التي تشتري السلعة أو الخدمة، مثل الاسم والعنوان، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة للمشتري، ورقم السجل التجاري.
– معلومات عن البضائع المباعة أو الخدمات المُقدمة؛ مثل الاسم وسعر الوحدة، والمجموع الفرعي بدون الضريبة، والمجموع شامل ضريبة القيمة المضافة.
– المجموع (بدون ضريبة القيمة المضافة).
– ضريبة القيمة المضافة.
– المجموع (مع ضريبة القيمة المضافة).
برنامج قيود: الأفضل في إنشاء فاتورة الكترونية
تُقدم لك برامج الفوترة الالكترونية خدمات في غاية الأهمية فيما يتعلق بالمعاملات المالية، ولذلك فهي تلعب دورًا حاسمًا في إدارة العمليات في مؤسستك، ويبرز برنامج قيود المحاسبي في هذا المجال، إذ يُعد وسيلة فعّالة تهدف إلى تحسين كفاءة إدارة حساباتك بسهولة وسلاسة تامة، كما يمتلك برنامج قيود الكثير من المزايا التي تجعله الأفضل في إنشاء الفواتير الالكترونية، ومن هذه المزايا ما يأتي:
سهل الاستخدام
يتميز برنامج قيود بسهولة استخدامه، فهو مصمم بعناية لأصحاب المشاريع بحيث يُمكنهم إدارة حساباتهم بأنفسهم، كما أنّه لا يحتاج أي عملية تحميل لاستخدامه؛ حيث يُمكنك الوصول إليه من خلال متصفح الانترنت على جهاز الحاسوب المحمول الخاص بك أو من هاتفك الذكي، أو من خلال تطبيق قيود للأندرويد أو الآيفون.
إنشاء فاتورة الكترونية
يُقدم لك برنامج قيود خدمة إنشاء الفواتير الالكترونية وفق المتطلبات التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، ويُتيح لك إمكانية إضافة توقيع أو ختم للفاتورة، وإمكانية طباعة الفواتير التي تقوم بإنشائها، كما يسمح لك قيود بتغيير التنسيق العام للفاتورة مثل إضافة الصور؛ كصورة الختم وغيرها في خانة الملاحظات أو الشروط والأحكام للفاتورة.
خدمات محاسبية واسعة
لا يقتصر دور برنامج قيود على إنشاء الفواتير الالكترونية وحسب، بل يُقدم قيود لأصحاب المشاريع الكثير من الخدمات المحاسبية المميزة، إذ يُمكنك كصاحب مشروع أن تتمتع بالخدمات الآتية مع قيود:
- فوترة سهلة وسريعة لعملائك.
- إدارة العملاء والموردين.
- إصدار أوامر الشراء للموردين.
- إدارة المخزون بسهولة تامة.
- تقديم عروض أسعار احترافية.
- ربط أنظمتك الحالية بالنظام عن طريق خدمة API.
- إدارة الصلاحيات الممنوحة للمستخدمين عن طريق آلية مميزة.
- رواتب الموظفين؛ عمل مسيرات الرواتب، بالإضافة إلى السلف، والمكافآت والخصومات.
نظام آمن
يُوفر لك قيود نظام آمن بشكل تام في إدارة عملياتك كافة؛ من إرسال عروض الأسعار، وإدارة المخزون، وإنشاء الفواتير وإعداد التقارير، حيث يحرص نظام قيود المبني على خوادم آمنة على الحفاظ على معلوماتك بشكل آمن، حيث يتم أخذ نسخ احتياطية مشفرة لمعلوماتك يوميًا ويحتفظ بها لمدة شهر، كما يأخذ نسخة كذلك أسبوعيًا يحتفظ بها لمدة سنة.
في الختام
تُمكنك برامج الفوترة الالكترونية من إنشاء فاتورة الكترونية دقيقة بسرعة وسلاسة تامة، ويُساعدك برنامج قيود على بدء رحلة التحول الرقمي لمؤسستك عن طريق إنشاء فواتير الكترونية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
يُمكنك الاستمتاع بمزايا نظام قيود المحاسبي بعد تفعيله بضغطة زر واحدة فقط، كما يُمكنك تجربته مجانًا لمدة 14 يومًا بدون أن تدخل معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بك، فعّل برنامج قيود وانضم إلى آلاف المنشآت التي تثق بقيود وتابع عملياتك المحاسبية من أي مكان وفي أي وقت بسهولة وفي أمان تام.
