الفوترة الالكترونية ما هي وكل ما تريد معرفته عنها

أهلًا بك في عصر الفوترة الإلكترونية، إذ تتحول الأوراق القابلة للطي إلى تفاصيل متلألئة على الشاشات اللامعة، وتتلاشى أزرار السحر التقليدية أمام لمسات الأشعة الضوئية الساحرة؛ فهي التكنولوجيا الثورية التي تجمع بين قوة الكتابة الإبداعية وسحر التأثيرية البصرية، كما أنها مزيجٌ ساحر يتيح للكلمات والصور أن تتحول إلى أبعاد لا تُصدق، إذ تتلاشى الصلابة المادية وينبض الورق الإلكتروني بروحٍ جديدة، وفي هذه المقالة، سنستكشف عالم الفاتورة الإلكترونية ونكتشف سِرَّها المذهل، وسنرافق خيوط الضوء المتلألئة في رحلةٍ ساحرة تكشف لنا عن تطورها واستخداماتها الشيقة؛ لذا فاستعد لترتفع معنا إلى عالمٍ جديد من الخيال والإبداع، ونحن على أعتاب اكتشاف هذا العالم؛ فتابع معنا.

ما هي الفوترة الإلكترونية؟

هي نظام يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية، يتيح هذا النظام تبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة بين البائع والمشتري بصورة إلكترونية مباشرة، وتعالج بصيغة إلكترونية منظمة ومتكاملة.

ما هي أهمية الفاتورة الإلكترونية؟

مع تطور التكنولوجيا وزيادة استخدام الإنترنت والتوجه نحو الرقمنة، تعد الفوترة الإلكترونية خيارًا مستدامًا وفعالًا للشركات والمؤسسات في تبسيط وتحسين عملية إصدار الفواتير والإشعارات، وتعزيز الكفاءة والتواصل بين الأطراف المعنية، والجدير بالذِكر أنها تتميز بعدة نقاط رئيسة ، والتي من أهمها ما يلي:

التوفير في التكاليف

بدلًا من استخدام ورقة وحبر وطوابع بريدية، يمكن للشركات إرسال الفواتير والإشعارات الإلكترونية عبر البريد الإلكتروني أو الأنظمة الإلكترونية المخصصة، إذ يترتب على ذلك توفير تكاليف الطباعة والبريد والتوزيع؛ مما يؤدي إلى تحسين كفاءة العمل، وتقليل التكاليف العامة.

السرعة والفاعلية

تسمح الفوترة الإلكترونية بإرسال الفواتير والإشعارات فورًا وبشكل فوري، دون الحاجة للانتظار لوصولها بالبريد التقليدي، ويمكن للشركات أيضًا تلقي الدفعات بسرعة أكبر، إذ يمكن للعملاء الدفع عبر وسائل الدفع الإلكترونية المتاحة.

التتبع والمراقبة

بفضل الفواتير الإلكترونية، يصبح من السهل تتبع تاريخ إصدار الفواتير ومراقبة حالتها، والتحقق من استلامها ، إذ يمكن للشركات توليد تقارير مفصلة حول الفواتير والمدفوعات المستلمة؛ وبالتالي تحسين إدارة الحسابات، وتخفيض فترات الدفع المتأخرة.

الأمان والموثوقية

تعتمد الفوترة الإلكترونية على تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي؛ لضمان سرية وأمان المعلومات، إذ توفر آليات للتحقق من هوية المرسل والمستلم، وضمان عدم تعديل المستندات أثناء النقل.

الاحترافية والمرونة

تعزز الفاتورة الإلكترونية صورة الشركة ومصداقيتها، إذ يمكن تخصيص الفواتير والإشعارات بشكل مهني، وإضافة شعارات الشركة، ومعلومات الاتصال الخاصة بها، كما يمكن تعديل القوالب بسهولة، وتكييفها وفقًا لاحتياجات الشركة.

مراحل تطبيق الفوترة الالكترونية

إن تطبيق الفاتورة الإلكترونية يتم عادةً عبر عدة مراحل تهدف إلى ضمان تنفيذها بشكل صحيح وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية، وفيما يلي سأستعرض لك أهم النقاط الرئيسة لكل مرحلة:

المرحلة الأولى

تبدأ المرحلة الأولى من تطبيق الفوترة الإلكترونية بتاريخ 4 ديسمبر 2021م، وتشمل مرحلة الإصدار والحفظ، خلال هذه المرحلة، يتمكن جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفواتير الإلكترونية، بالإضافة إلى المندوبين المعتمدين، من إصدار تلك الفواتير.

تتم عملية إصدار الفواتير الإلكترونية في هذه المرحلة بالطريقة ذاتها التي تصدر فيها الفواتير التقليدية باستخدام نظام فوترة إلكتروني متوافق. والجدير بالذكر أن الفواتير الإلكترونية تحتوي على جميع العناصر المطلوبة وفقًا لنوع الفاتورة، مثل: المعلومات الضرورية عن البائع والمشتري، وتفاصيل البضاعة، أو الخدمة المقدمة، بالإضافة إلى قيمتها.

المرحلة الثانية

تبدأ المرحلة الثانية من تطبيق الفاتورة الإلكترونية في 1 يناير 2023م، وفي هذه المرحلة، يتطلب تكامل الحل الإلكتروني مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك Zatca، ويُضمن الالتزام بجميع القواعد والتعليمات الضريبية من خلال التكامل السلس بين الحل الإلكتروني ونظام الهيئة.

في هذه المرحلة، يجب أن تصدر الفواتير الإلكترونية في الصيغة المطلوبة وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية، كما يجب أن تتضمن تفاصيل كاملة عن العملية التجارية، مثل: الضرائب المطبقة، فضلًا عن الأكواد الضريبية المناسبة.

شروط تطبيق الفاتورة الإلكترونية في هذه المرحلة 

المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية تتطلب توافر عدد من الشروط والمتطلبات الأساسية، والتي من أهمها ما يلي:

استخدام حل تقني متصل بالإنترنت

يجب أن يستخدم حل تقني يوفر خدمات الفواتير الإلكترونية، ويكون متصلًا بالإنترنت؛ وبالتالي هذا يسمح بتبادل البيانات بين الأطراف المتعاملة، مثل: الشركات، والجهات الحكومية بطريقة آمنة وموثوقة.

ارتباط الحل التقني بمنصة “فاتورة”

يتطلب تنفيذ الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية ارتباط الحل التقني بمنصة “فاتورة”، وهي المنصة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك؛ وبالتالي هذا الارتباط يضمن التوافق مع الأنظمة والمعايير المحددة من قبل الهيئة، ويسهل عملية التواصل وتبادل البيانات بين الأطراف المعنية.

توافر جميع المتطلبات في الفاتورة الإلكترونية

يجب أن تشمل الفاتورة جميع المتطلبات المحددة، مثل: الحقول الإضافية، والبيانات الضرورية؛ للتعرف على العملية التجارية وتفاصيل الفاتورة، والجدير بالذكر أنه يتعين ضمان توافق الفاتورة مع الأنماط والتنسيقات المعتمدة، وذلك لضمان قابلية قراءة وفهم البيانات بشكل صحيح.

استخدام صيغ XML أو PDF/A3 متضمنةً XML

ينبغي استخدام صيغ محددة في حفظ وإصدار الفواتير الإلكترونية، وهي صيغ XML أو PDF/A3 متضمنةً XML، والجدير بالذكر أن صيغة XML تستخدم لتمثيل بيانات الفاتورة بشكل هيكلي وقابل للتحليل، في حين تستخدم صيغة PDF/A3 لتضمين البيانات بتنسيق PDF؛ وبالتالي هذا يضمن سهولة الاحتفاظ بالفواتير، والوصول إليها في المستقبل.

عناصر الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية

عناصر الفاتورة الإلكترونية في المرحلة الثانية وفقًا لشروط ها تتكون من نوعين:

فاتورة ضريبية مبسطة

تتضمن عناصر الفاتورة الضريبية المبسطة ما يلي:

• عنوان الفاتورة: يتضمن معلومات تحدد مصدر الفاتورة، وتسهل التعرف عليها.
• رقم الفاتورة: يمثل رقم تسلسلي فريد لكل فاتورة، ويساعد في تتبعها وتصنيفها.
• اسم الشركة/المنشأة: يدل على اسم الشركة، أو المنشأة التي تصدر الفاتورة.
• عنوان الشركة/المنشأة: يتضمن معلومات العنوان الكامل للشركة أو المنشأة.
• تاريخ إصدار الفاتورة: يشير إلى تاريخ إصدار الفاتورة، ويساعد في تحديد الوقت الذي أصدرت فيه.
• رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة: يعكس رقم التسجيل الضريبي للشركة أو المنشأة.
• إجمالي قيمة الضريبة المضافة المُطبَّقة على الفاتورة: يمثل مجموع القيمة الضريبية التي طبقت على الفاتورة.
• أصناف/بنود الفاتورة: تتضمن تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة في الفاتورة، مثل: الكمية، وسعر الوحدة، وقيمة الضريبة… إلخ.
• إجمالي سعر الأصناف/البنود بدون القيمة المضافة: يعكس مجموع سعر الأصناف أو البنود في الفاتورة قبل إضافة الضريبة.
• رمز الاستجابة السريع (QR Code): يعد رمزًا يحتوي على معلومات الفاتورة المشفرة بشكل رقمي، ويمكن قراءته باستخدام الهواتف الذكية.
• إجمالي الفاتورة: يشير إلى المبلغ الإجمالي للفاتورة بعد إضافة قيمة الضريبة للأصناف أو البنود.

فاتورة ضريبية

تتضمن عناصر الفاتورة الضريبية ما يلي:

• عنوان الفاتورة: يتضمن معلومات تحدد مصدر الفاتورة، وتسهل التعرف عليها.
• رقم الفاتورة: يمثل رقم تسلسلي فريد لكل فاتورة، ويساعد في تتبع وتصنيف الفواتير.
• إجمالي قيمة الضريبة المضافة المُطبَّقة على الفاتورة: يمثل مجموع القيمة الضريبية التي طبقت على الفاتورة.
• تاريخ إصدار الفاتورة: يشير إلى تاريخ إصدار الفاتورة، ويساعد في تحديد الوقت الذي أصدرت فيه.
• إجمالي الفاتورة: يشير إلى المبلغ الإجمالي للفاتورة بعد إضافة قيمة الضريبة للأصناف أو البنود.
• معلومات البائع: تتضمن معلومات البائع، مثل: اسمه، وعنوانه، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، ورقم السجل التجاري الخاص به.
• أصناف/بنود الفاتورة: تتضمن تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة في الفاتورة، مثل: الكمية، وسعر الوحدة، وقيمة الضريبة.
• معلومات المشتري: تتضمن معلومات المشتري، مثل: اسمه، وعنوانه، ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، ورقم السجل التجاري الخاص به.
• إجمالي سعر الأصناف/البنود بدون القيمة المضافة: يعكس مجموع سعر الأصناف أو البنود في الفاتورة قبل إضافة الضريبة.
• رمز الاستجابة السريع (QR Code): يعد رمزًا يحتوي على معلومات الفاتورة المشفرة بشكل رقمي، ويمكن قراءته باستخدام الهواتف الذكية.

من الملزم بتطبيق الفاتورة الإلكترونية؟

نظام الفواتير الإلكترونية يتطلب تطبيقه من قبل عدة أطراف وفقًا للقرار الصادر بهذا الشأن، وهنا إليك الأشخاص الملزمة بتطبيق الفاتورة:

المقيمين الضريبيين

يشمل هذا القسم الأشخاص الذين يقومون بالأنشطة التجارية والمالية والاقتصادية في الدولة، إذ يجب عليهم تطبيق الفواتير الإلكترونية لجميع الفواتير الضريبية التي يصدرونها أو يتلقونها.

الفواتير الضريبية بين الأفراد (B2B)

يشمل هذا النوع من الفواتير: الفواتير التي يصدرها أو يتلقاها المقيم الضريبي من وإلى أطراف أخرى تقوم بأنشطة تجارية واقتصادية، إذ يجب على هذه الأطراف أيضًا تطبيق الفواتير الإلكترونية، والالتزام بمتطلباتها.

الفواتير الضريبية المبسطة (B2C)

يشمل هذا النوع من الفواتير المعاملات التجارية بين الأفراد والمؤسسات الحكومية، إذ يجب على الأطراف المعنية تطبيق الفواتير الإلكترونية في هذه الحالة أيضًا.

بالإضافة إلى ذلك، يجب على الأطراف المعنية تطبيق إشعارات الخصم والدائن بشكل إلكتروني، وذلك لتسجيل المعاملات المتعلقة بالخصومات والمستحقات بين الأطراف المختلفة، والجدير بالذكر أن تطبيق الفواتير الإلكترونية في هذا السياق يعزز الشفافية والدقة في تسجيل هذه المعاملات.

اقراء ايضا: برنامج الفوترة الالكترونية: اكتشف برنامج قيود وتحد الحدود

اسعار برنامج الفاتورة الالكترونية الأفضل في السعودية: قيود

برنامج محاسبة متوافق مع الفاتورة الالكترونية: برنامج قيود لتحقيق التميز المالي

في الختام

إن الفوترة الإلكترونية هي تقنية ثورية تسهل وتحسن عملية إصدار الفواتير، وتسدد الدفعات بشكل إلكتروني، كما تعد بديلًا مبتكرًا للفواتير التقليدية المطبوعة، إذ تقدم الكثير من المزايا العملية والاقتصادية، والجدير بالذكر أنها تعتمد على استخدام التكنولوجيا الرقمية لإنشاء وإرسال الفواتير، وتحويل المبالغ المستحقة بشكل آمن وفعال، بالإضافة إلى ذلك، توفر هذه التقنية مرونة كبيرة في تخصيص وتصميم الفواتير، وإضافة التفاصيل اللازمة، كما أنها تسهل تتبع وتسجيل المدفوعات، وتقديم تقارير مالية دقيقة، ومن بين الفوائد الأساسية للفوترة الإلكترونية هي: تقليل التكاليف والوقت المرتبطين بعملية الفوترة التقليدية؛ فهي تقضي على الحاجة إلى الطباعة والبريد والتوزيع الورقي؛ مما يؤدي إلى توفير الموارد، والتكاليف الإضافية.

دعنا نتبنى تقنية الفاتورة الإلكترونية الحديثة، واستفد من فوائدها في عالمنا المتقدم والمتصل مع برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يعد برنامج محاسبي تفضله الشركات الصغيرة والمتوسطة في المملكة العربية السعودية.

بعد معرفتك ما هي الفوترة الإلكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ولن تندم؛ فهو برنامج محاسبة يعيد تشكيل عالم الأعمال لتصل شركتك أو مؤسستك إلى القمة.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!