مفهوم التوقيع الالكتروني: ما هو؟ وما هي فوائده وتحدياته؟

في عصر التكنولوجيا الرقمية الحديثة، أصبح التوقيع الإلكتروني أحد أدوات العمل الأساسية التي تُسهل حياتنا اليومية وتجعلها أكثر سلاسة وفعالية. إذ يُعتبر استبدالًا عصريًا وآمنًا للتوقيعات الورقية التقليدية، حيث يسمح للأفراد والشركات بتوقيع المستندات والعقود الرسمية بشكل رقمي بالكامل، بدون الحاجة إلى الطباعة والتوقيع يدويًا.

ولذلك، يُثير التوقيع الإلكتروني الكثير من التساؤلات والاستفسارات لدى روّاد الأعمال، فما هو بالضبط؟ وما هي فوائده وتحدياته؟ تابع معنا في هذا المقال، حيث نستكشف مفهوم التوقيع الإلكتروني بالتفصيل، وأشكاله المختلفة التي تمتلك مستويات أمان مختلفة، ونتناول باستفاضة فوائد استخدامه العديدة، بدءًا من تسهيل عملية التوقيع وتوفير الوقت، ووصولًا إلى زيادة الأمان والموثوقية. كما نتطرق للحديث عن التحديات التي يُواجهها التوقيع الالكتروني. وأخيرًا، نوضح لك سهولة إضافة التوقيع الإلكتروني إلى مستندات منشأتك مع نظام قيود المحاسبي.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

التوقيع الإلكتروني (بالإنجليزية: Electronic Signature) هو ببساطة مجرد توقيع في شكل إلكتروني، ويُعتبر بمثابة عملية تأكيد أو مصادقة على مستند إلكتروني بما يتضمنه من شروط تمامًا كما هو الحال مع التوقيع اليدوي العادي بالورقة والقلم، إذ يُعتبر التوقيع الإلكتروني مشابهًا للتوقيع الورقي من الناحية القانونية في العديد من الدول، حيث يُعترف به كوسيلة ملزمة لتوثيق الاتفاقيات القانونية، والعقود المالية، والمعاملات التجارية. وقد جاء التوقيع الالكتروني تماشيًا مع التطورات التكنولوجية التي نشهدها في عصرنا الحالي، فهو عملية في أجهزة الكمبيوتر تستخدم خوارزميات معقدة ومراجع مصدقة (CAs) ومقدمي خدمات الثقة (TSPs) للتحقق من صحة الموقع والتصديق على سلامة الوثيقة، وبالتالي يُمكن للأفراد والشركات استخدامه للتأكيد على هويتهم وموافقتهم على مجموعة متنوعة من الوثائق الإلكترونية بشكل آمن وفعّال.

أشكال التوقيع الإلكتروني

تتنوع أشكال التوقيع الالكتروني بما يتناسب مع مختلف الاحتياجات والمتطلبات، وتشمل ما يأتي:

• التوقيع الإلكتروني الصوري

في التوقيع الإلكتروني الصوري يتم تصوير توقيع الفرد وتضمينه في المستند الرقمي باستخدام تقنيات الصور الرقمية. ويُعتبر الأقل أمانّا إذ يُمكن تزويره بسهولة.

• التوقيع الإلكتروني المبسط

يتمثل التوقيع الإلكتروني البسيط في إدخال اسم الموقع، أو الكتابة بالحروف الأولى من اسم الموقع واسم عائلته في نهاية الرسالة أو المستند، ويكون غالبًا مصاحبًا لتاريخ ووقت الإرسال.

• التوقيع الإلكتروني المتقدم

يتضمن التوقيع الالكتروني المتقدم استخدام تقنيات التشفير القوية لضمان الأمان والمصداقية، مثل الشهادات الرقمية والمفاتيح العمومية والخاصة. ويعتمد هذا النوع على تقنيات متقدمة تضمن عدم تزوير التوقيع، وتوفير أعلى مستويات الأمان.

• التوقيع الإلكتروني البيومتري

يعتمد التوقيع الإلكتروني البيومتري على استخدام الصفات الخاصة بالإنسان مثل بصمة اليد، أو الصوت، أو العين، أو حتى التوقيع بالقلم الإلكتروني، بحيث يتم تخزين هذه المعلومات بطريقة مشفرة في ذاكرة الحاسب الآلي حتى يتم فيما بعد مطابقتها للتأكد من صحة التوقيع، وهو ما يُساعد في تحقيق أقصى درجات الأمان في التأكد من هوية الشخص الموقع عليه.

فوائد استخدام التوقيع الإلكتروني

يُوفر استخدام التوقيع الالكتروني الكثير من الفوائد للأفراد والشركات على حد سواء، إليك أبرزها.

• سهولة الاستخدام

يعمل التوقيع الإلكتروني على تبسيط عملية توقيع المستندات الرسمية عبر الإنترنت بشكل كبير. فبمجرد الوصول إلى منصة التوقيع الإلكتروني المناسبة، يُمكن للمستخدم توقيع المستندات بسرعة وسهولة، دون الحاجة إلى الانتظار لتسليم المستندات بشكل مادي أو الاعتماد على الطرق التقليدية للتوقيع.

• توفير الوقت والجهد

يُعد التوقيع الإلكتروني بديلاً مثاليًا لعمليات التوقيع التقليدية التي تستهلك الكثير من الوقت والجهد. فبدلاً من الحاجة إلى طباعة المستندات وتوقيعها يدويًا، ثم مسحها ضوئيًا وإعادة إرسالها، يُمكن للأفراد والشركات إنجاز عمليات التوقيع بسهولة وسرعة عبر الإنترنت دون إهدار الوقت والجهد.

• توفير التكاليف

يعتبر التوقيع الإلكتروني خيارًا اقتصاديًا بالنسبة للأفراد والشركات على حد سواء، حيث يُقلل من التكاليف المرتبطة بالطباعة والمسح الضوئي والتخزين الورقي للمستندات. وبالإضافة إلى ذلك، يُقلل استخدام التوقيع الالكتروني من تكاليف البريد والشحن التي قد تنتج عن تسليم المستندات الورقية بشكل تقليدي.

• زيادة الأمان والمصداقية

يضمن استخدام التوقيع الإلكتروني مستويات عالية من الأمان والمصداقية من خلال استخدام تقنيات التشفير والتوثيق الرقمي. وبفضل هذه التقنيات، يُمكن التحقق من صحة وموثوقية التوقيعات الإلكترونية بشكل سهل وفعال، مما يقلل من خطر التلاعب بالمستندات وتزويرها.

• الحفاظ على البيئة

بالإضافة إلى توفير تكاليف الطباعة والحبر، يُساعد استخدام التوقيع الإلكتروني على تقليل استخدام الورق وبالتالي تقليل النفايات الورقية. فبدلاً من الاعتماد على الطباعة الورقية، يُمكن للأفراد والمؤسسات الاعتماد على الوثائق الإلكترونية وبالتالي المساهمة في الحفاظ على البيئة وتقليل الآثار السلبية عليها.

• سهولة التتبع والمراقبة

يُوفر التوقيع الالكتروني سهولة تتبع ومراقبة المستندات المُوقعة، حيث يُمكن تخزين وإدارة الوثائق الإلكترونية بشكل مركزي وآمن. وبذلك، يُمكن للمستخدمين تتبع سجلات التوقيع ومعرفة من قام بتوقيع المستندات وفي أي وقت.

تحديات استخدام التوقيع الإلكتروني

على الرغم من فوائد استخدام التوقيع الالكتروني العديدة، إلّا أنّه يُواجه عدة تحديات كذلك، إليك أبرزها:

• الأمان والتزوير

يُعد الأمان والموثوقية من أبرز التحديات التي تُواجه التوقيع الإلكتروني، حيث يجب أن يكون التوقيع آمنًا ومحميًا ضد التزوير والاختراقات الإلكترونية، والتي تكون سهلة في الكثير من أشكال التوقيع الإلكتروني التي لا تستخدم تقنيات متقدمة في حماية التوقيع.

• القوانين والتشريعات

قد تختلف التشريعات المحلية والدولية فيما يتعلق بقانونية التوقيع الالكتروني وشرعيته، وهو ما يُمثل تحديًا للاعتراف بالتوقيع الإلكتروني في بعض حالات النزاع حتى وإن تم إثبات صحته.

• التوافق التقني

يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني متوافقًا مع مختلف الأنظمة والبرامج والتطبيقات المستخدمة من قبل الأفراد أو المنشآت، وهو ما يتطلب استخدام تقنيات وبرامج متقدمة ومتوافقة والتي يُمكن أن تكون مكلفة، وهو ما قد يكون عائقًا أمام بعض الشركات والأفراد للاستفادة من هذه التقنية.

• التحديات الثقافية والقانونية

يمكن أن يواجه التوقيع الالكتروني تحديات ثقافية وقانونية في بعض البلدان والمجتمعات، حيث قد لا يتم قبولها بنفس الطريقة التي يتم فيها قبول التوقيعات التقليدية، وبالتالي قد يُواجه تحديات في بناء الثقة لدى الأفراد والمؤسسات، خاصة في المجالات التي تتطلب مستويات عالية من الأمان والضمان.

أضف التوقيع الإلكتروني إلى جميع مستندات منشأتك بسهولة تامة مع نظام قيود

يُوفر لك نظام قيود المحاسبي مجموعة متكاملة من الخدمات المحاسبية الاحترافية التي تُعينك على إنجاز العمليات المحاسبية والإدارية في منشأتك، ومن ضمن هذه الخدمات المميزة، هي إمكانية إضافة الختم أو التوقيع الالكتروني إلى جميع المستندات التجارية في منشأتك. والتي تشمل فواتير المشتريات، وعروض الأسعار، وأوامر الشراء، والسندات، وإشعار الدائن والمدين.

ويُمكنك القيام بذلك بسهولة من خلال إعدادات الطباعة العامة في إعدادات المستندات التجارية ضمن قائمة الإعدادات العامة في نظام قيود، وبعد ذلك القيام بنسخ صور الختم والتوقيع الإلكتروني من برنامج الرسام (Paint) ولصقها في أسفل الصفحة مع تعديل الحجم والمحاذاة كما ترغب.

بالإضافة إلى ذلك، يُمكنك إضافة شروط وأحكام بما يتناسب مع سياسات منشأتك لتظهر كذلك في المستندات التجارية الخاصة بالمنشأة. وعند حفظ التغييرات، يظهر التوقيع الإلكتروني في كل فواتير المبيعات والمشتريات التي تقوم بإصدارها لاحقًا في منشأتك، وبالتالي تُوفر هذه الخاصية عليك الوقت والجهد المبذول في تخصيص المستندات في كل مرة تقوم بإنشائها، كما تضمن لك صحة المعلومات والتناسق بين جميع المستندات والفواتير.

ويُمكنك الاستفادة من خدمات قيود بشكل مجاني بالكامل بالاشتراك بسهولة في برنامج قيود لتبدأ فترة تجربة مجانية مدتها 14 يومًا يُمكنك خلالها تجربة كل الخدمات التي يُقدمها قيود بدون الحاجة إلى بطاقة ائتمانية، وخلال هذه الفترة يُمكنك إلغاء الاشتراك في أي وقت أو ترقيته إلى اشتراك مدفوع.

في الختام

يُظهر التوقيع الالكتروني أنّه ليس مجرد تطور تكنولوجي، بل هو تقدم ثوري في كيفية التعامل مع المستندات والمعاملات التجارية والقانونية. فمن خلال التوقيع الإلكتروني، يُمكن للأفراد والشركات توفير الوقت والجهد الذي كان يُستهلك في التوقيع الورقي التقليدي، بالإضافة إلى تعزيز الأمان والموثوقية في العمليات التجارية. وبفضل التطورات التكنولوجية، أصبح التوقيع الإلكتروني مفتاحًا لتبسيط وتسريع العمليات وتعزيز كفاءة الأعمال. ومع استمرار تطور تقنيات التوقيع الإلكتروني، من المتوقع أن يزيد استخدامه وانتشاره في مختلف القطاعات والمجالات، مما يجعله أداة أساسية للأفراد والشركات في عصر الرقمنة.

لا تتردد في اتخاذ خطوة رائعة في عالم التكنولوجيا! اصنع الفرق في منشأتك وانضم لنظام قيود المحاسبي، أفضل برنامج محاسبة في المملكة العربية السعودية، ومعتمد لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. أضف التوقيع الإلكتروني لجميع مستندات منشأتك التجارية والمالية بسهولة وبخطوات بسيطة لتتمتع بعدها بمستندات موثوقة وصحيحة ومتناسقة.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!