إذا كنت تبحث عن نموذج سند استلام بضاعة حقيقي فهنا أنت في المكان الصحيح في مدونة شركة قيود المحاسبية أفضل الشركات الراعية لتطبيقات وبرامج الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

هنا سوف نقدم نموذج جاهز بصيغتي PDF وWord يمكنك تحميله واستخدامه مباشرة، مع شرح عملي لكيفية تعبئة السند وأهميته القانونية والمحاسبية، بالإضافة إلى نصائح الخبراء لضمان دقة الإجراءات وحماية حقوق جميع الأطراف.

حيث نعيش في عالم المحاسبة وإدارة المخزون وتلعب النماذج الرسمية دورًا جوهريًا في حفظ الحقوق وتوثيق العمليات اليومية داخل المؤسسات والشركات.

ومن أبرز هذه النماذج وأكثرها تداولًا هو نموذج سند استلام بضاعة، الذي يُعد حجر الأساس في دورة المشتريات والمخزون، لأنه يُوثّق لحظة استلام البضاعة من المورد ويضمن تطابقها مع ما تم الاتفاق عليه في الفاتورة أو أمر الشراء.

يُستخدم هذا النموذج عادةً من قبل المحاسبين، وأمناء المستودعات، ومديري المشتريات، بل وحتى أصحاب المشاريع الصغيرة الذين يرغبون في إدارة عملياتهم التجارية باحترافية.

لذلك، سوف نأخذك في هذا المقال في جولة شاملة حول نموذج سند استلام بضاعة بداية من تعريفه وأهميته، إلى طريقة إعداده وتعبئته خطوة بخطوة، وصولًا إلى تحميل نموذج جاهز بصيغة PDF للطباعة، وWord للتعديل والاستخدام المباشر داخل شركتك.

نموذج سند استلام بضاعة الوثيقة الأساسية في العمل المحاسبي

في عالم المحاسبة الحديث، أصبحت النماذج والمستندات الرسمية جزءًا لا يتجزأ من دورة العمل داخل الشركات. 

تلك النماذج والمستندات الرسمية ليست مجرد أوراق تُملأ بالأرقام، بل أدوات تضمن الشفافية، وتوثّق العمليات التجارية، وتحمي حقوق الأطراف المختلفة.

ومن بين هذه المستندات الحيوية يبرز نموذج سند استلام بضاعة كإحدى أهم الوثائق التي يعتمد عليها المحاسبون وأمناء المخازن والموردون في كل عملية توريد أو استلام.

تعريف نموذج سند استلام بضاعة

يُعرّف نموذج سند استلام بضاعة بأنه وثيقة محاسبية رسمية يتم إعدادها عند استلام البضائع أو المواد من المورد، بهدف التأكد من أن الأصناف والكميات المستلمة تتطابق مع ما ورد في أمر الشراء أو الفاتورة.

يُوقّع عليه عادةً موظف المستودع أو المسؤول عن الاستلام، ويُعتبر بمثابة إثبات قانوني على أن الشركة تسلّمت البضاعة فعليًا و بالمواصفات المتفق عليها.

باختصار، هو مستند يربط بين المورد والمستلم ويضمن أن العملية تمت بشفافية ومصداقية.

الفرق بين سند الاستلام والفاتورة وأمر الشراء

يخلط الكثيرون بين هذه المصطلحات الثلاثة، لكنها في الحقيقة تمثل مراحل مختلفة من دورة الشراء داخل أي منشأة:

• أمر الشراء (Purchase Order)

هو الخطوة الأولى، تصدره الشركة إلى المورد لطلب توريد بضاعة معينة وفق كمية وسعر محدد.

• سند استلام البضاعة (Goods Received Note)

يُعد بعد وصول الشحنة للتأكد من مطابقتها لأمر الشراء. هنا يتم التحقق من الكميات والمواصفات وجودة البضاعة.

• الفاتورة (Invoice)

تصدر من المورد بعد تأكيد الاستلام، وتُسجل في النظام المالي للشركة ليتم الدفع وفقًا لها.

بشكل عام يمكن القول أن سند الاستلام هو الحلقة الوسطى التي توثّق عملية التحقق من البضاعة المستلمة قبل إدخالها رسميًا في الحسابات أو دفع قيمتها.

• للمزيد عن الفرق بين الفاتورة الضريبية و الفاتورة الضريبية المبسطة

الهدف من استخدام نموذج استلام البضاعة

تكمن أهمية هذا النموذج في كونه ضمانًا موثقًا بين الشركة والمورد.

من خلاله يتم إثبات أن البضاعة وصلت سليمة، وبالكميات المتفق عليها، وفي الوقت المحدد.

كما أنه يساعد المحاسبين على تحديث سجلات المخزون بدقة، ومتابعة تدفق الأصناف من الموردين إلى المستودعات دون أخطاء أو تكرار.

بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود هذا السند يُعد أساسًا في حالة وجود أي خلاف مع المورد حول الكميات أو المواصفات، حيث يمكن العودة إلى المستند كدليل قاطع على ما تم استلامه بالفعل.

الجهات التي تستخدم هذا النموذج

لا يقتصر استخدام سند الاستلام على الشركات الكبرى فحسب، بل يشمل أيضًا:

• الشركات التجارية والمصانع التي تستقبل مواد خام أو منتجات من موردين.
• المتاجر الإلكترونية التي تتعامل مع مخازن متعددة وتتلقى شحنات دورية.
• المؤسسات الحكومية التي تعتمد نظام المشتريات الرسمي.
• المحاسبون والمراجعون الماليون عند مراجعة المستندات وتدقيق الحسابات.
• أصحاب المشاريع الصغيرة الذين يرغبون في إدارة عملياتهم المالية باحتراف.

تعرف على المزيد عن نظام الفوترة الإلكترونية والشركات الواجب تطبيقها

وبالتالي، فإن هذا النموذج لا غنى عنه لكل منشأة تسعى لتنظيم أعمالها وفق معايير محاسبية سليمة.

المكونات الأساسية في نموذج سند استلام بضاعة

يتكوّن النموذج المثالي من مجموعة من الحقول التي تضمن توثيق العملية بدقة، وتشمل عادةً:

1. رقم السند والتاريخ: لتسلسل العمليات وتوثيقها زمنيًا.
2. بيانات المورد: الاسم، رقم الجوال، ورقم الفاتورة المرجعية.
3. بيانات البضاعة: اسم الصنف، الكمية، الوحدة، السعر، والإجمالي.
4. اسم المستلم وتوقيعه: لإثبات من قام بالاستلام فعليًا.
5. ملاحظات إضافية: لتسجيل أي ملاحظات على حالة البضاعة أو التعبئة.
6. ختم الشركة: لاعتماد السند رسميًا ضمن سجلات المنشأة.

هذه العناصر تمثل الأساس الذي تُبنى عليه أي عملية استلام ناجحة وواضحة المعالم.

كيف يحمي سند استلام البضاعة حقوق الشركة والمورد؟

يلعب هذا النموذج دورًا محوريًا في ضمان حقوق جميع الأطراف:

• بالنسبة للشركة: يثبت أن البضاعة وصلت مطابقة، وبالتالي لا تتحمل تكاليف إضافية أو مطالبات لاحقة.
• بالنسبة للمورد: يضمن أن عملية التسليم تمت فعلاً وأن مسؤولي الشركة اعتمدوا الكميات رسميًا.
• بالنسبة للمحاسب: يُعد وثيقة إثبات تسجَّل بموجبها البضاعة ضمن الأصول أو المخزون.

كما يساعد في منع التلاعب أو الفقد، لأن كل عملية استلام تصبح موثقة بسند يحمل رقمًا وتاريخًا وتوقيعًا معتمدًا.

استخدامات نموذج سند استلام بضاعة في الدورة المحاسبية اليومية

في الأنظمة المحاسبية الحديثة، مثل نظام قيود المحاسبي، يتم ربط سندات الاستلام بشكل مباشر مع الفواتير وأوامر الشراء لتسهيل التتبع.

فعندما يتم إدخال سند الاستلام في النظام، تُحدث تلقائيًا أرصدة المخزون، وتُعد الفاتورة جاهزة للمراجعة.

هذا الترابط بين المستندات الثلاثة (أمر الشراء – سند الاستلام – الفاتورة) يخلق حلقة محاسبية متكاملة تضمن الشفافية وسهولة المراجعة في أي وقت.

• للمزيد عن إنشاء فاتورة بسيطة من خلال قيود المحاسبي

يمكن القول هنا إن نموذج سند استلام بضاعة ليس مجرد ورقة، بل هو أداة تنظيمية ومحاسبية مهمة تحفظ حقوق الأطراف، وتساعد في ضبط دورة المشتريات والمخزون، وتمثل حجر الأساس لأي نظام محاسبي ناجح.

كيفية إعداد نموذج سند استلام بضاعة خطوة بخطوة

قبل البدء في إعداد أي نموذج، من الضروري أن تدرك أن نموذج سند استلام بضاعة ليس مجرد إجراء شكلي، بل هو وثيقة مالية رسمية معترف بها ضمن دورة المشتريات في الأنظمة المحاسبية السعودية.

استخدام نموذج سند استلام بضاعة بشكل صحيح وموثّق، فإنه يدعم تطبيق مبادئ IAS 2 للمخزون ويُعد جزءًا من المستندات التي قد تطلبها الجهات الضريبية أو الجمركية كمستند داعم في إثبات التوريدات.

لذلك يجب أن يُعد هذا السند بدقة متناهية، ويُوقّع عليه من قبل المسؤول المفوّض بالاستلام، وغالبًا يكون أمين المستودع أو موظف المشتريات، ثم يُعتمد من الإدارة المالية قبل إدخاله في النظام المحاسبي.

التحضير قبل إعداد السند

عملية إعداد السند تبدأ قبل وصول البضاعة فعليًا، وتشمل:

1. مراجعة أمر الشراء الصادر للمورد والتأكد من الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها.
2. تحضير مساحة الاستلام في المستودع وتجهيز فريق الفحص.
3. مراجعة الفاتورة المبدئية أو إشعار الشحن القادم من المورد لتسهيل المطابقة.

كل هذه الخطوات تضمن أن يكون السند لاحقًا دقيقًا ومبنيًا على بيانات صحيحة.

تعبئة نموذج سند استلام بضاعة خطوة بخطوة

بعد استلام البضاعة فعليًا، تبدأ عملية إعداد السند يدويًا أو إلكترونيًا عبر النظام المحاسبي، ويتم تعبئة الحقول التالية:

1. رقم السند وتاريخه

يُعد أول عنصر في النموذج، ويُستخدم لتتبع العملية لاحقًا في النظام.

يُفضّل أن يتبع تسلسلًا زمنيًا واضحًا مثل (SR-2025-001)، حيث SR اختصار لـ “Stock Receipt”.

2. بيانات المورد

تُدوّن فيها المعلومات الأساسية للمورد:

• الاسم التجاري.
• رقم السجل أو الهوية الضريبية.
• رقم الفاتورة أو أمر الشراء المرتبط.

هذه البيانات تُسهل الربط المحاسبي لاحقًا مع الفواتير ونظام الفوترة الإلكترونية.

3. تفاصيل البضاعة المستلمة

وهي جوهر السند وتشمل:

• اسم الصنف: مثل “عبوة مياه 500 مل”.
• الكمية المستلمة: تُدوّن بالأرقام والوحدات (كرتون – صندوق – كيلو).
• سعر الوحدة: حسب الاتفاق المسبق في الفاتورة.
• الإجمالي الفرعي لكل صنف.

في حالة وجود أكثر من صنف، يتم إدراج الجميع في جدول مفصل داخل السند.

4. الملاحظات الخاصة

يُدوَّن فيها أي تعليق يخص حالة البضاعة (مثل “التغليف الناقص” “تم الاستلام مع ملاحظات فريق الجودة”، إلخ).

هذه الملاحظات تحمي الشركة في حال ظهرت مشكلة لاحقًا.

5. اسم المستلم وتوقيعه

تُعد من أهم الحقول القانونية في السند، إذ تُمثل الإقرار الرسمي باستلام البضاعة.

يُفضّل أيضًا إضافة اسم الموظف بخط واضح وتوقيعه وختمه الشخصي أو توقيع الإدارة المالية.

6. ختم الشركة

هو ما يمنح السند صفة الرسمية والاعتماد داخل الملفات المالية.

في النماذج الإلكترونية، يكون الختم الرقمي أو التوقيع الإلكتروني معتمدًا بديلاً رسميًا.

الفرق بين النماذج الورقية والإلكترونية

حتى وقت قريب، كانت معظم الشركات تستخدم النماذج الورقية في كل عملياتها. 

لكن مع توجه المملكة إلى التحول الرقمي في المحاسبة، وخاصة بعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية (E-Invoicing)، أصبح من الضروري أن تتكامل سندات الاستلام مع الأنظمة المحاسبية الإلكترونية مثل قيود.

الفرق بين النوعين يتمثل في الآتي:

المقارنة	النماذج الورقية	النماذج الإلكترونية
التحرير والتعديل	يدوية وقد يحدث فيها خطأ أو تكرار	تتم تلقائيًا داخل النظام
التخزين والأرشفة	ملفات ورقية تحتاج مساحة وحفظ	محفوظة في السحابة بشكل آمن
الربط المحاسبي	يتطلب إدخال يدوي للفواتير	تُربط تلقائيًا بأوامر الشراء والفواتير الإلكترونية
السرعة والدقة	أبطأ وتحتاج مراجعة يدوية	أسرع وأكثر دقة وشفافية
الامتثال للأنظمة	تقليدي وغير متكامل مع الفوترة الإلكترونية	متوافق بالكامل مع أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

هذا التحول يجعل الأنظمة الحديثة مثل قيود الخيار الأفضل للشركات السعودية التي ترغب في إدارة سنداتها وفواتيرها بكفاءة وامتثال.

نصائح عملية لضمان دقة السندات

لكي يكون السند فعّالًا وموثوقًا، يُنصح بما يلي:

1. تعيين مسؤول محدد للاستلام والتوثيق.
2. مراجعة الفواتير قبل توقيع السند.
3. استخدام نظام إلكتروني موحد لجميع المستندات.
4. الاحتفاظ بنسخ رقمية مؤرشفة للسندات.
5. مراجعة التواريخ والأرقام التسلسلية بانتظام.
6. ربط السندات مع تقارير الجرد والمخزون.

اتباع هذه الخطوات يختصر الوقت والجهد، ويمنع الأخطاء الحسابية أو التكرار في سجلات الشركة.

نموذج سند استلام بضاعة

لنفترض أن شركة “المخزون المتكامل” استلمت شحنة من المورد “شركة الغذاء العربي”، تتضمن:

• 100 كرتون عصير مانجو
• 50 كرتون مياه معدنية
• 30 كرتون بسكويت

بعد مطابقة الكميات والفواتير، يقوم أمين المستودع بتعبئة السند كما يلي:

• رقم السند: SR-2025-011
• التاريخ: 10 أكتوبر 2025
• المورد: شركة الغذاء العربي
• رقم الفاتورة: INV-4452
• الأصناف والكميات والأسعار كما في الفاتورة
• توقيع المستلم: محمد القحطاني
• الختم: ختم الشركة

يُرفق السند بعد ذلك بنسخة من الفاتورة وأمر الشراء، ويتم رفعه داخل النظام الإلكتروني لحفظه وربطه بالعملية المالية.

• رابط تحميل الملف بصيغة ورد docX
• رابط تحميل الملف pdf

سابعًا: الأخطاء الشائعة عند إعداد سند استلام بضاعة

رغم بساطة النموذج، إلا أن هناك أخطاء تتكرر كثيرًا وتسبب مشكلات محاسبية لاحقًا، منها:

1. عدم مطابقة رقم الفاتورة مع رقم السند.
2. نسيان توقيع المستلم أو ختم الشركة.
3. إغفال إدخال الأسعار الدقيقة أو الوحدات الصحيحة.
4. تأخير تسليم السند إلى الإدارة المالية.
5. الاحتفاظ بنسخة واحدة فقط دون أرشفة رقمية.

هذه الأخطاء قد تؤدي إلى تعارض في أرصدة المخزون أو تأخير في اعتماد الفواتير، لذا يُنصح دائمًا بالمراجعة المزدوجة قبل الحفظ.

فوائد إعداد السند بشكل صحيح

عندما يُعد السند وفق القواعد السليمة، فإنه يعود بفوائد كبيرة على الشركة، منها:

• تحسين دقة تقارير المخزون والمبيعات.
• تسهيل عملية المراجعة الداخلية والتدقيق الخارجي.
• تسريع دورة الفوترة والدفع للموردين.
• رفع مستوى الامتثال المالي أمام هيئة الزكاة والضريبة.
• إمكانية تتبع كل عملية شراء بدقة زمنية ومحاسبية عالية.

بذلك يصبح نموذج سند استلام بضاعة أداة رقابية مالية لا يمكن الاستغناء عنها في أي منشأة منظمة.
إن إعداد نموذج سند استلام بضاعة بدقة يعني تأسيس نظام مالي ومخزني محكم يحمي الشركة من الأخطاء والمطالبات، ويعزز من ثقة الموردين والعملاء.

دور سند استلام البضاعة في تحسين العمليات المحاسبية

التكامل بين سند استلام البضاعة والفاتورة الإلكترونية

في ظل التحول الرقمي الذي تشهده المملكة العربية السعودية، أصبح الربط بين سندات استلام البضاعة والفواتير الإلكترونية ضرورة محاسبية وتشغيلية لضمان الشفافية والامتثال لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

فعندما يتم تسجيل عملية استلام البضاعة إلكترونيًا، يُسهّل ذلك إنشاء الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا وفق بيانات السند المعتمد، مما يُقلّل من الأخطاء البشرية ويوفر وقت المحاسبين.

تُمكن هذه العملية الشركات من:

• التأكد من أن جميع البضائع المستلمة تمت فوترتها بشكل صحيح.
• مراقبة تدفق المشتريات بدقة من الموردين إلى نظام المحاسبة المركزي.
• تحسين الامتثال للأنظمة السعودية الخاصة بالتوثيق والشفافية في المعاملات التجارية.

ويُعتبر نموذج سند استلام بضاعة الإلكتروني جزءًا أساسيًا في رحلة التحول المحاسبي الذكي، حيث يُسجَّل في النظام بشكل متكامل مع الفواتير وأوامر الشراء والمخزون.

مميزات استخدام نموذج إلكتروني بدل الورقي

التحول إلى النماذج الإلكترونية لم يعد ترفًا بل أصبح معيارًا في بيئة العمل الحديثة.

يمكن تلخيص أبرز مميزات نموذج سند استلام بضاعة الإلكتروني في النقاط التالية:

1. توفير الوقت والجهد: لا حاجة للطباعة أو الأرشفة اليدوية.
2. سهولة البحث والاسترجاع: يمكن الوصول للسند خلال ثوانٍ عبر النظام.
3. الربط التلقائي مع الفواتير: يقلل من الأخطاء اليدوية و يضمن الاتساق.
4. حماية البيانات: من خلال التخزين السحابي الآمن الذي توفره أنظمة مثل قيود.
5. الامتثال الفوري للأنظمة الحكومية: حيث يتم تسجيل المعاملات إلكترونيًا بما يتماشى مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة.

والحقيقة أن إدارة المخزون تعتبر عملية حيوية لأي شركة تبيع منتجات، فهي تتجاوز مجرد تخزين البضائع. 

يمكن تعريفها بأنها عملية التخطيط، والتوجيه، والتحكم في تدفق المواد الخام، والمنتجات تحت التصنيع، والسلع الجاهزة من نقطة الشراء حتى نقطة البيع أو الاستهلاك.

• يمكنك معرفة المزيد عن: إدارة المخزون مع برنامج قيود المحاسبي

تحميل نموذج سند استلام بضاعة جاهز للتحميل والاستخدام

يمكن لأي شركة أو محاسب الآن تحميل نموذج سند استلام بضاعة رسمي وقابل للتعديل بصيغتي PDF وDOCX، واستخدامه مباشرة في عملياتها اليومية.

يوفّر هذا النموذج بنية احترافية تشمل:

• بيانات المورد والمستلم.
• وصف البضاعة وكمياتها.
• توقيع الطرفين وتاريخ الاستلام.
• رقم الفاتورة أو أمر الشراء المرتبط.

 

• رابط تحميل الملف بصيغة ورد docX
• رابط تحميل الملف pdf

يُعتبر نموذج سند استلام بضاعة أحد أهم المستندات التي لا غنى عنها في أي نشاط تجاري أو صناعي، لأنه يجمع بين الدقة المحاسبية والتوثيق القانوني والكفاءة التشغيلية.

بفضل الحلول الرقمية الحديثة التي تقدمها شركات متخصصة مثل قيود المحاسبية، أصبح من السهل إدارة كل ما يتعلق بسندات الاستلام والفواتير والمشتريات في نظام واحد متكامل وسهل الاستخدام.

إذا كنت تبحث عن طريقة احترافية لإدارة أعمالك والالتزام بمتطلبات الفاتورة الإلكترونية في المملكة، فإن برنامج قيود هو شريكك الأمثل لتحقيق الامتثال والكفاءة والشفافية.

اكتب مستقبلًا مهنيًا بلا فوضى… وابدأ مع “قيود”.

الأسئلة الشائعة (FAQ) حول نموذج سند استلام بضاعة

يمكنك الآن تجربة “قيود” مجانًا لفترة محدودة، ومعاينة كل هذه المزايا بنفسك من خلال [رابط تطبيق وبرنامج قيود] 

كما يمكنك المشاركة في صفحتنا على “تويتر – تيك توك – لينكدإن – انستغرام – يوتيوب” لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات والحصول على فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل.