كتابة خطاب استقالة جيد: مفتاحك في أن تظل دبلوماسيًا

هل أنت على وشك مغادرة عملك الحالي والتوجه إلى عمل آخر جديد، ولكن لا تعلم كيف تخبر مديرك بذلك؟

كلانا يعلم أن كتابة خطاب استقالة ليس بالأمر الهين أبدًا، إذ يجعلك ذلك تشعر بالحرج.

فلا تتمكن من إيجاد الكلمات الملائمة التي يجب تضمينها في الخطاب الذي يشرح لمديرك أنك ستنتقل إلى عمل آخر.

فكل الكلمات تهرب منك حينئذ، ولكن كن مطمئنًا فأنت لست وحيدًا من الآن وصاعدًا، إذ إننا في هذا المقال سنكون بمثابة أفضل قلم لك لتتمكن من كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك.

ولا تنسَ أن تظهر استعدادك للمشاركة في متابعة مهامك قبل أن تنتقل إلى العمل الجديد، وإنهاء العمل المعلق.

فذلك يفيدك بشكل إيجابي، ولكي تجد أفضل النصائح حول ذلك، تابع معنا قادم سطور هذا المقال المليء بالمعلومات الغنية، ولكن أولًا دعنا نتعرف عن كثب ما هو هذا الخطاب؟

كيفية كتابة خطاب استقالة عمل؟

على الرغم من أهمية كتابة خطاب استقالة عمل على بقية حياتك المهنية، فإن بعض الأشخاص لا يعلمون ما هو هذا الخطاب ويعملون على ترك العمل دون استقالة، ولمن لا يعلم، يعد خطاب الاستقالة مستندًا لابد من كتابته وإرساله إلى المشرف، أو المدبر مباشرة، أو حتى إلى قسم الموارد البشرية؛ لترك انطباع إيجابي لدى مديرك، ويكون الغرض منه توضيح أسباب ترك الشركة، وإنهاء عَلاقة العمل الخاصة بك. ولا تنسَ أن الأخلاق الحميدة والأدب مطلوبان عند كتابة خطاب استقالتك، والآن بعد أن عرفت بعض المعلومات اليسيرة عنه، ننتقل إلى كيفية كتابته:

ابدأ  كتابتك بالأساسيات

لنفترض أنك مستعد لكتابة صفحة جديدة في حياتك المهنية وطي صفحتك القديمة، فلا بد لك من البدء في كتابة الأساسيات عند كتابة خطاب استقالة عمل؛ لكي تتمكن من الانتقال السلس بين وظيفتك الحالية ووظيفتك المستقبلية.

تجنب كتابة أي سلبية وكن دبلوماسيًّا

اشكر مديرك في الخطاب على التحديات المهنية التي جعلك تواجهها، وكن مهذبًا، ولا داعي أبدًا لأن تخوض في أسباب مغادرتك، وبخاصة إذا ناقشتها من قبل معه، أو أن تحول الخطاب إلى قائمة من المظالم، إذ إنك قد ترغب في العدول عن الاستقالة والعمل في الشركة مرة أخرى؛ لذا انسَ ذلك وكن واقعيًّا، وتذكر أنه يمكن أن يكون مديرك جهة اتصال مفيدة لك في المستقبل، وتود أن تتواصل معه بشكل احترافي في المستقبل.

حدد تاريخ مغادرتك

لا بد من تضمين تاريخ مغادرتك في الخطاب قبل تقديمه، والتأكد من احترام فترات الإشعار للشركة، والتي ستجدها في الغالب في عقد العمل الخاص بك، إذ سيعد ذلك بمثابة إشعار رسمي مكتوب، ولا تنسَ أن مدة الاستقالة في قانون العمل هي عشرة أيام بدءًا من تاريخ تقديمها مثلها مثل مدة قبول الاستقالة؛ لذا لا تتسرع عند كتابتك إياها.

ضع التفاصيل النهائية

من ضمن شروط الاستقالة من العمل هي: وضع التفاصيل النهائية، فإذا كنت في منتصف مشروع ما، فمن الأفضل لك تقديم خطة عمل في خطابك عن هذا المشروع. والجدير بالذكر أن ذكر فترة الإشعار الخاصة بك سيمكنك من إكمال المشروع قبل الانتقال إلى عملك الجديد.

ما هو الطول المناسب لخطاب الاستقالة الخاصة بك؟

هل تتساءل عن الطول الملائم لخطاب الاستقالة الخاص بك؟ أفضل نصيحة لك في ذلك أن تكون موجزًا قدر الإمكان، ولا داعي لأن تكتب أطروحة حول سبب مغادرتك للشركة، وإذا أردت مشاركة أسباب ترك مديرك ووظيفتك الحقيقية، فيتعين عليك حينئذ فعل ذلك في مناقشة مع مديرك، وتجنب كتابة ذلك في الخطاب؛ لأن فعل ذلك يؤثر سلبًا عليك في حياتك المستقبلية.

الأشياء التي يجب تضمينها عند كتابة خطاب استقالة عمل

لا ينبغي أن تعمل على كتابة خطاب استقالة طويل أو معقد، ولكن لا بد من تضمين تلك الأساسيات، ألا وهي:

• الاسم الأول والأخير، وكذلك العنوان بالكامل.
• توجيه الخطاب إلى الشخص المعني.
• طول فترة إشعارك، وتاريخ آخر يوم عمل مع الشركة.
• قصر الفقرة التمهيدية فيما يخص نيتك في الاستقالة من العمل الحالي.
• تاريخ إرسال الخطاب.
• رغبتك في إنهاء عقد العمل.
• توقيعك على خطاب الاستقالة الخاص بك في الأخير.
• اشرح أنك تود إكمال جميع مهامك الحالية قبل أن تتمكن من المغادرة.
• شكر المدير على كافة الفرص التي استفدت منها على الجانب المهني.

تذكر أنه لا بد من كتابة خطاب استقالتك باللغة ذاتها لعقد العمل الخاص بك، وأنه يمكن لزملائك السابقين أن يكونوا ذوي أهمية كبرى وجهات اتصال مفيدة في المستقبل. 

الأشياء التي يجب عليك تجنبها عند كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك 

قد يحتفظ مديرك الحالي بخطاب الاستقالة الخاص بك مع باقي الملفات الأخرى للرجوع إليه عند حاجة الشركات الأخرى إلى مراجع عنك وطلبها منه؛ لذا يعد الخطاب المكتوب بشكل سيئ أمرًا ضارًّا على حياتك المهنية بعد مرور أعوام عديدة منذ تركك لهذه الوظيفة؛ لذا تجنب ما يلي عند كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك:

• إياك أن تشرح سبب استقالتك لمديرك الحالي.
• عدم التفاخر بما ينتظرك في عملك الجديد بعد مغادرتك.
• لا تنتقد الشركة، أو زملاءك في العمل، وتقع في فخ إدراج السلبيات.
• إياك أن ترسل خطابًا ركيكًا، مليئًا بالأخطاء اللغوية، والإملائية، وغير مصحح.
• لا تتجاوز صفحة واحدة عند كتابة خطاب استقالة عمل.

نموذج طلب الاستقالة من العمل

يود الجميع رؤية نموذج فعلي لطلب الاستقالة من العمل؛ لذا إليك النموذج أدناه:

نموذج خطاب الاستقالة 

(تاريخ اليوم)

اسم المدير

اسم الشركة

العنوان

سيدي (أو سيدتي حسب المتلقي)

كان اتخاذ هذا القرار صعبًا، لكن عُرضت عليّ فرصة تسمح لي بتحقيق أهدافي المهنية. أنا مقتنع بأنك ستفهم أسباب مغادرتي.

بموجب شروط عقدي، سأستمر في العمل لدى الشركة من أجل….. وسأنهي عقدي في…. قبل أن أترك منصبي، ألتزم بإكمال أو النهوض بمشاريعي قدر الإمكان، فضلًا عن تقديم كل المساعدة اللازمة لضمان الانتقال السلس إلى الشخص الذي سيحل محلي، إذا كانت هناك أي مهام معينة تود أن أركز عليها خلال فترة إشعاري، فيرجى إبلاغي بذلك. سيكون من دواعي سروري أن أقدم خدماتي قبل مغادرتي.

أنا ممتن للفرص التي منحتني إياها خلال كل هذه السنوات في العمل. أنا مدين لك بالكثير، وأتمنى لك التوفيق في مساعيك المستقبلية.

أغتنم هذه الفرصة لأشكركم على إتاحة الفرصة لي للعمل في (الشركة) خلال (فترة الخدمة)، خلال هذه الفترة، استمتعت حقًّا بجو العمل داخل الفريق، وسأفتقد التفاعلات مع زملائي، وعلى الرغم من أنني سعيد بمواجهة التحديات المهنية الجديدة التي تنتظرني، فإن لدي ذكريات جميلة جدًّا عن وقتي في (اسم الشركة). لا تتردد في التواصل معي بعد مغادرتي إذا كنت بحاجة إلى معلومات إضافية. سأكون سعيدًا للبقاء على اتصال.

بإخلاص

من فضلك استقبل تحياتي القلبية 

(التوقيع)

(اسمك بالكامل وبيانات الاتصال الخاصة بك)

في الختام

هل تود تغيير الوظيفة الخاصة بك الحالية للبدء في أخرى جديدة، أم ترغب في تغيير مسيرتك المهنية؟ إن حرصك الشديد على ترك وظيفتك الحالية، وتغيير أرباب العمل أمر طبيعي تمامًا، إذ إنه من المحتمل أن يكون لديك المزيد من المزايا التنافسية في شركة أخرى… أيًّا كان سببك الذي يدفعك إلى الاستقالة، لا بد من إرسال خطاب استقالة عمل إلى مديرك الحالي؛ حتى تترك انطباعًا جيدًا لديه، وضع في اعتبارك أنه من المستحيل أن تجد وظيفة وردية دائمًا؛ لذا تذكر الأوقات الجيدة التي مررت بها في الشركة وتناسَ الأوقات المريرة؛ حتى تتمكن من تعيين نغمة كتابتك للخطاب، إذ تعد هذه الطريقة واحدة من أهم الطرق لاتباع نهج احترافي عند كتابة خطاب استقالة عمل خاص بك، واغتنام فرصة أخرى لترك انطباع جيد.

في ختام حديثنا هذا، نود أن نوجه لك سؤالًا: هل تمكنت من كتابة خطاب استقالة لك أم ليس بعد؟ إذا لم تتمكن من فعل ذلك حتى الآن فتذكر أن قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبي موجود لمساعدتك، إذ يتمكن من فعل ذلك وأكثر، هذا بالإضافة إلى تقديمه أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك بأسعار لا منافس لها.

عزيزي القارئ، إذا كنت في حيرة من أمرك ولم تتمكن من كتابة خطاب استقالة لك حتى الآن جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستمتع بكتابة خطاب فريد من نوعه بضغطة زر فقط دون أن تبذل أي مجهود.

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر