شجرة الحسابات: ما هي، وما هي فوائدها، وكيفية إعدادها؟

شجرة الحسابات أو الشجرة المحاسبية أو دليل أو مخطط الحسابات، جميعها أسماءٌ تدلُّ على قائمة ممنهجة للحسابات المالية المستخدمة لتصنيف وتسجيل المعاملات في البيانات المالية للشركة. 

إنها عنصر حاسم في النظام المحاسبي للمؤسسة، إذ تعمل كأساس لإعداد البيانات المالية، مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل. 

كما قد تتضمن شجرة الحسابات أصول الشركة والتزاماتها، وحسابات قائمة الدخل والمصادر المختلفة للإيرادات، بالإضافة إلى عناصر المصروفات.

يجري تخصيص رقْم فريد لكل حساب فيها، مما يوفِّر سهولة في تعرُّف المعلومات المالية وتنظيمها، ويمكن تخصيصها بحيث تلبي الاحتياجات المحددة للمؤسسة، كما قد تتضمن حسابات فرعية لتتبع البيانات المالية بصورة مفصَّلة أكثر. 

شجرة الحسابات

لماذا نستخدم شجرة الحسابات؟

هنالك عدة أسباب تقف وراء أهمية استخدام مخطط الحسابات في الشركات:

• تحسين عملية إعداد التقارير المالية: 

يساعد دليل الحسابات على ضمان إعداد تقارير مالية دقيقة ومتسقة، وهو أمر ضروري لاتخاذ قرارات صحيحة بشأن الأداء المالي للشركة وتوجّها المستقبلي.

• تحسين عملية صنع القرار: 

من خلال تحليل البيانات التي تظهر في القوائم المالية للشركة، يمكن للإدارة تحديد مجالات القوة والضعف واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.

• ضمان وجود امتثال ضريبي أسهل: 

يساعد مخطط الحسابات على تنظيم المعلومات المالية بطريقة تتماشى مع القوانين واللوائح الضريبية، مما يسهل الامتثال لمتطلبات إعداد التقارير الضريبية.

• تحسين الرقابة المالية: 

يوفر مخطط الحسابات طريقة واضحة ومنظَّمة لتتبع وتحليل البيانات المالية، مما يساعد على تحسين الرقابة المالية وتقليل مخاطر الأخطاء، وإيجاد خطط لحلها. 

• إيجاد ضوابط داخلية محسَّنة: 

يساعد مخطط الحسابات على وضع ضوابط داخلية تضمن دقة وموثوقية المعلومات المالية، وعلى منع عمليات الاحتيال وسوء الإدارة المالية.

• تحسين الكفاءة التشغيلية: 

يمكن أن يساعد دليل الحسابات على تبسيط العمليات المالية وتحسين الكفاءة التشغيلية، حيث يوفر طريقة موحدة لتتبُّع المعاملات المالية وتصنيفها.

شجرة الحسابات واستيراد الحسابات

ما هي أنواع الأصول في شجرة الحسابات؟

هنالك عدة أنواع من الأصول التي يمكن تضمينها في مخطط الحسابات. يمكن تصنيف هذه الأصول عمومًا على أنَّها أصول متداولة أو أصول غير متداولة.

الأصول المتداولة هي الأصول التي يُتوقع تحويلها إلى نقد أو استهلاكها خلال عام واحد أو دورة تشغيل واحدة للشركة. 

تشمل أمثلة الأصول المتداولة ما يلي:

• النقد وما يعادله

يشمل ذلك الأموال الجارية (الكاش)، والاستثمارات قصيرة الأجل التي يمكن تحويلها بسهولة إلى نقد.

• الذمم المدينة

المبالغ التي يدين بها العملاء للشركة مقابل المنتجات أو الخدمات التي حصلوا عليها ولكنهم لم يدفعوا ثمنها بعد؛ فمثلًا قد يشتري العملاء منتجات على الدين بحيث تتم إضافة المبلغ المستحق إلى حسابات القبض حيث يكون ذلك التزامًا عليهم.

• المخزون

يشمل المواد الخام والسلع المحتفظ بها للبيع.

• المصاريف المدفوعة مقدمًا

وتشمل المصاريف التي دُفعت مقدمًا، مثل أقساط التأمين أو الإيجار.

أمَّا الأصول غير المتداولة فهي الأصول التي من المتوقع الاحتفاظ بها لأكثر من عام واحد. تتضمن أمثلة الأصول غير المتداولة ما يلي:

• الأصول الثابتة

تشمل أنواع الأصول الثابتة الأصول التي تُستخدم في عمليات الشركة، مثل الآلات والمعَدات والمباني التي يتوقع منها عائد اقتصادي للمنشاة.

• الأصول غير الملموسة

تشمل الأصول التي ليس لها شكل مادي، مثل براءات الاختراع والعلامات التجارية وحقوق التأليف والنشر.

• الاستثمارات طويلة الأجل

وهي تشمل الاستثمارات التي لا يُتوقع تحويلها إلى نقد خلال عام واحد، مثل الأسهم والسندات. من الهام ملاحظة أنَّ الأنواع المحددة من الأصول المدرجة في دليل الحسابات الخاصة بشركة ما تعتمد على طبيعة الأعمال وعملياتها. 

قد يكون لدى بعض الشركات فئات أصول إضافية، مثل الاستثمارات في شركات أخرى، أو موارد طبيعية، في حين نجد لدى شركات أخرى فئات أصول أقل.

كيف يمكننا استخدام شجرة الحسابات؟

توجد طرائق عدَّة يمكن من خلالها استخدام مخطط الحسابات بصورة تفيد المؤسسات والمنشآت التجارية:

• تحليل الأداء المالي

من خلال تحليل البيانات المسجلة في مخطط الحسابات، يمكن للإدارة الحصول على عرض تفصيلي للأداء المالي للشركة على فتراتٍ معينة. 

يمكن أن يساعد ذلك على تحديد التوجُّهات، مثل زيادة أو خفض الإيرادات أو النفقات، والسماح للإدارة باتخاذ قرارات مستنيرة حول التوجه المستقبلي للشركة.

• تحديد الربحية

الربحية هي قدرة الشركة على استخدام مواردها لتوليد إيرادات تفوق مصروفاتها. 

يمكن استخدام مخطط الحسابات لحساب مقاييس الربحية، مثل هامش الربح الإجمالي وصافي هامش الربح، الأمر الذي يساعد الإدارة على فهم الوضع المالي العام للشركة وتحديد مجالات التحسين فيها.

• مراقبة التدفقات النقدية

يساعد استخدام مخطط الحسابات على تتبع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة، هذا الأمر هامٌّ لضمان أنَّ الشركة لديها سيولة تكفيها للوفاء بالتزاماتها المالية واقتناص الفرص عند ظهورها.

• تحديد مصادر التكاليف

من خلال تحليل البيانات المسجلة في مخطط الحسابات، يمكن للإدارة تحديد المحركات الرئيسية للتكاليف داخل الشركة. 

ذلك من شأنه أن يساعد على تحديد المجالات التي يمكن فيها تقليل التكاليف أو إدارتها بفاعلية أكثر، مما يساهم في تحسين الأداء المالي للشركة.

• تخصيص الموارد

أي تخصيص الموارد بفاعلية من خلال تحديد المجالات التي يجري فيها استخدام الموارد استخدامًا أكثر كفاءة، والمجالات التي قد تُهدر فيها الموارد أو يُساء تخصيصها. 

كيفية عمل شجرة حسابات

فيما يلي خطوات إنشاء مخطط الحسابات:

• تحديد البيانات المالية التي ستُستخدم

الخطوة الأولى هي إنشاء دليل الحسابات في تحديد البيانات المالية التي سيجري استخدامها، مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل. يساعد هذا على تحديد أنواع الحسابات التي يجب تضمينها الشجرةَ المحاسبية.

• تحديد فئات الحساب

بعد ذلك، يجري تحديد فئات الحسابات التي ستكون مطلوبة لتصنيف وتسجيل المعاملات المالية للشركة؛ أي مستويات الدليل المحاسبي. قد تشمل هذه الفئات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.

• تعيين أكوادٍ لكل حساب

يجب تخصيص كودٍ غير متكرِّر لكل حساب لتسهيل تنظيمه وتحديد هُويته. 

يمكن تخصيص نظام التكويد بصورة تلبي احتياجات محددة للشركة، ولكن يوصى عمومًا باستخدام نظام يعكس تصنيف كل حساب وتسلسله الهرمي ضمن الشجرة.

• إنشاء حسابات فرعية حسب الحاجة

يمكن استخدام الحسابات الفرعية لتوفير تتبع أكثر تفصيلاً للبيانات المالية داخل كل فئة حساب. على سبيل المثال، قد يكون لدى الشركة حسابات فرعية منفصلة لأنواع مختلفة من الأصول، مثل النقد والمخزون والأصول الثابتة.

• مراجعة وتنقيح الشجرة حسب الحاجة

من الهام مراجعة وتنقيح دليل الحسابات بانتظام للتأكد من أنَّه يعكس بدقة المعاملات المالية للشركة، ويفي باحتياجات العمل. قد يتضمن ذلك إضافة أو حذف أو إعادة تسمية الحسابات حسب الحاجة.

في الختام

يتطلب إنشاء أي شجرة حسابات تخطيطًا دقيقًا، مع مراعاة الاحتياجات والأهداف المحددة للشركة. ومن خلال اتباع هذه الخطوات وتدقيق الشجرة بانتظام، يمكن للشركات التأكد من أنَّ لديها أداة موثوقًا بها وفعالة لتتبع وتحليل بياناتها المالية.

والآن، وبعد أن تعرَّفتَ شجرةَ الحسابات وعلمت مدى أهميتها لمُنشأتك، ندعوك إلى تحصيل أكبر فائدة ممكنة من خلال زيارتك لمنصة قيود، والتي من خلالها ستتمكن من إنشاء شجرة حسابات لمنشاتك بكل سهولة. 

جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، لكي تحصل على باقات متنوعة تناسب جميع مشاريعك.

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر