برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية

تحتاج العديد من الشركات والمؤسسات إلى اعتماد نظام محاسبي سحابي ذي تقنيات حديثة يسمح لها بإدارة كافة معاملاتها ومستنداتها المالية بدقة عن طريق تنظيمها بسجلات بيانات منظمة تحمل أرقامًا تسلسليّةً لكل فاتورة إلكترونية ليتمكن محاسبو الشركة من الرجوع لها ودراستها ومراجعتها من أي وقت وفي أي مكان.

سعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك إلى إيجاد دليل شامل يمكن الجهات المعنية إلى إنشاء برامج محاسبية سحابية متوافقة مع شروطها، كما يمكن الشركات من تحويل وإصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى مستندات إلكترونية تنظم التعامل بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.

نوفر لك في المقال أدناه دليلًا شاملًا يوضح لك تفاصيل والشروط التي تجعل برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية قويًّا، وما يجعل برنامج قيود برنامجًا مميزًا والخيار الأول لأغلب الشركات والمؤسسات الرسمية والخاصة لتقديم حلول رقمية لها لغاية تحسين وإدارة أعمالها المالية.

شروط اعتماد برنامج الفاتورة الإلكترونية في السعودية

وضعت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك العديد من الشروط والأسس التي تجعل البرامج المحاسبية الإلكترونية التي تضم نظام الفوترة الإلكترونية المعتمدة لديها والقابل للتطبيق والاستخدام في مختلف القطاعات، وفيما يلي توضيحها:

1- توفر عناصر الفاتورة الإلكترونية

يجب أن يضم برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية على مجموعة عناصر مهمة، وفيما يلي توضيحها بالتفصيل:

• نوع العملية، وهي الخانة التي تحدد تعريف محدد من قبل المستخدم لتخصيص UBL المستخدم.
• رقم الفاتورة، وهو تعريف فريد للفاتورة.
• معرف الفاتورة الفريد، وهو مرجع فريد عالميًا يحدد الفاتورة.
• تاريخ إصدار الفاتورة (التقويم الميلادي)، وهو تاريخ إصدار الفاتورة وفقاً للمادة (53) من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة.
• وقت إصدار الفاتورة.
• رمز نوع الفاتورة، وهو رمز يحدد النوع الوظيفي للفاتورة.
• حركات نوع الفاتورة، وهو رمز نوع الفاتورة الفرعي وحركات الفواتير.
• ملاحظة الفاتورة، وهي ملاحظة نصية توفر معلومات ذات صلة بالفاتورة ككل.
• رمز عملة الفاتورة، وهي العملة التي تقدم بها كافة مبالغ الفاتورة، باستثناء إجمالي مبلغ ضريبة القيمة المضافة بعملة المحاسبة.
• رمز العملة الضريبية، وهي العملة المستخدمة لأغراض المحاسبة وإعداد التقارير عن ضريبة القيمة المضافة كما هو مقبول أو مطلوب في بلد البائع، والذي يجب استخدامه مع إجمالي مبلغ ضريبة القيمة المضافة بعملة المحاسبة (BT-111).
• معرف أمر الشراء الصادر عن المشتري.
• معرف مرجع الفواتير، وهو الرقم التسلسلي (رقم الفاتورة BT-1) للفاتورة الأصلية التي يرتبط بها إشعار الائتمان/الخصم.
• معرف العقد.
• قيمة عداد الفاتورة.
• تجزئة الفاتورة السابقة “تجزئة SHA256 المشفرة بأساس 64 للفاتورة السابقة، والتي تُحسب من حمولة الأعمال للفاتورة السابقة: UBL XML للفاتورة السابقة بدون علامات لرمز الاستجابة السريعة (KSA-14) وختم التشفير (KSA-15).
• رمز الاستجابة السريعة للفاتورة (QR)، والذي يشمل رقم ضريبة القيمة المضافة للبائع، اسم البائع، وإجمالي ضريبة القيمة المضافة، وإجمالي الفاتورة (بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة)، وتجزئة فاتورة XML، وتاريخ ووقت إصدار الفاتورة، والمعرفات: رقم السجل التجاري مع “”CRN”، ترخيص MOMRAH مع “”MOM””، ترخيص MHRSD مع “”MLS””، رقم مع “”700″”، ترخيص MISA مع “”SAG””، وOD أخرى مع “”OTH””.

 ملاحظة 1: بالنسبة للفواتير الضريبية المبسطة والملاحظات المرتبطة بها، تُطبق عن طريق
جهاز البائع، أما بالنسبة للفاتورة الضريبية والملاحظات المرتبطة بها، فتُطبق
بواسطة (ZATCA).

ملاحظة 2: في حالة وجود معرفات متعددة، يجب إدخال أحد المعرفات المذكورة سابقًا
باتباع التسلسل المحدد أعلاه.

• عنوان البائع، وسطر لعنوان إضافي له، ورقم المبنى، والمدينة التي يُقيم بها، والرمز البريدي، والولاية أو المقاطعة، ورمز البلد.
• رقم ضريبة القيمة المضافة (المسجل).
• معرف المشتري الآخر الذي يُطلب فقط إذا لم يكن المشتري مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة، إذ يجب تقديم واحد مما يلي:

– رقم التعريف الضريبي “”TIN””

– رقم السجل التجاري مع “”CRN””

– ترخيص MOMRAH مع “”MOM””

– ترخيص MHRSD مع “”MLS””

– 700 رقم مع “”700″”

– ترخيص MISA مع “”SAG””

– بطاقة الهوية الوطنية مع “”NAT””

– معرف مجلس التعاون الخليجي مع “”GCC””

– رقم الإقامة مع “”IQA””

– معرف جواز السفر مع “”PAS””

– معرف آخر مع “”OTH””

في حالة وجود معرفات متعددة، يجب إدخال أحد المعرفات المذكورة سابقًا باتباع التسلسل
المحدد أعلاه.

• عنوان المشتري، وكامل التفاصيل المرتبطة بها كما البائع.
• تاريخ التوريد (التقويم الميلادي).
• تاريخ انتهاء التوريد.
• رمز وسيلة الدفع، بحيث تكون الإدخالات من قائمة رموز UNTDID 4461.
• أسباب إصدار إشعار دائن/مدين وفقًا للمادة 40 (الفقرة 1) والمادة 54 (3) من لوائح ضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية، والتي تصدر للحالات الخمس الآتية:

– في حال إلغاء أو تعليق التوريدات بعد حدوثها كلياً أو جزئياً.

– في حال التغيير أو التعديل الجوهري في التوريد مما يؤدي إلى تغيير ضريبة القيمة المضافة المستحقة.

– في حال تعديل قيمة التوريد المتفق عليها مسبقاً بين المورد والمستهلك.

– في حال استرداد البضائع أو الخدمات.

– في حال التغيير في معلومات البائع أو المشتري.

• شروط الدفع شروط الدفع.
• معرف حساب الدفع IBAN الذي سيتم التحويل إليه.
• مؤشر بدل مستوى المستند، يجب أن تكون قيمة هذه العلامة التي تشير إلى الخصم (البدل) “”خطأ””.”
• النسبة المئوية لبدل مستوى المستند مع المبلغ الأساسي لبدل مستوى المستند.
• مبلغ البدل على مستوى الوثيقة بدون ضريبة القيمة المضافة.
• عملة مبلغ بدل مستوى المستند.
• المبلغ الأساسي لبدل مستوى المستند بالتزامن مع النسبة المئوية لبدل مستوى المستند.
• العملة الخاصة بالمبلغ الأساسي لبدل مستوى المستند.
• رمز فئة ضريبة القيمة المضافة لبدل مستوى المستند.
• معدل ضريبة القيمة المضافة لبدل مستوى المستند.
• يجب أن يكون لكل بدل على مستوى المستند سبب السماح على مستوى المستند.
• رمز سبب السماح على مستوى المستند.
• معرف النظام الضريبي، وهو عنصر إلزامي.
• مؤشر الشحن على مستوى المستند، والذي يشير إلى الرسوم “”صحيحة””.
• النسبة المئوية للرسوم على مستوى المستند مع المبلغ الأساسي للرسوم .
• مبلغ الرسم على مستوى المستند بدون ضريبة القيمة المضافة.
• العملة الخاصة بمبلغ الرسوم على مستوى المستند .
• المبلغ الأساسي للرسوم على مستوى المستن مع النسبة المئوية للرسوم على مستوى المستند.
• العملة الخاصة بالمبلغ الأساسي للرسوم على مستوى المستند .
• رمز فئة ضريبة القيمة المضافة لرسوم مستوى المستند.
• معدل ضريبة القيمة المضافة للرسوم على مستوى المستند.
• سبب الرسوم على مستوى المستند.
• رمز سبب الرسوم على مستوى المستند.
• مجموع كافة المبالغ الصافيةفي الفاتورة بدون ضريبة القيمة المضافة.
• عملة المبلغ الصافي للفاتورة.
• مجموع البدلات على مستوى المستند، والتي تُضمّن في المبلغ الصافي لبند الفاتورة والذي يُلخص في المبلغ الصافي لمجموع سطر الفاتورة.
• العملة الخاصة بمجموع البدلات على مستوى المستند بدون ضريبة القيمة المضافة.
• مجموع المصاريف على مستوى المستند، والتي تُضمّن في المبلغ الصافي لبند الفاتورة والذي يُلخص في المبلغ الصافي لمجموع سطر الفاتورة.
• العملة المستخدمة لمبلغ الرسوم على مستوى المستند بدون ضريبة القيمة المضافة.
• إجمالي مبلغ الفاتورة بدون ضريبة القيمة المضافة.
• عملة المبلغ الإجمالي للفاتورة بدون ضريبة القيمة المضافة.
• المبلغ المدفوع مقدمًا بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة، إذ يُطرح هذا المبلغ من إجمالي مبلغ الفاتورة مع ضريبة القيمة المضافة لحساب المبلغ المستحق للدفع.
• عملة المبلغ المدفوع مسبقًا.
• تقريب المبلغ الذي يجب إضافته إلى الإجمالي لتقريب مبلغ الدفعة.
• عملة تقريب المبلغ.
• المبلغ المستحق للسداد، وهو إجمالي مبلغ الفاتورة مع ضريبة القيمة المضافة مطروحًا منه المبلغ المدفوع مسبقًا الذي دُفع مقدمًا بالإضافة إلى مبلغ التقريب، حيث يكون المبلغ صفر في حالة الفاتورة المدفوعة بالكامل.
• عملة المبلغ المستحق للدفع.
• المبلغ الخاضع للضريبة لفئة ضريبة القيمة المضافة، والذي يضم مجموع كافة المبالغ الخاضعة للضريبة الخاضعة لرمز فئة ضريبة القيمة المضافة المحدد ومعدل فئة ضريبة القيمة المضافة، إذا كان معدل فئة ضريبة القيمة المضافة قابلاً للتطبيق.
• مجموع المبلغ الصافي لسطر الفاتورة مطروحًا منه المسموحات على مستوى المستند والتي تخضع لكود فئة ضريبة القيمة المضافة المحددة ومعدل فئة ضريبة القيمة المضافة إذا كان معدلها قابلاً للتطبيق.
• عملة المبلغ الخاضع للضريبة لفئة ضريبة القيمة المضافة.
• مبلغ ضريبة فئة ضريبة القيمة المضافة الذي يُحسب عن طريق ضرب المبلغ الخاضع للضريبة لفئة ضريبة القيمة المضافة مع معدل فئة ضريبة القيمة المضافة لفئة ضريبة القيمة المضافة ذات الصلة.
• العملة المستخدمة لمبلغ ضريبة الفئة.
• رمز فئة ضريبة القيمة المضافة.
• معدل فئة ضريبة القيمة المضافة، وهو عبارة عن نسبة مئوية تنطبق على فئة ضريبة القيمة المضافة ذات الصلة.
• كود سبب الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة ، وهو بيان مشفر لسبب إعفاء المبلغ من ضريبة القيمة المضافة.
• نص سبب الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة، وهو بيان نصي عن سبب إعفاء المبلغ من ضريبة القيمة المضافة أو سبب عدم تحصيلها.
• معرف النظام الضريبي.
• معرف سطر الفاتورة، إذ يجب أن تكون هذه القيمة قيمة رقمية فقط بين 1 و999,999.
• معرف الدفع المسبق، وهو الرقم التسلسلي (رقم الفاتورة BT-1) لفاتورة (فواتير) الدفع المسبق المرتبطة.
• UUID للدفع المسبق، وهو مرجع فريد يحدد الفاتورة (KSA-1) الخاصة بفاتورة (فواتير) الدفع المسبق المرتبطة بها.
• تاريخ إصدار الدفعة المقدمة، وهو تاريخ الإصدار (BT-2) لفاتورة (فواتير) الدفعة المقدمة المرتبطة.
• وقت إصدار الدفعة المقدمة، وهو وقت الإصدار (KSA-25) لفاتورة (فواتير) الدفعة المقدمة المرتبطة.
• رمز نوع مستند الدفع المسبق ،وهو رمز نوع الفاتورة (BT-3) لفاتورة (فواتير) الدفع المسبق المرتبطة. القيمة الوحيدة المقبولة هي “386”.
• الكمية المفوترة كمية العناصر (البضائع أو الخدمات) التي حُملت في سطر الفاتورة.
• وحدة قياس الكمية المفوترة.
• صافي مبلغ سطر الفاتورة، والذي يشمل لمبلغ الإجمالي لبند الفاتورة، بما في ذلك البدلات (الخصومات)، وهو صافي سعر الصنف مضروبًا في الكمية.
• المبلغ الصافي بدون ضريبة القيمة المضافة.
• العملة لصافي مبلغ سطر الفاتورة.
• مؤشر بدل سطر الفاتورة.
• النسبة المئوية لبدل سطر الفاتورة.
• سبب بدل سطر الفاتورة.
• رمز سبب بدل سطر الفاتورة.
• العملة المستخدمة لمبلغ سطر البدل.
• المبلغ الأساسي لبدل سطر الفاتورة.
• العملة الخاصة بالمبلغ الأساسي لبدل سطر الفاتورة.
• مؤشر شحن سطر الفاتورة.
• النسبة المئوية لرسوم سطر الفاتورة.
• مبلغ رسوم سطر الفاتورة بدون ضريبة القيمة المضافة.
• عملة مبلغ رسوم سطر الفاتورة.
• المبلغ الأساسي لرسوم سطر الفاتورة.
• عملة المبلغ الأساسي لرسوم سطر الفاتورة.
• سبب فرض رسوم على سطر الفاتورة.
• مبلغ سطر ضريبة القيمة المضافة وفقًا للمادة 53.
• عملة مبلغ سطر ضريبة القيمة المضافة.
• مبلغ السطر شاملاً ضريبة القيمة المضافة.
• عملة مبلغ السطر شاملاً ضريبة القيمة المضافة.
• المبلغ الخاضع للضريبة لفئة ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق، وهو إجمالي المبلغ الخاضع للضريبة لفئة ضريبة القيمة المضافة (BT-116) الخاضع لرمز فئة ضريبة القيمة المضافة المحدد لفاتورة (فواتير) الدفع المسبق المرتبطة.
• عملة فئة ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق.
• مبلغ ضريبة فئة ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق، وهو المبلغ الإجمالي لمبلغ ضريبة فئة ضريبة القيمة المضافة (BT-117) الخاضع لرمز فئة ضريبة القيمة المضافة المحدد لفاتورة (فواتير) الدفع المسبق المرتبطة.
• عملة فئة ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق.
• اسم العنصر وفقاً للمادة (53) من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة.
• معرف مشتري السلعة.
• معرف بائع السلعة.
• معرف العنصر القياسي، إذ يجب أن يتضمن هذا نوع رمز المنتج والرمز الفعلي، حيث تتضمن هذه القائمة الرمز العالمي للمنتج (11 رقمًا، 12 رقمًا، EAN 13 رقمًا)، GTIN (14 رقمًا)، رمز النظام المنسق للجمارك ورموز أخرى متعددة.
• صافي سعر السلعة غير شامل ضريبة القيمة المضافة، بعد طرح خصم سعر السلعة.
• العملة لصافي سعر السلعة.
• رمز فئة ضريبة القيمة المضافة للصنف.
• معدل ضريبة القيمة المضافة على البند المفوتر كنسبة مئوية وفقًا للمادة 53 من اللائحة التنفيذية لضريبة القيمة المضافة.
• رمز فئة ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق.
• معدل ضريبة القيمة المضافة للدفع المسبق.
• الكمية الأساسية لسعر الصنف، ويشمل عدد وحدات العناصر التي ينطبق عليها السعر.
• رمز الوحدة الكمية الأساسية لسعر السلعة.
• مؤشر بدل السعر الذي يصف خصمًا/رسومًا.
• خصم سعر السلعة.
• عملة خصم سعر السلعة.
• السعر الإجمالي للصنف غير شامل ضريبة القيمة المضافة، قبل طرح خصم سعر الصنف.
• عملة إجمالي أسعار الصنف.

2- تخزين وإدارة السجلات

يُفضل أن يكون برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية قادرًا على تخزين وإدارة السجلات المالية بطريقة تتوافق مع القوانين والتشريعات المحلية لفترة محددة من الزمن.

تشمل السجلات المالية سجلات الأصول والخصوم، ودفاتر الأستاذ، والمعاملات النقدية، وأية مستندات داعمة مثل الشيكات والفواتير.

3- قدرة التكامل مع أنظمة الحسابات 

يعد برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية برنامجًا قادرًا على التوافق والعمل مع أنظمة الحسابات المختلفة التخاصة بالمواقع الإلكترونية التي تعرض الشركات والمؤسسات منتجاتها فيها؛ ليتسنى حفظ الفواتير تلقائيًّا على النظام.

كما يفضل أن يكون برنامج الفاتورة الإلكترونية متكاملًا مع البرامج الأخرى وأنظمة الضرائب: مثل برامج إدارة الموارد البشرية وإدارة العلاقات مع العملاء عن طريق توافر واجهات برمجة التطبيقات (APIs).

4- توفير وسائل الأمان الرقمية

يجب أن يكون برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية آمنًا رقميًّا، حيث يشمل على قاعدة بيانات تعمل بنظام برمجة قوي وقادر على تشفير المعلومات، وذلك لضمان سلامة وسرية البيانات المالية الخاصة بالشركات أو المؤسسات.

كما يجب توفير وسائل متقدمة ودقيقة للتحقق من هوية المستخدم لبرنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية، إضافة إلى التحقق من التوقيع الرقمي للفواتير.

لماذا يعد قيود برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية؟

يُعتبر برنامج قيود المحاسبي السحابي برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية، وذلك لأنه نظامًا شاملًا يعمل كبرنامج فوترة إلكترونية مطابق لكافة متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وذلك للأسباب الآتية:

• إمكانية إنشاء فواتير إلكترونية معتمدة من الهيئة، وشاملة لكافة العناصر المطلوبة منها، والمذكورة أعلاه.
• القدرة على الاحتفاظ بسجلات البيانات لفترة محدودة تُمكن بدورها الشركات أو المؤسسات من إعادة النظر بها في أي وقت.
• تكامل برنامج قيود المحاسبي السحابي وعمله مع كافة أنظمة الحسابات والضرائب الأخرى.
• الأمان الرقمي العالي، أي يُمكن للشركات والمؤسسات استخدامه وإدخال كافة بياناتها المالية وإصدارها فواتير الدفعات الخاصة بها دون الخوف من الاختراقات.

في الختام …

عليك التأني عند اختيار برنامج الفاتورة الإلكترونية الجديد لشركتك أو مؤسستك، إذ يجب أن يكون البرنامج المحاسبي آمنًا ويعمل ضمن شروط أمن البيانات والمعلومات في المملكة العربية السعودية، كما يجب أن يضم تقنيات متقدمة تكشف عن أي محاولة للاختراق والتلاعب بالبيانات، كما أنه من المهم أن يكون نظامًا محدثًا باستمرار، ولديه القدرة على الاتصال بالإنترنت.

كما يجب أن يكون البرنامج المحاسبي الجديد قادرًا على الارتباط مع الأنظمة الخارجة من خلال واجهة برمجة التطبيقات، إضافة إلى إمكانية إنشاء ختم تشفير للفواتير الإلكترونية مع رمز تعريفي محدد.

طبّق نظام قيود المحاسبي السحابي، الذي يُعد برنامج الفاتورة الإلكترونية المعتمد في المملكة العربية السعودية، وجربه مجانًا، واكتشف مدى قوته في إدارة سجلاتك المالية وحفظها، وقدرته على إنشاء الفواتير الإلكترونية بنموذجها المعتمد من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر