حسابات الدفع (Accounts Payable) هي الالتزامات القصيرة الأجل المستحقة على الشركة تجاه مورّديها نظير شرائها لسلع أو خدمات بالآجل ولم تُسدَّد بعد. تُسجَّل في جانب الخصوم من الميزانية العمومية ضمن الخصوم المتداولة. تُعدّ إدارة حسابات الدفع من أهم جوانب إدارة رأس المال العامل، إذ تُؤثّر مباشرةً على السيولة النقدية وعلاقات الموردين.
دورة حياة حساب الدفع
- الشراء بالآجل: يُسجَّل قيد: المخزون أو المصروفات مدين / حسابات الدفع دائن
- استلام فاتورة المورد: مطابقتها مع طلب الشراء وإشعار الاستلام (توفيق ثلاثي)
- الموافقة على الفاتورة: اعتماد الدفع من المدير المالي المختص
- السداد: يُسجَّل: حسابات الدفع مدين / حساب البنك دائن
- الخصم التجاري: إذا دفعت مبكّراً ضمن فترة الخصم، يُسجَّل المكسب
نسبة دوران حسابات الدفع
تُقيس هذه النسبة سرعة سداد الشركة لمورّديها:
نسبة الدوران = المشتريات الآجلة ÷ متوسط حسابات الدفع
متوسط أيام السداد (DPO) = 365 ÷ نسبة دوران حسابات الدفع
DPO الأمثل وأثره على السيولة
ترغب الشركات في إطالة أيام الدفع DPO قدر الممكن للحفاظ على سيولتها، طالما لا يُضرّ ذلك بعلاقاتها مع الموردين أو يُعرّضها لغرامات تأخير. كبار متاجر التجزئة كغروب والمارت تتمتع بمفاوضات دفع 60-90 يوماً بسبب حجم شرائها.
التوفيق الثلاثي في إدارة حسابات الدفع
أفضل الممارسات تقتضي التحقق من تطابق ثلاثة مستندات قبل الدفع لأي مورد:
- أمر الشراء (PO): يُثبت أن الشركة أصدرت طلباً رسمياً
- إشعار استلام البضاعة (GRN): يُثبت فعلياً استلام ما طُلب
- فاتورة المورد: تُطابق الكمية والسعر مع الوثيقتين السابقتين
مثال عملي بالأرقام
بيانات شركة “الرياض” للتصنيع:
- حسابات الدفع في البداية: 1,800,000 ريال
- حسابات الدفع في النهاية: 2,200,000 ريال
- متوسط حسابات الدفع: (1,800,000 + 2,200,000) ÷ 2 = 2,000,000 ريال
- إجمالي المشتريات السنوية: 18,000,000 ريال
- نسبة دوران حسابات الدفع: 18,000,000 ÷ 2,000,000 = 9 مرات
- متوسط أيام الدفع (DPO): 365 ÷ 9 = 41 يوماً
إذا كانت شروط الموردين 30 يوماً و DPO = 41، فهذا يعني التأخر في السداد وقد يُؤثّر على الخصومات المتفق عليها.
دور نظام قيود في إدارة حسابات الدفع
يُوفّر نظام قيود إدارة متكاملة لحسابات الدفع تشمل: ربط الفواتير بأوامر الشراء، وتتبع تواريخ الاستحقاق، وإرسال تنبيهات الدفع قبل الموعد، ودعم التوفيق الثلاثي تلقائياً لضمان دقة كل دفعة.