هناك عدة أنواع من الفواتير، ومنها: فاتورة مبيعات وفاتورة مشتريات، تستخدم فاتورة المبيعات كدليل شراء للمستهلك كبيانات موجودة حول الكميات المُشتراة، العناصر، والخصم وكذلك أي شيء آخر ذي صلة، وكذلك لإظهار الديون المستحقة أو لتسجيل المبلغ الذي دُفِع.
كما أنها في الغالب تُقدم لإبلاغ المشتري بأي سلع اشتراها في منتصف الصفقة. بينما فاتورة المشتريات يعطيها البائع للمشتري في نهاية المعاملة كإثبات لحدوث عملية البيع.
الجدير بالذكر أن كلًّا من فاتورة المبيعات والمشتريات يؤديان الوظيفة ذاتها، على سبيل المثال: البيانات التي ستُستخدم لإنشاء البيانات المالية.
في هذه المقالة سوف نوضح لك بشيء من التفصيل ما تعريف فاتورة المبيعات والمشتريات، وكذلك أهمية وكيفية إصدار كل منهما؛ فتابعوا معنا.
ما هي فاتورة مبيعات؟
هي وثيقة تجارية تحدد الخِدمات والبضائع التي يشتريها المستهلك من شركة ما، مع ذكر السعر والكمية المُتفق عليها، ولا بد للمشتري أن يدفع للبائع ضمن شروط الدفع المختلفة.
وتشكل أيُّ فاتورة مبيعات عنصرًا مهمًّا في عملية البيع، إذ تشبه سجلًا للمعاملة بين المشتري والبائع، وتساعد الأخير على إدارة شئونه المالية، وتتبع مبيعاته، وأيضًا توفر معلومات مهمة للمستهلك.
ما أهمية فاتورة المبيعات؟
هناك عدة أسباب تبين أهمية فاتورة المبيعات، والتي من أهمها ما يلي:
- تأكيد الدفع: تُؤكد أي فاتورة مبيعات استحقاق أو إجراء عملية الدفع.
- الامتثال القانوني: تسن بعض الدول قوانين تفرض بها فاتورة المبيعات على الأفراد والشركات، وعقوبات شديدة في حال عدم إصدارها.
- حل النزاعات: ففاتورة المبيعات تعمل كدليل على شروط المعاملة في حالة وجود أي سوء فهم أو نزاع بين الطرفين؛ لتجنب انقطاع العَلاقات والخلافات.
- حفظ السجلات: يستخدم المشتري فاتورة المبيعات كدليل على حدوث المعاملة، والبائع يستخدمها لأغراض محاسبية وضريبية، إذ تعد سجلًا للمعاملة.
- المهنية في العمل: يعكس إصدار تلك الفاتورة درجة عالية من المصداقية والاحترافية في العمل.
- دليل على الصفقة: تُستخدم فاتورة المبيعات كدليل على حدوث صفقة البيع بين المشتري والبائع، كما أنها تشتمل على تفاصيل مهمة، مثل: الخدمات أو السلع المباعة، تاريخ البيع، السعر المُتفق عليه، الكمية، وكذلك أي ضرائب مبيعات سارية.
كيفية إصدار فاتورة المبيعات
تستطيع الآن إصدار فاتورة المبيعات عن طريق قيود، وبخاصة إذا كنت تمتلك نموذجًا للعمل، فما عليك سوى اتباع ما يلي:
- أنشئ نموذج فاتورة مبيعات خاص بك باستخدام برنامج معالجة النصوص أو جدول البيانات.
- أضف شعار شركتك، واسمها، وكذلك عنوانك في أعلى الفاتورة.
- ضع عنوان العميل، واسمه، وتاريخ المعاملة، ورقمًا تعريفيًّا للفاتورة.
- أضف وصفًا للخدمات أو السلع المقدمة، سعر الوحدة، وأيضًا الكمية.
- ضع معلومات الاتصال الخاصة بشرطة الشحن، واسمها.
- احسب المبلغ المستحق الإجمالي.
- أضف طرق وشروط الدفع المختلفة، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
- راجع الفاتورة جيدًا؛ حتى تتأكد من أن كافة البيانات التي بها سهلة القراءة، وصحيحة.
ما هي فاتورة مشتريات؟
هي مستند يرسله لك المورد يحدد الخدمات أو السلع التي تُقدم للعميل، وكذلك المبلغ المستحق الذي لا بد لك أن تدفعه، وأنت تقيد المبلغ لصالح حساب المورد.
تعمل فاتورة المشتريات كمسجل لتوثيق المعاملة بين البائع والمشتري، وتعد طالبًا للدفع. الجدير بالذكر أنها مهمة لبناء المصداقية والثقة مع العملاء، وإدارة التدفق النقدي في الشركات.
يشبه عمل هذه الفاتورة إصدار أمر شراء بحد كبير.
أهمية فاتورة المشتريات
تعد أي فاتورة مشتريات ذات أهمية كبرى.
إذ إنها السجل الخاص بجميع العمليات التجارية لعمليتي الشراء والبيع بين الأطراف المعنية، بالإضافة إلى ما يلي:
- تعد الدليل على ما أجراه التاجر من عمليات بيع، وكافة الأموال التي طلبها مقابل ذلك.
- يساعد ذلك النوع من الفاتورة المشترين على سرعة الدفع.
- تحدد مواعيد الدفع والشروط الخاصة به، وأيضًا وقت السداد في حال وجود مال متبقٍّ.
- تعد دليلًا للمشترين على الاحترافية التامة في العمل.
كيفية إصدار فاتورة المشتريات
لا بد لفاتورة المشتريات أن تحتوي على جميع المعلومات حول كمية الأصناف، والمبلغ الإجمالي.
وكذلك الملخص لشروط المعاملة، مثل: الفترة المسموح بها للتأخير بين الدفع والمعاملة، ولكي تصدر أي فاتورة مشتريات ينبغي عليك أن تتبع ما يلي:
- انتقل في قائمة الجانب الأيمن إلى قسم “فواتير مشتريات”.
- اضغط لبدء إصدار الفاتورة على زر سجل فاتورة مشتريات، وستجده في الجانب العلوي الأيسر.
- حدد رقم الفاتورة.
- اختر من بين العملات العملة التي استلمت الفاتورة بها.
- أنشئ جهة اتصال للمورد مباشرة في نموذج الفاتورة، أو اختر جهة الاتصال تلك من قائمة جهات الاتصال.
- عيِّن فاتورة المشتريات إلى مشروع المورد المحدد إذا أردت ذلك؛ لتعقب ما إذا كان المشروع ربح أم لا.
- حدد التاريخ الذي أُنشِئت الفاتورة فيه، ومن ثم تاريخ الاستحقاق.
- حدد في بند فاتورة المشتريات ما يلي:
- أصْدِر العنصر الذي تريد فوترته مباشرة، أو اختره.
- اكتب وصفًا موجزًا يبين تفاصيل العنصر الذي تود أن تشتريه.
- اختر نوع الحساب الذي تود تصنيف النفقات فيه، وفي الغالب يكون حساب المصروفات التشغيلية.
- وضح سعر السلعة التي اشتريتها، وكميتها.
- أضف خصمًا ومعدل ضريبة القيمة المضافة.
- تستطيع وضع تفاصيل عن كيفية الدفع في الملاحظة.
- اضغط على حفظ لكي تُغير فاتورتك إلى “موافق عليه” تلقائيًّا.
في الختام
إذًا كما رأينا، تعد الفواتير أداة مهمة لتأكيد عملية الدفع بين البائع والمشتري.
فهي تساعد المشتري في تتبع مبيعاته وإدارة شئونه المالية. يوجد العديد من أنواع الفواتير، ومنها: فاتورة مبيعات وفاتورة مشتريات، لكل نوع أهمية خاصة به.
ولكنهما يتشابهان في تأدية الوظيفة ذاتها: مثل: البيانات التي ستُستخدم لإنشاء البيانات المالية.
في ختام مقالنا هذا، نود أن نشير إلى أهمية برنامج قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبة.
قيود هو برنامج محاسبي سحابي يقدم لك ميزات فريدة من نوعها، مثل: إصدار فاتورة مبيعات وفاتورة مشتريات وإدارة المخزون، وأنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع.
ماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا.
