هذا الدليل الشامل للشركات والمؤسسات في المملكة العربية السعودية يأتيكم من خلال مدونة شركة قيود المحاسبية للحديث عن أهمية السكرتارية في بيئة العمل الحديثة.
حيث تلعب وظيفة السكرتير دورًا محوريًا في أي مؤسسة أو شركة، سواء كانت صغيرة أو كبيرة، حكومية أو خاصة.
ومن المهم ملاحظة أن السكرتارية لم تعد تقتصر على صورة تقليدية ترتبط بترتيب الأوراق والرد على المكالمات، بل أصبحت عنصرًا أساسيًا في إدارة العمليات الإدارية اليومية وضمان انسيابية العمل داخل المنظمات.
تتسارع وتيرة الأعمال وتتزايد متطلبات العملاء والإدارة في آن واحد في بيئة العمل الحديثة، وهنا يصبح السكرتير هو حلقة الوصل بين الإدارة والموظفين والعملاء، ومفتاحًا للتواصل الفعّال.
هو يضمن أن المعلومات تنتقل بوضوح ودقة، وأن القرارات تُترجم إلى إجراءات عملية داخل المؤسسة.
تكتسب مهنة السكرتارية أهمية إضافية في المملكة العربية السعودية وذلك كونها منظمة ضمن إطار نظام العمل السعودي الذي يشدد على ضرورة وضوح المهام الوظيفية وضمان حقوق العاملين.
وقد أشارت وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عبر منصاتها الرسمية مثل منصة قوى إلى أن إعداد الوصف الوظيفي للوظائف، ومن بينها السكرتير، يساعد على الامتثال للقوانين ويعزز من كفاءة بيئة العمل.
أولًا: ما هو الوصف الوظيفي للسكرتير؟
الوصف الوظيفي هو وثيقة أو إطار يحدد المسؤوليات والمهام الأساسية والمهارات المطلوبة لشغل وظيفة معينة.
بالنسبة إلى الوصف الوظيفي للسكرتير فإنه لا يقتصر على تحديد مهامه اليومية، بل يشمل أيضًا التوقعات العامة من أدائه، نطاق مسؤوليته، والمهارات الإدارية والتقنية المطلوبة.
لكن لماذا تحتاج الشركات إلى وصف وظيفي محدد للسكرتير؟
- أولًا: يساعد على تجنب التداخل بين مهام السكرتير وغيره من الموظفين.
- ثانيًا: يوضح للموظف الجديد مسؤولياته بشكل دقيق منذ اليوم الأول.
- ثالثًا: يعد مرجعًا قانونيًا وتنظيميًا يتماشى مع لوائح وأنظمة العمل الصادرة عن هيئة الخبراء بمجلس الوزراء والمرجعيات المعتمدة في المملكة.
أما فيما يتعلق بالفرق بين السكرتير التقليدي والسكرتير التنفيذي فإن:
السكرتير التقليدي غالبًا ما يركز على المهام الروتينية مثل استقبال المكالمات أو ترتيب الملفات.
بينما السكرتير التنفيذي يمتد دوره ليشمل المشاركة في التخطيط الإداري، وإعداد تقارير لصالح الإدارة العليا، بل وأحيانًا المساهمة في اتخاذ القرارات الإدارية عبر تزويد الإدارة بالمعلومات الدقيقة والمرتبة.
ثانيًا: المهام الأساسية للسكرتير
مهام السكرتير اليومية متعددة وتحتاج إلى دقة عالية، ومن أبرزها:
إدارة المراسلات البريدية والإلكترونية
يتولى السكرتير مهمة استقبال وفرز الرسائل البريدية والإلكترونية والتأكد من وصولها إلى الجهة المعنية.
هذه المهمة تكتسب بعدًا رسميًا في المؤسسات السعودية، حيث تعتمد الوزارات والهيئات الحكومية على البريد الإلكتروني كقناة رئيسية للتواصل الرسمي، مثلما يظهر في أنظمة المراسلات التابعة لـ المنصة الوطنية الموحدة.
تنظيم المواعيد وجدولة الاجتماعات
يعد تنظيم الوقت من أبرز مسؤوليات السكرتير، حيث ينسق بين جداول المدراء والموظفين لضمان سير العمل دون تعارض في المواعيد.
يُعتبر هذا الدور جوهريًا خاصة في بيئة العمل المحلية، وفي ظل التوسع في الاجتماعات الافتراضية عبر المنصات الرقمية المعتمدة في المملكة التي العديد من الجهات.
إعداد الملفات والتقارير
يضطلع السكرتير بمهمة إعداد الملفات وحفظها بطريقة منظمة، إضافة إلى إعداد تقارير دورية للإدارة حول سير العمل.
ووفقًا للممارسات الإدارية الموصى بها من وزارة الموارد البشرية، فإن التوثيق الجيد يسهل عمليات المراجعة القانونية والرقابية لاحقًا.
الرد على المكالمات الهاتفية
يمثل السكرتير الواجهة الأولى للشركة أو المؤسسة أمام العملاء والمراجعين عبر الهاتف.
لذلك فإن الرد المهني واللبق يعد جزءًا من المهام الأساسية.
هذا الدور يرتبط مباشرة بثقافة خدمة العملاء التي تشدد عليها وزارة التجارة السعودية في سياساتها لحماية المستهلك وتعزيز جودة الخدمات.
متابعة الأعمال الإدارية اليومية
من مهام السكرتير الإشراف على سير الأعمال الإدارية بشكل يومي، مثل متابعة حضور الموظفين أو التأكد من إنجاز الأعمال في وقتها المحدد.
هذه المهمة تتماشى مع التوجهات الحكومية في المملكة نحو تعزيز الانضباط الوظيفي والإنتاجية، وهو ما يظهر بوضوح في التعليمات الرسمية لـ وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
يمكن القول إن الوصف الوظيفي للسكرتير في المؤسسات السعودية لا يقتصر دوره على الجانب الإداري البسيط، بل يمتد ليكون عنصرًا أساسيًا لضمان الامتثال التنظيمي والقانوني.
ذلك، فإن وجود وصف وظيفي واضح ومفصل للسكرتير أصبح مطلبًا تنظيميًا واستراتيجيًا، يساهم في رفع كفاءة العمل ويعزز من قيمة الوظيفة داخل بيئة العمل الحديثة.
المسؤوليات التفصيلية والوصف الوظيفي للسكرتير
إذا كانت المهام الأساسية للسكرتير تتمثل في متابعة الأعمال الإدارية اليومية، فإن المسؤوليات التفصيلية تعكس العمق الحقيقي لهذه الوظيفة.
المسؤوليات التفصيلية للسكرتير لا تقتصر على استقبال المكالمات أو ترتيب المواعيد، بل تشمل أدوارًا إستراتيجية ترتبط بشكل مباشر بكفاءة المؤسسة واستمرارية العمل.
1. السرية وحفظ المعلومات
من أبرز المسؤوليات التي يتحملها السكرتير في أي منشأة الالتزام التام بالسرية فيما يتعلق بالوثائق والمعلومات. فبحكم موقعه الوظيفي، يتعامل السكرتير مع مراسلات رسمية وقرارات إدارية وتقارير مالية قد تكون مصنفة “سرية”.
وفقًا لأنظمة العمل السعودية (المادة 65 من نظام العمل الصادر عن هيئة الخبراء بمجلس الوزراء)، فإن الموظف ملزم بالمحافظة على أسرار العمل، وعدم إفشائها سواء أثناء الخدمة أو بعد انتهائها.
هذا يشمل بطبيعة الحال السكرتير، الذي يعد من أكثر الموظفين اطلاعًا على تفاصيل العمليات اليومية.
2. إدارة الوقت والكفاءة الإنتاجية
من بين المسؤوليات الجوهرية للسكرتير تنظيم وقت المدير أو الإدارة، بما يضمن أقصى استفادة من ساعات العمل. إذ يقوم بجدولة الاجتماعات وتنسيق الزيارات وإعداد الأجندات اليومية.
هذه المهمة ليست مجرد ترتيب تقويمي، بل هي عنصر أساسي في رفع الكفاءة الإنتاجية داخل المؤسسة.
وقد أشار تقرير منصة قوى التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية إلى أن حسن إدارة الوقت يعد من أبرز عوامل تحسين بيئة العمل وتقليل الهدر الإداري.
3. دعم القرارات الإدارية
قد يُظن أن السكرتير بعيد عن صناعة القرار، لكن الواقع أن السكرتير يدعم القرارات الإدارية بشكل غير مباشر.
هو يوفر المعلومات اللازمة، ويرتب الوثائق التي يعتمد عليها المديرون عند اتخاذ القرارات، كما ينسق الاجتماعات التي تناقش قضايا محورية.
على سبيل المثال: عند مناقشة ميزانية جديدة، يكون السكرتير مسؤولًا عن تجهيز التقارير والأرقام التي تساعد الإدارة في دراسة البدائل المطروحة. هذا يضعه في موضع “الداعم اللوجستي” للقرار الإداري.
4. التنسيق مع الأقسام الأخرى
يعمل السكرتير كـ جسر للتواصل الداخلي بين أقسام الشركة.
هو الذي يتلقى المراسلات من الموارد البشرية، أو يرسل التعليمات إلى قسم المالية، أو ينسق بين الإدارة التنفيذية والفريق القانوني.
هذا الدور التنسيقي يعزز انسيابية العمل ويقلل من التعارض بين المهام، وهو ما يتماشى مع توجهات وزارة الموارد البشرية الرامية إلى تعزيز التعاون الداخلي عبر الأنظمة المؤسسية.
أنواع الوصف الوظيفي للسكرتير في المؤسسات والشركات
وظيفة السكرتير لم تعد قالبًا واحدًا، بل تنوعت بتنوع القطاعات والأنشطة.
يمكن تصنيف الوصف الوظيفي للسكرتير إلى عدة أنواع رئيسية:
1. السكرتير التنفيذي
- يعد الأكثر قربًا من المديرين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة.
- يقوم بمهام إستراتيجية مثل إعداد تقارير الأداء، ومتابعة تنفيذ الخطط، وترتيب الاجتماعات رفيعة المستوى.
- يحتاج إلى خبرة ومؤهلات عالية، وقد يتطلب الأمر درجة بكالوريوس أو خبرة عملية طويلة.
2. السكرتير الإداري
- الأكثر شيوعًا في المؤسسات والشركات المتوسطة.
- يركز على المهام التقليدية مثل المراسلات، الأرشفة، واستقبال الزوار.
- غالبًا ما يكون حلقة وصل أساسية بين الأقسام المختلفة.
3. السكرتير الطبي (في المستشفيات والمراكز الصحية)
- يختص بإدارة ملفات المرضى وتنظيم المواعيد الطبية ومتابعة المراسلات مع شركات التأمين الصحي.
- يتطلب إلمامًا بالمصطلحات الطبية ونظام وزارة الصحة السعودي.
- يُعتبر جزءًا من المنظومة الصحية التي تستند إلى المنصة الوطنية الموحدة للخدمات الصحية.
4. السكرتير القانوني (في المكاتب القانونية)
- يتعامل مع المستندات القانونية والعقود والملفات القضائية.
- يحتاج إلى معرفة جيدة بالقوانين السعودية والإجراءات النظامية.
- يتعاون مع المحامين لإعداد الملفات وحفظها بسرية تامة.
5. السكرتير الشخصي (للأفراد ومدراء الشركات)
- يعمل مباشرة مع شخصية محددة، سواء مدير شركة أو شخصية عامة.
- يركز على تنظيم جدول أعماله اليومي والمهام الشخصية والمهنية.
- يتطلب مستوى عاليًا من الثقة والسرية والمرونة.
المهارات والمؤهلات المطلوبة للسكرتير
حتى يؤدي السكرتير دوره بكفاءة، لا بد أن يمتلك مجموعة من المؤهلات والمهارات التي تختلف حسب القطاع وطبيعة العمل.
1. المؤهل العلمي
في بعض المؤسسات قد يُكتفى بشهادة الثانوية العامة.
شركات أخرى تشترط دبلومًا في إدارة المكاتب أو السكرتارية.
أما الوظائف المتقدمة (مثل السكرتير التنفيذي) فتفضل حملة البكالوريوس في الإدارة أو المحاسبة أو اللغات.
وقد أشارت منصة طاقات (التابعة لصندوق تنمية الموارد البشرية – هدف) إلى أن الدبلومات المتخصصة في السكرتارية من بين التخصصات المطلوبة في سوق العمل السعودي.
2. مهارات الحاسب الآلي
- إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- التعامل مع أنظمة المراسلات الإلكترونية والأرشفة.
- فهم أساسيات الأمن السيبراني عند التعامل مع البريد الإلكتروني الرسمي.
3. مهارات الاتصال والتواصل
- القدرة على استقبال العملاء والتعامل معهم بلباقة.
- صياغة الرسائل الرسمية باحترافية.
- التوسط بين الإدارة والموظفين بروح إيجابية.
4. إتقان اللغة العربية والإنجليزية
- اللغة العربية مطلوبة لارتباطها بجميع التعاملات الرسمية في المملكة.
- أما الإنجليزية فهي ضرورية للشركات العالمية أو التي تتعامل مع شركاء خارجيين.
وزارة التعليم السعودية تؤكد على تعزيز مهارات اللغة الإنجليزية ضمن برامج التدريب التقني والمهني لدعم وظائف السكرتارية.
5. التنظيم والقدرة على إدارة الوقت
- من أهم المهارات التي تحدد كفاءة السكرتير.
- تشمل القدرة على جدولة المواعيد، إدارة الاجتماعات، وتوزيع الأولويات.
- ترتبط مباشرة بمستوى الأداء المؤسسي، حيث أن أي خلل في إدارة وقت المدير ينعكس على الإنتاجية العامة.
الوصف الوظيفي للسكرتير في القطاع الحكومي والخاص
يختلف الوصف الوظيفي للسكرتير من قطاع إلى آخر، لكنه في النهاية يظل قائمًا على قاعدة ثابتة، وهي تنظيم الأعمال الإدارية والتواصل بين الإدارة والموظفين والعملاء.
في المملكة العربية السعودية، أصبح تحديد الوصف الوظيفي أمرًا مؤسسيًا تنظمه وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية عبر أنظمة عمل واضحة، بحيث لا يكون مجرد اجتهاد فردي من الشركات أو الجهات الحكومية.
كيف تحدد وزارة الموارد البشرية الوصف الوظيفي للسكرتير؟
وزارة الموارد البشرية وضعت عبر التصنيف المهني السعودي ومبادرات مثل منصة قوى (Qiwa) إطارًا شاملًا يوضح مهام كل وظيفة إدارية بما في ذلك وظيفة السكرتير.
هذا الإطار يساعد أصحاب العمل على:
- وضع وصف وظيفي دقيق للسكرتير.
- تحديد المهام الأساسية والتفصيلية.
- ضمان حقوق الموظف وصاحب العمل معًا.
- توفير مسارات تدريبية وتطويرية متوافقة مع متطلبات سوق العمل السعودي.
وبالتالي، فإن الشركات والجهات الحكومية لم تعد مضطرة للاجتهاد الفردي في صياغة الأوصاف الوظيفية، بل أصبحت تستند إلى معايير وطنية موحدة تعزز جودة بيئة العمل وتضمن كفاءة الأداء.
أمثلة من منصة قوى (Qiwa)
منصة قوى تعتبر المرجع الرسمي الأهم اليوم، فهي لا تقتصر فقط على العقود أو التوظيف، بل تقدم خدمات لتحديد الأوصاف الوظيفية والتصنيفات.
على سبيل المثال، عند تسجيل وظيفة “سكرتير” في المنصة، تظهر مجموعة من البنود مثل:
- طبيعة المهام (إعداد المراسلات، تنظيم الاجتماعات).
- المستوى التعليمي المطلوب.
- المهارات الأساسية (إدارة الوقت، استخدام برامج الحاسب).
- الدرجة الوظيفية ضمن الهيكل الإداري.
هذا التوحيد يساعد على وضوح الأدوار ومنع التضارب في المسؤوليات داخل المؤسسات.
أدوار السكرتارية في القطاع العام
في الجهات الحكومية مثل الوزارات والجامعات، يبرز دور السكرتير كـ مساعد إداري محوري. فهو:
- يدير المراسلات الرسمية الواردة والصادرة عبر البريد الإلكتروني أو عبر المنصات الحكومية.
- ينظم جداول الاجتماعات مع القيادات والمسؤولين.
- يتابع القرارات الصادرة من الاجتماعات ويعمل على تنسيق تنفيذها مع الإدارات الأخرى.
- يحافظ على سرية المستندات، خصوصًا في الملفات الحساسة ذات الطابع الأمني أو المالي.
وفي الجامعات، يتولى السكرتير أيضًا مسؤولية دعم العمادات والكليات في الأعمال الإدارية اليومية، وضمان انسياب الإجراءات بين الطلبة والإدارة الأكاديمية.
أدوار السكرتارية في القطاع الخاص
في الشركات الخاصة والمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، يكتسب السكرتير بعدًا عمليًا أوسع، حيث يُتوقع منه القيام بمهام متعددة، منها:
- إدارة المكاتب بفعالية في ظل الموارد المحدودة.
- القيام بدور حلقة الوصل بين العملاء والإدارة.
- دعم أنشطة المبيعات أو التسويق من خلال متابعة الرسائل والاستفسارات.
- المساعدة في تطبيق الأنظمة الحديثة مثل الفوترة الإلكترونية أو أنظمة تخطيط الموارد (ERP).
هذا التعدد في الأدوار يجعل السكرتير في القطاع الخاص بحاجة إلى مرونة عالية ومهارات تقنية متقدمة لمواكبة متطلبات بيئة العمل التنافسية.
التحديات التي تواجه السكرتير
رغم أهمية الوظيفة، إلا أن السكرتير يواجه عددًا من التحديات اليومية التي قد تؤثر على كفاءته إذا لم يتم التعامل معها بوعي:
1. ضغوط العمل وكثرة المهام
السكرتير غالبًا هو نقطة الاستقبال الأولى لجميع الطلبات: مكالمات، مراسلات، مواعيد، طلبات من الإدارة، واستفسارات من الموظفين.
هذا الزخم قد يسبب ضغطًا نفسيًا وعمليًا إذا لم تكن هناك أنظمة لإدارة الأولويات.
2. ضرورة تطوير المهارات باستمرار
التغير السريع في بيئة العمل يجعل السكرتير بحاجة دائمة إلى تحديث مهاراته، سواء عبر الدورات التدريبية أو تعلم أدوات رقمية جديدة.
من لا يطور نفسه قد يجد نفسه خارج سوق العمل سريعًا، خاصة مع صعود برامج الأتمتة.
3. مواكبة التحول الرقمي
اليوم لم يعد السكرتير مسؤولًا فقط عن الأوراق والمجلدات، بل عن إدارة البيانات عبر منصات إلكترونية، والتعامل مع أنظمة ذكية.
هذا يتطلب إلمامًا بالبرامج التقنية الحديثة، وهو تحدٍ كبير للبعض ممن اعتادوا على الطرق التقليدية.
أهمية السكرتير في دعم التحول الرقمي
في ظل رؤية المملكة 2030 والتحول نحو الحكومة الرقمية، أصبحت وظيفة السكرتير حجر زاوية في تيسير هذا الانتقال.
1. التحول من الأعمال الورقية إلى الأنظمة الإلكترونية
السكرتير لم يعد يكدس الملفات الورقية، بل أصبح مسؤولًا عن إدخال البيانات وحفظها إلكترونيًا، وضمان سهولة الوصول إليها عبر الأنظمة السحابية أو قواعد البيانات الداخلية.
2. دعم الفوترة الإلكترونية وإدارة المراسلات عبر المنصات الرسمية
مع إلزامية الفوترة الإلكترونية التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يلعب السكرتير دورًا مباشرًا في متابعة الفواتير، التأكد من صحتها، وإرسالها عبر الأنظمة الرسمية.
كما يتعامل مع المنصات الحكومية مثل “قوى”، “مراسلات”، و”منصة اعتماد”.
3. المساهمة في الامتثال لمتطلبات الحكومة الرقمية
السكرتير هو العين الإدارية التي تتابع التعليمات الجديدة وتضمن الالتزام بها، مثل:
- تحديث العقود عبر منصة قوى.
- رفع المستندات الرسمية إلكترونيًا.
- متابعة المراسلات مع الجهات الحكومية دون الحاجة لمراجعات ورقية.
هذا الدور يجعل السكرتير أحد العناصر الفاعلة في دعم أهداف الدولة نحو التحول الرقمي الكامل وتخفيف الأعباء البيروقراطية.
الأسئلة الشائعة حول الوصف الوظيفي للسكرتير
- هل وظيفة السكرتير ما زالت مطلوبة في ظل التطور الرقمي؟
نعم، وظيفة السكرتير ما زالت من الوظائف الأساسية في جميع المؤسسات.
صحيح أن الرقمنة ساعدت في تقليل الأعمال الورقية، لكنها زادت من أهمية وجود سكرتير قادر على إدارة المنصات الإلكترونية وتنظيم سير العمل الرقمي.
- ما الفرق بين السكرتير التنفيذي والسكرتير الإداري؟
السكرتير الإداري يركز بشكل أكبر على الأعمال اليومية مثل المراسلات وجدولة الاجتماعات، بينما السكرتير التنفيذي يرتبط مباشرة بالإدارة العليا، ويشارك في صياغة القرارات ودعم الخطط الاستراتيجية.
- هل يشترط مؤهل جامعي للعمل كسكرتير؟
لا، المؤهل يختلف باختلاف القطاع. في بعض القطاعات قد تكفي شهادة الثانوية أو الدبلوم مع مهارات عملية قوية، بينما في الشركات الكبرى أو المناصب التنفيذية يُفضل الحصول على شهادة بكالوريوس في الإدارة أو تخصص مشابه.
- كيف تحدد الشركات مهام السكرتير بدقة؟
يتم ذلك عبر الوصف الوظيفي الذي تصدره وزارة الموارد البشرية أو من خلال منصات مثل قوى Qiwa، حيث يُوضح المهام والمسؤوليات والمؤهلات المطلوبة بما يتناسب مع حجم وطبيعة كل مؤسسة.
- ما هي أبرز التحديات التي تواجه السكرتير اليوم؟
أهمها ضغوط العمل، الحاجة المستمرة لتطوير المهارات، ومواكبة التحول الرقمي، خاصة مع اعتماد أنظمة المراسلات الرسمية مثل البريد الحكومي الموحد وأنظمة الفوترة الإلكترونية.
في الختام، يمكن القول إن الوصف الوظيفي للسكرتير ليس مجرد وصف تقليدي أو إداري تقليدي، بل هي حجر أساس في أي مؤسسة ناجحة.
السكرتير يمثل همزة الوصل بين الإدارة العليا وبقية الموظفين والعملاء، ويساهم في ضمان انسيابية العمل ودقة الإنجاز.
ومع التحول الرقمي في المملكة ورؤية السعودية 2030، باتت هذه الوظيفة أكثر أهمية من أي وقت مضى.
السكرتير اليوم ليس مجرد منسق للمواعيد أو حافظ للملفات، بل شريك استراتيجي في دعم القرارات، وتنظيم البيانات، وتسهيل الامتثال للأنظمة الحكومية الحديثة.
إن الشركات والمؤسسات التي تمنح وظيفة السكرتير المكانة التي تستحقها ستتمكن من تحقيق كفاءة أعلى، وبناء بيئة عمل أكثر تنظيمًا، ومواكبة المتغيرات المتسارعة في سوق العمل السعودي.
وبالتالي، فإن الاستثمار في إعداد وتأهيل السكرتارية هو استثمار مباشر في نجاح واستقرار المؤسسة على المدى الطويل.
ابدأ رحلتك المحاسبية الآن مع شركة قيود المحاسبية اليوم عبر الموقع الرسمي واشتركوا في صفحتنا على تويتر – تيك توك – لينكدإن – انستغرام – يوتيوب لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات في عالم المحاسبة والتمويل.
