الخطة التشغيلية مصطلح يصف الخطط التفصيلية الهادفة إلى تحقيق غايات قريبة أو متوسطة المدى؛ حيث يتم وضعها وتحديد استراتيجياتها الواجب اتباعها لتمكين الشركة من تحقيق أهدافها المعقدة، وذلك عبر تنظيم مهام يومية وإنجازها حسب المخطط وصولًا إلى هدف نهائي معين، ويتميز هذا النوع من التخطيط بكونه بسيط وقريب المدى، فحين يتم وضع الأهداف البعيدة تواجه الشركة مصاعب وتحديات عديدة لم تكن بالحسبان مما يعيقها عن الوصول إليها، مثل الخلل في الموارد أو الأخطاء في طرق التنفيذ أو غير ذلك، لذا كانت الخطة التشغيلية بمثابة حل وسطي فعال لتحقيق الأهداف بشكل أكثر واقعية واحترافية.
ما هي الخطة التشغيلية؟
تُعرف الخطة التشغيلية باسم آخر، وهو خطة العمل، وتشير إلى الرؤية التفصيلية التي تضعها الشركة في صورة أهداف يومية يتم تحديد مواعيد إنجازها بالتواريخ والساعات، كما يتم ربطها بأشخاص معينين لتنفيذها في مواعيدها، مما يضمن الوصول للأهداف الكبرى الخاصة بالمؤسسة في النهاية.
لا تعد الخطط التشغيلية مهام يومية متكررة بالضرورة، بل هي مهام متكاملة يتم تنفيذها واحدة بعد الأخرى للوصول إلى أهداف أكبر وأكثر تأثيرًا في أداء الشركة، كما أنها تغطي مجالًا واحدًا في الشركة في غالب الأحيان، بحيث تركز عليه بصورة دقيقة وملائمة تساعد في الوصول للأهداف النهائية.
العوامل التي تتكون منها الخطط التشغيلية
هناك 5 عوامل يجب تحديدها بدقة لوضع الخطة التشغيلية المناسبة لشركتك، وهذه العوامل تتمثل في:
- الإجراءات المراد تخطيطها أو الخطوات المفترض اتباعها لتحقيق الأهداف.
- الموظفون الذين يتحملون مسؤولية إنجاز المهام بالشكل المطلوب.
- المواعيد المحددة لإنهاء كل مهمة.
- الإمكانيات أو الموارد التي تمتلكها الشركة، ويفترض الاعتماد عليها لتحقيق الأهداف.
- الطرق المتبعة لقياس التقدم في كل مرحلة.
أهداف الخطط التشغيلية
هناك هدف واحد رئيسي يتم وضع الخطة التشغيلية من أجله، وهو تحديد آلية وخطوات يتم اتباعها لتحقيق أهداف الشركة الاستراتيجية والتفصيلية، ويتأتى ذلك عبر تنفيذ الأهداف التالية:
- قياس مدى قابلية خطط المؤسسة واستراتيجياتها للتنفيذ، منعًا لفشلها العائد إلى تحديد الأهداف دون التأكد من القدرة على تنفيذها.
- دراسة الميزانية المتاحة للشركة، وهل يمكن أن تساعد على تحقيق الأهداف أم لا، مع مقارنتها بالأعوام السابقة لقياس مدى نموها وكيف تم استخدامها قبلًا.
- قياس إمكانية تحقيق المهام خلال الوقت المحدد بشكل واقعي مع تضمين العوامل التي تمنع نجاح المهام لدراسة طريقة تخطيها أو التغلب عليها.
- دراسة وضع الفريق في المؤسسة، هل لديهم الخبرة والمهارة اللازمة للعمل وتقديم ما يتم طلبه منهم على المستوى الملائم أم لا.
- معرفة مدى قدرة المؤسسة على الوصول إلى المعلومات التي تحتاج إليها لتنفيذ المهام وتحقيق الأهداف.
- تحديد البدائل التي يمكن اعتمادها لتحقيق الأهداف بشكل أسرع أو أقل تكلفة من حيث الوقت والمال.
أهمية الخطة التشغيلية
من المهم أن تعتمد الشركات خطط تشغيلية منظمة ومرتبطة بالواقع لأنها تمنحها ما يلي:
- أهداف واضحة تم قياسها والتأكد من فاعليتها وإمكانية تحقيقها.
- رفع كفاءة الأداء في الشركات بفضل تنظيم الأنشطة اليومية والمهام، فهذا يجعل التركيز منصب على المهام وكيفية تنفيذها بشكل صحيح.
- تسهيل تحقيق الأهداف الكبرى، لأن كل خطة تشغيلية تتعلق بجانب معين في الشركة، ومع وضع خطة لكل جانب يتم الوصول للأهداف المترابطة خلال وقت قصير.
- استغلال الموارد بأفضل شكل ممكن، مع دراسة الطرق الصحيحة للاستفادة منها، مما يضمن أنها لن تكون مهدرة.
- تحديد مواطن القصور بدقة، بفضل قيام كل قسم بمهام خاصة به، مما يكشف أي أخطاء تحدث في العمل.
- ربط المهام بالأشخاص يعزز من الشعور بالمسؤولية لدى الموظفين، مما يحسن من إنتاجيتهم والتزامهم بما يُطلب منهم من أعمال.
- التواصل بين أعضاء الفريق بشكل أكثر فاعلية يجعل روح الفريق أكثر ظهورًا مما يمنحهم السعادة بكل إنجاز يقومون به ويحسن من التواصل والتكامل بينهم.
الفرق بين الخطة التشغيلية والخطة الاستراتيجية
من المعروف أن الخطط الاستراتيجية أكبر وأعم من الخطط التشغيلية، لذا تقوم الشركات بوضع خطط استراتيجية للعمل وتتجاهل الخطة التشغيلية تمامًا، ولكن هذا سبب شائع لفشل كثير من المؤسسات؛ لأن هناك فروق جوهرية بين الخطط الاستراتيجية والخطط التشغيلية تجعلها خطط متكاملة ومطلوبة لكل شركة، والفروق بين الخطط التشغيلية والخطط الاستراتيجية تتمثل فيما يلي:
| وجه المقارنة | الخطط الاستراتيجية | الخطط التشغيلية |
| التعريف | خطة شاملة طويلة المدى تحدد التوجه العام والرؤية المستقبلية للمؤسسة. | خطة تفصيلية قصيرة إلى متوسطة المدى تهتم بتنفيذ أهداف محددة لأحد الأقسام أو الفرق. |
| الفترة الزمنية | عادة تمتد من 3 إلى 5 سنوات (أو أكثر أحيانًا). | غالبًا سنة أو أقل، وتتحدث بشكل دوري. |
| تركيز الخطة | تحقيق أهداف بعيدة المدى وتعزيز المنافسة والاستدامة. | تحقيق أهداف يومية/شهرية قابلة للقياس والمراجعة السريعة. |
| من يضع الخطة؟ | الإدارة العليا أو مجلس الإدارة. | مديرو الأقسام أو فرق العمليات. |
| الميزانية | توزيع الميزانية بشكل كلي واستراتيجي على كافة الوحدات. | تخطيط الميزانية حسب احتياجات القسم أو الفريق المسؤول فقط. |
| إعداد التقارير | تقارير رسمية دورية (ربع سنوي أو سنوي)، ومؤشرات أداء استراتيجية. | تقارير تنفيذية شهرية أو أسبوعية لقياس معدلات التقدم والمعوقات أولاً بأول. |
| المرونة في التعديل | أقل مرونة، غالباً التعديلات محدودة وفي أوقات محددة. | أكثر مرونة وقابلية للتعديل المستمر حسب المتغيرات اليومية أو الشهرية. |
| أمثلة | دخول سوق جديد، تطوير منتج استراتيجي، تعزيز العلامة التجارية. | تحسين آلية خدمة العملاء في أحد الفروع، تنفيذ حملة ترويجية قصيرة المدى. |
ملاحظة: يعتبر تكامل الخطة الاستراتيجية مع الخطة التشغيلية أساس نجاح المؤسسات؛ فالاستراتيجية تحدد “إلى أين نريد الذهاب”، والتشغيلية توضح “كيف نصل إلى هناك” بخطوات عملية قابلة للتنفيذ والمتابعة.
كيف يتم إعداد الخطة التشغيلية؟
حين تتمكن من إنشاء خطة تشغيلية واضحة تضمن النجاح في تحقيق الأهداف البعيدة؛ وذلك بفضل الاهتمام بالمهام قصيرة المدى، لذا اتبع تلك الخطوات لإعداد خطتك التشغيلية بشكل صحيح:
اطلع على الخطة الاستراتيجية
لا يتم إنشاء الخطط التشغيلية دون معرفة الأهداف المعقدة وطويلة المدى التي تسعى الشركة إلى تحقيقها، لذلك تأكد من أن خطتك الاستراتيجية فعالة، وأن كل موظفي قسمك قد اطلعوا عليها وأدركوا ما يُراد تحقيقه من أهداف من خلالها.
حدد الأهداف المتعلقة بقسمك
تخير الأهداف التي ينبغي على القسم تحقيقها وابدأ بتعريف الموظفين بها بأبسط شكل ممكن، مع التأكد من اختيار الشخص المناسب للمهمة المناسبة، وتحديد وقت منطقي لإنجاز كل مهمة، بحيث لا يؤدي التعثر في أداء مهمة ما إلى تراكم مهمات أخرى تثقل كاهل الموظف وتُفقده القدرة على المواصلة.
تابع مؤشرات الأداء
مؤشرات الأداء في أي شركة تنقسم إلى نوعين، التنبؤية والمتأخرة، وهنا عليك متابعة مؤشرات الأداء التنبؤية، لأنها تمكنك من رؤية أي أخطاء في الخطة وتعديلها سريعًا، أما المؤشرات المتأخرة فهي لا تُقاس إلا بعد انتهاء تنفيذ الخطط.
استخدم الموارد بشكل ملائم
ضع الموارد البشرية التي تمتلكها في الأماكن الصحيحة، وكذلك الأمر بالنسبة للموارد المالية وغيرها، وذلك بالشكل الذي تراه ملائم للخطة المطلوبة.
ضع ميزانية شاملة
الميزانية التي يتم تغطية كل الجوانب من خلالها مطلوبة للحفاظ على التقدم في إنجاز المهام، لذا تأكد أن تغطي ما تحتاجه من موارد وما يطرأ لك من احتياجات، وادرس قنوات إنفاقك بوعي لمنع إهدار الموارد المالية.
اجعل تواصلك فعالًا
لا تضع للموظف أوامر معينة ليتبعها بدون مناقشة المطلوب معه، لأن من يعمل بوعي أفضل ممن يعمل لمجرد مسؤوليته عن العمل، لذا يجب أن يدرك الموظف ما يُراد تحقيقه من هذه المهام وطرق تنفيذها الصحيحة.
لا تهمل التقارير
على الرغم من أن التقارير الخاصة بالخطة التشغيلية ليست رسمية إلا أنها ضرورية لمتابعة ما تم إنجازه ومدى التقدم في الخطة، كما أنها مفيدة حين اطلاع الإدارة العليا عليها لتوضيح مدى النجاح في التنفيذ أو تسليط الضوء على جوانب معينة يراد استغلالها بصورة أفضل أو أخطاء يجب تصحيحها.
كيف يمكن تقسيم الخطة إلى مراحل واضحة لضمان التنفيذ السلس؟
لتقسيم الخطة إلى مراحل واضحة لضمان التنفيذ السلس، يمكن اتباع الخطوات والمبادئ التالية التي توفر إطارًا عمليًا ومتكاملاً استنادًا إلى أفضل الممارسات في إدارة المشاريع:
| المرحلة | المحتوى والإجراءات الأساسية | الهدف والفائدة |
| 1. تحديد الأهداف ونطاق العمل | تحديد الهدف النهائي للخطط التشغيلية ونطاق المشروع بشكل واضح ومفصل، مع تحديد المخرجات المتوقعة وأصحاب المصلحة المعنيين. | توضيح ما نسعى لتحقيقه وما هي الحدود التي سيعمل ضمنها الفريق لضمان وضوح الرؤية. |
| 2. تحليل المهام وتفصيلها (هيكل تقسيم العمل WBS) | تقسيم الخطة إلى مهام فرعية صغيرة ومميزة لا تتداخل مع بعضها، مع ترتيبها حسب التبعيات والأولوية. | تسهيل التنظيم والمتابعة وتوطين المسؤوليات بدقة، وتقليل التعقيد. |
| 3. تخصيص الموارد والميزانية | تحديد الموارد البشرية، المالية، والتقنية المطلوبة لكل مهمة أو مرحلة، وتخصيص الميزانية المناسبة. | ضمان توفر الإمكانيات المطلوبة، ومنع نقص الموارد الذي قد يعيق التنفيذ. |
| 4. وضع الجدول الزمني وتحديد المعالم | تحديد أوقات البدء والانتهاء لكل مرحلة أو مهمة، مع وضع معالم رئيسية (Milestones) لقياس التقدم بشكل دوري. | تنظيم الوقت، والمتابعة السلسة، وتفادي التأخير عبر مراقبة الإنجاز في كل مرحلة. |
| 5. تعيين المسؤوليات | تحديد من المسؤول عن تنفيذ كل مهمة أو مرحلة بوضوح، مع توضيح الأدوار والتقارير المطلوبة. | تعزيز الشعور بالمسؤولية، وضمان تنفيذ المهام بشكل منتظم ومنسق. |
| 6. إعداد خطط إدارة المخاطر | تحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بكل مرحلة، ووضع خطط بديلة واستراتيجيات تخفيف للتعامل مع المشاكل الطارئة. | تقليل أي انعكاسات سلبية على سير الخطة وضمان مرونة التنفيذ أمام التحديات. |
| 7. متابعة الأداء وتقييم التنفيذ | استخدام مؤشرات أداء رئيسية (KPIs) لمراقبة التقدم، مع تقارير دورية لتقييم الإنجاز واتخاذ الإجراءات التصحيحية. | ضمان التزام التنفيذ بالخطط المعدة، واتخاذ قرارات مبنية على بيانات ومستجدات. |
| 8. المراجعة والتعديل المستمر | مراجعة دورية للخطة بناءً على التقييم والمتغيرات، وتعديل الخطوات أو الجداول الزمنية حسب الحاجة. | إبقاء الخطة ملائمة للظروف الفعلية، وضمان نجاح التنفيذ وتحقيق الأهداف. |
نصائح إضافية لضمان سلاسة التنفيذ:
- ابدأ دائمًا بالتخطيط الواضح والمفصل، لا تترك العشوائية.
- اجعل مراحل الخطة متسلسلة ومنطقية بحيث تكون مهمة ما شرط لبدء أخرى تجنبًا للتداخل.
- استخدم أدوات تخطيط وإدارة المشاريع مثل جداول جانت (Gantt Charts) لمتابعة المراحل بوضوح.
- قم بالتواصل المستمر بين الفرق والمسؤولين لضمان فهم الجميع لأدوارهم ومتابعة تقدمهم.
- استمع لملاحظات فريق العمل وقم بتعديل الخطة بما يخدم الإنجاز بشكل أفضل.
- احتفل بالإنجازات المرحلية لتحفيز الفريق والمضي قدمًا بنجاح.
هذه المراحل والخطوات مدعومة بمصادر موثوقة في إدارة المشاريع والبرامج التنفيذية التي تؤكد أن التنظيم المسبق وتقسيم العمل بتفصيل عامل حاسم لنجاح أي خطة
أمثلة على الخطط التشغيلية
بعدما علمنا طريقة إعداد خطة تشغيلية ملائمة نطبق الخطوات بالشكل المطلوب في الأمثلة التالية:
خطة تشغيلية لمخبز (قسم تحضير الكب كيك)
| الهدف الاستراتيجي | زيادة أرباح المخبز بنسبة 10% خلال 6 شهور. |
| الخطة التشغيلية المتعلقة بقسم الكب كيك |
|
| الموارد التي يمكن استغلالها |
|
| وقت تنفيذ الخطة | خلال 6 شهور منذ تاريخه. |
| التقارير |
|
خطة تشغيلية لتعليم البرمجة في الجامعة
| الهدف الاستراتيجي | تعليم طلاب الجامعة البرمجة |
| أنشطة تحضيرية |
|
| المشاكل أو العقبات التي قد تواجه المشروع |
|
| ترتيب خطوات العمل |
|
| الفترة الزمنية المخصصة للمشروع | خلال 5 شهور، بواقع ساعتين إسبوعيًا. |
لماذا من المهم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية أثناء إعداد الخطة التشغيلية؟
- قياس فعالية الإنجاز: تتيح مؤشرات الأداء قياس مدى تحقيق الأهداف بدقة وموضوعية، مما يساعد في معرفة مدى تقدم المؤسسة نحو تحقيق أهدافها التشغيلية والاستراتيجية.
- تحسين اتخاذ القرار: توفّر بيانات موضوعية تدعم اتخاذ قرارات إدارية واستراتيجية مبنية على معطيات واقعية لتوجيه الجهود بشكل فعّال.
- متابعة التقدم بانتظام: تساعد على المراقبة المستمرة لتقدم المهام، مما يسمح بالكشف المبكر عن المشكلات واتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب.
- زيادة الكفاءة التشغيلية: من خلال تحديد نقاط الضعف وتحسين العمليات بناءً على المعلومات التي توفرها المؤشرات، يمكن تعزيز الإنتاجية وتقليل الهدر.
- تحفيز الفريق: ربط مؤشرات الأداء بأهداف واضحة ومكافآت أو تقييمات يزيد من دافعية الموظفين لتحسين أدائهم.
- التنبؤ بالأداء المستقبلي: تسمح مؤشرات الأداء برصد الاتجاهات والتغيرات، مما يساعد في التخطيط للمستقبل وتجنب الأزمات المحتملة.
بالتالي، مؤشرات الأداء الرئيسية هي أداة ضرورية لضمان تنفيذ الخطة التشغيلية بكفاءة وتحقيق النتائج المرجوة من خلال قياس التقدم، توجيه الجهود، وتحسين عمليات المؤسسة باستمرار.
أنواع الخطط التشغيلية
هناك 5 أنواع من الخطط التشغيلية، تستخدمها كل مؤسسة حسب حاجتها، وهي تتمثل في:
الخطة التشغيلية للاستخدام غير المتكرر
وهي خطة يتم إنشاؤها بغرض تحقيق أهداف مشروع ما لمرة واحدة فقط، لا تتكرر هذه الخطة بعد الانتهاء منها، كما تتضمن تفاصيل دقيقة عن المشروع المطلوب تحقيق أهدافه.
الخطة التشغيلية المستمرة
وهي مجموعة من الأعمال والأهداف التي يجب تحقيقها بصورة دورية للحفاظ على أداء المؤسسة أو المشروع وهي من الخطط الملائمة للمؤسسات التجارية الهادفة للربح.
خطة تشغيلية متجددة
خطة يتم تجديدها كل حين بما يلائم تغيرات الظروف المحيطة بالأعمال، مثل تغيرات الأسعار أو إقبال الجمهور على الشراء أو ما شابه، وهي تهدف لتفادي الخسائر وتعزيز الأرباح عبر اغتنام الفرص.
الخطة التشغيلية للقسم
خطة ثابتة يسير عليها قسم معين داخل المؤسسة، بحيث يتم تحديد الخطوات الواجب تنفيذها مع توضيح الهدف من تنفيذ الخطة بمراحلها، ومتابعة تقدم القسم في التنفيذ.
خطة تشغيلية للمشروع
تستخدم حينما يكون المشروع المقصود جزء من استراتيجية أكبر، وحينها يراد تحقيق الأهداف الاستراتيجية الكبرى بالاعتماد على إنجاز المهام وتخطيط كل التفاصيل التي تساهم في نجاح المشروع.
نماذج الخطط التشغيلية
يمكنك الاطلاع على تلك النماذج التي تمكنك من إنشاء خطتك التشغيلية بسهولة ومتابعتها، فما عليك إلا تحميل تلك النماذج والتعديل عليها إلكترونيًا أو طباعتها لتسجيل البيانات بخط اليد.
نماذج Dox
- نموذج 1: حمل من هنا.
- نموذج 2: حمل من هنا.
- نموذج3:حمل من هنا.
نماذج PDF
- نموذج 1: حمل من هنا.
- نموذج 2: حمل من هنا.
عوامل نجاح الخطط التشغيلية
تحتاج الخطة التشغيلية إلى بعض العوامل التي يجب أن تتأكد من توافرها لكي تنجح وتؤتي ثمارها، ومن هذه العوامل:
- الدعم الإداري المستمر لتخطي العقبات والمصاعب التي تواجه الموظفين أثناء محاولة تنفيذ الخطة.
- اجتماع الموظفين جميعًا على أهمية الخطة والسعي لتنفيذها بشكل صحيح.
- الابتعاد عن الأهداف غير الواقعية ودراسة الظروف المحيطة لتحديد بدائل وطرق أكثر كفاءة لتحقيق الأهداف.
- موافقة الأطراف المعنية على مقترح الخطة وفهم المطلوب تنفيذه لتحقيقها.
- متابعة التغذية الراجعة أولًا بأول لتقييم مسار الخطة.
في الختام
تعرفنا سويًا على معنى مصطلح الخطة التشغيلية وأهميتها، بالإضافة إلى توضيح الفرق بين الخطة الاستراتيجية والخطط التشغيلية وكيفية الحفاظ على التكامل بينهما، ويخدمك الخبراء في قيود في تصميم الخطط المناسبة لشركتك أو مشروعك بكفاءة واحترافية، مع الوقوف على أدق التفاصيل التي تتدخل بصورة مباشرة في قدرتك على تحقيق أهدافك الاستراتيجية والتنظيمية، لذا عليكَ البدء الآن بتجربة مجانية باستخدام البرنامج المحاسبي الأفضل “قيود” لخطط ممتازة تلائم مشروعك وتراعي الظروف المتعلقة بتنفيذه.
بعد أن علمت ما هي شجرة الحسابات؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ لوفي الوقت والجهد عليك.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم التاجرة والمحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
