مع دخول السعودية المرحلة الثانية من تطبيق منظومة الفوترة الإلكترونية (مرحلة الربط والتكامل)، أصبح التوقيع الإلكتروني أحد العناصر الجوهرية لضمان صحة الفواتير وموثوقيتها. فهو ليس مجرد إجراء تقني، بل أداة تحقق رسمية تُثبت أن الفاتورة صادرة من جهة معتمدة، وغير قابلة للتلاعب أو التزوير.
تفرض هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على المنشآت الخاضعة للضريبة، التزامًا صارمًا باستخدام التوقيع الإلكتروني ضمن آلية إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع معاييرها. وهنا تبرز أهمية فهم طبيعة هذا التوقيع، ومتطلباته، والفرق بينه وبين التوقيع الرقمي، وكيفية ربطه بأنظمة المحاسبة المختلفة مثل ERP أو البرامج السحابية.
في هذا الدليل، نستعرض كل ما تحتاج معرفته عن التوقيع الإلكتروني على الفاتورة الإلكترونية في السعودية، بدءًا من التعريف والمزايا، وصولًا إلى خطوات التفعيل، وأبرز الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها، مع قائمة بأهم مزودي الخدمة المعتمدين.
ما هو التوقيع الإلكتروني ولماذا أصبح إلزاميًا في الفاتورة الإلكترونية؟
التوقيع الإلكتروني هو عبارة عن بيانات رقمية تُرفق بالفاتورة الإلكترونية للتحقق من هوية مصدرها والتأكد من عدم التلاعب بها بعد إصدارها. يُعد هذا التوقيع بمثابة ختم رسمي رقمي يضمن مصداقية المستند الإلكتروني ويعزز الأمان في المعاملات الضريبية.
في سياق الفوترة الإلكترونية في السعودية، أصبح التوقيع الإلكتروني شرطًا أساسيًا ضمن المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) التي تشرف عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والتي تهدف إلى ربط أنظمة الشركات مباشرة مع منصة الهيئة، مما يتطلب إصدار فواتير إلكترونية موقعة إلكترونيًا لضمان صحتها وامتثالها للمعايير الفنية المعتمدة.
إلزامية التوقيع الإلكتروني لا تأتي من باب التنظيم فقط، بل تعكس توجهًا استراتيجيًا نحو رقمنة العمليات المالية، ومحاربة التزوير، وتقليل التهرب الضريبي، وضمان أن كل فاتورة يتم إصدارها هي فاتورة حقيقية ومُعترف بها قانونيًا.
باستخدام التوقيع الإلكتروني، تستطيع الهيئة التحقق الفوري من مصدر الفاتورة، وتتأكد من أن التعديلات لم تطرأ عليها بعد إصدارها، وهو ما يجعل من التوقيع الإلكتروني عنصرًا أساسيًا في بنية الفوترة الإلكترونية الذكية.
المتطلبات النظامية للتوقيع الإلكتروني بحسب هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية عددًا من المتطلبات الفنية والتنظيمية التي يجب على المنشآت الالتزام بها لتطبيق التوقيع الإلكتروني ضمن منظومة الفوترة الإلكترونية، وذلك على مرحلتين: مرحلة الالتزام (الإصدار) ومرحلة الربط (التكامل).
في مرحلة الالتزام، لا يُطلب من المكلفين استخدام التوقيع الإلكتروني بشكل إلزامي، ولكن يُشترط أن تكون الفاتورة الإلكترونية صادرة من نظام إلكتروني يحتوي على عناصر الفاتورة الضريبية بشكل آلي، وقابل للتطوير لاحقًا للربط مع الهيئة.
أما في مرحلة الربط والتكامل، يصبح التوقيع الإلكتروني إلزاميًا لبعض أنواع الفواتير، وخاصة الفواتير الإلكترونية من نوع (فاتورة ضريبية). ويجب أن يحتوي النظام المستخدم على إمكانية إصدار فواتير موقعة إلكترونيًا، باستخدام شهادات رقمية صادرة من مزودي خدمات التصديق الإلكتروني المعتمدين من المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC).
تشمل هذه المتطلبات:
- استخدام شهادة رقمية مؤهلة.
- توليد التوقيع الإلكتروني تلقائيًا داخل النظام المحاسبي.
- ضمان ارتباط التوقيع بمفتاح خاص فريد وغير قابل للنقل.
- أن يكون التوقيع مرتبطًا بمحتوى الفاتورة بشكل لا يمكن فصله أو التعديل عليه.
تُعتبر هذه المتطلبات جزءًا من سياسة الهيئة لضمان الشفافية، وتعزيز موثوقية التعاملات الإلكترونية، ورفع كفاءة التحصيل الضريبي في المملكة.
أنواع التوقيع الإلكتروني المعتمد في أنظمة الفوترة الإلكترونية
عند الحديث عن التوقيع الإلكتروني ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية في السعودية، من المهم التفريق بين نوعين رئيسيين يُستخدمان في هذا السياق: التوقيع الإلكتروني العام (Electronic Signature) والتوقيع الرقمي (Digital Signature)، وكلاهما يُستخدمان لتوثيق الفواتير الإلكترونية، لكن بأساليب ومستويات أمان مختلفة.
1. التوقيع الإلكتروني (Electronic Signature)
هو شكل عام من أشكال الموافقة الرقمية، قد يكون على هيئة رمز، أو صورة توقيع، أو حتى زر يتم الضغط عليه لإثبات القبول. هذا النوع أقل تعقيدًا تقنيًا، ويُستخدم غالبًا في المستندات غير الحساسة التي لا تتطلب درجة عالية من الحماية، ولا يُعد كافيًا وحده لضمان صحة الفواتير في بيئة الفوترة الإلكترونية الخاضعة لرقابة هيئة الزكاة.
2. التوقيع الرقمي (Digital Signature)
هو نوع متقدم من التوقيع الإلكتروني، يعتمد على تشفير معتمد باستخدام شهادات رقمية موثوقة صادرة من مزود خدمة تصديق إلكتروني معتمد (مثل “علم” أو “ثقة”)، ويُعد هو المعتمد رسميًا من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في مرحلة الربط والتكامل.
يتميّز التوقيع الرقمي بخصائص فنية متقدمة مثل:
- إثبات هوية المصدر بشكل قطعي.
- حماية الفاتورة من التعديل بعد التوقيع.
- إمكانية التحقق من التوقيع باستخدام مفاتيح التشفير العامة.
- توافقه الكامل مع متطلبات المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC).
لهذا السبب، تُلزم الهيئة باستخدام التوقيع الرقمي للفواتير الإلكترونية المرتبطة بمنصتها لضمان أمان وموثوقية كل فاتورة يتم إصدارها وربطها بالنظام الضريبي الوطني.
كيف يتم تطبيق التوقيع الإلكتروني داخل الأنظمة المحاسبية؟
لضمان التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب أن تكون الأنظمة المحاسبية أو أنظمة ERP قادرة على دمج التوقيع الإلكتروني الرقمي في عملية إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل تلقائي.
يبدأ ذلك من خلال الحصول على شهادة رقمية صادرة من أحد مزودي خدمات التصديق الإلكتروني المعتمدين في السعودية. يتم بعد ذلك دمج الشهادة داخل النظام المحاسبي، بحيث يُفعّل التوقيع الرقمي بشكل تلقائي مع كل فاتورة يتم إصدارها أو إرسالها إلى الهيئة.
الخطوات الأساسية لتطبيق التوقيع الإلكتروني في الأنظمة المحاسبية تشمل:
- اختيار نظام فوترة أو ERP يدعم خصائص التوقيع الرقمي.
- ربط النظام بشهادة رقمية صادرة من مزود معتمد.
- التأكد من توليد التوقيع إلكترونيًا في كل فاتورة من نوع “فاتورة ضريبية“.
- اختبار التوافق مع منصة هيئة الزكاة في بيئة التكامل.
بعض مزودي البرامج المحاسبية (مثل ساب SAP، أوراكل Oracle، كويود Qoyod، زد ZID، تاجر) يقدمون حلولاً متكاملة تدعم التوقيع الإلكتروني وتسهّل الربط المباشر مع الهيئة، ما يسهل الالتزام بالمعايير التقنية بشكل دقيق دون تدخل يدوي.
فوائد التوقيع الإلكتروني في عملية الفوترة وتقليل المخاطر الضريبية
اعتماد التوقيع الإلكتروني في الفاتورة الإلكترونية لا يقتصر على كونه متطلبًا نظاميًا، بل يقدم مجموعة من الفوائد العملية التي تعزز من كفاءة العمليات المالية وتقلل من المخاطر المرتبطة بالامتثال الضريبي.
أبرز هذه الفوائد تشمل:
- ضمان صحة الفواتير: التوقيع الإلكتروني يثبت أن الفاتورة صادرة من جهة موثوقة ومعتمدة، ويمنع أي تعديل غير مصرح به بعد إصدارها.
- حماية من التزوير والتلاعب: بفضل التشفير الرقمي، يصبح من شبه المستحيل تزوير الفواتير أو تعديل محتواها دون أن يتم اكتشاف ذلك.
- تسريع عملية التحقق والربط مع الهيئة: الفواتير الموقعة إلكترونيًا تُعالج بسرعة أكبر عند إرسالها إلى منصة الهيئة، ما يقلل من احتمالية الرفض أو الأخطاء.
- تحقيق الامتثال الكامل للمتطلبات النظامية: يعزز من جاهزية المنشأة لتجاوز أي فحص ضريبي أو مراجعة قانونية.
- تقليل المخاطر المالية والغرامات: الفواتير غير الموقعة بشكل صحيح قد تُرفض أو تُعتبر غير صالحة، مما يعرض المنشأة لمخاطر مالية.
في ظل التحول الرقمي في المملكة، أصبح التوقيع الإلكتروني خطوة أساسية لحماية مصالح الشركات وضمان سير العمليات المحاسبية بسلاسة وكفاءة.
أخطاء شائعة عند تطبيق التوقيع الإلكتروني على الفاتورة الإلكترونية وكيف تتجنبها
رغم أن التوقيع الإلكتروني على الفاتورة الإلكترونية أصبح مطلبًا أساسيًا في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، إلا أن العديد من المنشآت تقع في أخطاء تقنية أو تنظيمية قد تُعرّضها للمساءلة أو تأخر في الربط مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
إليك أبرز هذه الأخطاء وكيف يمكن تجنبها:
- استخدام توقيع غير معتمد أو غير رقمي بالكامل
بعض الأنظمة تُفعّل توقيعًا إلكترونيًا بسيطًا لا يتوافق مع متطلبات الهيئة، مثل صورة توقيع أو زر موافقة. يجب التأكد من استخدام توقيع رقمي حقيقي مبني على شهادة رقمية معتمدة. - عدم ربط التوقيع الإلكتروني ببيانات الفاتورة بالكامل
يجب أن يغطي التوقيع كامل محتوى الفاتورة، بما في ذلك التاريخ والمبالغ والرقم الضريبي، وليس مجرد اسم المصدر. - انتهاء صلاحية الشهادة الرقمية دون تحديث
الشهادة الرقمية لها صلاحية محددة، وانتهاؤها دون تجديدها يعطل عمل النظام ويؤدي إلى رفض الفواتير. - خلل في تكامل النظام المحاسبي مع خدمة التوقيع
عدم فحص التكامل بشكل دوري قد يؤدي إلى أخطاء تقنية تؤخر إرسال الفواتير أو تجعلها غير صالحة تقنيًا. - الاعتماد على مزود خدمة غير معتمد
استخدام مزودي خدمات غير مرخصين من قبل المركز الوطني للتصديق الرقمي يعرض المنشأة للمخالفة.
الحل:
الالتزام بالمواصفات الفنية المنشورة من الهيئة، والتعاقد مع مزودي خدمة معتمدين، وفحص النظام المحاسبي بشكل دوري للتأكد من التكامل التام بين التوقيع الإلكتروني والفوترة الإلكترونية.
أبرز مقدمي خدمات التوقيع الإلكتروني في السعودية المعتمدين من هيئة الاتصالات
لتطبيق التوقيع الرقمي بطريقة نظامية وآمنة، يجب على المنشآت استخدام شهادات رقمية صادرة من مزودي خدمات التصديق الإلكتروني المعتمدين من قبل المركز الوطني للتصديق الرقمي (NCDC) التابع لـ هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية.
إليك أبرز هؤلاء المزودين:
مزود خدمة ثقة رقمية حصل على ترخيص من NCDC، ويعمل بالشراكة المباشرة مع المركز الوطني للتصديق الرقمي. يمكّن المستخدمين من توقيع الوثائق إلكترونيًا بجودة عالية ومتوافقة مع المعايير الوطنية
تقدم STC خدمة “صاين” للتوقيع الرقمي، وهي مرخصة من قبل هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات ومعتمدة من NCDC، وتدعم التكامل مع أنظمة الفوترة الإلكترونية وتوفر أعلى درجات الأمان والتوثيق
- شركة علم
تقدم حلول توقيع رقمي متكاملة ومخصصة للشركات والمنشآت الحكومية، وتتميز بسهولة التكامل مع أنظمة الفوترة الإلكترونية. - شركة ثقة (Thiqa)
واحدة من الجهات الرائدة في تقديم الشهادات الرقمية، وتقدم خدمات مصدقة رسميًا من NCDC مع توافق تام مع أنظمة هيئة الزكاة.
اختيار مزود معتمد يضمن توافق النظام مع متطلبات الهيئة، وسرعة في عملية الربط، وتوثيق إلكتروني معترف به قانونيًا.
أسئلة شائعة حول التوقيع الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية
- هل التوقيع الإلكتروني إلزامي في الفاتورة الإلكترونية لجميع المنشآت؟
التوقيع الإلكتروني غير إلزامي في المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار)، لكنه يُصبح إلزاميًا في المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل)، خصوصًا للفواتير الضريبية (B2B) المرتبطة مباشرة بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. - ما الفرق بين التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي؟
التوقيع الإلكتروني هو مصطلح عام يشمل أي وسيلة رقمية لإثبات الموافقة، مثل إدخال رمز أو الضغط على زر. أما التوقيع الرقمي فهو نوع محدد يعتمد على شهادة رقمية مشفّرة ومعترف بها قانونيًا، وهو المعتمد رسميًا من الهيئة لاستخدامه في الفواتير الإلكترونية. - هل يمكنني استخدام نظام محاسبي خارجي وتفعيله بالتوقيع الرقمي؟
نعم، بشرط أن يكون النظام متوافقًا مع المواصفات الفنية المعتمدة من الهيئة، ويتيح إدخال وربط الشهادة الرقمية بعملية إصدار الفواتير إلكترونيًا. - هل تنتهي صلاحية التوقيع الرقمي؟ وماذا يحدث بعد انتهائها؟
نعم، الشهادة الرقمية المستخدمة في التوقيع الرقمي تكون محدودة الصلاحية (عادة لمدة سنة)، ويجب تجديدها قبل تاريخ الانتهاء لضمان استمرارية إصدار الفواتير وعدم تعطل الربط مع منصة الهيئة. - كيف أعرف أن الفاتورة الإلكترونية موقعة بشكل صحيح؟
يمكنك التحقق من وجود التوقيع الرقمي من خلال نظام الفوترة نفسه أو باستخدام أدوات تحقق رقمية، كما أن منصة الهيئة سترفض أي فاتورة لا تحتوي على توقيع صحيح ومطابق لمتطلبات التشفير المعتمدة.
زبدة المقال:
بينما تتجه المملكة العربية السعودية بخطى ثابتة نحو مستقبل رقمي متكامل، لا يُعد التوقيع الإلكتروني على الفاتورة الإلكترونية مجرد متطلب إلزامي، بل هو حجر الزاوية لضمان الامتثال، تعزيز الشفافية، وحماية أعمالك من أي مخاطر محتملة. لقد أصبح فهمك العميق لهذه التقنية وتطبيقها السليم ضرورة لا غنى عنها لضمان سير أعمالك بسلاسة وفعالية ضمن بيئة العمل الجديدة.
هل أنت مستعد لضمان امتثال عملك وتسهيل عمليات الفوترة الإلكترونية بسلاسة؟يوفر لك برنامج قيود المحاسبي حلولًا متكاملة تدعم التوقيع الإلكتروني، مما يضمن توافقك التام مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
استكشف كيف يمكن لقيود أن يدعم عملك. تعرف على آلاف الشركات التي تثق في قيود لإدارة فواتيرها بكل احترافية وأمان.
سجل الآن في قيود واستفد من الدعم الكامل لمتطلبات الفوترة والتوقيع الإلكتروني، ودعنا نساعدك في بناء مستقبل مالي رقمي آمن وفعال.
