الأخطاء المحاسبية الشائعة: كيفية تجنبها من أجل محاسبة ذكية لا غبار عليها

هل تجد أن شركتك معرضة للمخاطر القانونية والمالية ولا تعلم ماذا تفعل؟ فأول شيء يجب أن تفعله هو تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة، إذ إنها السبب في حدوث مشاكل قانونية، ولها تأثير سلبي على الشركة، كما تؤثر على دقة التقارير المالية، ولكنك قد تقول لي: “لا أعلم ما هي الأخطاء الشائعة في المحاسبة؟ بالإضافة إلى: ما هي طرق تصحيح الأخطاء المحاسبية؟” لذا جئت إليك بهذا المقال الذي ستجد عصارة من الخبرة، والتي تكون سببًا في تعليمك كيفية تجنب تلك الأخطاء؛ لذا تابع معنا، فعندما تُدار المحاسبة بشكل صحيح، وتُتجنب الأخطاء؛ يمكن للشركات تحقيق نتائج أفضل، وتقليل المخاطر المالية، وتحسين سمعتها في السوق.

ما هي الأخطاء المحاسبية الشائعة؟

قبل أن نستفيض بالحديث عن كيفية تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة؛ لا بد أولًا من أن نعلم تعريفها، وهي الأخطاء التي تحدث في إعداد السجلات المحاسبية، والتقارير المالية للشركات والمؤسسات، ويمكن أن تتسبب في تشويه الصورة المالية للشركة، وتأثيرها على تقديرات المستثمرين والمساهمين والجهات الرقابية؛ مما يجعلها تعد مشكلة جدية يجب التعامل معها واتخاذ الإجراءات اللازمة لتجنب حدوثها، وفيما يلي أهم أسباب الأخطاء المحاسبية:

سوء التفاهم أو الجهل

قد تحدث الأخطاء المحاسبية بسبب سوء التفاهم لدى المحاسبين أو العاملين في الشركة بشأن المعايير المحاسبية والسياسات المحاسبية المعتمدة، إذ إنه قد يكون لديهم فهم غير صحيح لتطبيق المعايير، أو قد يفتقرون إلى المعرفة الكافية في المجال المحاسبي؛ مما يؤدي إلى وقوع أخطاء.

ضغط العمل وعدم كفاية الموارد

يمكن أن يكون لضغط العمل وعدم كفاية الموارد تأثير سلبي على إعداد السجلات المحاسبية، فعندما يكون للمحاسبين وقت محدود لإنجاز المهام المحاسبية الضرورية؛ فقد يقومون بإجراءات مستعجلة وغير دقيقة؛ مما يزيد من احتمالية وقوع أخطاء.

عدم التحقق والرقابة الداخلية

هل تعلم أن ضعف نظام التحقق والرقابة الداخلية يعد سببًا رئيسًا لحدوث الأخطاء المحاسبية؟ فعندما يكون هناك نقص في الإجراءات المحاسبية الداخلية؛ فإن فرص حدوث الأخطاء تزداد؛ يجب تطبيق إجراءات الرقابة الداخلية الصارمة؛ للتحقق من صحة السجلات المحاسبية، وضمان عدم وجود أخطاء.

تغييرات في القوانين والمعايير المحاسبية

تتغير القوانين المحاسبية والمعايير بشكل مستمر، فإذا لم يُحدَّث المحاسبون والعاملون في الشركة بشأن هذه التغييرات وكيفية تطبيقها؛ فقد يحدثون أخطاء عند تطبيق المعايير القديمة، أو عدم مراعاة التغييرات الجديدة.

القصور في التدريب والتوجيه

يعد القصور في التدريب والتوجيه أحد أهم أنواع الأخطاء المحاسبية، فإذا لم يتلقَّ المحاسبين التدريب اللازم والتوجيه الصحيح في مجال المحاسبة؛ فقد يكونوا غير قادرين على تنفيذ المهام المحاسبية بشكل صحيح؛ مما يزيد من احتمالية وقوع الأخطاء؛ لذا يلعب التدريب الجيد والتوجيه السليم دورًا مهمًا في تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة.

سوء استخدام التكنولوجيا

إن استخدام التكنولوجيا بشكل غير صحيح أو سوء استخدام البرامج المحاسبية يمكن أن يؤدي إلى حدوث أخطاء، والتي يكون لها تأثيرًا كبيرًا على دقة السجلات المحاسبية، مثل: أخطاء في إدخال البيانات، أو انقطاع التيار الكهربائي الذي يؤدي إلى فقدان البيانات؛ وبالتالي حدوث العديد من النتائج التي لا تُحمد عقباها

عدم المصداقية والنزاهة

تحدث الأخطاء المحاسبية الشائعة نتيجة لعدم المصداقية أو النزاهة في إعداد السجلات المحاسبية، قد يقوم المحاسبون أو العاملون في الشركة بتلاعب الأرقام، أو تضخيم الإيرادات، أو إخفاء الخسائر؛ مما يؤدي إلى تشويه البيانات المالية، وحدوث العديد من الأخطاء.

كيف يتم اكتشاف الأخطاء المحاسبية؟

عندما يتعلق الأمر بالمحاسبة، فإن تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة يعد أمرًا بالغ الأهمية، إذ يمكن لها أن تؤدي إلى تبعات جدية، مثل: تزوير السجلات المالية، وتقديم معلومات غير دقيقة للمسؤولين والمستثمرين، وتعريض الشركة للمخاطر القانونية والمالية. ؛ لذا يجب تصحيح الأخطاء المحاسبية الشائعة وتجنبها، ولكي يتم ذلك؛ يجب اتباع الإجراءات التالية:

إعداد سجلات دقيقة

يجب الاهتمام بإعداد سجلات محاسبية دقيقة ومحدثة بانتظام، وذلك عبر تسجيل جميع المعاملات المالية بشكل صحيح، بما في ذلك: الإيرادات، والمصروفات، والمدفوعات، وكذلك الاستلامات، والجدير بالذكر أنه يمكن استخدام برنامج قيود المحاسبي لتسهيل هذه العملية، والقيام بها بدلًا عنك.

التحقق المزدوج

لا بد من تطبيق نظام التحقق المزدوج، حيث يُعين شخص آخر للتحقق من السجلات المحاسبية والمستندات ذات الصلة، إذ يساعد هذا النظام في اكتشاف الأخطاء المحاسبية الشائعة المحتملة وتصحيحها قبل أن تؤثر على دقة التقارير المالية.

مراجعة دورية للسجلات

هل تعلم أنه ينبغي إجراء مراجعات دورية للسجلات المحاسبية؟ للتحقق من صحتها ومطابقتها للمبادئ المحاسبية المعتمدة، إذ يمكن أن تتضمن هذه المراجعة التحقق من التواريخ، والمبالغ، وكذلك المستندات الداعمة للمعاملات المسجلة.

المحافظة على المستندات

هناك بعض الأشخاص الذين لا يحتفظون بأي مستندات داعمة للمعاملات المالية، مثل: الفواتير، الإيصالات، وكذلك العقود؛ معتقدين بأنها ليست ذات أهمية، وهذا خطأ شائع، إذ لا بد من الاحتفاظ بتلك المستندات؛ حتى توثق صحة العمليات المالية، وتتواجد كدليل في حالة التحقيق أو المراجعة.

الامتثال للمعايير المحاسبية

يجب أن تتبع الشركة المعايير المحاسبية المعترف بها، مثل: المعايير الدولية للتقارير المالية (IFRS) أو المعايير المحاسبية الوطنية، حسب الاقتضاء، إذ يساعد ذلك في توحيد الأساليب المحاسبية، وتحسين الشفافية والمقارنة بين الشركات.

الالتزام بالأخلاق المهنية

يجب أن يتمتع المحاسبون بالنزاهة، والأمانة، والمصداقية في أداء مهامهم، وأن يتمتعوا بالقدرة على القيام بأعمالهم بطريقة غير متحيزة ومهنية، والامتناع عن أي تصرف غير قانوني أو غير أخلاقي؛ فهذا يساعد على تجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة.

كيفية تصحيح الأخطاء المحاسبية الشائعة عبر برنامج قيود

يعد استخدام برامج المحاسبة في تصحيح الأخطاء المحاسبية أمرًا مهمًا للحفاظ على دقة السجلات المالية، وتحسين الأداء المحاسبي، ولحسن الحظ يوفر برنامج قيود المحاسبي مجموعة واسعة من الأدوات والميزات التي يمكن استخدامها لتصحيح الأخطاء المحاسبية الشائعة، وفيما يلي كيفية ذلك:

تحديد الخطأ

قبل أن يتمكن البرنامج من تصحيح الخطأ المحاسبي، يقوم بتحديد نوعه أولًا، وموقعه في السجلات المالية، والجدير بالذكر أنه يمكن أن تشمل الأخطاء الشائعة ما يلي:

• أخطاء إدخال البيانات.
• التسجيل المزدوج غير المتوازن.
• الأخطاء في حسابات الرصيد.

استخدام وظائف التصحيح

يوفر برنامج قيود وظائف مخصصة لتصحيح الأخطاء المحاسبية، فعلى سبيل المثال: يمكنك استخدام وظيفة التعديل أو التصحيح في البرنامج؛ لتعديل القيود المحاسبية الخاطئة، أو إضافة قيود جديدة لتصحيح الأخطاء.

التدقيق والمراجعة

قبل تأكيد التصحيحات، يمكنك البرنامج من التدقيق والمراجعة الشاملة للسجلات المالية؛ لذا تحقق من صحة القيود المعدلة، وتأكد من توافقها مع المبادئ المحاسبية الصحيحة، من المفيد أيضًا مراجعة التقارير المالية المتأثرة بالأخطاء؛ للتأكد من أن التصحيحات قد نُفّذت بشكل صحيح.

الحفاظ على سجلات التصحيح

يحتفظ برنامج قيود بسجلات دقيقة لعمليات التصحيح التي قام بها، توثيق الأخطاء الأصلية والتصحيحات المطبقة، بما في ذلك: التواريخ والتعليقات المفصلة؛ حتى يساعدك في تعزيز الشفافية وإثبات النزاهة لاحقًا عند الحاجة.

التدريب والاستشارة

لضمان قدرتك على استخدام برنامج قيود بكفاءة وفعالية في تصحيح الأخطاء المحاسبية الشائعة؛ فإنك تحتاج إلى التدريب المستمر على استخدام هذه البرامج، قم بالتعرف على ميزات البرنامج المتاحة لتصحيح الأخطاء، واستفد من الموارد التعليمية المقدمة من الشركة المطورة للبرنامج، وإذا واجهتك أخطاء معقدة أو غير معروفة؛ فلا تتردد في طلب المشورة من محترفي المحاسبة، أو الدعم الفني للبرنامج.

في الختام

باختصار.. لتجنب الأخطاء المحاسبية الشائعة، يجب على الشركات والمؤسسات اتخاذ الإجراءات اللازمة لتعزيز الوعي المحاسبي لدى الموظفين، وتوفير التدريب والتوجيه اللازم، وتحسين نظام التحقق والرقابة الداخلية، ومراجعة وتحديث السياسات والإجراءات المحاسبية بانتظام، واستخدام التكنولوجيا بشكل صحيح وفعال، ويجب أن يتم كل ذلك بعناية وسرعة فائقة، والآن بعد أن علمت ما هي الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها؛ تذكر أن برنامج قيود يمكن أن يوفر عليك عناء كل ذلك، والقيام بتلك المهام الصعبة بدلًا عنك، والكشف عن الأخطاء المحاسبية وتصحيحها في إطار النظام المحاسبي الداخلي للشركة؛ لذا نم قرير العين؛ فمعك برنامج قيود!

إن برنامج قيود المحاسبي يحب أن يقوم بأي مهمة على أكمل وجه؛ لذا أصبح أفضل برنامج محاسبي سحابي في الشرق الأوسط، والجدير بالذكر أنه يقدم أيضًا لجميع عملائه أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… هلم جرًّا.

عزيزي القارئ، بعد أن علمت ما هي الأخطاء المحاسبية الشائعة وكيفية تجنبها، يمكنك اختيار برنامج محاسبة فعال مثل قيود لتوفير وقتك الثمين؛ لذا يمكنك أن تجرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ لتقرر بعدها إذا كان سيصبح حليفك إلى الأبد ولا يمكنك الاستغناء عنه أم لا.

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر