إدارة شؤون الموظفين: ما هي وما وظيفتها؟

تعتبر إدارة الموظفين من المهام الصعبة في أي منظمة، إذ تلعب دورًا فاعلاً في نجاح الشركة وتحقيق أهدافها من خلال فاعلية نظام الإدارة الذي تتَّبعه مع موظفي الشركة، والذي يدعم في المقابل العاملين بهدف تقديم أفضل ما لديهم لتحقيق أهدافهم الوظيفية.

ومن الأهداف التي يعمل هذا القسم على تحقيقها هو التوازن بين العمل والحياة الشخصية للموظفين.

بهدف إيجاد بيئة عمل مثالية تحفّزهم وتحقق لهم أعلى مستويات الرضا الوظيفي.

لذا يُعدّ هذا القسم جزءًا هامًّا من الإدارة ذات الصلة بالموظفين في المنظمة، لأنه يعمل على تنظيم عَلاقتهم داخلها.

ما هي إدارة الموظفين؟ وما هي أهميتها؟ وما المسؤوليات الوظيفية لمن يديرها؟ هذا ما سنعرفه في قادمِ سطور هذا المقال.

ما هي إدارة شؤون الموظفين؟

قسم إدارة شؤون الموظفين هو القسم المسؤول عن التخطيط والتنظيم والتعويض ورعاية العاملين.

ليتمكّنوا من المساهمة في تحقيق الأهداف التنظيمية والمجتمعية للمؤسسة؛ أي أنَّه هو القسم الذي يهتم بالموارد البشرية.

ولتحقيق ذلك، يعمل هذا القسم على توظيف وتطوير العاملين في مكان العمل، مع إجراء العديد من المهام، مثل: تحليل الوظائف، وتلبية الاحتياجات، واختيار الأشخاص الأكثر كفاءة وتدريبهم وتوجيههم وحل أي نزاعات قد تنشأ بينهم.

ما هي أهميتها؟

تُعتبر إدارة شؤون الموظفين حجر الأساس في أي مؤسسة؛ فإذا لم تكن ذا فاعلية وتساهم حقًّا في الاحتفاظ بالموظفين.

فستنخفض الإنتاجية داخل مكان العمل، وسيزداد معدل التسرب الوظيفي بين الموظفين.

تلعب الإدارة الفعّالة دورًا فاعلاً في توظيف العاملين الذين يتمتعون بكفاءات عالية، ومن ثَم رفع إنتاجية المنظمة، وجني المزيد من الأرباح.

كما تساهم إدارة الموظفين الفعالة في تدريب الموظفين وتطوير أدائهم لتنفيذ مهام العمل بأعلى جودة ممكنة.

في مقدرة إدارة الموظفين تكوين وقيادة فريق مُتمكِّنٍ عبر اختيار أفضل الموظفين. مرَدُّ ذلك إلى معرفتهم بمِلفاتهم الشخصية.

وبطبيعة عَلاقتهم مع زملائهم، مما يساهم في تحسين خدمات المؤسسة، وزيادة جودتها وفاعليتها.

أسماء بديلة

يُشار إلى هذا القسم بتسميات عدة، فقد نجده إدارة شؤون الموظفين Personnel Management في شركة ما.

في حين يحمل اسم إدارة شؤون العاملين Staff Management في شركة أخرى، وفي شركة ثالثة يُدعى إدارة المرؤوسين.

لكن وبغضِّ النظر عن التسميات، يظلُّ الهدف الأوحد لمثل هذه الإدارات هو تطوير الموظفين بحيث يصبحون أكثر نفعًا للمنظمة.

ما هي مسؤوليات مدير شؤون الموظفين؟

يتحمل مدير شؤون الموظفين مسؤولية إدارة ومتابعة كل الأمور الخاصة بموظفي المؤسسة، ويتعيَّن عليه تحمل مسؤولية جميع العاملين فيها، لذا من الضروري أن يكون دائم الاتصال المباشر معهم.

يمكن تلخيص دور مدير شؤون الموظفين في الآتي:

• مساعدة الإدارة العليا

الإدارة العليا هي مجموعة أشخاص يتلخص هدفهم في وضع وتخطيط وإقرار السياسات الأساسية للشركة، لذا يكون مدير قسم شؤون الموظفين من الأساسيين الذين يصوغون سياسات وظيفة شؤون الموظفين.

• إسداء النصائح للمدير المباشر (بوصفه خبيرَ موظفين) 

يعمل مدير شؤون الموظفين عملَ مستشارٍ للموظفين، ويساعد المديرين المباشرين على التعامل مع شؤون الموظفين على اختلافها.

ويساعده في عمله هذا بعض الموظفين المتخصصين، مثل: منسق شؤون الموظفين، وموظف / موظفة الموارد البشرية.

• مساعدة الموظفين

لكون مدير شؤون الموظفين يعملُ عملَ المستشار، فإنه يتعامل مع مشكلات وشكاوى الموظفين ويوجههم، ويحاول حلها لهم بأفضل السُّبُلِ المتاحة، والتي منها أن ينفذ -باعتباره صلة وصل بين الإدارة العليا والعاملين- الأمور التالية:

• متابعة جميع الإجراءات المتعلقة بالموظفين، مثل: الإعارات واستحقاقات النقل من فرع لفرع، والانتداب والزيادات السنوية على الأجور والعِلاوات المالية، مع تسجيلها وأرشفتها على الكمبيوتر في مجلدات خاصة بها.
• الذَّهاب إلى المؤسسات الحكومية لإنهاء كل الأمور ذات الصلة بمصلحة العمل والموظفين التابعين لقسمه.

• وضع الخطط وتمثيل الشركة

يضع مدير شؤون الموظفين كل الخطط الخاصة بهذا بقسمه، ويُشرف على كل تفاصيل تنفيذها إشرافًا مباشرًا.

ونظرًا إلى أنَّه على اتصال مباشر مع الموظفين، فهو يتولى مسؤولية تمثيل الشركة في لجان تعيّنها الجهات الحكومية.

• تجهيز وطباعة الخطابات ذات الصلة بعمل قسم شؤون الموظفين

يتولى مدير شؤون الموظفين تجهيز وطباعة الخطابات الخاصة بعمل شؤون الموظفين، ويصادق عليها من مُدير قسم الموارد البشرية.

ومن ثَمَّ يرسلها إلى الجهات المعنية، سواء كانت داخل الشركة أم خارجها، مع حفظ نُسخ منها في المجلدات الخاصة بها.

ما الذي سيقدّمه مدير شؤون الموظفين لمنشأتك؟

يعمل مدير شؤون الموظفين على تحديد حجم الوظائف التي ستحتاج إليها الشركة لتنفيذ كافة أعمالها.

وذلك يحصل بِناءً على الهيكل التنظيمي للشركة وحجمها. 

كما يعمل على متابعة طلبات التوظيف التي تُقدّم إلى الشركة، ومقارنة هذه الطلبات مع الشروط التي وضعتها الشركة من أجل الحصول على الوظيفة التي يُتقدَّم إليها.

كما يكون مسؤولاً عن الإشراف على إدارة العقود، واختيار برنامج الموظفين (أي إقرار برنامج حضور وانصراف لهم).

في الختام

لا يمكن لأي شركة أن تقلل من عمل إدارة شؤون الموظفين؛ فهي وظيفة إدارية تتمثّل مهمتها الأساسية في الحرص على أن يعمل الموظفون المناسبون في أماكنهم المناسبة، ويؤدون المهام التنظيمية التي تقتضيها المتطلبات الوظيفية.

غالبًا ما يجري الخلط بين دور إدارة شؤون الموظفين ودور إدارة الموارد البشرية، لكن عمومًا، تتعدى مهام إدارة الموارد البشرية مهام إدارة الموظفين، فنطاق عمل إدارة الموارد البشرية أوسع وأشمل.

هل تريد إدارة شؤون موظفيك إدارة مُثلى؟ جرّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، كي تستطيع ذلك بأسهل طريقة ممكنة.