البرامج المحاسبية| لماذا الشركات بحاجة إلى التعامل معها؟

هل مكثت يومًا مدة طويلة لمراجعة العمليات والحسابات الخاصة بشركتك؟ هل مللت من مرور الساعة تلو الأخرى لإنجاز المهام المنوطة بك ومع ذلك ما زال هناك الكثير بعد؟ إذًا أنت بحاجة إلى التعامل مع البرامج المحاسبية من الآن فصاعدًا.

إذ إنها تحد من تدخل الإنسان، وتوفر الوقت والجهد اللذين تستغرقهما في مراجعة العمليات الحسابية؛ وتقدم تقريرًا تفصيليًّا بعد انتهاء كل فترة بالإضافة إلى حفظ كافة المعلومات الخاصة بشركتك بصورة آمنة تمامًا، وتعمل على إنجاز المهام.

وتُعد التقارير المالية بسرعة كبيرة… وأشياء أخرى كثيرة، سنتمكن من معرفتها تباعًا في هذا المقال؛ لذا كن بالقرب وتابع ما كُتِب بتمعن.

ما هي البرامج المحاسبية؟

هي تلك التطبيقات أو البرامج التي طُوِّرت لمساعدة مختلف المؤسسات والشركات، ومتابعة كافة حساباتهم، والقيام بالعمليات المحاسبية بدلًا عنهم.

إذ تحول المهام اليومية والدفاتر المحاسبية إلى صورة رقمية؛ لتوفير الرقابة اللازمة خلال متابعتهم للحركات المالية التي تحدث داخل الشركة.

ولا ننسَ أن هذه البرامج تسجل كافة المعاملات المالية بكل سهولة ويسر؛ ليتمكن الأشخاص من الرجوع إليها في أي وقت.

كما أنها تعطي النتيجة ذاتها للمهام المحاسبية الاعتيادية ولكن في شكل يواكب وقتنا الحالي.

أنواع البرامج المحاسبية؟

يعتمد نوع كل برنامج محاسبي على حجم الشركة، ومن تلك الأنواع ما يلي:

• برامج محاسبة ERP المؤسسات والشركات الكبيرة، وكذلك للأعمال الصغيرة.
• برامج محاسبة للأنشطة التجارية متناهية الصغر.

مهام برنامج المحاسبة

تُختصر مهام البرامج المحاسبية الجاهزة في جملة هي “محاسب آلي”، ويعني ذلك أنها تقوم بكافة المهام المنوطة بالمحاسب البشري بالاعتماد على تقنية الذكاء الاصطناعي؛ ومن أهم مهام تلك البرامج ما يلي:

• إصدار فواتير المشتريات، والمبيعات.
• الاحتفاظ بكافة السجلات المرتبة كبديل رقْمي لدفتر الأستاذ، ودفتر اليومية.
• إنشاء التقارير والقوائم المالية، مثل: قائمة التدفقات النقدية، قائمة المركز المالي، بيان الربح والخسارة، بالإضافة إلى الميزانية العمومية. 
• القيام بإنشاء فواتير مرتجعة، تكويد المنتجات، تقسيط الفواتير، إنشاء القيود العكسية أو تعديل ومراقبة القيود، فضلًا عن التحكم في شكل وتصميم الفاتورة، وتضمين الفواتير للباركود.
• إدخال القيود عن طريق تسجيلها على النظام بشكل آلي، أو بصورة يدوية.
• إعداد، وتعديل شجرة الحسابات بما يتلاءم مع المؤسسة أو الشركة.
• القيام بكافة العمليات الحسابية الثانوية، وكذلك الرئيسة.
• تدقيق ومتابعة جميع جوانب المحاسبة الضريبية.

ما هي أهمية البرامج المحاسبية للشركات؟

إذا تحدثنا عن أهمية تلك البرامج، فستطول القائمة، ومن أهميتها ما يلي: 

• مراجعة الفواتير، والحسابات بكل دقة وسرعة.
• الحد من التدخل اليدوي.
• تقديم تقرير منفصل خلال الانتهاء بعد كل فترة.
• الربط مع نظام نقاط البيع.
• حماية البيانات المالية وأمن المعلومات من التلف أو الفقدان.
• توفير الوقت الذي يستغرقه الشخص أثناء مراجعة الحسابات والعمليات.
• حفظ المعلومات بصورة سرية وآمنة.
• استعراض أرصدة النهاية والبداية لكل فترة.
• ضمان السرعة في إنجاز المهام.
• منح الرقابة على كافة العمليات.
• متابعة خسائر وأرباح الشركة أولًا بأول من خلال متابعة الموقف المالي للمؤسسة أو الشركة. 
• إعداد التقارير التحليلية والمالية التي تختص بالموردين والعملاء.
• ربط كافة الحسابات ببعضها البعض.
• استيراد وتصدير البيانات إلى ملفات إكسل.
• تسجيل وإدارة حسابات الشركة وإدارتها.
• تسجيل وإهلاك الأصول الثابتة.
• عرض تفاصيل كل من: الإيرادات، السلف، المصروفات، القروض، وكذلك العهد.
• متابعة استحقاقات العملاء.

أهمية البرامج المحاسبية بالنسبة إلى الشركات الناشئة

يعد تحقيق الربح هو الهدف الأسمى الذي تسعى إليه كل شركة ناشئة.

إذ يساعدها ذلك على النمو، ولكي تقوم بذلك، لا بد لها من الاهتمام بكل صغيرة وكبيرة في آن واحد، وهذا ما يعرقلها نحو التقدم؛ لذا تأتي أهمية البرنامج المحاسبي من هنا.

إذ يساعدها على الاهتمام بكافة التفاصيل المالية والإدارية الخاصة بها بكل احترافية، كما يمنحها وقتًا إضافيًّا لكي يصبح تركيزها على وضع الخطط المستقبلية وتنمية أعمالها، هذا بالإضافة إلى ما يلي:

• تحتاج الشركات الناشئة إلى توفير النفقات من خلال عمالة بسيطة، وهذا ما يفعله أي برنامج محاسبي.
• لا يتطلب إعداد تلك البرامج الكثير من الخطوات؛ فهي سهلة ومرنة في الاستخدام.
• توفير الجهد والوقت للاهتمام بأشياء أخرى ذات أهمية، مثل الخطط المستقبلية، والأهداف التنموية.
• تراجع كافة برامج الإجراءات الحسابية بشكل دقيق؛ مما يضمن عدم إهدار موارد المؤسسة أو الشركة.

كيفية العمل على برامج المحاسبة

لا بد في أغلب البرامج المحاسبية أن يكون الملف موجودًا على القرص الصلب، ولكي تبدأ العمل عليه؛ اضغط على “ملف” ثم “جديد”، ومن ثَم ستظهر لك شاشة تسألك عن اسم الملف.

وتذكر أنه يفضل لك تسمية اسم الملف بالأرقام أو اللغة الإنجليزية. بعض البرامج تسألك بعد ذلك عن اسم المسار، ثم أَبقِ الملف داخل الجهاز ثم اضغط “التالي”.

والجدير بالذكر أن تلك البرامج لا تحتاج إلى تحميل؛ فهي برامج سحابية، فقط تحتاج إلى الاتصال بالإنترنت.

أفضل برامج المحاسبة العالمية

إذا كنت تبحث عن أسماء البرامج المحاسبية في السعودية وما أفضل البرامج العالمية، فستجد القائمة تطول، وتحتار فيما بينها.

إذ إن هناك العديد من العوامل التي عند توافرها سيصبح أي برنامج محاسبة هو الأفضل بالفعل، ولكن حتى لا تتوه بين مئات البرامج المحاسبية الأخرى، وفرنا عليك عناء البحث ونضع بين يديك الآن برنامج قيود الذي يعد أحد البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل.

يحقق لك قيود المرونة، والكفاءة، والاحترافية التي تبحث عنها. والجدير بالذكر أن هذا البرنامج سهل الاستخدام، ويحمي بيانات مؤسستك أو شركتك لأعلى مستوى.

كما يقدم لك حلًّا متكاملًا لإدارة وتخطيط موارد الشركات بأحدث تِقْنيات الحوسبة السحابية، مما يوفر عليك الوقت والجهد، هذا بالإضافة إلى ما يلي:

• يقدم لك دليلًا مرنًا للحسابات.
• قيود يومية مع العديد من الخيارات، وكذلك تقارير عديدة.
• يسهل إجراء العمليات التي تحدث بشكل دوري، مثل: إقفال الحسابات، الجرد، وكذلك التسويات.
• يجري العمليات الحسابية بشكل دقيق؛ وبالتالي يعمل على تقليل الأخطاء، وجعل المعلومات الناتجة من هذه العمليات مسلم بها.
• يوفر لك العديد من خيارات طرق الدفع التي تستطيع الاختيار من بينها كما تريد.
• طباعة البيانات، والتقارير، وكذلك الإحصائيات في لمح البصر.
• يوفر لك أرشفة إلكترونية. 
• يجمع الملفات بالمؤسسة أو الشركة بسرعة ودقة فائقة في العمل.
• يصلح للاستخدام من قبل كافة الأنشطة التجارية. 
• يمكّنك من الحصول على تقرير لحظي عن مبيعات المؤسسة أو الشركة وأنت لم تحرك ساكنًا؛ لذا تستطيع استخدامه في أي زمان ومكان.
• يحدث لك طرق تخزين الحسابات، والملفات الموجودة بالشركة.
• يخزن، وينقل الملفات والبيانات بسهولة وسلاسة لا مثيل لها.
• يوفر لك المال من خلال توفير العمالة، إذ يقوم بعملية المراجعة، والمحاسبة، بالإضافة إلى مراقبة المخازن.

أسعار برامج المحاسبة

عندما تود التعامل مع برامج محاسبية للشركات؛ قد تقع في خطأ شنيع لا تنتبه له، وهو أن تختار برنامجًا محاسبيًّا سحابيًّا لا يتلاءم مع ميزانيتك التقريبية؛ لذا حدد ميزانيتك أولًا، ثم اختر البرامج الواقعة في نطاق الميزانية التي حددتها.

ولا تنسَ حصر احتياجات مؤسستك أو شركتك، ومميزات كل برنامج على حدة، وفي الأخير اختيار البرنامج الذي يلبي كافة احتياجاتك المستقبلية والحالية ضمن السعر الذي يلائمك. والجدير بالذكر أن أسعار برامج المحاسبة قد تختلف من برنامج لآخر.

ولكن بشكل عام يعد برنامج قيود هو ما تبحث عنه، إذ يعد أفضل برنامج محاسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة بأسعار لا مثيل لها. 

في الختام

إن التعامل مع أحد البرامج المحاسبية هو فن لا بد من حسن اختياره؛ تجنبًا للمشكلات التي قد تقع بها وأنت في غنى عنها.

إذ التعامل مع برنامج سحابي جيد يزيد من إنتاجية شركتك أو مؤسستك، حيث يقلل الأخطاء الناجمة عن إجراء العمليات الحسابية.

ويقدم لك دليلًا مرنًا للحسابات، كما أنه يوفر لك أرشفة إلكترونية، ويمكّنك من الحصول على تقرير لحظي عن مبيعات المؤسسة أو الشركة وأنت جالس أمام هاتفك… وغيرها الكثير من المميزات التي ذُكِرت آنفًا في هذا المقال.

في ختام حديثنا هذا، نود أن نبين لك أهمية قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبة للمحلات والشركات الصغيرة والمتوسطة، وكذلك الأنشطة التجارية.

يقدم لك هذا البرنامج أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهلم جرًّا، كل ذلك بضغطة زر واحدة وأنت قابع أمام هاتفك.

في الأخير.. تسهل البرامج المحاسبية على الأشخاص إجراء العمليات الحسابية.

لذا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، وشاهد كيف تزداد نسبة مبيعاتك.