أصبحت الفاتورة الإلكترونية من المتطلبات الأساسية لكل منشأة تجارية أو صناعية. لكن هل جميع الشركات ملزمة بتطبيقها؟ وما هي الشروط والخطوات التي يجب اتباعها للامتثال للنظام الجديد؟
في هذا المقال، سنوضح لك بشكل مبسط:
- ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
- من الشركات الملزمة بتطبيقها؟
- ما هي الشروط والمتطلبات الرسمية؟
تابع القراءة لتتعرف على كل ما تحتاج إليه للالتزام بنظام الفوترة الإلكترونية وتجنب المخالفات.
تعريف الفاتورة الإلكترونية
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يتم إصدارها وحفظها ومعالجتها إلكترونيًا من خلال نظام إلكتروني متكامل، وتحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية. لا تعتبر الفاتورة المكتوبة يدويًا أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية، بل يجب أن تُنشأ وتُرسل وتُخزن بصيغة إلكترونية منظمة تسمح بتبادلها بين البائع والمشتري بكفاءة وأمان.
تهدف منظومة الفوترة الإلكترونية إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية رقمية بالكامل، مما يعزز الشفافية، ويقلل من الأخطاء، ويسهل الامتثال الضريبي، كما يتيح للمنشآت التجارية إصدار الفواتير الضريبية ومذكرات الدائن والمدين إلكترونيًا وتبادلها مع الجهات المعنية بشكل فوري وفعال.
شروط الفاتورة الإلكترونية
تتضمن عدة متطلبات أساسية يجب توفرها للامتثال للنظام الذي أطلقته هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويمكن تلخيصها كما يلي:
- تقديم طلب التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ويشترط أن يكون المكلف مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة ويحمل رقمًا ضريبيًا صالحًا.
- استخدام برنامج تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام فوترة إلكتروني معتمد يتوافق مع متطلبات الهيئة، ويتيح إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل منظم ومؤمن.
- الحصول على شهادة توقيع إلكتروني معتمدة لضمان صحة ومصداقية الفواتير الإلكترونية الموقعة رقمياً.
- استخدام التكويد الموحد للسلع والخدمات وفق المعايير المعتمدة لتسهيل تصنيف وتبادل البيانات بين الجهات المختلفة.
لمعرفة كل ما يخص الفاتورة الإلكترونية في السعودية من تعريفها وشروطها ومراحل تطبيقها، يمكنك التسجيل في [الفاتورة الإلكترونية من قيود]
- إرفاق مستندات مهمة عند تقديم الطلب للحصول على موعد لإنشاء الملف الرقمي، منها:
- صورة من البطاقة الضريبية.
- شهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- خطاب تفويض للممثل القانوني (إن وجد).
- صورة من البطاقة الشخصية لصاحب الطلب أو الممثل.
- الالتزام بمحتوى الفاتورة الإلكترونية بحيث تحتوي على جميع المعلومات المطلوبة مثل اسم الشركة، رقم السجل التجاري، الرقم الضريبي، تاريخ الإصدار، قيمة الفاتورة، قيمة ضريبة القيمة المضافة، وغيرها من البيانات المحددة في اللائحة التنفيذية.
- إرسال وتسجيل الفواتير عبر منصة “فاتورة” الإلكترونية التابعة للهيئة، والتأكد من وصولها للمستلم بطريقة تحقق صحة الفاتورة.
هذه الشروط تهدف إلى ضمان الشفافية والامتثال الضريبي، وتسهيل عمليات المراجعة والتدقيق من قبل الجهات المختصة، كما تساعد في تسريع العمليات التجارية وتقليل الأخطاء الورقية.
موعد تطبيق الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
عملت المملكة العربية السعودية على تطبيق مشروع الفاتورة الإلكترونية على مرحلتين، ألا وهما:
المرحلة الأولى
بدأت المرحلة الأولى في الرابع من ديسمبر عام 2021م رسميًّا، وتسمى أيضًا “مرحلة الإصدار والحفظ”.
أنشأت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية هذه المرحلة كمرحلة توعوية.
وذلك لإعطاء فكرة عامة عن ماهية الفواتير الإلكترونية، وكانت غير إلزامية لكافة الشركات.
المرحلة الثانية
بدأت المرحلة الثانية في شهر يناير عام 2023م رسميًّا، وتسمى أيضًا “مرحلة الربط والتكامل”.
وتعد امتدادًا للمرحلة الأولى، وتنص على أنه لا بد للأنظمة المزودة للخدمات الشاملة للفواتير الإلكترونية من التكامل والربط مع نظام فاتورة التابع لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة.
الجدير بالذكر أن كلتا المرحلتين: الأولى والثانية تهتمان بتنظيم السجل الضريبي للمنشآت والمشاريع الكبيرة، والمتوسطة، والصغيرة على حد سواء.
شاهد الآن دليل ربط برنامج قيود مع منصة الفاتورة الإلكترونية المرحلة الثانية خطوة بخطوة.
تحديات الفاتورة الإلكترونية للشركات الصغيرة
رغم الفوائد الكبيرة للفوترة الإلكترونية، تواجه الشركات الصغيرة تحديات عدة، منها:
- تكلفة التحول الرقمي: الاستثمار في أنظمة الفوترة الإلكترونية المعتمدة قد يشكل عبئًا ماليًا على الشركات الصغيرة التي تفتقر إلى الموارد.
- قلة الخبرة التقنية: قد تفتقر بعض الشركات الصغيرة إلى الكوادر الفنية المؤهلة لإدارة الأنظمة الإلكترونية والتعامل مع المتطلبات التقنية.
- تعقيد الإجراءات: بعض الشركات تجد صعوبة في فهم متطلبات النظام والامتثال لها، خاصة مع تعدد القوانين والتحديثات المستمرة.
- الربط والتكامل: ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع منصات الجهات الحكومية قد يتطلب وقتًا وجهدًا تقنيًا، مما قد يعيق سرعة التطبيق، وهذه تطبق تدريجيا على الشركات.
- تأثير على العمليات اليومية: التحول إلى الفوترة الإلكترونية يتطلب تعديل إجراءات العمل اليومية، وهو ما قد يسبب اضطرابًا مؤقتًا في سير الأعمال.
- الحاجة إلى تدريب مستمر: لضمان الامتثال الكامل، تحتاج الشركات الصغيرة إلى تدريب مستمر للموظفين على استخدام الأنظمة الجديدة.
هذه التحديات تستدعي دعمًا حكوميًا وتقنيًا مستمرًا لتسهيل انتقال الشركات الصغيرة إلى نظام الفوترة الإلكترونية وضمان استفادتها من مميزاته دون معوقات كبيرة.
الشركات الملزمة والمُعفاة من الفواتير الإلكترونية
بعد أن تعرفت على شروط الفاتورة الإلكترونية؛ هل ما زلت تتساءل عن الشركات الملزمة والمُعفاة من الفواتير الإلكترونية.
وذلك حتى تعلم موقف شركتك أو مشروعك من تلك الفاتورة؛ وبالتالي تكون على علم بما يمكن لك أن تفعله بعد ذلك؟
إذا كان الأمر هكذا.. فقط تابع ما يلي:
الشركات المُلزمة من الفواتير الإلكترونية
نصت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك على ضرورة إلزام كافة الشركات وأصحاب المشاريع ونقاط البيع بنظام الفاتورة الإلكترونية، وذلك ما دام يُطبق عليهم قانون القيمة المضافة.
الشركات المُعفاة من الفواتير الإلكترونية
حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك عدد من الفئات المعفاة من تطبيق تلك الفاتورة، والتي تتمثل فيما يلي:
- التوريدات التي تخضع لضريبة القيمة المضافة حسب آلية الاحتساب العكسي.
- المدفوعات التي تُستلم من شخص يخضع لضريبة القيمة المضافة، ولكن بتوريدات مُعفاة من الضريبة قبل حدوث عملية التوريد.
- الشركات وأصحاب المشاريع الذين يستوردون الخِدمات أو السلع من خارج المملكة العربية السعودية.
- التوريدات التي تُعفى من ضريبة القيمة المضافة وفقًا لقانون الهيئة.
كيفية التعامل مع رفض الفاتورة الإلكترونية من قبل الهيئة: الأسباب الشائعة والخطوات العملية لتصحيحها
- معلومات غير صحيحة أو ناقصة:
مثل عدم ذكر رقم التسجيل الضريبي، أو رقم الفاتورة، أو بيانات ضريبية خاطئة، أو عدم وجود الحقول الإلزامية كاملة (تاريخ الفاتورة، المعرف الفريد، إلخ).
- مشاكل في التنسيق
إصدار الفاتورة بصيغة غير معتمدة (يجب أن تكون بصيغة XML أو PDF/A-3 مع توقيع إلكتروني فعال). الفواتير التي لا تتبع التنسيق المطلوب من الهيئة تُرفض تلقائيًا.
- أخطاء في التحقق
تضارب بين بيانات الفاتورة وطلبات الشراء، أو اختلاف في العناصر المدرجة، أو وجود قيم سالبة أو غير منطقية في مبالغ الضريبة أو المبلغ الإجمالي.
- عدم وجود رمز الاستجابة السريع (QR Code):
خاصة في الفواتير المبسطة، حيث يُعد رمز QR من الحقول الإلزامية.
- عدم تسجيل الوحدة البرمجية المسؤولة عن إرسال الفواتير لدى الهيئة:
يؤدي إلى رفض جميع الفواتير الصادرة من تلك الوحدة.
- تأخير إرسال الفاتورة:
عدم إرسال الفاتورة خلال المهلة المحددة (فوراً للفواتير الضريبية و24 ساعة للمبسطة) قد يؤدي للرفض أو العقوبات.
الخطوات العملية لتصحيح الفاتورة الإلكترونية وإعادة إرسالها
- تحديد سبب الرفض بدقة:
مراجعة إشعار الرفض الصادر من الهيئة أو من نظام المتلقي لمعرفة الخطأ المحدد.
- تصحيح الأخطاء في الفاتورة:
- تحديث البيانات الناقصة أو الخاطئة (مثل رقم التسجيل الضريبي، القيم المالية، الحقول الإلزامية).
- التأكد من أن الفاتورة بصيغة معتمدة ومتوافقة مع متطلبات الهيئة (XML أو PDF/A-3 مع توقيع إلكتروني).
- إضافة رمز الاستجابة السريع QR إذا كان مفقودًا.
- التحقق من تسجيل الوحدة البرمجية:
- التأكد من تسجيل الوحدة المسؤولة عن إرسال الفواتير لدى الهيئة والتأكد من تكامل النظام مع منصة “فاتورة”.
- إعادة تقديم الفاتورة بعد التصحيح:
- إرسال الفاتورة المعدلة عبر منصة الفوترة الإلكترونية الرسمية مرة أخرى.
- حفظ السجلات:
- الاحتفاظ بسجلات مفصلة للفواتير المرفوضة، مع توثيق أسباب الرفض والإجراءات التي تم اتخاذها لتصحيحها.
- الالتزام بالمهل الزمنية:
- ضمان إرسال الفواتير في الوقت المحدد لتجنب الغرامات والعقوبات التي قد تصل إلى 5,000 ريال للفاتورة غير المصدرة إلكترونيًا، و10,000 ريال في حال التعديل أو الحذف غير المصرح به.
باتباع هذه الخطوات، يمكن للمنشآت تصحيح الفواتير الإلكترونية المرفوضة بسرعة وفعالية، مما يضمن الامتثال للمتطلبات القانونية وتفادي الغرامات.
تأثير الفاتورة الإلكترونية على إدارة التدفقات النقدية
كيف تساعد الفوترة الإلكترونية في تحسين دورة التحصيل والدفع؟
-
- تسريع إصدار الفواتير واستلام المدفوعات:
الفاتورة الإلكترونية تُمكّن الشركات من إرسال الفواتير فورًا عبر البريد الإلكتروني أو الأنظمة الرقمية، مما يقلص الوقت بين إصدار الفاتورة واستلام الدفع مقارنة بالفواتير الورقية التي قد تستغرق أيامًا في الطباعة والإرسال.
- توفير خيارات دفع إلكترونية مباشرة:
من خلال روابط الدفع المرفقة بالفواتير الإلكترونية، يستطيع العملاء الدفع بسهولة عبر الإنترنت أو الهاتف المحمول، مما يسرع دورة التحصيل ويُحسن التدفق النقد.
- أتمتة التذكيرات والإشعارات:
الأنظمة الإلكترونية ترسل تذكيرات تلقائية للعملاء قبل موعد استحقاق الفاتورة، مما يقلل التأخير في الدفع ويعزز انتظام التدفقات النقدية.
- تقليل الأخطاء وزيادة الدقة:
الفوترة الإلكترونية تقلل الأخطاء البشرية مثل إدخال بيانات خاطئة أو فقدان الفواتير، وهذا يسرع عملية الموافقة على الفواتير والدفع دون تأخير بسبب التصحيحات.
- رؤية فورية لإدارة التدفقات:
توفر الفواتير الإلكترونية إمكانية تتبع حالة الفواتير المستحقة والمدفوعة بشكل لحظي، مما يساعد على التخطيط المالي وإدارة السيولة بكفاءة أعلى.
الربط مع أنظمة نقاط البيع (POS) والمتاجر الإلكترونية
كيف يتم الربط التقني بين نظام الفوترة الإلكترونية وبرامج نقاط البيع ؟
- تكامل برمجي (API Integration):
يتم ربط نظام الفوترة الإلكترونية مع برامج نقاط البيع أو منصات التجارة الإلكترونية عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs)، التي تسمح بإرسال بيانات الفواتير تلقائيًا فور إتمام عملية البيع أو الطلب. - توليد الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا:
عند إتمام عملية البيع في نقطة البيع أو المتجر الإلكتروني، يُصدر النظام تلقائيًا الفاتورة الإلكترونية وفقًا لمتطلبات الهيئة، ويُرسلها للعميل ويُسجلها في النظام المركزي. - التوافق مع المعايير الحكومية:
يجب أن يكون نظام نقاط البيع أو منصة التجارة الإلكترونية متوافقًا مع معايير الفوترة الإلكترونية الصادرة عن الهيئة (مثل صيغة XML، التوقيع الإلكتروني، التكويد الموحد)، لضمان قبول الفواتير وعدم رفضها. - التحديثات التلقائية:
يتم تحديث النظام تلقائيًا لمواكبة أي تغييرات في اللوائح أو المتطلبات التقنية للفوترة الإلكترونية، مما يضمن استمرارية الامتثال. - توفير تقارير وتحليلات:
الربط يسمح بتجميع بيانات المبيعات والفواتير في نظام مركزي، مما يسهل إعداد التقارير المالية وتحليل الأداء المالي بشكل دقيق وفوري.
باختصار، الفاتورة الإلكترونية تعزز من سرعة ودقة عمليات التحصيل والدفع، وتحسن إدارة التدفقات النقدية، بينما الربط التقني مع أنظمة نقاط البيع والمتاجر الإلكترونية يضمن إصدار الفواتير بشكل آلي ومتوافق مع اللوائح، مما يرفع كفاءة العمليات التجارية ويقلل الأخطاء والتكاليف
أفضل برامج الفوترة الإلكترونية
هناك برامج تدعم الفوترة الإلكترونية وهي عديدة، ومن بينها: برنامج قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبي.
إذ يقدم لجميع عملائه تطبيق الفواتير الإلكترونية عن طريق توليد رمز استجابة سريع يمكن لأصحاب المشاريع والشركات أن يستخدموه مع كل فاتورة مقابل سعر لا يُذكر مقارنة بالبرامج المحاسبية الأخرى.
وكذلك التحكم بجميع تفاصيل فواتيرك طبقًا للوائح والمواصفات التي أقرتها المملكة العربية السعودية في هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ووجب التنبيه إلى أن الفاتورة الإلكترونية لا يمكن حذفها بعد إصدارها مهما كلف الأمر.
لذا احذر تحريرها بنفسك، ودع الخبراء يفعلوا ذلك بدلًا عنك وأنت مرتاح البال.
ما الجديد في اللوائح والمواصفات الفنية (2025)
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل):
بدأت الهيئة تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، والتي تلزم المنشآت بالربط المباشر لأنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مع منصة “فاتورة” التابعة للهيئة، بحيث تُرسل بيانات الفواتير إلكترونيًا إلى الهيئة بشكل فوري ودقيق. - تقسيم المكلفين إلى مجموعات:
الهيئة قسمت المنشآت إلى مجموعات حسب حجم الإيرادات، مع مواعيد نهائية مختلفة للامتثال، مثل المجموعة 14 التي تشمل المنشآت التي تجاوزت إيراداتها 5 ملايين ريال سعودي، والمجموعة 17 التي تشمل من تجاوزت إيراداتها 2.5 مليون ريال، والمجموعة 20 التي تشمل من تجاوزت 1.5 مليون ريال، مع تواريخ امتثال متفاوتة حتى أكتوبر 2025. - متطلبات تقنية صارمة:
تشمل التحديثات التأكيد على استخدام التوقيع الإلكتروني، التكويد الموحد للسلع والخدمات، وتوفير الفواتير بصيغ معتمدة (XML مع توقيع إلكتروني)، بالإضافة إلى ضمان سلامة وأمان نقل البيانات بين المنشآت والهيئة. - توسيع نطاق التطبيق:
الهيئة تستهدف تطبيق الفوترة الإلكترونية على جميع المنشآت المسجلة تدريجيًا، مع إشعارات مسبقة وفترات سماح، بهدف التحول الكامل إلى نظام الفوترة الرقمية في المملكة بحلول نهاية 2025. - مبادرات تخفيف العقوبات:
تم تمديد مبادرة إلغاء الغرامات والإعفاء من العقوبات المالية المتعلقة بتطبيق الفوترة الإلكترونية حتى 30 يونيو 2025، لتسهيل انتقال المنشآت إلى النظام الجديد دون أعباء مالية مفرطة.
كيف تؤثر هذه التحديثات على الشروط والمتطلبات؟
- الامتثال الإلزامي للربط والتكامل:
لم يعد إصدار الفواتير الإلكترونية فقط كافياً، بل يجب ربط أنظمة الفوترة مباشرة بمنصة الهيئة، مما يرفع مستوى الشفافية ويقلل من فرص التلاعب أو الأخطاء. - تحديث الأنظمة التقنية:
المنشآت ملزمة بتحديث برامج الفوترة لديها لتتوافق مع متطلبات التوقيع الإلكتروني، التكويد الموحد، وصيغ الفواتير المعتمدة، مما قد يتطلب استثمارات تقنية إضافية. - التقيد بالمواعيد النهائية حسب المجموعة:
كل منشأة يجب أن تلتزم بموعد الامتثال الخاص بها حسب حجم إيراداتها، مع إمكانية فرض غرامات في حال التأخر بعد انتهاء فترات السماح. - زيادة الرقابة والشفافية:
نقل البيانات مباشرة إلى الهيئة يعزز من دقة المعاملات الضريبية ويُسهل عمليات التدقيق والمراجعة، ما يحسن من الامتثال الضريبي ويقلل النزاعات. - توسيع نطاق الفوترة الإلكترونية:
مع دخول مجموعات جديدة في مراحل الربط، يتوسع نطاق التطبيق ليشمل شرائح أكبر من المنشآت، مما يدفع السوق نحو التحول الرقمي الكامل.
باختصار، تحديثات 2025 من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تعزز من متطلبات الفوترة الإلكترونية عبر فرض الربط المباشر مع المنصة الحكومية، وتحديد جداول زمنية واضحة للامتثال حسب حجم المنشأة، مع تشديد على الجوانب التقنية والأمنية، مما يرفع من مستوى الشفافية والامتثال في النظام الضريبي السعودي
في الختام
تسعى المملكة العربية السعودية للتقدم نحو بيئة رقْمية فعالة.
لذلك أنشأت ووضعت شروط الفاتورة الإلكترونية؛ لتسهيل كافة المعاملات المالية على الشركات.
والجدير بالذكر أنها طبقت تلك الفاتورة على مرحلتين: المرحلة الأولى، تسمى أيضًا مرحلة الإصدار والحفظ.
بدأت هذه المرحلة في ديسمبر عام 2021م، بينما بدأت المرحلة الثانية في يناير عام 2023م، وتسمى أيضًا مرحلة الربط والتكامل.
في ختام مقالنا هذا، نود أن نسلط الضوء على أهمية برنامج قيود الذي يعد أفضل برنامج محاسبة يمكن أن تجده وتستخدمه مقارنة بالبرامج المحاسبية الأخرى التي تستهلك وقتك ومالك. ولن تكون راضيًا في الأخير عما يقدمونه.
والجدير بالذكر أن قيود يقدم نظام الفاتورة الإلكترونية، ونظام نقاط البيع بأسعار تلائم الجميع.
لذلك وفر وقتك ومالك؛ وتواصل معنا على الفور.
ماذا تنتظر؟ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واجعل عملك ينافس الأعمال العالمية الأخرى.
