الجرد الدوري والمستمر: اكتشف الفرق بينهما 

ي عالم يتسارع به الإبداع والتطور التكنولوجي، يعد إدارة المخزون والجرد أمرًا حاسمًا لنجاح الشركات والمؤسسات في مجالات متعددة، ومن بين تلك الأنماط المتطورة لإدارة المخزون، يبرز مفهوم الجرد الدوري والمستمر كأحد الأساليب الفعالة والمبتكرة في تحقيق الكفاءة، وتحسين الأداء التشغيلي للمنظمات، إذ يمثل نهجًا ثوريًا في إدارة المخزون، فيتجاوز النظام التقليدي للجرد السنوي أو الدوري، ويتطلب مراقبة مستمرة ومحدثة للمخزون، والجدير بالذكر أن الهدف الأساسي لهذا النهج يتمثل في تحقيق توازن أمثل بين المخزون المتاح والطلب الفعلي، وذلك من خلال منهجية متقدمة تعتمد على استشعار الاحتياجات والتحليل المستمر للبيانات، فبدلًا من الانتظار حتى نهاية العام أو فترات زمنية محددة لإجراء جرد شامل؛ يعتمد هذا الجرد على نظام تتبع دقيق يتيح للمنظمات معرفة كميات المخزون المتاحة في أي وقت.

الجرد الدوري والمستمر 

ما هو مفهوم الجرد الدوري؟

يعد نظامًا مهمًا في إدارة المخزون يساعد الشركات والمتاجر على متابعة المخزون بشكل دقيق ومنظم، إذ يساهم في تحقيق التوازن المثالي بين المواد المتوفرة والطلب، ويوفر معلومات مهمة لاتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالمخزون.

تعتمد أهمية الجرد الدوري على تحقيق عدة فوائد للشركات والمتاجر، فعن طريق متابعة المخزون بشكل منتظم ومنظم؛ يمكن للشركات تحقيق تحكم أفضل في مستويات المخزون، وتجنب نقص أو فائض غير مرغوب فيه، كما يساعد في تحسين عمليات الإعداد والتخطيط للمشتريات والمبيعات، إذ يوفر معلومات دقيقة عن الطلب والتوزيع؛ وبالتالي يمكن للشركات تحسين كفاءة الإمداد والتوزيع، بالإضافة إلى تقليل تكاليف المخزون.

ما هو الجرد المستمر؟

إن الجرد المستمر هو نظام يسمح بتحديث المخزون بشكل فوري ومنتظم، إذ تسجل كل عملية تداول في المخزون فور حدوثها، سواء كانت عملية بيع، شراء، أو حركة داخل المخزون، والجدير بالذكر أن هذا النوع من الجرد يستخدم في الصناعات التي تتطلب متابعة مستمرة ودقيقة للمخزون، مثل: الصناعات الدوائية، والصناعات الغذائية.

في نظام الجرد المستمر، تستخدم تقنيات متقدمة، مثل: الباركود، والرموز الشريطية؛ لتحديث المخزون بطريقة دقيقة وفعالة، فعندما تشترى سلعة أو تباع؛ يمسح الباركود أو الرمز الشريطي المرتبط بها باستخدام قارئ الباركود، ويحدث المخزون تلقائيًا في النظام؛ وبالتالي هذا يضمن أن المخزون يكون دقيقًا ومحدثًا في الوقت الفعلي.

أنواع جرد المخزون

تستخدم الشركات والمؤسسات العديد من نظم وأنواع الجرد في حساب مخزونها؛ لذا ها نحن ذا بصدد الحديث عن أنواع جرد المخزون، والتي يمكن اختصارها فيما يلي:

• الجرد الدوري.
• نظام الجرد المستمر.
• الجرد السنوي.
• نظام الجرد المفاجئ.

ما هو الفرق بين نظام الجرد الدوري والمستمر؟

الجرد الدوري والمستمر أحد أنواع الجرد في المحاسبة، وإن فهم الاختلافات الأساسية بينهما يساعدك في العديد من الأمور، ويمكن اختصار هذه الاختلافات في النقاط التالية:

الجرد الدوري

• يُحدّث الجرد الدوري في نهاية كل فترة محاسبية، عادةً ما تكون شهرية أو سنوية.
• تُحتسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية كل فترة محاسبية.
• تُدخل الإغلاقات في الجرد الدوري، لكنها ليست ضرورية في الجرد المستمر.
• يُحتسب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين.
• يضاف إدخال لتكلفة البضائع المباعة عند إجراء الجرد المادي في نهاية فترة إعداد التقارير.
• يحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة.
• يتطلب الجرد الدوري تكلفة وعملًا أقل من الجرد المستمر.

شروط الجرد الدوري 

• القدرة على تحمل عملية جرد الوحدات كل فترة محاسبية.
• توفر وقت كافٍ، وموارد لإجراء الجرد المادي، وحساب تكلفة البضائع المباعة.

الجرد المستمر

• يحدث الجرد المستمر بشكل فوري بعد كل عملية بيع.
• يمكن حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل دقيق.
• لا يحتاج إلى إدخالات الإغلاق في الجرد المستمر.
• يستخدم نظام كمبيوتر لتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي.
• تسجيل عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام، وتحديث إدخال جرد الوحدة بشكل فردي.
• يساعد في التأكد من تطابق الوحدات المتاحة بالمخزن مع السجلات.
• يتطلب تكلفة أعلى وموظفين متخصصين، وشراء برامج تسهل عملية الجرد.
• تحدث سجلات الجرد بشكل منتظم.
• بالنسبة للشروط اللازمة لإتمام كل نوع منهما، يمكن أن تشمل:

شروط الجرد المستمر

• توفر نظام كمبيوتر متقدم وبرامج متخصصة لتتبع المنتجات في الوقت الفعلي.
• وجود موظفين مدربين ومتخصصين في إدارة الجرد المستمر.
• قدرة الشركة على تحمل تكلفة تنفيذ وصيانة النظام اللازم للجرد المستمر.

برنامج إدارة الجرد

إذا كنت تتساءل عن برنامج لإدارة الجرد فهو برنامج قيود، إذ يوفر العديد من الفوائد والميزات التي تساعد في تسهيل هذه العملية، مثل:

تنفيذ أنواع مختلفة من الجرد

أحد الجوانب الأساسية لبرنامج إدارة الجرد في قيود هو مرونته وقدرته على تنفيذ أنواع مختلفة من جرد المخزون، بغض النظر عما إذا كان الجرد الدوري والمستمر أو أي نوع آخر.

التكيف بسهولة مع احتياجاتك 

يمكن للبرنامج أن يتكيف بسهولة مع احتياجاتك ويساعدك في تنفيذ جرد دوري كل 3 أشهر أو سنويًا، أو حتى جرد يومي؛ وبالتالي هذا يتيح لك المرونة في تحديد الوقت المناسب لإجراء الجرد وفقًا لظروف واحتياجات عملك.

مقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل 

باستخدام برنامج إدارة الجرد من قيود، يمكنك بسهولة مقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل في النظام والدفاتر المحاسبية؛ وبالتالي هذا يساعدك على تحديد أي اختلافات أو أخطاء في السجلات، والتصرف سريعًا لمعالجتها، فعندما يُكشف عن عجز في المخزون؛ يمكنك اتخاذ إجراءات فورية لتحديد الأسباب وتصحيح الوضع. 

الكشف عن الأخطاء المحاسبية 

بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام البرنامج للكشف عن أي أخطاء محاسبية محتملة أو حالات التلاعب؛ مما يساعد ذلك في ضمان دقة البيانات المحاسبية، والحفاظ على سلامة العمليات المالية.

تحقيق كفاءة أكبر 

بالاعتماد على برنامج إدارة الجرد من قيود، يمكنك أيضًا تحقيق كفاءة أكبر في عملية الجرد الدوري والمستمر؛ فالبرنامج يوفر وظائف وأدوات تساعد في تنظيم عملية الجرد، مثل: تحديد مواقع المخزون وكميات الجرد المطلوبة، وتتبع العناصر المخزنة؛ وبالتالي هذا يساعد في توفير الوقت والجهد المبذولين في عملية الجرد، ويقلل من الأخطاء البشرية المحتملة.

قيود الجرد الدوري والمستمر 

قيود الجرد الدوري

بالحديث عن قيود الجرد الدوري والمستمر، فإن الجرد الدوري يعد أكثر بساطة مقارنة بنظام الجرد المستمر، إذ إنها ليست بحاجة إلى عمل قيود محاسبية يومية عند صرف أو إضافة البضائع من المخزن، وإنما تكتفي فقط بتسجيل التحصيل من العملاء، وقيود المبيعات والمشتريات، والسداد للموردين.

في حالة الشراء

عند شراء الشركة للبضائع، تسجل المشتريات على أنها مدينة، وفي الوقت ذاته يسجل المورد دائن، فيكون:

• (من ح/ المشتريات إلى ح/ المورد أو البنك أو الصندوق).

القيد في حالة الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المشتريات	….
		المورد		……

مصاريف الشراء

تحتسب مصاريف المشتريات على أنها مدين، وفي الوقت ذاته نجعل المورد أو التقدية دائن، فيكون:

• (من ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ المورد أو النقدية).

القيد في مصاريف الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		مصاريف الشراء
		المورد

رد جزء من البضاعة

يكون حساب النقدية أو المورد مدينًا عند رد جزء من البضاعة، وحساب مردودات المشتريات هو الدائن، فيكون:

• (من ح/ المورد إلى ح/ مردودات المشتريات).

القيد في رد جزء من البضاعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المورد	….
		مردودات المشتريات		……

بيع جزء من البضاعة

يكون حساب العميل مدينًا في هذه الحالة، وحساب المبيعات هو الدائن، ويكون:

• (من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات).

القيد في بيع جزء من البضاعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	العميل	….
		المبيعات		……

قيود الإقفال

عندما يتم إثبات بضاعة آخر المدة تعد هي المدين، بينما المشتريات هي الدائن، وتكون: 

• (من ح/ بضاعة آخر المدة إلى ح/ المشتريات). 

قيود الإقفال
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	بضاعة اخر المدة	….
		المشتريات		……

قيود الجرد المستمر

هناك حاجة إلى عمل قيود يومية محاسبية في قيود الجرد المستمر عند صرف أو إضافة شيء من المستودع.

في حالة الشراء

يحتسب المورد دائنًا في حين أن المخزون هو المدين، ويكون:

• (من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).

القيد في حالة الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		مصاريف الشراء
		المورد

مصاريف الشراء 

 تسجل مصاريف الشراء التي يتحملها المشتري، وحينئذ يكون المورد دائنًا والمخزون هو المدين، ويكون:

• (من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).

القيد في مصاريف الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		المخزون
		المورد

إثبات عملية البيع

 يحتسب العميل في هذه الحالة مدينًا، وحساب المبيعات هو الدائن، ويكون:

• (من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات)

القيد في إثبات عملية البيع
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		العميل
		المبيعات

إثبات تكلفة البضاعة المباعة

يعد حساب المخزون هو الدائن، وتكلفة البضاعة المباعة هي المدين، ويكون:

• (من ح/ تكلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون)

القيد في إثبات تكلفة البضاعة المباعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	تكلفة البضاعة المباعة	……
		المخزون		….

مردودات المبيعات

 في هذه الحالة لا بد من عمل قيدين، وهما:

الأول

يعد حساب العميل هو الدائن، وحساب مردودات المبيعات هو الدائن، ويكون: 

• (من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل). 

القيد في حالة مردودات المبيعات
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	مردودات المبيعات	….
		العميل		……

الثاني

يعد حساب تكلفة البضاعة المباعة هي الدائن، وحساب المخزون هو المدين، ويكون:

• (من ح/ المخزون إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة).

القيد في مردودات المبيعات
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المخزون	….
		تكلفة البضاعة المباعة		……

مصروفات المبيع

يعد حساب النقدية هو الدائن، بينما حساب مصاريف المبيعات هي المدين، ويكون:

• (من ح/ مصاريف المبيعات إلى ح/ النقدية).

القيد في مصروفات المبيع
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	مصاريف المبيعات	….
		النقدية		……

نموذج عن الجرد الدوري والمستمر 

إذا كنت تبحث عن نموذج للجرد الدوري والمستمر لكي تتمكن من استخدامه؛ فما عليك سوى الضغط هنا.

في الختام

يتبادر إلى الذهن سؤال واحد يستحق التأمل: هل يمكن للأرقام أن تكون جذابة؟ إن الإجابة تكمن في عالم المحاسبة وفي مفهومي الجرد الدوري والمستمر، فعلى الرغم من أنهما قد يبدوان وكأنهما مجرد تفاصيل تقنية؛ إلا أنهما يعكسان القوة والقدرة التحليلية التي تكمن في الأرقام، فعندما نتحدث عن الجرد الدوري؛ فإننا ندرك أهمية تحديد القيمة الموجودة في المخزون في نقطة زمنية محددة، وهو ما يساعدنا في اتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية، ومن جهة أخرى يعزز الجرد المستمر رؤيتنا للأعمال التجارية بشكل دقيق ومستمر، إذ يتيح لنا معرفة الكميات المتاحة، والتحكم فيها بشكل أفضل، وهنا تكمن الجاذبية الحقيقية لهاتين الأسلوبين؛ فهما يعدان أدوات قوية تمكننا من فهم المخاطر، وتحقيق الفوائد المالية بشكل فعال.

 

إن فهم الجرد الدوري والمستمر يعد أمرًا ضروريًا لأي محاسب أو قائد أعمال يسعى للنجاح؛ وليس هناك طريق أقصر من استخدام برنامج محاسبة، مثل: قيود؛ فهو يساعدك بكل ما تحتاج إليه، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الالكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.

عزيزي القارئ، بعد معرفة الفرق بين الجرد الدوري والمستمر؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبي معتمد لدى هيئة الزكاة والدخل.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!