لا يمكن لأي مؤسسة أن تنجح دون إدارة مشتريات فعّالة، فهي المسؤولة عن تأمين الموارد والمستلزمات اللازمة للإنتاج والتشغيل، وضمان إنفاق الميزانية بطريقة مدروسة. كما تضمن الإدارة حصول الشركة على سلع وخدمات عالية الجودة بأقل تكلفة ممكنة. في هذا المقال من قيود نتعرف على مفهوم إدارة المشتريات وأهميتها في تحسين الأداء المالي والعملي للمؤسسات.
تعريف إدارة المشتريات
إدارة المشتريات (Purchasing Management) هي القسم الذي يختص بتوفير الموارد والخدمات التي تُمكّن المؤسسة من تنفيذ عملياتها التشغيلية والإنتاجية بالشكل الأمثل. لا تقتصر وظيفتها على شراء المستلزمات فحسب، بل تشمل أيضًا متابعة المخزون، واختيار الموردين، وضبط الجودة، لضمان أفضل قيمة ممكنة للمال المستثمر.
تمتد مهام إدارة المشتريات لتشمل المتابعة المستمرة للمخزون وإعادة التجديد قبل النفاد، مع اختيار أفضل الموردين من حيث السعر والجودة. كما تعمل على تعزيز العلاقات الاستراتيجية مع الموردين لتقليل النفقات وتحقيق أقصى عائد ممكن للمؤسسة.
لماذا تحتاج المؤسسات إلى إدارة المشتريات
غياب إدارة المشتريات يؤدي إلى اضطراب العمليات الإنتاجية وارتفاع التكاليف. لذلك تُعدّ هذه الإدارة ركيزة أساسية لضمان استمرارية النشاط التجاري. ومن أبرز أسباب أهميتها: دعم الخطة التشغيلية للمؤسسة، خفض النفقات عبر شراء المستلزمات الأنسب، وتسهيل التعاون بين الأقسام لتحقيق الكفاءة التشغيلية.
- الدور الذي تقوم به إدارة المشتريات في المؤسسة هو ما يضمن سريان الخطة التشغيلية الخاصة بالمؤسسة كما يفترض بها.
- تساهم في توفير النفقات عبر اختيار السلع الأفضل من حيث الجودة بسعر مناسب، كما تعمل على منح المورد مواصفات المستلزمات المطلوبة لتوفيرها في الوقت المناسب.
- العمل على التنسيق بين الأقسام المتعددة لتحقيق التعاون والعمل المشترك والوصول إلى أفضل نتيجة ممكنة.
- يمتاز مختصو المشتريات بمهارات تفاوض قوية تساعدهم في الحصول على أفضل العروض. كما يعتمدون على بيانات السوق والتقارير الدورية لتوقع التغيرات السعرية واتخاذ قرارات الشراء المناسبة. عدد من هذه القرارات يؤثر مباشرة على الربحية والكفاءة التشغيلية للشركة.
- عبر المعلومات المتاحة لدى إدارة المشتريات يصبح من السهل اتخاذ القرارات الصحيحة بخصوص السلع المطلوب شرائها ومصادر الشراء.
- معرفة القوانين المنظمة لعملية البيع والشراء مما يضمن الامتثال لها، مع امتلاك الخبرة في التعريفات الجمركية والضريبية والقدرة على التعامل معها.
- تقليل هدر الأموال والسلع مع المساعدة على رفع كفاءة المنتج.
- الحفاظ على الثقة بين العملاء والمؤسسة، وذلك بفضل الجودة الملموسة في المنتج النهائي الذي تقدمه الشركة للعميل.
أنواع المشتريات
تنقسم المشتريات في الشركات إلى عدة أنواع وفق الغرض من استخدامها، مثل مشتريات التشغيل، المشتريات الرأسمالية، والمشتريات الخدمية. ويُسهم فهم هذا التصنيف في تحسين قرارات الشراء وضبط الموازنات.
أهداف إدارة المشتريات
تتمثل أهداف إدارة المشتريات في التالي:
- تحديد مصادر عديدة لشراء البضائع لتسهيل إيجاد البديل حين الحاجة لذلك.
- توريد بضائع عالية الجودة للشركة مع عدم إهدار المال فيما لا يفيد.
- توفير الأموال والتخطيط للتغلب على نتائج الأزمات الاقتصادية.
- تعزيز الثقة والعلاقات الودية مع التجار.
مسؤوليات إدارة المشتريات
تعتمد الشركات الحديثة على برنامج إدارة المشتريات الرقمي مثل نظام قيود المحاسبي لتنظيم عمليات الشراء. يساعد البرنامج على تتبع المشتريات، وإدارة عروض الأسعار، وإعداد التقارير المالية الدقيقة التي تسهم في تحسين الأداء واتخاذ قرارات مستنيرة.
- وضع خطط الشراء بما يلائم الموازنة المخصصة له.
- تنظيم عملية الشراء وتحديد كم تحتاج الشركة من السلع.
- التأكد من ملائمة المخازن للسلع التي يجب الاحتفاظ بها فيها.
- التواصل مع التجار للحصول على السلعة الأفضل مقابل السعر المناسب.
- التحكم في نفقات الشراء ودراسة العروض المقدمة من التجار للوصول للصفقة الرابحة.
- إصدار أوامر الشراء مع ملئها بتفاصيل السلع المطلوبة.
- التعامل مع العقود والاتفاقيات ودمجها لتسوية أي أمور قانونية تتعلق بعملية الشراء.
- تنفيذ الشراء من التجار ونقل البضاعة إلى مخازن الشركة.
عناصر برنامج إدارة المشتريات
برنامج إدارة المشتريات يساعد على تنظيم وتنفيذ عمليات الشراء بسلاسة مع تمكينك من متابعة مستوى نمو الشركة وتحديد الوقت الأفضل لتطوير قسم المشتريات، وفي الصورة التالية تجد أهم 8 عناصر تجعل هذا البرنامج من الأدوات التي لا يمكن الاستغناء عنها.
خطوات عملية الشراء
تمر عملية الشراء داخل المؤسسات بعدة مراحل تبدأ من تحديد الاحتياجات، مرورًا بإصدار أوامر الشراء ومقارنة العروض، وحتى استلام البضائع وفحصها. اتباع هذه الخطوات يضمن دقة العمليات وتقليل الهدر المالي.
تحديد ما تحتاجه المؤسسة
حدد ما تحتاج إلى استكماله من سلع لتستمر عملية الإنتاج بكفاءة، ويجب أن يتم تحديد ذلك خلال فترة معينة، لحساب عدد القطع المطلوبة من كل منتج وضمان كفايتها خلال تلك الفترة، وخلال تلك الفترة ستحتاج للتعاون مع أقسام المؤسسة الأخرى للوقوف على المتطلبات اللازمة لكل قسم وتوفيرها.
إصدار الطلب
وهو مستند رسمي يتم تقديمه من إدارة المشتريات إلى مدير الشركة أو القسم الذي يتولى الإشراف على عمليات الشراء لإعلامه بتفاصيل السلعا لمطلوب شرائها من حيث أسعارها ونوعها والكميات المطلوبة منها وغير ذلك من معلومات، ويمكن أن يتم قبول الطلب وتسييره أو رفضه وإجراء تعديلات عليه حتى يصبح مقبولًا.
اختيار المورد
هذه خطوة مهمة جدًا لأن هذا المورد قد يصبح مصدرًا دائمًا للسلع التي تحتاجها الشركة، ويمكن إرسال طلب عرض أسعار (RFQ) للموردين المحتملين مع تسليمهم تفاصيل المنتجات المطلوبة، وبالاستناد على العروض التي يقدمونها من حيث التكلفة ومستوى الجودة والوقت المستغرق لتجهيز الطلب عليك اختيار الأفضل للتعامل معه.
إصدار أمر الشراء
وهو مستند رسمي يتم تحديد كافة تفاصيل السلعة المطلوبة فيه، وعبره يتم الاتفاق على موعد استلام البضائع ومكان الاستلام وكذلك يتم تحديد تفاصيل أخرى تتعلق بالمنتج المطلوب.
توقيع العقود
تأتي هذه المرحلة بعد تقديم تفاصيل الطلب إلى المورد، الذي يقدم أسعاره ومواعيد إنتاج السلع المطلوبة وتحضيرها للتسليم، ويتم الاتفاق بين الطرفين على أي جوانب تتعلق بعملية الشراء سواء كانت تخص مواعيد التسليم أو الكمية أو السعر.
استلام البضائع وفحصها
هنا ترى بنفسك ما إذا كانت السلع التي حصلت عليها على المستوى المطلوب بالفعل أم لا، كما تتحقق من الكميات المطلوبة وأن السلع التي تم استلامها مطابقة لما تم طلبه في أمر الشراء.
عمل المطابقة الثلاثية
ويُقصد بذلك المقارنة بين أمر الشراء وإيصال الطلب والفاتورة، وذلك للتحقق من التطابق بين أمر الشراء وتكلفة البضائع، مع العلم أنه لا يمكن سداد أي تكاليف لم ترد بها فاتورة واضحة أو غير معتمدة.
قبول الفواتير والسداد
بعد مراجعة تفاصيل أمر الشراء والفواتير والتأكد من أن كل شيء صحيح يتم سداد المبلغ المتفق عليه لقاء شراء السلع المطلوبة، وإن كان سيتم الدفع آجلًا فيتم الاتفاق بشأن تفاصيل السداد.
تسجيل عملية الشراء
يجب تقييد كل تفاصيل عملية الشراء محاسبيًا؛ لأن هذا يُساعد في تقييم اتجاهات الشركة ومقارنة أسعار البضائع بين الموردين، كما يحقق للمؤسسة معرفة بكافة جهات إنفاقها ويساعدها على اتخاذ قرارات ملائمة.
التحديات التي تواجه إدارة المشتريات
بالرغم من أهميتها، تواجه إدارة المشتريات عددًا من التحديات مثل تقلب الأسعار، محدودية الميزانيات، قلة شفافية الموردين، وضعف الإلمام بالقوانين الضريبية والجمركية. لذلك من الضروري تبني أنظمة رقمية تساعد في التغلب على هذه التحديات وتعزيز الكفاءة.
ارتفاع الأسعار
تواجه معظم الشركات تلك المشكلة خاصةً عند الشراء بعملة مختلفة عن العملة المحلية، لأن فرق العملة يسبب رفع التكلفة، مما يقضي على فرص تقليل التكاليف وزيادة نسبة الأرباح.
محدودية الميزانية وتعنت الإدارة
يتم تخصيص مبلغ معين لشراء الاحتياجات بناءً على التخطيط المالي للمؤسسة، وقد لا يكفي هذا المبلغ لشراء ما تحتاجه المؤسسة من سلع تكفيها للفترة التي تم التخطيط لها مما يسبب تقليل الكمية أو القبول بجودة أقل، وفي الحالتين سيكون التأثير سلبيًا على الشركة ككل، ومع تعنت الإدارة لا يتمكن فريق المشتريات من الحصول على صفقة مناسبة.
قلة البائعين أو زيادتهم بشكل كبير
قلة الفرص أو الخيارت المتاحة يعد أمرًا محيرًا عند الرغبة في شراء السلع التي تحتاجها الشركة خاصةً إذا لم تجد ما يُرضي توقعاتك، وبنفس الوقت فإن الزيادة في الموردين تسبب الحيرة والقلق من عدم المصداقية فيما يزعمه هؤلاء الموردين من مزايا تمنحهم الأفضلية عن المنافسين.
انعدام المصداقية
من أكبر التحديات التي تواجه إدارة المشتريات، حيث يخبرك المورد بأنه سيتم إنتاج سلعتك بمواصفات معينة مقابل سعر محدد ثم تجد شيء آخر غير ما تم الاتفاق عليه، وقد تتسبب تلك المشكلة في هدر الأموال أو انخفاض جودة المنتجات إن تم قبول الصفقة، وحتى حال رفضها فإن شركتك تخسر الوقت مع خسارة الثقة في المورد.
قلة المعلومات المتعلقة بالمنتج
إن لم تكن هناك معلومات كافية يعتمد عليها العاملين في إدارة المشتريات فستكون هناك مشكلة لأن المجهود الذي يُبذل لإتمام الشراء سيذهب هباءً ولن يكون المنتج على المستوى المطلوب مما يضيع الوقت والمال.
عدم الإلمام بقوانين الشراء
قد تسبب قلة الخبرة بهذه القوانين مشكلات جمركية أو ضريبية أو حتى تجعل التعامل التجاري صعبًا، لذا قد يخسر الفريق كثير من الفرص جراء قلة الخبرة بالقوانين البيئية والضريبية.
كيفية تحسين أداء قسم المشتريات
لتحسين أداء قسم المشتريات يُنصح بتطبيق نظام متابعة الأداء وتقييم العمليات بانتظام، والاستثمار في تدريب الموظفين، وتحليل نتائج الشراء السابقة للاستفادة من التجارب. يساعد ذلك في تحقيق أفضل الممارسات الشرائية وتجنب الأخطاء المتكررة، وهنا ذكرها بالتفصيل:
- النظر إلى الأحداث السابقة والتعلم من أي تجربة شرائية مرت بها الشركة مسبقًا لتفادي تكرار الأخطاء ووضع نقاط القوة في الاعتبار.
- مراقبة نشاط القسم بصورة مستمرة لرصد السلبيات والإيجابيات وتفادي أي مواطن ضعف تظهر خلال مراقبة الأداء.
- الحفاظ على التطور المستمر لمسئول المشتريات عبر توفير دورات تدريبية تساهم في تعزيز مهاراته وخبراته وتسهل مواكبته لكل جديد.
- متابعة الانحرافات في النتائج والسعي لمعرفة أسبابها لتصحيحها والابتعاد عن أي مشكلات جديدة محتملة.
معايير أداء إدارة المشتريات KPIs
تساعد مؤشرات الأداء (KPIs) على قياس كفاءة إدارة المشتريات في الجوانب المالية والتشغيلية. تشمل هذه المؤشرات: معدل التوفير المالي، دقة التسليم، جودة السلع، ومعدل الالتزام بالعقود. ومن خلال تحليل هذه البيانات يمكن تحسين الأداء واتخاذ قرارات استراتيجية أدق.
معايير أداء مالي Cost-Saving KPIs
تهتم هذه المعايير بقياس الإيرادات والنفقات التي تقوم بها الإدارة وتساهم في وضع خطط فضل للشراء حال كانت النفقات زائدة، ويمكنها ذلك عبر قياس ما يلي:
- نسبة الإنفاق.
- عائد الشراء الذي يتمكن الفريق من تحقيقه.
- مستوى التنافس بين الموردين وتأثيره على جودة المنتجات.
- تكلفة فواتير الشراء الورقية مقابل الاعتماد على الفواتير الإلكترونية.
معايير تسليم السلع Delivery KPIs
وهي المختصة بمتابعة متى يتم الشراء؛ للمساعدة على تنظيم خطة للمشتريات بما يناسب الموعيد المقررة لاستلام السلع وتكلفتها، ويتم قياس ذلك عبر ما يلي:
- تحديد المدة المتفق عليها لتسليم أمر الشراء للبائع وحتى تسليمه البضائع للشركة.
- معرفة مدى توافر البائعين المختلفين لنفس السلع لضمان توافر احتياج الشركة من السلع في وقت حاجتها إليها.
- معرفة نسبة اضطرار الشركة لمشتريات الطوارئ.
- تحديد الفترة الزمنية التي يتم الشراء فيها، أو بصورة أوضح معرفة كم تكفي السلع المشتراه حتى دورة الشراء التالية.
معايير جودة البضائع Quality KPIs
تحتاج الشركات إلى بضائع ذات جودة عالية ولا يمكن التنازل عن ذلك كي لا تخاطر الشركة بسمعتها وثقة عملائها، لذلك تراعي الاعتبارات التالية:
- مقارنة أوامر الشراء بما تم الحصول عليه من سلع.
- قياس مدى الالتزام بمنهج الشركة وقوانينها الشرائية لأنها تؤثر على التكاليف والأرباح.
- متابعة جودة السلع ومقارنتها بما عرضع المورد من خدمات لتقرير كونه موثوق من عدمه.
- تقديم أنظمة وباقات متنوعة تمنحك ما تحتاج إليه من تسجيل الفواتير وإصدار أوامر الشراء، وهذه المعاملات تظل محفوظة إلكترونيًا ويمكنك الوصول إليها في وقت الحاجة.
- يمكنك تنفيذ شبكة بيانات على النظام، لتتمكن من المقارنة بين الموردين وتحديد مدى قدرتهم على تنفيذ المتفق عليه من تفاصيل السلع، وجودتها، كما أنك في النهاية تحصل على مستندات تتضمن بيانات كاملة عن هؤلاء البائعين للاستفادة منها حسب الظروف.
- يساعدك نظام قيود في تتبع المخزون الخاص بك، حيث يتم تسجيل تفاصيل السلع المتاحة وإجراء تحديث دوري لتسجيل ما تم استخدامه منها، مما يعفيك من مشكلة عدم تجديد المخزون في الوقت المناسب ويمنع نفاده.
- على النظام المحاسبي من قيود تتمكن من تسجيل كافة معاملاتك المالية، ما يعني أنك تحصل على تقارير مالية وافية وكاملة لتتمكن من تقييم إدارة المشتريات ومعرفة مدى قدرتها على الالتزام بالمسؤوليات المسندة إليها وهذا ما يجعل تطوير الأعمال فيها أكثر سلاسة.
أسئلة شائعة حول إدارة المشتريات
ما المقصود بإدارة المشتريات في الشركات؟
إدارة المشتريات هي العملية المسؤولة عن تأمين احتياجات الشركة من المواد والخدمات بأفضل جودة وأقل تكلفة. تشمل مهامها التخطيط والشراء والتفاوض مع الموردين ومتابعة المخزون لتحقيق كفاءة التشغيل ودعم الاستراتيجية المالية للمؤسسة.
لماذا تُعد إدارة المشتريات مهمة لأي مؤسسة؟
لأنها تضمن استمرارية العملية الإنتاجية دون انقطاع، وتساعد على خفض التكاليف وتحسين جودة المنتجات، كما تعزز العلاقات مع الموردين وتقلل من مخاطر نقص المواد أو ارتفاع الأسعار المفاجئ.
ما أبرز أهداف إدارة المشتريات؟
تهدف إلى تلبية احتياجات المؤسسة بدقة، وتوفير المال عبر مقارنة العروض، وضمان جودة عالية للمواد، وتنويع مصادر الشراء لتجنب المخاطر، وبناء شراكات طويلة الأمد مع الموردين الموثوقين.
ما الفرق بين الشراء وإدارة المشتريات؟
الشراء هو تنفيذ عملية دفع مقابل الحصول على سلعة أو خدمة، أما إدارة المشتريات فهي نهج شامل يشمل التخطيط، اختيار الموردين، التفاوض، وإدارة العمليات بعد الشراء لضمان تحقيق أقصى كفاءة مالية وتشغيلية.
ما التحديات التي تواجه إدارة المشتريات عادة؟
من أبرز التحديات ارتفاع الأسعار، محدودية الميزانية، ضعف الشفافية لدى بعض الموردين، عدم توفر بيانات دقيقة عن المنتجات، أو قلة المعرفة بالقوانين الجمركية والضريبية التي تؤثر على قرارات الشراء.
كيف تُساعد مؤشرات الأداء KPIs في تقييم قسم المشتريات؟
تساعد KPIs في قياس مستوى أداء القسم من حيث دقة التسليم، جودة السلع، التوفير المالي، ومستوى الالتزام بالعقود. تُستخدم هذه المؤشرات لتحليل النتائج واتخاذ قرارات لتحسين الكفاءة والجودة في المستقبل.
ما العلاقة بين إدارة المشتريات والمخزون؟
العلاقة تكاملية، فنجاح المشتريات يتوقف على إدارة المخزون بكفاءة. تتابع الإدارة مستويات المخزون لتجديده قبل النفاد، ما يمنع توقف الإنتاج أو تراكم السلع الزائدة التي تمثل عبئًا ماليًا.
كيف يمكن تحسين أداء قسم المشتريات داخل المؤسسة؟
من خلال تدريب الموظفين وتطوير مهاراتهم التفاوضية، استخدام أنظمة رقمية لمتابعة العمليات، مراجعة نتائج المشتريات السابقة لاستخلاص الدروس، وتحليل بيانات السوق لتوقع الأسعار المستقبلية.
ما دور نظام قيود المحاسبي في إدارة المشتريات؟
نظام قيود يسهل إدارة دورة المشتريات بالكامل من خلال تسجيل الفواتير إلكترونيًا، إصدار أوامر الشراء، مقارنة عروض الأسعار، تتبع المخزون، وتوفير تقارير مالية دقيقة لدعم القرار وتحسين الكفاءة.
كيف يمكن للشركات الاستفادة من تجربة قيود المجانية؟
من خلال التسجيل في تجربة 14 يومًا المجانية، يمكن للشركات اختبار أدوات قيود لإدارة المشتريات والمخزون والفواتير إلكترونيًا، مما يتيح لها تقييم النظام واكتشاف مدى قدرته على تعزيز الأداء المالي والتشغيلي.
في الختام
جرّب نظام قيود المحاسبي الآن مجانًا لمدة 14 يومًا، وابدأ في تحسين عمليات الشراء والمخزون والفواتير في شركتك. تابع أيضًا صفحاتنا على لينكد إن و تويتر للحصول على أحدث المقالات والمزايا في عالم المحاسبة.
