أصبحت الفاتورة الإلكترونية جزءًا أساسيًا من التحول الرقمي في المملكة العربية السعودية، ضمن جهود هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتعزيز الشفافية ومكافحة التستر التجاري ورفع كفاءة الالتزام الضريبي.
لكن مع تطور النظام وتطبيقه على مراحل، ظهرت العديد من الأسئلة لدى أصحاب المنشآت ورواد الأعمال والمحاسبين حول تفاصيل التطبيق، والمتطلبات التقنية، والغرامات، وغيرها من الجوانب التنظيمية والعملية.
في هذا المقال، جمعنا لك أشهر الأسئلة الشائعة والإجابات المعتمدة من المصادر الرسمية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ومنصات التوعية المتخصصة، لتكون دليلك الكامل نحو فهم نظام الفاتورة الإلكترونية وتطبيقه بشكل صحيح وسلس.
سواء كنت صاحب منشأة صغيرة أو شركة متوسطة أو محاسبًا تبحث عن توضيحات فنية، ستجد في هذا الدليل كل ما تحتاجه من معلومات واضحة، دقيقة، ومحدثة.
الأسئلة الشائعة مع الإجابات
1. ما هي الفاتورة الإلكترونية؟
تُعرف بأنها مستند ضريبي يُصدر بصيغة إلكترونية وفق مواصفات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتُستخدم في معاملات البيع لضمان الشفافية وتوجيه السياسات الضريبية الهادفة. الفرق الرئيسي بينها وبين الفاتورة الورقية هو اعتماد التوقيع الرقمي وQR Code، وتخزينها إلكترونيًا طبقًا للقواعد الرسمية.
2. من هو الملزم بإصدار الفواتير الإلكترونية؟
يشمل النظام جميع المكلفين المسجلين في ضريبة القيمة المضافة الذين تتجاوز مبيعاتهم حداً معيناً، ويتضمن معاملات B2B وB2C. لا يوجد استثناء لمن هو غير مسجل ضريبيًا؛ إذ الطرح يطبق عليه بناءً على نشاطه وحجمه.
3. ما أنواع الفواتير الإلكترونية؟
- الفاتورة القياسية (الفاتورة الضريبية): تشمل تفاصيل المشتري والمورد، المجموع، وتفاصيل الضرائب.
- الفاتورة المبسطة: تُستخدم في النقاط الطرفية مثل المحلات التجارية، ولا تتطلب ذكر تفاصيل المشتري لكنها يجب أن تحتوي على QR Code والمبلغ الإجمالي.
4. ما مراحل تطبيق النظام؟
- المرحلة الأولى: إصدار الفواتير (Phase I): تُصدّر الفواتير إلكترونيًا حسب المواصفات الرسمية.
- المرحلة الثانية: الربط والتكامل (Phase II): يتطلب الربط المباشر أو باستخدام API مع منصة “فاتورة” التابعة لـ زاتكا للتحقق اللحظي من صحة الفواتير.
5. ما المتطلبات التقنية لإصدار الفواتير؟
- نظام إلكتروني بمعايير موثوقة (ERP أو حلول معتمدة).
- التوقيع الرقمي وQR Code مُعتمدين حسب مواصفات الهيئة.
- الربط يتم باستخدام API مباشر أو عبر مزود حلول معتمد.
6. ما أبرز الحقول الإلزامية في الفاتورة؟
- بيانات المشتري (اسم، عنوان، VAT ID) في الفاتورة القياسية
- تفاصيل الضريبة والسلع
- QR Code يحمل بيانات مشفرة للتحقق الفوري
- في الفاتورة المبسطة: لا يلزم بيانات المشتري، لكن يجب الالتزام بالحقول التنظيمية.
7. كيفية إرسال وتخزين الفواتير؟
- يُرسل المورد الفاتورة إلكترونيًا للمشتري وفقًا للأنظمة
- يجب حفظ الفواتير لمدة عشر سنوات في حالتها الأصلية، سواء إلكترونية أو ورقية، داخل المملكة.
8. ما الغرامات والمخالفات؟
تشمل الغرامات في نظام الفاتورة الإلكترونية ما يلي:
- عدم إصدار فاتورة إلكترونية: غرامة من 1,000 إلى 40,000 ريال.
- عدم الربط مع منصة زاتكا: غرامة تبدأ من 5,000 ريال.
- إصدار فاتورة ورقية بدل إلكترونية: تُعد مخالفة وتُغرَّم.
- تعديل أو حذف الفاتورة بعد إصدارها: مخالفة تُعاقب ماليًا.
- عدم تضمين QR Code أو توقيع رقمي: يُعتبر مخالفة فنية.
- عدم حفظ الفواتير إلكترونيًا لمدة 6 سنوات: يُعرض المنشأة لغرامات إضافية.
تبدأ الهيئة غالبًا بإنذارات، ثم تصعّد إلى الغرامات حسب التكرار.
تعرف على مبادرات الإعفاء من الغرامات مع قيود
9. كيف أختار مزود حلول الفوترة؟
- يجب أن يكون معتمدًا من ZATCA
- يدعم المرحلة الثانية (Phase II) والتكامل مع نظام الهيئة
- يوفر دعم فني وتحديثات منتظمة للحماية من المخالفات والنظامات الجديدة.
10. أسئلة متكررة من المنشآت الصغيرة والمتوسطة:
- إذا لم أكن مسجلاً في الضريبة، هل يشملني النظام؟
نعم، التطبيق يتم بناءً على النشاط وحجم المبيعات، وليس فقط التسجيل الضريبي. - هل يمكنني استخدام Excel؟
النظام يتطلب حلول تقنية متكاملة، لذا Excel وحده غير كافٍ unless مرتبط نظاميًا ومندمج مع منصة الهيئة. - هل هناك دعم؟
غالبًا هناك دعم من الهيئة والمزودين الفنيين، وتحديثات عبر بوابة ZATCA الرسمية.
11. هل يمكن استباق الالتزام والتسجيل طوعاً في المرحلة الثانية؟
- نعم، الشركات يمكنها الانضمام بشكل طوعي إلى المرحلة الثانية قبل موعدها الرسمي، مما يمنحها فرص تكامل مبكر وتجربة سلسة
12. كيف أجهّز نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بي؟
- تحقق من إمكانية إصدار datasets إلكترونية.
- تأكد من قابلية التكامل الفني (API).
- يجب أن يدعم العربية/الإنجليزية حسب الحاجة.
13. ما المقصود بـ الأرشفة المحلية (Offline Archiving)؟
يعني تخزين ملف الفاتورة الإلكتروني في خوادم داخل المملكة، وفق اشتراطات فنية مثل عدم التعديل عليها، وبترميز منظمة.
14. هل يتوجب على المنشأة معالجة الفواتير الواردة (Inbound)؟
حتى الآن، النظام لا يشترط استقبال الفواتير إلكترونيًا، لكن يتوجب الاحتفاظ بها كدليل ضريبي سواء إلكترونيًا أو ورقيًا.
15. هل يشمل النظام الشركات الأجنبية غير المقيمة؟
النظام يُطبق على جميع المكلفين إلا غير المقيمين في المملكة فإذا لم تكن مقيمًا، فأنت معفى من تطبيق النظام.
16. ما فترة الاحتفاظ بالفواتير والإشعارات؟
يجب حفظها على الأقل لمدة 6 سنوات (حسب الهيئة) وربما تمتد أكثر ويُفضل الرجوع للدليل الرسمي لمزيد من التفاصيل.
17. ما العناصر الحد الأدنى لـ QR Code في الفاتورة المبسطة؟
يجب أن يحتوي رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة على الحد الأدنى من البيانات التالية:
- اسم المورد (البائع)
- رقم هوية ضريبة القيمة المضافة للمورد
- تاريخ ووقت إصدار الفاتورة
- إجمالي قيمة الفاتورة
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة على الفاتورة
18. شركة تعمل مع أفراد ومؤسسات وشركات، أي نوع من الفواتير الضريبية يجب أن تصدر؟ وهل يمكن استخدام نفس النظام لإصدار الفواتير؟
- مع المؤسسات والشركات (B2B): يجب إصدار الفاتورة الضريبية القياسية التي تحتوي على بيانات مفصلة للمشتري مثل الاسم، ورقم التسجيل الضريبي، وغيرها.
- مع الأفراد (B2C): يمكن إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة التي لا تتطلب تفاصيل مشتري كاملة ولكن يجب أن تتضمن بيانات الفاتورة الأساسية والـ QR Code.
بالنسبة للنظام، يمكن استخدام نفس نظام الفوترة الإلكتروني لإصدار كلا النوعين من الفواتير بشرط أن يكون النظام يدعم إصدار الفواتير القياسية والمبسطة مع احترام متطلبات كل نوع
19. كيف أشارك الفاتورة مع العميل أو المشتري؟
هناك عدة طرق معتمدة لمشاركة الفاتورة الإلكترونية مع العميل:
- إرسال رابط إلكتروني للفاتورة عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
- توفير نسخة إلكترونية قابلة للتحميل (PDF أو XML) من خلال نظام الفوترة الإلكتروني.
- عرض رمز QR Code على الفاتورة ليتم مسحه بواسطة العميل للتحقق من الفاتورة.
- في المرحلة الثانية، يمكن الربط الإلكتروني المباشر بين أنظمة المورد والمشتري عبر API.
المهم أن تكون الفاتورة متاحة للمشتري بشكل يسهل عليه التحقق والاحتفاظ بها قانونيًا
20. ما الصيغ المطلوبة للفواتير في المرحلة الثانية؟
في المرحلة الثانية من نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية، تُطلب الفواتير أن تُصدر بصيغ معينة تضمن توافقها مع متطلبات الهيئة وتسهل الربط الإلكتروني والتحقق الفوري، وهي:
- XML: الصيغة الأساسية والمعتمدة للفواتير الإلكترونية، تحتوي على جميع البيانات بشكل منظم يمكن معالجته آلياً.
- PDF-3: صيغة PDF خاصة تسمح بتضمين ملف XML داخلها، بحيث تُعرض الفاتورة كملف PDF مع الاحتفاظ بالبيانات الإلكترونية المضمنة.
يشترط أن يتم إرسال هذه الملفات إلى منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) للتحقق اللحظي والتوثيق.
21. ما اللغات المسموح بها لإصدار الفواتير؟
اللغة العربية: هي اللغة الأساسية والملزمة لإصدار الفواتير في المملكة العربية السعودية.
اللغة الإنجليزية: مسموح باستخدامها بجانب العربية، خاصة في المعاملات الدولية أو إذا طلبها العميل.
في حال إصدار الفاتورة بالإنجليزية فقط، يجب توفير ترجمة معتمدة باللغة العربية لضمان الامتثال للقوانين المحلية.
22. هل يُطلب وجود توقيع رقمي في جميع الفواتير؟
- في المرحلة الأولى من تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية، التوقيع الرقمي ليس إلزاميًا لكنه مستحب لتعزيز الأمان والمصداقية.
- في المرحلة الثانية، يُطلب التوقيع الرقمي بشكل إلزامي على جميع الفواتير الصادرة، خاصة معاملات B2C، لضمان سلامة البيانات وعدم التلاعب.
23. ما هي شروط قبول مقدمي حلول الفوترة الإلكترونية لإدراجهم ضمن القائمة المعتمدة؟
يجب على الشركة إكمال برنامج التأهيل عبر تقديم طلب عبر موقع الهيئة، استعراض الحل الإلكتروني الخاص بها، ثم توقيع اتفاقية تعاون مع الهيئة. بعد ذلك تُضاف الشركة إلى القائمة الاسترشادية.
24. هل يمكن إصدار أرقام تسلسلية مختلفة للفواتير حسب الفروع أو العملاء؟
نعم، يُسمح باستخدام أرقام تسلسلية مختلفة لكل فرع أو نوع من العملاء، شرط أن تكون الفواتير واضحة ومميزة بكل رقم تسلسلي.
25. هل يجب على جميع الفروع استخدام تسلسل فاتورة واحد موحد؟
لا، يُقصد بعدم إصدار أكثر من تسلسل واحد هو منع نظام الفوترة من إصدار عدة تسلسلات بشكل تقني متزامن، لكن لكل فرع يمكن أن يكون له تسلسل خاص.
26. ما هي أمثلة أنظمة الفوترة الإلكترونية التي يمكن استخدامها؟
تشمل أجهزة الكاشير التقليدية، أجهزة الكاشير الافتراضية على الأجهزة اللوحية، برامج الفوترة على الحواسيب أو الهواتف، والحلول السحابية، مع ضرورة توافقها مع مواصفات الهيئة.
27. هل يجب أن يكون نظام الفوترة الإلكتروني معتمداً من الهيئة في المرحلة الأولى؟
لا، المرحلة الأولى لا تشترط اعتماد النظام من الهيئة أو جهة خارجية، لكن قد يُفرض ذلك لاحقاً.
28. ما هي الخطوات القانونية والأمنية لضمان حماية بيانات الفاتورة الإلكترونية من الانتهاك؟
لحماية بيانات الفواتير الإلكترونية، يجب على المنشأة استخدام نظام فوترة يلتزم بالمعايير الأمنية المعتمدة، مثل تشفير البيانات، وتطبيق صلاحيات الوصول، والتوقيع الرقمي، مع ضمان حفظ الفواتير في بيئة آمنة داخل المملكة. كما يُنصح بوجود نسخ احتياطية دورية وتوثيق جميع العمليات لضمان الامتثال الكامل.
29. ما هي الإجراءات التي يجب اتباعها في حال اكتشاف خطأ بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية؟
في حال وجود خطأ، لا يجوز تعديل الفاتورة الأصلية، بل يجب إصدار إشعار خصم أو إشعار إضافة إلكتروني يرتبط بالفاتورة الأصلية لتصحيح الخطأ. ويجب أن يتم ذلك باستخدام النظام الإلكتروني وفق المتطلبات الفنية المعتمدة.
30. كيف يؤثر نظام الفوترة الإلكترونية على التقارير الضريبية الدورية التي تقدمها المنشأة للهيئة؟
نظام الفوترة الإلكترونية يُحسّن دقة البيانات في الإقرارات الضريبية الدورية، لأنه يُرسل الفواتير تلقائيًا إلى الهيئة، مما يقلل الأخطاء ويزيد من الشفافية. كما يُسهل مراجعة البيانات وربطها بالإقرارات المقدمة، ويقلل احتمالية التلاعب أو الإغفال.
-
ما هو التسجيل الذاتي في الفاتورة الإلكترونية؟
التسجيل الذاتي هو إجراء يقوم به المكلف بنفسه عبر حسابه في منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، لتسجيل منشأته في مرحلة تطبيق الفاتورة الإلكترونية.
يُعدّ هذا الإجراء شرطًا أساسيًا لتتمكن المنشأة من إصدار فواتير إلكترونية معتمدة ومطابقة لمتطلبات الهيئة.
لمعرفة خطوات التسجيل بالتفصيل، يمكن الرجوع إلى شرح منصة قيود:
- هل هناك إمكانية لطلب إرجاء تطبيق الفاتورة الإلكترونية؟
لا، لا يمكن تأجيل أو إرجاء تطبيق الفاتورة الإلكترونية.
الهيئة الزمت جميع المكلفين حسب مراحل التطبيق بضرورة الالتزام بالفاتورة الإلكترونية، ومن لم يلتزم يتعرض للعقوبات.
لذلك يجب البدء بالتسجيل وتطبيق النظام قبل الموعد المحدد في المرحلة التي تندرج فيها منشأتك.
33. هل يمكنني استخدام نظام فوترة إلكترونية غير معتمد من الهيئة؟
في المرحلة الثانية، يجب أن يكون نظام الفوترة الإلكترونية الذي تستخدمه المنشأة متوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) وأن يكون جاهزًا للربط المباشر مع منصة فاتورة. على الرغم من أن الهيئة لا تشترط الحصول على اعتماد رسمي من جهة خارجية، فإنها تنشر قائمة استرشادية بمقدمي الحلول الذين اجتازوا اختبارات التوافق. استخدام نظام من هذه القائمة يُعدّ أفضل الممارسات لضمان الامتثال وتجنب المشاكل التقنية.
34. ماذا لو تعطل الإنترنت أو انقطع الاتصال مع منصة فاتورة؟
في حال انقطاع الاتصال بالإنترنت أو تعطل الربط مع منصة فاتورة، يجب على المنشأة إصدار الفواتير إلكترونيًا وتخزينها محليًا. بعد عودة الاتصال، يجب إرسال جميع الفواتير المُعلقة إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة من وقت إصدارها. هذا الإجراء ضروري لضمان تسجيل جميع المعاملات وتجنب أي غرامات مالية.
35. هل تُرسل الفاتورة بالكامل إلى منصة فاتورة؟
لا، لا تُرسل الفاتورة بالكامل إلى الهيئة. يتم إرسال ملخص أو محتوى مشفر من الفاتورة إلى منصة فاتورة. هذا الملخص يحتوي على بيانات محددة مثل قيمة الفاتورة ورقمها، وذلك بهدف التحقق من صحتها وتوثيقها. هذه العملية تُحافظ على سرية بيانات العميل وتفاصيل المعاملة.
36. ما هو التوقيع الرقمي ولماذا هو إلزامي في المرحلة الثانية؟
التوقيع الرقمي هو إجراء تقني لضمان سلامة الفاتورة الإلكترونية وعدم التلاعب بها. في المرحلة الثانية، يُصبح التوقيع الرقمي إلزاميًا، ويُستخدم لإنشاء بصمة فريدة لكل فاتورة، تُثبت أن الفاتورة لم يتم تعديلها بعد إصدارها. هذا الإجراء يزيد من موثوقية الفواتير ويعزز من جهود الهيئة في مكافحة التستر التجاري والاحتيال الضريبي.
37. هل يمكن للمنشأة إصدار فواتير بلغات أخرى غير العربية والإنجليزية؟
وفقًا للائحة التنفيذية لنظام الفاتورة الإلكترونية، يجب أن تُصدر الفواتير باللغة العربية. يمكن إضافة لغات أخرى مثل الإنجليزية بجانب العربية، ولكن يجب أن تكون اللغة العربية هي اللغة الأساسية. استخدام لغات أخرى فقط دون وجود اللغة العربية قد يُعتبر مخالفة.
