تكويد الفاتورة الالكترونية: دليل شامل للتحول الرقمي في الأعمال

في عالم ينبض بالتكنولوجيا والتقدم المتسارع، أصبح انتقالنا من الورق والقلم إلى العالم الرقمي أمرًا لا مفر منه، ولا شك أن واحدة من أكثر التحولات المدهشة والمثيرة للاهتمام هي تطور نظام الفوترة الإلكترونية، إذ تتحوّل الأوراق الثقيلة إلى أكواد رقمية تنبض بالحياة.. ماذا لو أخبرتك أنك الآن قادر على تخزين أصناف لا تُحصى من المنتجات في راحة يدك؟ مفتاح السحر هو تكويد الفاتورة الإلكترونية! إذ يحول كل منتج إلى مجرد مجموعة من الأرقام والحروف تمنحه هوية فريدة ومميزة، والجدير بالذكر أنه بفضلها؛ لم يعد الوصول إلى المعلومات مقتصرًا على القليلين، فالآن يمكن للعملاء الاطلاع على معلومات دقيقة عن السلع التي يشترونها بلمسة واحدة على شاشة هاتفهم الذكي.. يا للروعة!

ما هو تكويد الفاتورة الالكترونية؟

هو عملية تحويل المعلومات المتعلقة بالأصناف، والكميات، والأسعار في الفاتورة إلى رموز معيارية محددة، وتنفذ عملية التكويد من خلال استخدام نظام يعتمد على قواعد ومعايير موحدة، والجدير بالذكر أن تكويد الأصناف يوفر دقة وفهم مشترك للمعلومات في الفاتورة، ويسهل عملية المراقبة والتحكم في المخزون، وتحسين كفاءة العمليات التجارية.

لماذا يتم تكويد الفاتورة الالكترونية؟

من بين النقاط الرئيسة التي تجعل تكويد الفاتورة الإلكترونية ضروريًا ومهمًا، يمكن ذكر النقاط التالية:

ضمان الدقة والتوافق

إن أكواد الأصناف الفاتورة الإلكترونية يساعد في ضمان دقة المعلومات المتداولة بين الأطراف المختلفة، فعندما تحول المعلومات إلى رموز معينة؛ يصبح من السهل تحديد الأصناف بدقة، وتجنب الأخطاء البشرية المحتملة في إدخال البيانات، كما يساعد في ضمان التوافق بين أنظمة الفوترة الإلكترونية المختلفة، وتبادل المعلومات بسلاسة وفعالية.

الحد من الغش والتلاعب

بفضل تكويد الفاتورة الإلكترونية؛ تقلل فرص الغش والتلاعب في البيانات التجارية، إذ تحدد الأصناف بوضوح، وتعين رموز فريدة لكل صنف؛ وبالتالي هذا يساعد في تقليل فرص تعديل الأسعار، أو تغيير الأصناف بشكل غير قانوني؛ مما يحمي الأطراف المشاركة في العملية التجارية.

سهولة المراقبة والرصد

تساعد أكواد الفاتورة الإلكترونية في عملية المراقبة والرصد من قبل الجهات الحكومية المختصة، بما في ذلك: الهيئة الضريبية، فبفضل الرموز المعيارية المستخدمة في التكويد؛ يمكن للجهات المعنية تحليل البيانات بسهولة، ومقارنتها مع سجلات أخرى؛ مما يسهل عمليات التدقيق والرصد للضرائب والمعاملات التجارية.

تسهيل التعاملات المالية 

يسمح تكويد الفاتورة الإلكترونية بتسهيل عمليات التحصيل والدفع، إذ يمكن إرسال الفواتير الإلكترونية بسرعة وسهولة عبر البريد الإلكتروني، أو منصات التجارة الإلكترونية؛ مما يقلل من التأخيرات، والأخطاء التي قد تحدث في العملية التقليدية.

تنويه

عندما تستخدم الشركات الفواتير الإلكترونية؛ يمكنها تحقيق العديد من المزايا، بما في ذلك: تقليل التكاليف، وزيادة الكفاءة، بالإضافة إلى تسريع عمليات التحصيل… إلخ، ومع ذلك، يتطلب تحويل الفواتير التقليدية إلى نسق إلكتروني معين: عملية تكويد واضحة وفعالة.

معايير تكويد الأصناف

إن تكويد الأصناف هو عملية تحويل المعلومات المتعلقة بالمنتجات والأصناف إلى رموز معيارية، وتوجد العديد من المعايير المستخدمة لتكويد الأصناف، ومن أبرزها:

أكواد GS1

معيار GS1 هو أحد أكثر المعايير شيوعًا واستخدامًا في تكويد الأصناف، يطبق على مستوى عالمي، ويدار بواسطة المنظمة العالمية للتسويق العالمية (GS1).

معلومات عن GS1

يستخدم GS1 رموز الباركود المعروفة عالميًا، مثل: رمز الباركود العالمي للمنتج (GTIN)، ورمز الباركود العالمي للموقع (GLN)… وغيرها، والجدير بالذكر أن GS1 تحافظ على قاعدة بيانات عالمية لتعيين الرموز، وضمان التوافق والفهم المشترك للأصناف عبر العالم.

بم تتضمن أكواد الفاتورة الإلكترونية GS1

يتضمن التكويد بواسطة GS1 معلومات، مثل: الشركة المصنعة، والبلد المنشأ، ومعرّف المنتج، بالإضافة إلى حزمة الكمية… وغيرها.

معيار EGS

هو معيار آخر يستخدم في تكويد الأصناف، يدار هذا المعيار بواسطة مؤسسة EPCglobal، وهو تطور لمعيار GS1. يستخدم EGS تقنية RFID (Radio Frequency Identification)، إذ تتضمن رقاقات إلكترونية صغيرة في المنتجات تحمل معلومات التعريف الفريدة.

معلومات عن معيار EGS

تقرأ هذه المعلومات باستخدام أجهزة قارئة RFID، والجدير بالذكر أن تكويد EGS يتضمن معلومات مشابهة لمعيار GS1، مثل: معرّف المنتج، والشركة المصنعة… وغيرها، ولكن تحمل على رقاقة RFID بدلًا من رموز الباركود.

بم تستخدم هذه المعايير؟

إن معايير GS1 وEGS توفران قاعدة موحدة لتكويد الأصناف وتبادل المعلومات بين الأطراف المختلفة في سلسلة التوريد، والجدير بالذكر أن هذه المعايير تعزز الشفافية، والكفاءة، والدقة في التعامل مع الأصناف، وتسهل عمليات المراقبة، وإدارة المخزون، والتوزيع.

كما أنه بفضل استخدام هذه المعايير، يمكن للشركات تحسين إدارة المخزون، وتحقيق التتبع الدقيق للمنتجات، وتحسين عمليات الإمداد والتوزيع.

كيفية تكويد الأصناف ورفعها على منظومة الفاتورة الإلكترونية 

إن تكويد الفاتورة الإلكترونية هو عملية تحويل المعلومات المتعلقة بالمنتجات إلى رموز معيارية يمكن استخدامها في نظام الفوترة الإلكترونية، والجدير بالذكر أن هناك عدة خطوات يجب اتباعها لتكويد الأصناف، ورفعها على منظومة الفاتورة الإلكترونية، والتي تتمثل فيما يلي:

تحديد المعلومات المطلوبة

قبل بدء عملية التكويد، يجب تحديد المعلومات الأساسية المطلوبة لكل صنف، وتشمل هذه المعلومات:

• اسم المنتج.
• وصفه.
• رقم القطعة.
• الوحدة المستخدمة (مثل: الكيلوغرام، أو القطعة).
• السعر.
• أية معلومات إضافية أخرى مهمة.

استخدام معيار التكويد المناسب

هناك عدة معايير يمكن استخدامها لتكويد الأصناف، مثل معيار GS1 ومعيار EGS؛ لذا اختر المعيار الذي يتوافق مع احتياجاتك، ومتطلبات السوق، واستخدمه لتكويد الأصناف.

تخصيص الرموز

قم بتعيين رموز فريدة لكل صنف، إذ يمكن أن تتضمن هذه الرموز رمز الباركود العالمي للمنتج (GTIN) في حالة استخدام معيار GS1، أو رمز RFID في حالة استخدام معيار EGS، ولا تنسَ أنه يجب أن تكون هذه الرموز فريدة لكل صنف، وتساعد في تحديد المنتج بدقة.

رفع المعلومات على منظومة الفاتورة الإلكترونية

بعد تكويد الفاتورة الإلكترونية، يجب رفع المعلومات المرتبطة بالأصناف على نظام الفوترة الإلكترونية الذي تستخدمه، وقد تكون هناك منصات إدارة المخزون، أو أنظمة الفوترة الإلكترونية التي تتطلب تحميل قاعدة بيانات الأصناف بشكل منفصل، والتأكد من أن المعلومات المدخلة صحيحة، ومطابقة للأصناف الموجودة في المخزون.

التحديث المنتظم

يجب تحديث قاعدة بيانات الأصناف بانتظام؛ للتأكد من أنها تعكس الأصناف المتاحة في المخزون، ولا تنسَ أن تقم بإضافة أي صنف جديد، أو تعديل أي تغيير في المعلومات المتعلقة بالأصناف.

التدقيق الدوري

قم بإجراء عمليات تدقيق دورية؛ للتحقق من صحة ودقة المعلومات المدخلة على نظام الفوترة الإلكترونية، تأكد من أن الأصناف مكوّدة بشكل صحيح، وأن المعلومات المرتبطة بها مطابقة للواقع.

تنويه

إن تكويد الفاتورة الإلكترونية ورفعها على منظومة الفاتورة الإلكترونية يسهل سير العمل، ويحسن الكفاءة في التعامل مع المخزون وعمليات الفوترة، كما يسمح لك باستدامة سجل دقيق للأصناف المباعة والمخزنة، ويوفر معلومات قيمة للتقارير المالية وعمليات التحليل.

تذكر أنه من المهم أن تتبع الإرشادات والمعايير الخاصة بكل شيء يخص تكويد الفاتورة الإلكترونية المعتمدة في منطقتك، وتكون على اطلاع بأي متطلبات قانونية تنطبق على نظام الفوترة الإلكترونية في بلدك، والجدير بالذكر أنه قد يكون هناك تدريب متخصص، أو استشارة فنية تساعدك في تنفيذ هذه العملية بشكل صحيح وفعال.

في الختام

في عالمنا الرقمي المتطور، أصبحت الفواتير الإلكترونية أحد أهم وسائل تكويد المعلومات المالية والتجارية، إذ تمثل الفاتورة الإلكترونية تطورًا مهمًا في عمليات الشراء والبيع، إذ تحل محل الفواتير التقليدية المطبوعة، وتوفر الكثير من الوقت والجهد. ولكن ما الذي يجعل تكويد الفاتورة الإلكترونية مثيرًا للاهتمام؟ تكمن جاذبيتها في عدة جوانب: أولًا تتيح نقل المعلومات المالية بشكل آمن وفعال، فعندما تصدر فاتورة إلكترونية؛ تشفر وترسل عبر شبكة الإنترنت بطريقة مشفرة؛ مما يضمن سرية المعلومات المالية، ويحميها من الوصول غير المصرح به، ثانيًا توفر الفواتير الإلكترونية مستوى أعلى من الدقة في التكويد، إذ يمكن التحقق تلقائيًا من صحة المعلومات المدخلة، وتنظيمها بشكل مرتب ومنهجي، وإجراء حسابات تلقائية؛ مما يقلل من الأخطاء البشرية، ويوفر الوقت والجهد.

في عالم يتطور بسرعة، يجب أن نتبنى التقنيات الحديثة ونستغلها؛ لتسهيل حياتنا اليومية، وتحسين عملياتنا التجارية، واستخدام برنامج قيود هو أحد الأمثلة البارزة على ذلك، إذ يجمع بين الأمان والكفاءة والتواصل السلس، كما أنه يقدم أيضًا: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي في المملكة العربية السعودية.

بعد معرفتك طريقة تكويد الفاتورة الإلكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستعد للانغماس في عالم الأرقام والرموز السحرية، فمن خلال هذا البرنامج تتحول الأصناف إلى أكواد تعيش وتتنفس؛ مما يصبح أفضل برنامج محاسبة قد مر عليك يومًا.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!