هل يمكن لنظام مالي غير منظم أن يصمد في وجه النمو؟
في كثير من الأحيان، تبدأ التحديات المالية في الشركات من مكان غير متوقّع: غياب شجرة حسابات واضحة.
هذه الأداة الأساسية لا تُستخدم فقط في تنظيم الحسابات، بل في بناء تقارير دقيقة، وتحليل الربحية، وتحقيق الامتثال المالي.

شجرة الحسابات هي المخطط الهيكلي الذي يُصنف حسابات الشركة ويُرتبها في مستويات متسلسلة تسهّل تتبع كل عملية مالية، سواء كانت إيرادًا أو مصروفًا أو أصلًا أو التزامًا.
وبوجودها، تصبح عملية التسجيل المحاسبي أكثر دقة، وتتحول البيانات المالية من أرقام مشتتة إلى معلومات قابلة للتحليل والاعتماد.

في هذا المقال، نقدم لك في قيود دليلاً شاملاً حول كيفية تصميم شجرة حسابات مرنة وقابلة للتخصيص، ونموذجًا جاهزًا بصيغتي Excel وPDF يُمكنك تحميله وتعديله وفقًا لطبيعة نشاطك التجاري.
سواء كنت تدير شركة ناشئة، أو مؤسسة قائمة، أو تطمح ببناء نظام محاسبي سليم من البداية ، هذا الدليل سيوفّر لك خارطة الطريق.

ما هي شجرة الحسابات؟ تعريف وأهميتها في المؤسسات التجارية

شجرة الحسابات (Chart of Accounts) : هي البنية التنظيمية التي تُستخدم لتصنيف وترتيب الحسابات المالية في أي نظام محاسبي. وهي بمثابة دليل شامل يضم جميع الحسابات التي تستخدمها المنشأة لتسجيل العمليات المالية، بدءًا من الأصول والخصوم، مرورًا بالإيرادات والمصروفات، وانتهاءً بحسابات رأس المال.

تتخذ شجرة الحسابات شكلًا هرميًا يبدأ بالحسابات الرئيسية مثل:

• الأصول (المالية والمادية)
• الالتزامات (الديون والمستحقات)
• حقوق الملكية
• الإيرادات
• المصروفات

ثم يتفرع منها حسابات فرعية أكثر تفصيلًا مثل “النقدية بالصندوق”، “البنك”، “المخزون”، “المصروفات الإدارية”، وغيرها، مما يُسهم في تنظيم المعلومات بطريقة تُمكّن من استخراج تقارير دقيقة وشاملة في أي وقت.

لماذا تُعد شجرة الحسابات خطوة أساسية في النظام المحاسبي؟

1. تنظيم العمليات المالية: من خلال تصنيف كل معاملة تحت الحساب المناسب، مما يمنع التكرار والخلط.
2. دقة التقارير: تسهل عملية إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية بشكل آلي ودقيق.
3. تحليل الأداء المالي: تمكّن الإدارة من تحليل الأداء بحسب الأقسام أو الفروع أو مراكز التكلفة.
4. تحقيق الشفافية والمساءلة: خاصة في الشركات التي تُخضع حساباتها للمراجعة أو تتعامل مع شركاء وممولين.
5. الامتثال للمعايير المحاسبية: محليًا ودوليًا، حيث تُعتبر خطوة ضرورية لأي برنامج محاسبي متوافق مع المعايير.

في النهاية، لا يُمكن بناء نظام محاسبي سليم بدون شجرة حسابات مصممة بعناية. ولهذا، فإن الخطوة الأولى في أي نظام محاسبة يبدأ من تصميم شجرة حسابات تناسب طبيعة النشاط وتُراعي متطلبات النمو المستقبلي.

مكونات نموذج شجرة الحسابات وخريطة التكويد (رموز الحسابات)

يتكوّن نموذج شجرة الحسابات من مجموعة مترابطة من التصنيفات المحاسبية التي تُسجّل فيها جميع العمليات المالية للمنشأة. ولكي تؤدي شجرة الحسابات دورها بفعالية، يجب أن تُبنى وفقًا لتقسيم منطقي يساعد في التتبع والتحليل، مع نظام ترقيم (تكويد) واضح يسهل التعامل معه داخل أي برنامج محاسبي.

أولًا: التصنيفات الرئيسية لشجرة الحسابات

عادةً ما تُقسَّم شجرة الحسابات إلى خمس فئات أساسية، وهي:

1. الأصول (Assets)
   تشمل جميع الموارد المملوكة للمنشأة، مثل: النقدية، البنك، المخزون، الأصول الثابتة.
2. الالتزامات (Liabilities)
   تمثل التزامات الشركة تجاه الغير، مثل: القروض، الموردين، الذمم الدائنة، الضرائب المستحقة.
3. حقوق الملكية (Equity)
   تشمل رأس المال، الأرباح المحتجزة، المسحوبات، وأي تغيير في حقوق الشركاء أو المالكين.
4. الإيرادات (Revenue)
   جميع أنواع الدخل الناتج عن النشاط التجاري، مثل: المبيعات، الخدمات، الدخل الاستثماري.
5. المصروفات (Expenses)
   جميع التكاليف والنفقات، مثل: الرواتب، الإيجارات، المصاريف الإدارية والتشغيلية.

ثانيًا: مستويات التفرع في شجرة الحسابات

تُبنى شجرة الحسابات على شكل هيكل هرمي يبدأ بالحسابات الرئيسية، ويتفرّع منها حسابات فرعية أكثر تفصيلًا. مثلًا:

• 1000 الأصول
• 1100 الأصول المتداولة
• 1110 النقدية بالصندوق
• 1120 النقدية بالبنك
• 1200 الأصول الثابتة
• 1210 الأثاث والمعدات

هذا التدرج يُساعد في تنظيم الحسابات، وتخصيصها بما يتناسب مع طبيعة العمل.

ثالثًا: خريطة التكويد (رموز الحسابات)

يُستخدم نظام التكويد الرقمي لتمييز كل حساب داخل الشجرة، وعادةً ما يكون كالتالي:

• يبدأ كل تصنيف رئيسي برقم ثابت (مثل: 1 للأصول، 2 للالتزامات، 3 لحقوق الملكية…).
• تتبع الحسابات الفرعية نفس الترتيب مع إضافة أرقام تدل على المستوى داخل الهيكل.

مثال:

• 1: الأصول
• 11: الأصول المتداولة
• 1110: النقدية بالصندوق
• 1120: النقدية بالبنك

يجب أن يكون نظام التكويد:

• متسقًا وسهل التوسع.
• يدعم الربط البرمجي مع برامج المحاسبة مثل قيود.
• يسمح بتصفية البيانات بسهولة أثناء إعداد التقارير.

كيفية إعداد شجرة الحسابات خطوة بخطوة (Excel أو PDF)

لإعداد شجرة الحسابات خطوة بخطوة سواء في Excel أو PDF، يمكن اتباع الخطوات العملية التالية التي تشمل تحديد الحسابات الرئيسية والفرعية، تعيين الرموز، وتنظيم النموذج مع وصف مفصل:

• تحديد الحسابات الرئيسية والفرعية

1. 1. • ابدأ بتحديد الحسابات الرئيسية الخمسة الأساسية في النظام المحاسبي:
        • الأصول
        • الالتزامات
        • حقوق الملكية
        • الإيرادات
        • المصروفات
      • ثم قسّم كل حساب رئيسي إلى حسابات فرعية تابعة له بحسب احتياجات نشاط الشركة. مثلاً في الأصول فرعيَّات مثل الأصول المتداولة وغير المتداولة.

• تعيين رموز لكل حساب

1. 1. • امنح كل حساب رمزاً خاصاً ليسهّل التعرف عليه وتجميعه.
      • يستخدم الترميز التسلسلي بحيث يبدأ كل حساب رئيسي برقم معين (مثل 1 للأصول، 2 للخصوم، وهكذا)، والحسابات الفرعية تحمل رمزاً يبدأ برقم الحساب الرئيسي متبوعاً بأرقام فرعية (مثلاً 11 للأصول المتداولة، 21 للخصوم المتداولة).
      • هذا الترميز يسهّل تصنيف وتجميع الحسابات في التقارير المالية.

• تنظيم النموذج في Excel أو PDF

1. 1. • قم بإنشاء جدول يحتوي على أعمدة: رمز الحساب، اسم الحساب، نوع الحساب (رئيسي أو فرعي)، وصف مختصر للحساب، وحالة الحساب (نشط أو غير نشط).
      • أدخل البيانات بمراعاة التدرج الهرمي للحسابات من الرئيسية إلى الفرعية.
      • راجع ترتيب الحسابات مع التأكد من سهولة تتبعها وفهم هيكلها.

• الوصف العملي لاستخدام النموذج

1. 1. • بعد إعداد شجرة الحسابات، يتم إدخال المعاملات اليومية في الحسابات المناسبة وفق الرموز المحددة.
      • تحديث النموذج بشكل دوري لإضافة أو حذف الحسابات أو تعديلها حسب تغيرات النشاط.
      • استخدام النموذج لتسهيل إعداد التقارير المالية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية.

• نصائح مهمة

1. • حافظ على البساطة لتجنب التعقيد الزائد في شجرة الحسابات.
   • ابدأ بالعناصر الضرورية فقط ثم قم بتفصيل الحسابات حسب الحاجة.
   • اجعل الوصف لكل حساب واضحاً ليُسهّل استخدامه لجميع الموظفين.

 

 

طريقة استخدام النموذج في تسجيل المعاملات المالية اليومية

بعد إعداد شجرة الحسابات وتكويدها بشكل دقيق، تصبح الأداة المرجعية الأولى عند تسجيل أي معاملة مالية داخل النظام المحاسبي. وتكمن قوة شجرة الحسابات في كونها الأساس الذي يُبنى عليه نظام القيود اليومية ودفتر الأستاذ العام ومتابعة الأرصدة.

كيف تُستخدم شجرة الحسابات في الدورة المحاسبية اليومية؟

1. تسجيل القيد اليومي
   عند حدوث معاملة مالية، يتم تحديد الحسابين المعنيين (مدين ودائن) من شجرة الحسابات.
   على سبيل المثال: عند شراء أثاث مكتبي نقدًا
   – مدين: 1210 – الأثاث والمعدات

– دائن: 1110 – النقدية بالصندوق

1. تحديث دفتر الأستاذ العام
   كل قيد يُسجّل يُحوّل تلقائيًا إلى دفتر الأستاذ العام، مع تصنيف كل حركة تحت الحساب المناسب في الشجرة.
2. متابعة الأرصدة وتحليل الحسابات
   من خلال الربط بين شجرة الحسابات والتقارير المحاسبية، يمكن تتبع الأرصدة الجارية، ومعرفة المركز المالي، وتحليل الأداء حسب الحساب أو المجموعة.

أمثلة تطبيقية: نماذج شجرة حسابات حسب نوع النشاط

تختلف تفاصيل شجرة الحسابات من نشاط إلى آخر، لذا إليك نماذج مبسّطة تلائم طبيعة بعض الأنشطة التجارية:

1. شجرة حسابات – شركة تجارية عامة

• 1000 الأصول
• 1100 النقدية والبنوك

1200 الحسابات المدينة

1300 المخزون

• 2000 الالتزامات

2100 الموردون

2200 القروض قصيرة الأجل

• 4000 الإيرادات

4100 مبيعات محلية

4200 مبيعات دولية

• 5000 المصروفات

5100 الرواتب

5200 النقل والشحن

2. شجرة حسابات – مطعم

• 1000 الأصول

1110 النقدية بالصندوق

1130 حسابات العملاء (طلبات خارجية)

1300 المخزون الغذائي

• 4000 الإيرادات

4100 مبيعات صالة

4200 مبيعات توصيل

• 5000 المصروفات

5100 رواتب الطهاة

5110 مواد خام

5200 كهرباء ومياه

3. شجرة حسابات – محل تجاري

• 1000 الأصول

1100 النقدية

1200 المخزون

• 4000 الإيرادات

4100 مبيعات نقدية

4200 مبيعات آجلة

• 5000 المصروفات

5100 إيجار المحل

5200 صيانة وتجديد

باستخدام هذه النماذج في برنامج محاسبي مثل قيود، يمكنك تخصيص الحسابات بسهولة، والربط المباشر بين المعاملات اليومية والتقارير المالية، دون الحاجة لإعادة بناء الشجرة من الصفر لكل نشاط.

أهمية نموذج شجرة الحسابات في إعداد تقارير مالية دقيقة وتحليل الأداء المالي

تُعد شجرة الحسابات القاعدة الأساسية التي يبنى عليها النظام المالي، فهي تُمكّن من تنظيم المعلومات المالية بشكل دقيق ومنهجي، مما يُسهل إعداد تقارير مالية شفافة وموثوقة.
عند استخدام نموذج شجرة حسابات مُنظّم، يصبح من الممكن:

• استخراج ميزان المراجعة بدقة: حيث يتم تجميع الأرصدة لكل حساب فرعي ورئيسي، مما يتيح التأكد من توازن الديون والاعتمادات.
• إعداد القوائم المالية الأساسية: مثل قائمة الدخل، والميزانية العمومية، وقائمة التدفقات النقدية، بناءً على تصنيفات واضحة للحسابات.
• تحليل الأداء المالي: من خلال تقسيم المصروفات والإيرادات على مراكز تكلفة أو وحدات تجارية، مما يدعم اتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين الربحية وخفض التكاليف.

أفضل الممارسات عند إعداد شجرة الحسابات وتحسينها مستقبلاً

لضمان استمرار فاعلية شجرة الحسابات مع نمو وتغير نشاطك التجاري، ننصح باتباع ما يلي:

1. التحديث الدوري: راجع شجرة الحسابات بانتظام لتضمين حسابات جديدة أو حذف غير المستخدمة، بما يتناسب مع نشاطك الحالي.
2. تبسيط التكويد: حافظ على ترميز يسهل فهمه وتذكره، مع تجنب التعقيد الزائد.
3. التوثيق الجيد: احرص على توثيق كل حساب ووظيفته داخل النموذج لتسهيل تدريب الموظفين أو المحاسبين الجدد.
4. الربط مع نظام المحاسبة: اختر برنامجًا محاسبيًا مثل قيود يسمح بربط مباشر مع شجرة الحسابات وتحديثها تلقائيًا.
5. تجنب التكرار: لا تُكرّر الحسابات أو التصنيفات لتفادي التضارب والخلط في البيانات.

 شرح عملي بالفيديو: كيف تنشئ شجرة حسابات في برنامج قيود؟

إذا كنت تبحث عن تطبيق مباشر لما ورد في هذا المقال، فننصحك بمشاهدة هذا الفيديو التفصيلي من قناة قيود الرسمية، والذي يشرح خطوة بخطوة:

• كيفية الوصول إلى شجرة الحسابات في النظام.
• خطوات إنشاء وتصنيف الحسابات.
• طريقة إدخال الرموز وربطها بالتصنيفات.
• وكيفية تعديل الحسابات أو إضافة حسابات جديدة لاحقًا.

شاهد الآن:
طريقة إعداد شجرة الحسابات في قيود – شرح عملي

لتحميل النموذج الجاهز وتعديله حسب نشاطك

تتوفر لدى قيود نماذج جاهزة لشجرة الحسابات بصيغتين شائعتين: Excel وPDF، لتتمكن من تحميلها بسهولة والبدء في تعديلها لتلائم نشاطك التجاري.

• صيغة Excel: مرنة وسهلة التعديل، تتيح لك إضافة أو حذف حسابات، تغيير الرموز، وتنظيم المستويات بسرعة.
• صيغة PDF: مناسبة للعرض والطباعة، وتستخدم كمرجع أو دليل أثناء إعداد النموذج الإلكتروني.

باتباع هذا الدليل، ستتمكن من بناء نظام مالي قوي يدعم نمو أعمالك ويُسهل عليك اتخاذ القرارات المالية بثقة ووضوح.

ختام المقال: 

تمثل شجرة الحسابات حجر الأساس لأي نظام محاسبي ناجح، فهي ليست مجرد تصنيف للحسابات، بل أداة استراتيجية تُسهم في تنظيم المعلومات المالية، وتحسين دقة التقارير، وتعزيز الشفافية والامتثال.
سواء كنت بصدد تأسيس شركتك أو تسعى لتحسين نظامك المحاسبي الحالي، فإن الاستثمار في تصميم شجرة حسابات مرنة ومناسبة لطبيعة نشاطك هو خطوة لا غنى عنها.

في هذا الدليل من قيود، قدّمنا لك شرحًا شاملًا حول كيفية بناء نموذج شجرة الحسابات، وأفضل الممارسات لترميز الحسابات، واستخدامها ضمن الدورة المحاسبية اليومية، مع إمكانية تحميل نموذج جاهز بصيغتي Excel وPDF.

لا تتردد في تخصيص النموذج ليناسب شركتك، وتحديثه باستمرار مع تغيّر العمليات والأهداف.
ولمزيد من التوضيح، يُمكنك مشاهدة الفيديو التطبيقي من قيود لتطبيق النموذج داخل البرنامج بكل سهولة.