حذف السندات

حذف السندات

يمكنك حذف السند من خلال:

 

1- الذهاب إلى الفواتير من القائمة المنسدلة للمبيعات.

2- يتم الضغط على إدارة السندات في أعلى الصفحة.

3- يتم الانتقال إلى صفحة السندات ولتظهر جميع السندات سواء كانت (قبض/صرف)، بالضغط على أيقونة الحذف أمام السند يظهر تنبيه لتأكيد حذف السند، بالضغط عليه يتم حذف السند.

4- وبعد حذف السند أصبح بالإمكان حذف الفواتير التابعة له. حيث أنه لايمكن حذف فاتورة بوجود مجموعة من السندات المسجلة عليها.

  • بالضغط على “حذف” سيتم حذف الفاتورة.

  • سيظهر شريط باللون الأخضر يؤكد حذف الفاتورة  ” تم حذف الفاتورة بنجاح”.

إدارة سندات المبيعات

سندات المبيعات


السندات:

هي إثبات لمجموعة المبالغ التي يتم دفعها بالاتفاق بين الطرفين دون تخصيص المبلغ على خدمة أو منتج معين، وحفظه لدى أحد الأطرف بتحرير سند جديد سواء كان للمبيعات أو المشتريات لحين الحاجة إليه.

تظهر السندات في القائمة المنسدلة داخل فواتير المبيعات والمشتريات، لتجد في صفحة السندات جميع السندات التي تم إنشاؤها على قيود مع إمكانية إضافة سندات جديدة.

 

أهمية السندات للشركة مع العملاء:

على سبيل المثال اتفقت إحدى شركات المقاولات مع العميل على مبلغ تقريبي للخدمات المقدمة لعدم إمكانية اتضاح التكلفة الإجمالية إلا بعد الإنتهاء من العمل، في هذه الحالة فإن العميل يقدم سند للشركة بالمبلغ التقريبي مثلاً 20,000 وبعد الإنتهاء من تقديم الخدمة تكون الشركة قد خصصت هذا السند على عدة تكاليف وفواتير تابعة للخدمة، وإذا تبقى فائض من الدفعة التي قدمها العميل يتم التصرف فيها حسب الاتفاق بين العميل والشركة بإرجاع باقي المبلغ له أو الإحتفاظ به عند الشركة لحين الحاجة لخدمة أخرى.

 

خطوات إضافة إيصال سند مبيعات جديد:

1- إنشاء سند عميل :
  • من القائمة المنسدلة للمبيعات تجد فواتير المبيعات بالضغط عليها تنتقل لصفحة الفواتير .

 

  • يتم الضغط على إنشاء سند جديد في أعلى الصفحة.

2- تحديد بيانات سند المبيعات الجديد:

إدخال تفاصيل البيانات الظاهر للسند الجديد وهي:

  • رقم المرجع، ويظهر رقم متسلسل وبشكل تلقائي وبالإمكان تغييره.
  • اسم جهة الاتصال ويتم الاختيار من قائمة العملاء المدخلة سابقاً، وتظهر بيانات المستلم على يسار النموذج.
  • تحديد الحساب سواء كان حساب البنك أو النقدية الذي سيتم الصرف منه أو زيادته بالقبض.
  • كتابة وصف السند.
  • تحديد التاريخ.
  • إدخال مبلغ السند.
  • تحديد السند تلقائياً حسب أقدمية الفواتير.

عند وضع علامة “صح”:  تكون الدفعة على الفواتير القديمة السابقة دون تخصيص فاتورة بعينها.

عند عدم وضع علامة “صح”: يتم تخصيص الفاتورة المعنية من القائمة في الأسفل.

 

3- وبالضغط على أيقونة حفظ ستتم عملية إضافة سند عميل جديد، ويتم الانتقال تلقائياً لصفحة إدارة السندات لتظهر جميع السندات التي تمت إضافتها، كما يمكنك فرز السندات حسب الخيارات في أعلى الصفحة ( جميع السندات، سندات الموردين، سندات العملاء).

عرض سعر جديد

عرض السعر (Quotation) هو وثيقة تقدمها لعميلك يكون فيها أسعار تقريبية وشروط وأحكام معينة بينك وبين العميل، بعد قبول العميل للعرض بإمكانك تحويله إلى فاتورة بضغطة زر والاستمرار بخطوات إرسال الفاتورة ومتابعة دفعات العميل.

خطوات إنشاء عرض السعر

 

لإنشاء عرض سعر جديد اتبع الخطوات التالية:

  1. الذهاب إلى عرض الأسعار من القائمة المنسدلة للمبيعات، و الضغط على علامة (+).

Quotation

2. تحديد العميل الذي تريد إرسال العرض له وإدخال تاريخ الإصدار والانتهاء.

AddNewQoute

3. اختيار الخدمة أو المنتج وتحديد أسعارك.

SelectProductsInQoutations

4. يمكنك إضافة شروط وأحكام على عرض السعر بالإضافة إلى أي ملاحظات ترغب في ظهورها عند إضافة عرض سعر جديد. كما تستطيع توحيد شروط وأحكام عروض الأسعار من خلال إعدادات عرض الأسعار في الإعدادات العامة

TermsAndConditionsِAndNotes

5. كذلك يمكنك إضافة المرفقات التي تريد. وبالضغط على “حفظ و موافقة”، ستتم عملية إنشاء عرض سعر.

Attachments

6. بعد الحفظ ستظهر لك صفحة عروض الأسعار، حيث تتكون من ثلاث أجزاء:

Quotes

  • الرسم البياني يصنف عروض الأسعار حسب حالتها (أرسلت، تمت فوترتها، موافق عليها، مسودة).
  • خانات البحث تحت الرسم البياني فتستطيع استخدامها للبحث عن ارقام عروض الأسعار وتصنيف عروض الاسعار حسب المعايير الموضحة.
  • أسفل خانات البحث تبدأ قائمة عروض الأسعار.

بعد أن تنشئ عرض سعر جديد يمكنك إرسالها إلى إيميل العميل عبر أيقونات الخيارات

QuotationOptions

عرض:

للإطلاع على تفاصيل عرض الأسعار

 

 

طباعة:

لتحميل عرض الأسعار بصيغة pdf لطباعتها.

 

 

إرسال:

لإرسال العرض إلى بريد العميل الإلكتروني.

 

 

تحويل لفاتورة:

لتحويل العرض إلى فاتورة بعد موافقة العميل على العرض.

 

تعديل:

للتعديل على عرض الأسعار.

 

إلغاء:

لإلغاء عرض الأسعار. حيث لا تتأثر الحسابات بإلغاء عرض السعر مادام لم يتحول لفاتورة.

 

بعد تحويل عرض الأسعار إلى فاتورة يمكنك متابعة تنفيذ العمليات بنفس خطوات الفواتير وتحصيل الدفعات من العملاء

إضافة فاتورة مبيعات جديدة

بخطوات سريعة و سلسة يُمكّنك قيود من إصدار وإدارة فواتير البيع بكل يُسر. وذلك لتسهيل عملية البيع و تجنب إضاعة وقتك بخطوات غير لازمة أثناء إصدار فاتورة مبيعات.

إنشاء فاتورة مبيعات جديدة

 

يمكنك البدء بإنشاء فاتورة بيع وذلك من خلال القائمة المنسدلة للمبيعات والضغط على علامة (+) الظاهرة أمام الفواتير.

AddNewSaleInvoice

سيتم بعدها نقلك تلقائياً إلى صفحة إنشاء فاتورة جديدة، حيث يمكنك ذلك من:

  • كتابة رقم للفاتورة.
  • كتابة وصف للفاتورة إذا لزم الأمر. حيث سيظهر للعميل في الفاتورة.
  • اختيار العميل إذا كان موجود مسبقاً أو الضغط على زر الإضافة (+) لإضافة عميل جديد ثم إدخال معلومات العميل واختيار“حفظ”.

AddNewCustomerFromSaleInvoice

  • تحديد تاريخ الإصدار والاستحقاق وشروط الدفع (نفس يوم الإصدار – بعد 10 أيام – بعد 30 يوم – ….. الخ)

InvoiceIssueDate

يمكنك التعديل على شروط الدفع ولمعرفة كيفيتها يرجى الدخول على تعديل شروط الدفع

  • تستطيع اختيار المنتج أو الخدمة وتحديد الكمية المباعة. كما تتوفر ميزة تعديل سعر السلعة مباشرة من الفاتورة في حال كان السعرغير ثابت أو يختلف من عميل إلى آخر. بالإضافة إلى تحديد نسبة الضريبة في حال كان المنتج أو السلعة خاضعة للضريبة.

SaleInvoice

  • تتوفر ميزة كتابة الشروط والأحكام والملاحظات الخاصة بك، كما يمكنك توحيد هذه الشروط والأحكام لكافة الفواتير من خلال “إعدادات فاتورة العملاء” في الإعدادات العامة بالإطلاع على الرابط التالي: إعدادات فاتورة العملاء
AddTermsAndConditionsِAndNotes
امكانية إضافة شروط وأحكام وملاحظات لفاتورة بيع

 

  • تستطيع إضافة مرفقات للفاتورة.

AddAttachments

  • وأخيراً الضغط على “حفظ و موافقة” أو “حفظ كمسودة” لإمكانية التعديل على الفاتورة لاحقاً.

بعد حفظ الفاتورة، سيتم تحويلك مباشرة إلى الصفحة الخاصة بإدارة الفواتير

 

تحصيل دفعة

كيف يمكنني تحصيل دفعة من أحد العملاء؟

يمكنك تحصيل دفعة جديدة من خلال:

1- الذهاب إلى الفواتير من القائمة المنسدلة للمبيعات.

Sales Invoices Side Menu

2- الذهاب إلى خيارات الفاتورة المعنية ثم الضغط على “تحصيل دفعة”.

Sales Options

3- ستظهر لك بعدها صفحة خاصة بتحصيل المدفوعات حيث يمكنك تعبئة الحقول على النحو التالي:

Capture Payment
تفاصيل تحصيل دفعة من أحد العملاء
  • رقم السند: وهو رقم تسلسلي مميز لأرشفة الدفعة وهو مكون من حروف وأرقام.
  • الحساب: وهو الحساب المتأثر من الدفعة وكمثال في حال دفع العميل نقداً، فالحساب المتأثر هنا هو النقدية. ومن ناحية أخرى، في حال قام العميل بتحويل المبلغ، فالحساب المتأثر هنا هو البنك.
  • المبلغ المستلم: هو المبلغ المستلم من العملية وليس بالضرورة أن يكون كامل مبلغ الفاتورة (دفع جزئياً).
  • الرصيد المستحق: وهو مبلغ الفاتورة ناقصاً المبلغ المستلم.
  • تاريخ الدفع: هو تاريخ استلام المبلغ.
  • رقم المرجع: هو رقم دليلي يدل على الدفعة. حيث بإمكانك تسجيل رقم الحوالة أو رقم سند القبض اليدوي أو رقم الشيك الخاص بالدفعة.
  • الملاحظات: تسجيل أي ملاحظات إن وجدت على الدفعة.

4- بعدها تستطيع حفظ المعلومات المدخلة من خلال أيقونة الحفظ، ليتم بعدها نقلك إلى الصفحة الرئيسية الخاصة بالفواتير.

في حال تم تحصيل جزء من المبلغ المستحق وليس كامل المبلغ، فإن الفاتورة ستكون على هذا الشكل:

Invoice
فاتورة لمبلغ تم تحصيله جزئياً

 

حيث توضح الفاتورة مجموع المبلغ المستحق مخصوم منه قيمة المبلغ الذي دفعه العميل وموضح تاريخ تحصيل الدفعة ليعطينا إجمالي المبلغ المتبقي على العميل.

إشعار الدائن

إشعار الدائن هو مستند يعطيه البائع للعميل الذي قام بإرجاع بضاعة، فهو إثبات من قبل البائع أن للعميل حق يجب دفعه له مثل مردودات المبيعات، وفي المستقبل يستطيع العميل استخدام إشعار الدائن للشراء من جديد، أو أن يطلب ارجاع الأموال وهذا عائد لسياسة المنشأة في البيع.

 

ماذا أفعل إذا أراد العميل إرجاع سلعة؟

بإمكانك إنشاء إشعار دائن للعميل أو إرجاع المبلغ له عن طريق الخطوات التالية:

  • الذهاب إلى الفواتير من القائمة المنسدلة للمبيعات.

SalesInvoices

  • الضغط على “إشعار دائن” ثم “إشعار دائن جديد”.
AddCreditNotes
ايقونة إضافة اشعار دائن
NewCreditNotesIcon
ايقونة إضافة إشعار دائن جديد
  • اختيار العميل الذي يريد إرجاع السلعة.
  • تحديد تاريخ إصدار هذا الإشعار.
  • تحديد السلعة التي يريد العميل إرجاعها و الكمية وذلك بالرجوع إلى الفاتورة المسترجعة من العميل.

NewCreditNotes

  • يمكنك إضافة شروط وأحكام على الفاتورة بالإضافة إلى أي ملاحظات ترغب في ظهورها.
  • بالضغط على “حفظ و موافقة” ، ستتم عملية إضافة إشعار دائن جديد.

Terms&Conditions&Notes

 

بعد إنشاء إشعار الدائن لديك خيارين:

الأول: الاسترجاع النقدي:

إذا أراد العميل أن يرد السلعة ويأخذ ما دفعه مقابلها فيمكنك ذلك من خلال الضغط على أيقونة “إرجاع أموال”

CreditNotesOptions

ثم تحديد الحساب الذي تريد دفع المبلغ منه (النقدية أو البنك) والضغط على “حفظ”.

CreditNotePayment

 

الثاني: استخدام إشعار الدائن للخصم من فاتورة جديدة

 

إذا أراد العميل أن يستعمل إشعار الدائن الخاص به ويستخدمه في فاتورة جديدة له فيمكنك عمل ذلك من خلال الضغط على “إستخدام الإشعار لفاتورة”. ثم اختيار الفاتورة الجديدة غير المسددة وتحديد كمية المبلغ المستخدم في دفع هذه الفاتورة، حيث يمكن استخدام الإشعار لعدة فواتير حتى يتم استنفاذ كامل مبلغ الإشعار.

 

AllocateCreditNote

عرض/طباعة/إرسال/حذف فاتورة المبيعات

كيف يمكنني عرض تفاصيل فاتورة بيع وطباعتها أو إرسالها أو حتى حذفها؟

يمكنك ذلك من خلال:

1- الذهاب إلى الفواتير من القائمة المنسدلة للمبيعات.

Sales Invoices Side Menu

2- سيتم نقلك تلقائياً إلى الصفحة الرئيسية الخاصة بفواتير المبيعات حيث تتميز هذه الصفحة بعدة خصائص:

Sales Invoices Main Page
الصفحة الرئيسية الخاصة بفواتير المبيعات
  • في أعلى الصفحة رسم بياني يصنف الفواتير حسب حالتها، مثلاً عدد الفواتير المتأخرة.
  • وأسفل الرسم البياني يوجد صف خاص بالبحث، يمكنك على سبيل المثال من البحث عن فاتورة حسب تاريخ إصدارها وانتهائها.
  • وأخيرا تحت خانات البحث تبدأ قائمة الفواتير كما هو موضح أدناه:

Sales Invoices List

3- من خلال أيقونات الخيارات المتاحة أمام كل فاتورة، يصبح بمقدورك:

Sales Options

  • عرض: للإطلاع على تفاصيل الفاتورة.
  • طباعة: لتحميل الفاتورة بصيغة pdf وطباعتها.
  • إرسال: لإرسال الفاتورة للعميل في حال تم تسجيل بريده الإلكتروني.
  • تحصيل دفعة: إذا تم استلام دفعة من العميل. ولمعرفة كيفية تحصيل دفعة من عميل يمكنك ذلك من خلال تحصيل دفعة من عميل
  • حذف: حيث تستطيع من خلالها حذف الفاتورة.

تصدير/استيراد قائمة العملاء

تصدير قائمة العملاء

تستطيع تصدير ونقل قائمة العملاء متضمنة كافة بياناتهم من خلال أيقونة “تصدير قائمة العملاء”، فبمجرد الضغط على الأيقونة سيتم تنزيل القائمة على هيئة ملف بصيغة أكسل.

ExportCustomersListIcon
ايقونة تصدير قائمة العملاء

 

استيراد قائمة العملاء

تفيد هذه الميزة في إمكانية استيراد بيانات عملائك ورفعها على برنامج قيود من خلال الضغط على أيقونة “استيراد قائمة العملاء”.

ImportCustomersListIcon
ايقونة استيراد قائمة العملاء

سيتم نقلك إلى صفحة إستيراد العملاء، لتتمكن من رفع بياناتهم وذلك باتباع الخطوات الظاهرة أمامك:

ImportCustomersListSteps

الخطوة الأولى:

قم بتحميل XLSX، حيث سيتم تحميل ملف بصيغة أكسل كما هو موضح في الصورة أدناه.

CustomersSheet

الخطوة الثانية:

قم بتعبئة كافة بيانات عملائك في ملف الأكسل بناءً على البنود المذكورة.

 

الخطوة الثالثة:

قم بحفظ ملف الأكسل ومن ثم إعادة رفعه على برنامج قيود من خلال خانة الاستيراد ليتم بعد ذلك رفع قائمة العملاء بكافة بياناتهم.

ImportIcon

معاينة/تعديل/حذف عميل

معاينة العملاء

بعد إدخال بيانات العميل وحفظها، سيتم تحويلك تلقائياً إلى الصفحة الخاصة بالعملاء

ViewCustomer
استعراض لقائمة العملاء حيث يمكن من خلالها معاينة تفاصيل بيانات أي عميل

 

في حال رغبت في استعراض بيانات أحد العملاء، يمكنك الضغط على أيقونة العرض لتنتقل إلى صفحة تفاصيل العميل. حيث تتميز هذه الصفحة باستعراض أهم بيانات العميل الأساسية بالإضافة إلى المبالغ المستحقة والمتأخرة لهذا العميل.

Customer Details
استعراض لتفاصيل العميل

تعديل العملاء

 

يمكنك القيام بالتعديل على بيانات أحد العملاء من خلال الضغط على أيقونة التعديل .

EditCustomers
استعراض لقائمة العملاء حيث يمكن من خلالها التعديل على بيانات العميل

سوف تنقلك تلقائياً إلى صفحة بيانات العميل حيث يمكنك التعديل على البيانات المدخلة مسبقاً.

EditCustomerDetails

 

 

حذف العملاء

 

يمكنك حذف العميل من خلال الذهاب إلى قائمة العملاء والضغط على أيقونة الحذف.

DeleteCustomer
استعراض لقائمة العملاء حيث يمكنك من خلالها حذف عميل

ستتم بعدها عملية الحذف. في حال ظهور نافذة بعدم إمكانية الحذف، فالسبب يعود لوجود فواتير متعلقة بالعميل. حيث يتوجب عليك أولاً القيام بحذف جميع فواتير العميل المدخلة مسبقاً لتتمكن من حذفه من قائمة العملاء.

CannotDeleteCustomerMessage
نافذة برسالة تفيد بعدم القدرة على حذف العميل

 

إضافة عميل جديد

إن جانب إدارة علاقة العملاء يشكل أهمية كبيرة كونه يُسهم في تقليل نسبة خطر الوقوع في مشكلات عدة منها خطر سيولة الأموال.

لذلك حاولنا في قيود أن نوفر أدوات سهلة الاستخدام تعرض تاريخ مبسط للعميل بالإضافة إلى أهم البيانات الخاصة به.

إضافة عميل جديد

لتتمكن من إضافة عميل جديد هناك طريقتين:

الطريقة الأولى:

1- يمكنك الذهاب إلى العملاء من القائمة المنسدلة للمبيعات و الضغط على علامة  (+)

2- ستظهر لك حقول فارغة، اكتب اسم العميل، رقم الإتصال وجميع بيانات العميل المتوفرة لديك.

NewCustomerForm
ملاحظة: الحقول المطلوبة هي اسم العميل و رقم الإتصال الأساسي

ما معنى حالة العميل إن كان نشط أم غير نشط؟

  • العميل النشط: هو العميل الدائم الذي سبق وأن تعاملت معه عدة مرات والذي سيظهر لك في كل مرة عند إنشاء فاتورة مبيعات.
  • العميل غير النشط: هو العميل الذي لم يسبق وأن تعاملت معه إلا مرة واحدة فقط ولا يتم التعامل معه باستمرار. في البداية حدد حالة العميل نشط وبعد انتهاء التعامل معه غيّر حالة العميل لغير نشط ولن يظهر لك مرة أخرى عند إنشاء فاتورة مبيعات جديدة.

إن استخدام عنوان الشحن يسهل للجهات التجارية التواصل مع العملاء وتقديم الخدمات لهم وإيصالها بأسرع وقت ممكن.

Shipping Address Customer

4- عنوان الفوترة هو العنوان الذي سيظهر على فاتورة المبيعات. بإمكانك نسخ عنوان الشحن في حال كان نفس العنوان الذي يظهر في الفواتير. أما إذا كان العنوان مختلف فتستطيع تعبئة الحقول الفارغة بالبيانات التي ترغب بظهورها في الفواتير.

Billing Address Customer

الطريقة الثانية:

يمكنك إضافة عميل مباشرة عند إنشاء فواتيرك أو عروض الأسعار كما هو موضح في الصورة، اضغط هنا  لتعرف أكثر.

Add New Customer from New Invoice