مبادئ التخطيط وأنواعه… تعرف عليها الآن لتغيير مستوى شركتك

هل تساءلت يومًا: لماذا تهتم كبرى الشركات بالتخطيط في عملها بشكل جلي؟

هل الأمر يستحق ما يفعلونه، أم أن جهدهم يصبح هباءً منثورًا؟

بالطبع لاحظت أنه يلعب دورًا مهمًّا في الشركة أو المؤسسة، وليس من قبيل المبالغة القول إنه الأداة الأكثر أهمية للإدارة.

إذ تعتمد الكثير من الأشياء في الشركة على مستوى التخطيط الذي يقدمونه؛ لذا وجب عليك معرفة مبادئ التخطيط وأنواعه.

حتى تنضم لتلك الشركات، وتستعمله أنت أيضًا في مؤسستك، ولا تلقي بالًا لكيفية الحصول على إجابة المعلومات التي بحوزتك.

لأننا سنأخذ بيدك ونبحر بك في هذا المقال لتجد كل ما تبحث عنه، وتجد معلومات أخرى ستفيدك عاجلًا أو آجلًا؛ لذا لا تكن متسرعًا.

واقرأ كل ما قيل بتمعن؛ حتى تحظى بأكبر فائدة ممكنة.

مفهوم التخطيط لغة واصطلاحًا

هل تبحث عن تعريف التخطيط وأنواعه، ومبادئه؟

إذًا هذا المقال لك، إذ سنبسط لك القول أولًا في تعريف التخطيط، ومن ثم أنواعه ومبادئه. يمكن تعريف التخطيط لغة على أنه تنظيم حسب تصميم محدد، وإثبات فكرة بعينها من خلال الكتابة أو الرسم بكيفية جعلها تدل بشكل كامل على المقصود به.

بينما يمكن تعريفه اصطلاحًا بأنه عدد من التصاميم، والطرق، والمناهج، والتدابير، والأساليب التي يمكن اللجوء إليها؛ لتحقيق عدد من الغايات والأهداف.

والجدير بالذكر أن التخطيط المدروس جيدًا يسعف في الحفاظ على الوقت، وتسهيل العمل، وعدم الوقوع في الكثير من الأخطاء.

كما أنه يتيح لك تحديد الأهداف بدقة، ويسمح لك بتحديد واتخاذ قرارات قبل التصرف تحت ضغط الأحداث، والتحكم في المستقبل، ومعرفة طرق تحقيقه.

أنواع التخطيط

قبل التحدث عن مبادئ التخطيط؛ لا بد من معرفة أنواعه أولًا، إذ يوجد أنواع عديدة من التخطيط، والتي من أهمها ما يلي: 

التخطيط الإستراتيجي

يمكن تعريف التخطيط الإستراتيجي بأنه الطريقة المستخدمة من قبل الشركات لتطوير خطة تحقق الأهداف طويلة الأجل المرجوة الشاملة.

يخالف هذا التخطيط تخطيط المشروع العادي الذي يستخدمه العديد من الأشخاص لتوزيع المهام للمشاريع الفردية، وتحديد النطاق.

وكذلك رسم الخرائط الإستراتيجية، الأمر الذي يوضح لك رؤيتك، مهمتك، وكذلك أهدافك.

والجدير بالذكر أن مبادئ التخطيط الاستراتيجي عديدة، ومن أهمها: مبدأ القوة.

يكون ملخص التخطيط الاستراتيجي باعتماده على اتخاذ قرارات الإدارة، وتضمنه هيكل الشركة، الرؤية والرسالة، الجوانب المالية، وأيضًا الأهداف طويلة الأجل.

التخطيط التنظيمي

قبل الخوض في خضم مبادئ التخطيط؛ لا بد من الوقوف على التخطيط التنظيمي برهة من الزمن.

إذ يعد أحد أنواع التخطيط، ويتكون من عدد من اللوائح والقواعد الموضوعة من قبل إدارة المؤسسة أو الشركة أثناء فترة محددة؛ حتى تتمكن من تحقيق أهدافها.

التخطيط التكتيكي

يتكون هذا النوع من التخطيط من تحديد أهداف محددة، ومراجعة الأهداف العامة.

والجدير بالذكر أن عملية التخطيط هذه يعتمد تنفيذها على أي منطقة مقابلة في المنظمة، والتي لا بد لها من الوفاء بوظائفها ومهامها، وكذلك على أي شخص مسؤول داخل الشركة.

التخطيط التشغيلي

يتكون التخطيط التشغيلي من عدد من الإجراءات الرئيسة.

وذلك حتى تضمن أداء المشروع أو المنظمة على المدى قصير الأجل أو المتوسط، ويعتمد على المديرين الذين يساهمون في مراقبة وتنفيذ خطة تشغيلية.

والجدير بالذكر أنه يركز على المهام المطلوبة لتنفيذ وتحقيق الأهداف، وكذلك كيفية استخدام الموارد المتاحة. 

مبادئ التخطيط

يجب أن تحكم كل مرحلة من مراحل العملية الإدارية سلسلة من المبادئ التي تصبح لا غنى عنها إذا كان المرء يرغب في تحقيق إدارة عقلانية، ومن أهم مبادئ التخطيط التي لا بد أن تعلمها هي ما يلي:

الدقة

تذكر أنك قبل أن تفعل أي شيء، إذا أردت تنفيذ عملية التخطيط على شركتك أو مؤسستك.

فلا بد أن تكون دقيقة وواضحة بأقصى قدر ممكن.

وذلك حتى تتمكن من تحقيق الأهداف بفاعلية وكفاءة، إذ إن الخطة توجه الإجراءات الملموسة التي لا بد من اتخاذها.

والجدير بالذكر أن الدقة تتجنب الغموض أو الارتجال في التنفيذ.

بل لا بد من استنادها إلى بيانات حقيقية، مثل: جداول الاحتمالات، البيانات الموضوعية، وكذلك التقديرات الكمية للحسابات الرياضية والبيانات العددية.

دراسة الجدوى

تعد دراسة الجدوى أحد مبادئ التخطيط الفعال، إذ إنه من غير الممكن وضع خطة يستحيل تحقيقها، أو حتى العكس.

بل لا بد من وضعها استنادًا على احتياجات وظروف المؤسسة أو الشركة، والتكيف معها، ووفقًا للخبر والواقع، وكذلك موارد الشركة المتاحة، وأن تكون واقعية بالقدر الكافي.

الوحدة

لا بد من معرفة أن كافة الخطط التي تضعها للمؤسسة أو الشركة الخاصة بك تشترك في هدف واحد بعينه.

لذا يجب عليك تنسيقها ووضعها جميعًا مع خطة عامة بالرغم من وجود خطة محددة لكل قسم داخل المؤسسة.

وذلك لتحقيق الأهداف المرجوة عبر تحقيق التنسيق الملائم للموارد، والوظائف، والأنشطة.

المرونة

تعد المرونة أحد مبادئ التخطيط الفعال، فإذا أمعنت النظر في كل شيء حولك، فستجد أنه يتغير يومًا بعد يوم باستمرار، حتى مؤسستك.

لذا لا بد أن تكون الخطة التي ستضعها لها مرنة؛ حتى تتكيف مع التغييرات التي يمكن أن تحدث بعد وضع الخطة بكل سهولة ويسر.

الالتزام

يوضح لنا هذا المبدأ أن إتاوات الشركة لا بد من توجيهها إلى المدى المتوسط؛ لأنه أكثر عملية.

إذ يمنح الوقت للتفكير في كيفية تطوير الاتجاهات والسياسات تحسبًا لأي شيء غير متوقع.

كما يحافظ على التزامات العمل في المستقبل، بالإضافة إلى ما سبق، لا تنسَ أنه لا بد من التزام كل من يعمل بالمؤسسة بشكل تام بتحقيق الأهداف والغايات التي حُدِّدت.

تغيير الإستراتيجية

عندما يمر على الخطة التي وضعتها للمؤسسة أو الشركة الخاصة بك وقت طويل، تصبح غير صالحة للسير عليها.

لذا لا بد من تغيير الإعدادات والإستراتيجية التي استُخدمت من قبل، وكذلك المعايير المستخدمة، والبيانات، والموارد، وكذلك الميزانيات لتحسين أداء ما تفعله.

التماسك

يعد مبدأ التماسك أحد مبادئ التخطيط الفعال، إذ يكشف لنا أن التخطيط مهم ومدمج بين الأشخاص.

ولا يهم إذا كان الشخص بمفرده أو داخل شركة.

إذ إنه من خلال التخطيط الجيد فقط، سيتمكن من نجاح المشاريع بكل سهولة ويسر، وذلك لتحديد الوقت المناسب، واستجابة الهدف، وكذلك معرفتهما في الوقت المحدد تمامًا. 

العامل المحدد

يوضح لنا هذا المبدأ أنه لا بد على المؤسسة المعنية أن يكون لديها: وسائل تكتشف العوامل التي تبطئ أو تحد من إنجازات الشركة.

كما أن هذا المبدأ يؤكد ويرفع أهمية الموضوعية في اختيار المسار القويم بين البدائل.

مما يفسح المجال لنا لاختيار أفضل اختيار ينبغي اتباعه لتحقيق الأهداف المرجوة.

والجدير بالذكر أنه عند فشل الخطة المعنية، لا بد أن يكون مبدأ التماسك متمكنًا من تحديد موقعها بكل سرعة وكفاءة؛ لتغييرها إذا لزم الأمر.

بعض أخطاء التخطيط الشائعة 

هناك أخطاء يرتكبها العديد من الأشخاص والشركات عند التخطيط للمشروع التجاري الخاص بهم.

وهذا ليس كلامًا من وحي الخيال، بل إنه وفقًا لبحث أُجري في بيئة الأعمال، ولوحظ أن أهم تلك الأخطاء هي ما يلي:

• غياب توضيح الأهداف بصورة صحيحة، ما يجعلها غير سهلة الفهم، وغامضة.
• عدم الأخذ في الاعتبار بيئة الاقتصاد الكلي.
• تجاهل أهمية العامل البشري خلال العمل في المشروع.
• عدم إجراء تحليل SWOT، وبالتالي غياب فهم التهديدات التي يجب على الشركة الحذر منها، ومعرفة نقاط القوة والضعف بها.
• التقليل من أهمية التواصل لتوعية الأشخاص بالمشروع الذي يعملون عليه.
• عدم استغلال قوة التحالفات التجارية.

في الختام

خلاصة القول أن عملية التخطيط ذات أهمية كبرى؛ لتحقيق أعلى مستوى من الأداء لدى الشركات.

إذ تُحدَّت الغايات والأهداف التي لا بد من تحقيقها؛ واختبار أكثر الوسائل ملاءمة بذلك… هلم جرًّا.

ومن مبادئ التخطيط الفعال ما يلي: المرونة، الدقة، الالتزام، التماسك، الوحدة، دراسة الجدوى، وكذلك تغيير الإستراتيجية إذا استدعى الأمر.

على الرغم من أن التخطيط يمكننا القيام به دون إدراك منا، فإنه شيء يولّد القدرة على التفكير، وتذكر أنه لا بد لنا من التخطيط الجيد من أجل جعل العمل أكثر تنظيمًا، وعدم ارتكاب الأخطاء.

وفي ختام حديثنا هنا نود أن نختم بأن برنامج قيود يعد أفضل برنامج محاسبي يمكن أن يغير حياتك رأسًا على عقب.

كما أن أسعاره في متناول الجميع. والجدير بالذكر أن هذا البرنامج يقدم لك أشياء يمكن أن تغير حياتك رأسًا على عقب.

إذ يقدم نظام نقاط البيع، وأنظمة الفاتورة الإلكترونية، وإدارة المخازن والعملاء… هلم جرًّا.

عزيزي القارئ، هل شعرت بالنشوة بعد قراءتك هذا المقال، فهممت بالمغادرة والبدء في التخطيط بشكل جدي؟

إذًا جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، واستمع إلى ما يمليه عليك قلبك.

فهو برنامج محاسبة جيد، ولا تنسَ أن هذا البرنامج يوفر حل إدارة مشروع تعاوني كامل، والأدوات اللازمة لتنفيذ عملية الخطة الإستراتيجية. 

لا تنسى متابعة قيود على منصة لينكد إن وتويتر