إن شجرة الحسابات هي جوهر النظام المحاسبي، وهي الأساس الذي يستند عليه كل شيء في مجال المالية والمحاسبة، هذه البنية الهرمية للحسابات تنظم وتحدد كيفية تسجيل، وتصنيف، وتلخيص العمليات المالية، كما أنها المفتاح لفهم الوضع المالي لأي منشأة، والجدير بالذكر أن إدراك كيفية عمل هذه الشجرة وأهميتها يساعد المحاسبين والمديرين الماليين على اتخاذ قرارات أكثر دقة وموثوقية؛ فهي ليست مجرد مجموعة من الأرقام والبيانات، بل الوسيلة التي تمكن المؤسسات من إدارة أعمالها بفاعلية، تتبع التدفقات المالية، وأيضًا اتخاذ القرارات الاستراتيجية،؛ لذا في هذه المقالة، سنستكشف بالتفصيل ما هي هذه الشجرة، وكيف تنظم البيانات المالية، وكيف يمكن استخدامها لتحسين الأداء المالي للشركة، وكيفية إعدادها؛ لذا تابع معنا للأخير.
ما هي شجرة الحسابات؟
هي عبارة عن خريطة تنظيمية تساعدنا في تصنيف، وتبويب كافة العمليات المالية التي تتم في المنشأة؛ فالحساب هو الأداة التي نوثق من خلالها كافة المعاملات المالية تحت بند معين، مثل: حساب المبيعات الذي يلخص كافة المعاملات المالية المتعلقة بالمبيعات، ولكي نتمكن من متابعة وإدارة هذه العمليات المالية بشكل منظ نحتاج إلى شجرة حسابات ترقم وتصنف هذه الحسابات، وعادة ما يبدأ نظام الترقيم بالأصول، يليها الخصوم، ثم حقوق الملكية، ومن ثم الإيرادات والمصروفات.
يعد دليل الحسابات بمثابة الخارطة التي نستطيع من خلالها الرجوع إلى أي حساب، وتحديد موقعه بين الحسابات الأخرى؛ وبالتالي فإنه أحد أهم العناصر الأساسية للنظام المحاسبي.
ما هي فائدة شجرة الحسابات؟
هناك أهمية كبيرة لاستخدام شجرة الحسابات في المحاسبة، إذ تسهل عملية تنظيم وتوثيق العمليات المالية للمنظمة بشكل فعال، ويمكن اختصار أهمية شجرة الحسابات فيما يلي:
- تبويب العمليات المالية: تساعد هذه الشجرة في تصنيف كل عملية مالية إلى حساباتها المناسبة؛ مما يسهل متابعة وتحليل التدفقات المالية.
- سهولة إعداد القوائم المالية: بناءً على التصنيف المحدد في الشجرة؛ يمكن بسهولة استخراج البيانات اللازمة لإعداد القوائم المالية كالميزانية.
- الرقابة والمتابعة: تساعد في متابعة الحركات المالية، واكتشاف أي أخطاء أو تجاوزات بسهولة.
- التحليل المالي: إمكانية التحليل المالي والمقارنات بين الفترات المختلفة، وفهم أداء المنظمة.
- التنظيم والإدارة: تساعد في تنظيم وإدارة الحسابات وفقًا لنظام محاسبي متكامل.
كيفية عمل شجرة حسابات كاملة
إن شجرة الحسابات هي الهيكل التنظيمي للحسابات المالية في الشركة، إذ تهدف إلى تنظيم وتصنيف هذه الحسابات بطريقة منطقية ومنسقة، وتذكر أن هناك مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم هذه الشجرة:
تحديد الحسابات الرئيسة
يجب تحديد الحسابات الرئيسة، مثل: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية والإيرادات، وكذلك المصروفات، والجدير بالذكر أن هذه ستكون المستويات الأعلى في شجرة الحسابات.
تصنيف الحسابات الفرعية
ثانيًا، تأتي المستويات الفرعية لكل مستوى رئيس، وذلك كما يلي:
- الأصول تنقسم إلى أصول متداولة، وأصول غير متداولة.
- الالتزامات إلى متداولة، وغير متداولة.
- حقوق الملكية إلى رأس المال، والاحتياطيات، والأرباح المحتجزة.
- الإيرادات إلى إيرادات مبيعات، وإيرادات متنوعة.
- المصروفات إلى إدارية، وبيعية، وتشغيلية.
الجدير بالذكر أن هذه المستويات الفرعية توفر تفصيلًا أكبر لكل جانب من الجوانب المالية للمؤسسة.
تقسيم المستويات الفرعية
ثالثًا، تنقسم المستويات الفرعية إلى مزيد من التفاصيل في المستويات الأدنى، وذلك كما يلي:
- الأصول المتداولة: تشمل النقدية، والعملاء، والمخزون، والأرصدة المدينة الأخرى.
- الأخرى غير المتداولة: تشمل الأصول الثابتة، والأصول غير الملموسة، والاستثمارات.
هكذا تتناول المستويات الأدنى التفاصيل الدقيقة لكل جزء من أجزاء شجرة الحسابات.
إضافة مستويات تحليلية
يمكن إضافة مستويات تحليلية أخرى للبنود الفرعية؛ مما يزيد من دقة وتركيز الشجرة الحسابات؛ فالعملاء يمكن تقسيمهم إلى عملاء تجزئة وجملة، أو محليين ودوليين، والاستثمارات إلى استثمارات في شركات شقيقة، وتابعة، ومتاحة للبيع.
ترقيم الحسابات
يُعطى رقم لكل حساب رئيس وفرعي، بحيث يعكس موقعه في الهيكل، وهناك عادة تسلسل رقمي معين تتبعه معظم الشركات سنوضحه بشكل أكثر تفصيلاً في الفقرة القادمة.
المرونة والقابلية للتطوير
يجب أن تكون شجرة الحسابات قابلة للتطوير مستقبلاً؛ لتتناسب مع نمو وتطور الشركة، وتعقيد عملياتها.
التنسيق مع المعايير المحاسبية
عند تصميم هذه الشجرة، يجب مراعاة المتطلبات والمعايير المحاسبية المطبقة؛ لضمان التوافق والانسجام، وأفضل حل لك هو استخدام برنامج محاسبة، مثل: قيود.
أمثلة على شجرة الحسابات
لكي نفهم هذه الشجرة عن قرب؛ لنفترض أن هناك شركة تجزئة نجد أن الحسابات الرئيسة بها تشمل: الأصول، والخصوم، ورأس المال، وتحت كل من هذه الحسابات الرئيسة هناك حسابات فرعية تفصيلية، مثل: الأصول الثابتة، والأصول الحالية، والأصول غير الملموسة؛ وبدورها تنقسم هذه الحسابات الفرعية إلى حسابات ثانوية أكثر تحديًا، مثل: النقد في البنك، والمدينون، والمخزون.
الجدير بالذكر أن هذا التصنيف الهرمي يسمح للمحاسبين بتتبع وتحليل العمليات المالية بدقة متناهية، فعلى سبيل المثال: يمكن رصد التغيرات في رصيد النقد في البنك، وكيف ترتبط هذه التغيرات بالعمليات الأخرى، مثل: المبيعات، والمشتريات.
| الحساب الرئيس | الحساب الثانوي | الحساب الفرعي |
| الأصول | المباني | الأصول الثابتة |
| النقد في البنك | الأصول الحالية | |
| المعدات | ||
| المخزون | ||
| الحقوق التجارية | الأصول غير الملموسة | |
| المدينون | ||
| الخصوم | الرواتب المستحقة | |
| القروض البنكية | الخصوم طويلة الأجل | |
| الموردين | الخصوم قصيرة الأجل | |
| رأس المال | الأرباح المحتجزة | |
| رأس المال الأصلي | رأس المال |
تكويد البنود في شجرة الحسابات
تتكون هذه الشجرة من عدة مستويات، حيث يُقسم كل حساب رئيس إلى حسابات فرعية، والذي بدوره قد ينقسم إلى حسابات أدق.
تحديد الحسابات الرئيسة
تبدأ عملية بناء شجرة الحسابات بتحديد الحسابات الرئيسة، والتي عادةً تكون الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات، بحيث يُعطى كل حساب رئيس رقم مميز، فعلى سبيل المثال:
- الأصول (1).
- الخصوم (2).
- حقوق الملكية (3).
- الإيرادات (4).
- المصروفات (5).
تقسيم الحساب الرئيس إلى حساب فرعي
بعد ذلك، يُقسم كل حساب رئيس إلى حسابات فرعية، والتي تحصل على أرقام مميزة تبدأ برقم الحساب الرئيس، فعلى سبيل المثال: تحت الأصول (1) قد يكون هناك الأصول المتداولة (11)، والأصول غير المتداولة (12)، وتتبع هذه الطريقة في تقسيم الحسابات الفرعية إلى مستويات أكثر تفصيلًا.
الفئات المختلفة لشجرة الحسابات
يجمع المخطط العام للحسابات جميع الحسابات التي من المحتمل أن تستخدمها الشركة خلال دورتها، وهكذا نجد كافة الحسابات هناك، دون تمييز لقطاع النشاط، وهي مقسمة إلى 8 فئات:
- الفئة الأولى: حسابات رأس المال.
- الثانية: حسابات الأصول الثابتة.
- الفئة الثالثة: المخزونات، والعمل الجاري.
- الرابعة: حسابات الطرف الثالث.
- الفئة الخامسة: الحسابات المالية.
- السادسة: حسابات الشحن.
- الفئة السابعة: حسابات المنتجات.
- الثامنة: الحسابات الخاصة.
الجدير بالذكر أن استخداماتها مخصصة لأغراض مختلفة، وفي الواقع تستخدم الفئات من 1 إلى 5 لإنتاج الميزانية العمومية المحاسبية في شجرة الحسابات، وتستخدم 6 و 7 في قائمة الدخل، وتستخدم الفئة 8 فقط في حالات محددة معينة.
بعد ذلك تقسم هذه الفئات، وتوحد باستخدام نظام رمز الأرقام ، إذ تأخذ الفئات الفرعية رقم الفصل الذي يضاف إليه رقم ثانيٍ، فمثلًا في الحسابات المالية (5) نجد البنوك والمؤسسات المالية (51)، وأخيرًا تستمر هذه البنية الشجرية، وتنتهي بالحسابات المسجلة ضمن كل فئة فرعية، والتي تتبع الترميز ذاته؛ وبالتالي فإن الحساب البنكي (512) ينتمي إلى الفئة الفرعية 51.
نموذج توضيحي لتكويد شجرة الحسابات
| #1 | الأصول | |||
| #11 | الأصول المتداولة | |||
| #111 | النقدية | |||
| #112 | العملاء | |||
| #123 | المخزون | |||
| #12 | الأصول غير المتداولة | |||
| #121 | الأصول طويلة الأجل (ثابتة) | |||
| #1211 | المباني | |||
| #1212 | الآلات | |||
| #1213 | السيارات | |||
| #122 | الأصول غير الملموسة | |||
| #1221 | براءات الاختراع | |||
| #1222 | الشهرة | |||
| #123 | الاستثمارات | |||
| #1231 | الاستثمارات في الشركات الشقيقة | |||
| #1232 | الاستثمارات في الشركات التابعة | |||
| #1233 | الاستثمارات المتاحة للبيع | |||
| #2 | الالتزامات | |||
| #21 | الالتزامات المتداولة | |||
| #211 | الموردون | |||
| #212 | القروض قصيرة الأجل | |||
| #22 | الالتزامات غير المتداولة | |||
| #221 | القروض طويلة الأجل | |||
| #222 | المخصصات طويلة الأجل | |||
| #223 | الالتزامات الضريبية المؤجلة | |||
| #3 | حقوق الملكية | |||
| #31 | رأس المال | |||
| #32 | الاحتياطات | |||
| #33 | الأرباح المحتجزة | |||
| #4 | الإيرادات | |||
| #41 | إيرادات المبيعات | |||
| #42 | إيرادات متنوعة | |||
| #5 | المصروفات | |||
| #51 | المصروفات الإدارية | |||
| #52 | المصروفات البيعية | |||
| #53 | المصروفات التشغيلية | |||
الأخطاء الشائعة عند إعداد شجرة حسابات كاملة
إن إعداد شجرة الحسابات هي عملية حيوية في إدارة السجلات المالية لأي منشأة، ولكن هناك بعض الأخطاء الشائعة التي غالبًا ما يرتكبها المحاسبون أثناء هذه العملية، والتي يجب على الجميع أن ينتبهوا لها، والتي تتمثل فيما يلي:
الفشل في تحديث الشجرة بانتظام
إن الفشل في تحديث الشجرة بانتظام هو أمر بالغ الأهمية؛ فالأعمال والعمليات المالية تتغير باستمرار؛ لذلك من الضروري مراجعة وتعديل الشجرة بشكل دوري؛ لضمان أنها تعكس بدقة الوضع المالي الحالي للشركة، وإذا أهمل المحاسبون هذه المهمة؛ فقد ينتج عن ذلك بيانات مالية غير دقيقة أو مضللة.
عدم تصنيف الحسابات بشكل صحيح
إن عدم تصنيف الحسابات بشكل صحيح هو مشكلة شائعة أخرى، فمن المهم أن يضع المحاسبون نظامًا فعالاً لتصنيف الحسابات حسب الفئات المناسبة، مثل: الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات… وما إلى ذلك، فإذا لم تُصنّف بشكل صحيح؛ فقد يؤدي ذلك إلى صعوبة في تحليل البيانات المالية، والتخطيط المالي بشكل فعال.
كيفية إضافة حساب جديد في شجرة الحسابات عبر برنامج قيود
بعد أن قررت اختيار برنامج محاسبي، مثل: قيود؛ ليقوم بالمهام الشاقة بدلًا عنك؛ قد تكون في حيرة من أمرك عند إضافة حساب جديد في شجرة الحسابات في البرنامج؛ لذا تابع الخطوات التالية؛ لتكن على بصيرة من أمرك:
- بعد الدخول إلى الحساب، ستجد في القائمة الجانبية خانة “المحاسبة”، بعد الضغط عليها ستظهر لديك عدة خيارات من بينها “شجرة الحسابات”.
- بعد الضغط على “شجرة الحسابات”، ستفتح معك صفحة تفصيلية خاصة بكل المهام الخاصة بشجرة الحسابات، ستجد في أعلى الصفحة خيار”إضافة حساب”:
- بعد الدخول إلى الصفحة، سيتوجّب عليك تعبئة كل الخانات المطلوبة لإنشاء حساب جديد، وهي: حساب رئيسي، نوع الحساب، الاسم الانجليزي، الاسم العربي، الرمز، الوصف، وإمكانية الدفع والتحصيل بهذا الحساب.
شرح مُبسّط لكيفية حول الخانات التي عليك تعبئتها عند إنشاء حساب جديد في شجرة الحسابات في قيود:
- سيطلب منك البرنامج تحديد الحساب الرئيسي (الأب المباشر) الذي سينتمي إليه الحساب الجديد.
- على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إنشاء حساب؛ فيمكنك اختيار حساب “النقدية في الخزينة” كالحساب الأب المباشر.
- بعد ذلك، ستحتاج إلى تحديد نوع الحساب الجديد، مثل “حساب بنك”، ثم أدخل اسم الحساب باللغتين العربية والإنجليزية.
- إضافة وصف للحساب الجديد هو خيار اختياري، ولكن من الجيد إضافته؛ لتوضيح طبيعة الحساب، وغرضه.
- ومن ثم يمكنك تحديد ما إذا تريد أن يتم الدفع والتحصيل من خلال هذا الحساب.
- في النهاية، اضغط “حفظ” لإتمام إنشاء الحساب الجديد، أو اضغط “إعادة تعيين”، وبذلك يتم إفراغ جميع الخانات لتعبئتها مجددا.
بهذه الخطوات البسيطة، يمكنك بسهولة إنشاء حساب جديد في الشجرة باستخدام برنامج قيود المحاسبي.
في الختام
إن شجرة الحسابات هي أداة قوية ومفصلية في عالم المحاسبة، والمنظور الذي يوجه المحاسبين في تسجيل، وتبويب، وتحليل المعاملات المالية، وبفضل هذه الشجرة؛ يمكن للمحاسبين أن يتتبعوا بدقة كل تفاصيل الحركات المالية للمنشأة، ويستخلصوا منها صورة شاملة وموثوقة عن وضعها المالي، ولكن الأهم من ذلك أنها تمنح المحاسبين والإداريين القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المستقبل، فبتحليل بنود هذه الشجرة، وعلاقاتها ببعضها البعض؛ يمكن استشراف التوجهات المالية للمنشأة، واقتراح الاستراتيجيات الملائمة لتعزيز أوضاعها؛ لذا كان إتقان إعداد هذه الشجرة مفتاح النجاح للمحاسبين في عصرنا هذا؛ إذ إنه من خلالها يمكنهم التمكن من لغة الأرقام، وترجمتها إلى قرارات حاسمة تدفع المنشآت إلى التميز والريادة.
إذا واجهت مشكلة في إعداد شجرة الحسابات لمنشأتك؛ فمن الأفضل لك استخدام برنامج محاسبة سحابي متكامل ليقوم بهذه المهمة بدلًا عنك، ولكن على الرغم من وجود العشرات من هذه البرامج؛ إلا أن برنامج قيود يبقى في الصدارة دائمًا، والجدير بالذكر أنه يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ، بأسعار وجودة لا مثيل لها.
بعد أن علمت ما هي شجرة الحسابات؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ لوفي الوقت والجهد عليك.
