تقترب نهاية الشهر، وأمامك مئات العمليات البنكية تنتظر التصنيف، وفواتير موردين لم تسجل بعد، وكشف حساب لم يطابق مع الدفاتر. هذا العمل المتكرر هو أول ما وصل إليه الذكاء الاصطناعي في المحاسبة. فهو لا يغير قواعد المحاسبة ولا معاييرها، لكنه يغير طريقة تجهيز البيانات قبل أن يراجعها المحاسب ويعتمدها.
والسؤال العملي لصاحب المنشأة وللمحاسب ليس هل يستخدم الذكاء الاصطناعي أم لا. السؤال هو: في أي مهمة يستعين به، ومن يراجع نتيجته، وما الذي لا يصح أن يترك له؟ على هذه الأسئلة الثلاثة تقوم الأقسام التالية: التطبيقات، والفوائد والحدود، ومعايير اختيار الأدوات، وهل يستبدل الذكاء الاصطناعي المحاسب. وفي آخرها تجد ما يقدمه قيود AI اليوم تحديدا.
ما هو الذكاء الاصطناعي في المحاسبة؟
الذكاء الاصطناعي في المحاسبة هو استخدام برامج تتعلم من البيانات المالية السابقة، أو تفهم النصوص والمستندات، لتنفيذ مهام كانت تتطلب جهدا يدويا من المحاسب. من هذه المهام قراءة الفواتير، واقتراح الحساب المناسب لكل عملية، ومطابقة كشف البنك مع الدفاتر، والتنبيه إلى قيد يخرج عن النمط المعتاد.
والفرق بينه وبين الأتمتة التقليدية مهم. الأتمتة التقليدية تنفذ قاعدة ثابتة كتبها شخص مسبقا، مثل ترحيل كل فاتورة مبيعات إلى حساب الإيرادات. أما الذكاء الاصطناعي فيستنتج القاعدة من أمثلة سابقة، لذلك يتعامل مع حالات لم يكتب لها أحد قاعدة. وهذه المرونة نفسها هي سبب الحاجة إلى المراجعة، لأن الاستنتاج قد يخطئ.
والنتيجة في الحالتين مقترح يعرض على إنسان، لا قرار نهائي. فالمحاسب يبقى مسؤولا عن صحة القيد، والمراجع الخارجي يبقى مسؤولا عن رأيه في القوائم المالية. ولا تغير الأداة شيئا في المعايير التي تحكم الاعتراف والقياس والإفصاح. وفي الأدوات المتاحة اليوم تتكرر ثلاث تقنيات:
- التعلم الآلي: يتعلم من عمليات مسجلة سابقا، فيقترح التصنيف أو يرصد ما يخالف النمط.
- معالجة اللغة الطبيعية: تفهم نص الوصف في كشف البنك، أو سؤالا مكتوبا بلغة عادية.
- التعرف الضوئي على النصوص (OCR): يحول صورة الفاتورة أو الإيصال إلى بيانات مقروءة، مثل التاريخ والمبلغ والرقم الضريبي.
وكثير من أدوات المحاسبة تجمع هذه التقنيات مع أتمتة العمليات المالية الروبوتية، التي تنفذ الخطوات المتكررة بقواعد ثابتة. وإذا أردت تعريف الذكاء الاصطناعي نفسه وأنواعه بعيدا عن المحاسبة، فاقرأ ما هو الذكاء الاصطناعي وما تطبيقاته. أما هنا فنبقى داخل العمل المحاسبي.
تطبيقات الذكاء الاصطناعي في المحاسبة
تتوزع استخدامات الذكاء الاصطناعي في المحاسبة على مراحل العمل المحاسبي كلها تقريبا، من لحظة دخول المستند إلى إعداد التقارير. والتطبيقات التالية هي الأكثر حضورا في أدوات السوق، وقد رتبناها حسب موقعها في مراحل الدورة المحاسبية. ونصفها هنا بصفتها قدرات عامة في المجال، لا ميزات برنامج بعينه.
إدخال البيانات واستيرادها
كان إدخال البيانات أكثر مهام مسك الدفاتر استهلاكا للوقت. تستطيع أدوات الذكاء الاصطناعي قراءة فاتورة مصورة أو ملف PDF، واستخراج اسم المورد والتاريخ والمبلغ والضريبة منه. وتستطيع كذلك قراءة ملف Excel غير منظم، ومطابقة أعمدته مع الحقول المطلوبة.
لكن القراءة الآلية ليست دقيقة دائما. صورة مائلة، أو خط يد، أو فاتورة بتنسيق غير مألوف، قد تنتج رقما خاطئا. لذلك تعرض الأدوات الجيدة ما استخرجته للمراجعة قبل الحفظ، وتبين الحقول التي لم تتأكد منها.
تصنيف العمليات
كل عملية تحتاج إلى حساب في دليل الحسابات. هل هذه الدفعة مصروف إيجار أم صيانة؟ وهل هذا الإيداع إيراد مبيعات أم تحصيل من عميل؟ تقترح أدوات التعلم الآلي التصنيف بناء على العمليات المشابهة التي صنفها المحاسب من قبل.
وجودة الاقتراح تعتمد على جودة التاريخ الذي تعلمت منه الأداة. إذا كانت العمليات السابقة مصنفة بطريقة غير متسقة، فستكرر الأداة عدم الاتساق نفسه. ولهذا يبقى تحويل الاقتراح إلى قيد يومية نهائي قرارا للمحاسب.
التسوية البنكية والمطابقة
في تسوية الحسابات البنكية يطابق المحاسب كل حركة في كشف البنك مع قيد في الدفاتر. المطابقة السهلة تتم بالمبلغ والتاريخ. أما الصعبة فهي دفعة واحدة تسدد ثلاث فواتير، أو تحويل وصل بمبلغ ناقص بسبب رسوم بنكية.
هنا يقترح الذكاء الاصطناعي مطابقات محتملة بالاعتماد على المبلغ والتاريخ ونص الوصف معا، ويترك الحالات غير الواضحة للمحاسب. والمكسب أن يركز المحاسب وقته على الفروق الحقيقية، بدل البحث في مئات السطور المتطابقة. وتنطبق الفكرة نفسها على مطابقة أرصدة العملاء، كما في نموذج تسوية حسابات القبض.
مراجعة الأخطاء ورصد العمليات غير المعتادة
تتعلم بعض الأدوات النمط المعتاد لكل حساب: متوسط المبالغ، والموردين المعتادين، وأيام الصرف. ثم تنبه إلى ما يخرج عن هذا النمط، مثل فاتورة مكررة بالرقم نفسه، أو دفعة كبيرة لمورد جديد، أو قيد مسجل في يوم عطلة.
هذا التنبيه لا يعني وجود خطأ أو احتيال. يعني فقط أن العملية تستحق نظرة ثانية. وكثير من الأخطاء المحاسبية الشائعة يمكن أن يظهر بهذه الطريقة قبل أن يصل إلى القوائم المالية. ومن أمثلتها التسجيل المكرر، والخطأ في اختيار الحساب.
التقارير وتوقعات التدفق النقدي
بعد أن تصبح البيانات نظيفة ومصنفة، تستطيع النماذج الإحصائية وأدوات التعلم الآلي قراءة الأنماط الزمنية فيها. ومن أشهر استخداماتها إعداد توقعات التدفق النقدي للأسابيع أو الأشهر القادمة، بالاعتماد على مواعيد تحصيل العملاء وسداد الموردين في الفترات السابقة.
لكن التوقع يبقى تقديرا. فهو يفترض أن المستقبل يشبه الماضي، ولا يعرف أن عميلا كبيرا قرر تأجيل الدفع، أو أن موسما استثنائيا قادم. لذلك يقرأ المدير المالي التوقع مع ما يعرفه عن السوق، ولا يكتفي بالرقم.
وقبل أي توقع يحتاج صاحب القرار إلى قوائم مالية يفهمها. ويساعدك نموذج تحليل القوائم المالية على قراءة النسب الأساسية بنفسك، حتى تحكم على ما تعرضه أي أداة.
الفوترة الإلكترونية والامتثال
في المملكة يصدر المسجلون في ضريبة القيمة المضافة فواتيرهم إلكترونيا منذ 4 ديسمبر 2021، عدا غير المقيمين. هذه هي المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) التي ألزمت بها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). ثم بدأت المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) في 1 يناير 2023، وفيها يرتبط نظام الفوترة بمنصة فاتورة.
وتطبق الهيئة المرحلة الثانية على موجات تحددها الإيرادات الخاضعة للضريبة. وفيها ترسل الفاتورة الضريبية إلى الهيئة للتحقق منها قبل تسليمها للمشتري. أما الفاتورة الضريبية المبسطة للمستهلك فتسلم فورا، ثم تبلغ بها الهيئة خلال 24 ساعة.
فماذا يضيف الذكاء الاصطناعي هنا؟ الفاتورة الإلكترونية بيانات منظمة في حقول محددة، وهذا يسهل فحصها آليا. فقد تنبه أداة مراجعة ذكية إلى حقل ناقص أو بيانات غير متسقة قبل الإصدار. لكن الامتثال نفسه يأتي من حل فوترة يستوفي متطلبات الهيئة، لا من طبقة ذكاء اصطناعي فوقه.
ولتتحقق من مبلغ الضريبة في أي فاتورة بنفسك، استخدم حاسبة ضريبة القيمة المضافة.
فوائد الذكاء الاصطناعي في المحاسبة وحدوده
فوائد الذكاء الاصطناعي في المحاسبة تظهر في المهام المتكررة كبيرة الحجم، وتضعف كلما احتاجت المهمة إلى حكم مهني. ففرز ألف عملية بنكية عمل مناسب لأداة ذكية. أما تحديد المعالجة المحاسبية لعقد طويل الأجل، أو تقدير مخصص الديون المشكوك في تحصيلها، فعمل يحتاج إلى محاسب يفهم العقد والعميل والمعيار.
والقاعدة العملية بسيطة: الذكاء الاصطناعي يجهز ويقترح، والمحاسب يراجع ويعتمد. وأي أداة تعكس هذا الترتيب، فترحل القيود دون مراجعة، تنقل الخطأ من مرحلة الإدخال إلى القوائم المالية مباشرة. وكلما تأخر اكتشاف الخطأ زادت كلفة تصحيحه، خاصة بعد إغلاق الفترة المحاسبية.
لذلك انظر إلى الفوائد والحدود معا قبل أي قرار. الشكل التالي يلخص الجانبين، ثم نفصل كل جانب.
- سرعة في الإدخال والتصنيف والمطابقة
- اتساق في تطبيق القاعدة نفسها على كل عملية
- تنبيه مبكر إلى العمليات غير المعتادة
- وقت أكثر للتحليل وتفسير الأرقام
- جودة نتائجه من جودة بياناتك السابقة
- قد يخطئ بصياغة واثقة فيحتاج إلى مراجعة
- لا يملك الحكم المهني ولا يتحمل المسؤولية
- يثير أسئلة عن خصوصية البيانات المالية
- إذا اقترح القيد واعتمده معا اختفت نقطة رقابة
الفوائد
- السرعة: تنجز الأداة فرز العمليات المتكررة أسرع من الإدخال اليدوي، وهذا يظهر أكثر في نهاية الشهر.
- الاتساق: تطبق القاعدة نفسها على كل عملية، فلا يختلف التصنيف بين موظف وآخر، ولا بين أول الشهر وآخره.
- التنبيه المبكر: ترصد التكرار والمبالغ غير المعتادة أثناء الشهر، لا عند الإقفال.
- وقت للتحليل: ينتقل جهد المحاسب من الإدخال إلى قراءة الأرقام وشرحها للإدارة.
الحدود
- جودة البيانات: أداة تتعلم من تصنيفات سابقة خاطئة ستكرر الخطأ نفسه بثقة.
- الحكم المهني: المعالجة المحاسبية لعقد أو مخصص أو إيراد مؤجل تحتاج إلى فهم السياق والمعيار.
- المخرجات الخاطئة: قد تنتج الأداة رقما أو تصنيفا خاطئا يبدو مقنعا، فلا يكفي أن يبدو الناتج منطقيا.
- خصوصية البيانات: البيانات المالية حساسة، فاسأل أين تعالج ومن يطلع عليها قبل رفعها إلى أي أداة.
- الفصل بين المهام: إذا كانت الأداة تقترح القيد وتعتمده معا، فقد اختفت نقطة رقابة أساسية.
البند الأخير يستحق وقفة. مبدأ الفصل بين المهام يقضي بألا ينفرد شخص واحد بتسجيل العملية واعتمادها ومراجعتها. وحين تدخل أداة ذكاء اصطناعي في المسار، فعاملها كطرف إضافي: هي تقترح، وشخص آخر يعتمد، وشخص ثالث يراجع بصفة دورية.
أدوات الذكاء الاصطناعي للمحاسبين: كيف تختار ما يناسبك
أدوات الذكاء الاصطناعي للمحاسبين ليست فئة واحدة. بعضها مدمج داخل برنامج المحاسبة نفسه، وبعضها أداة مستقلة تقرأ المستندات، وبعضها مساعد محادثة عام لا يعرف شيئا عن دفاترك. ولكل فئة استخدام مناسب ومخاطرة مختلفة.
الأداة المدمجة في برنامج المحاسبة تعمل على بياناتك مباشرة، وضمن صلاحيات البرنامج. والأداة المستقلة تحتاج إلى نقل البيانات إليها ثم إعادتها، وكل نقل فرصة لخطأ أو تسريب. أما مساعد المحادثة العام فمفيد في شرح مفهوم أو صياغة رسالة. لكنه ليس مصدرا موثوقا لرقم ضريبي أو معالجة محاسبية، فقد يقدم إجابة خاطئة بصياغة واثقة.
لذلك لا تبدأ الاختيار من اسم الأداة أو شهرتها. ابدأ من المهمة التي تستهلك وقتك أكثر من غيرها، ثم اختبر الأداة عليها بمعايير واضحة. واسأل نفسك أيضا: ماذا يحدث إذا أخطأت الأداة في هذه المهمة، ومن سيكتشف الخطأ، ومتى؟ فالأداة المناسبة لمهمة قليلة المخاطر قد لا تناسب مهمة يدخل ناتجها مباشرة في الإقرار الضريبي.
اطرح هذه الأسئلة على المزود، وجرب الأداة على بياناتك الفعلية قبل أن تعتمد عليها.
- هل تعرض النتيجة للمراجعة قبل الحفظ؟
- هل تبين الحقول الناقصة أو غير المؤكدة؟
- هل تعمل داخل برنامج المحاسبة أم تحتاج نقل البيانات؟
- أين تعالج بياناتك المالية ومن يطلع عليها؟
- هل تلتزم بصلاحيات المستخدمين في منشأتك؟
- هل تحفظ أثرا لمن اقترح ومن اعتمد؟
- هل تناسب مخاطر المهمة، خاصة إذا دخل ناتجها في الإقرار الضريبي؟
- إذا أخطأت الأداة، فمن سيكتشف الخطأ ومتى؟
أهم هذه الأسئلة أولها. أداة تحفظ ما تقترحه دون أن تعرضه عليك تلغي دور المراجعة الذي شرحناه في القسم السابق. وأداة لا تبين الحقول غير المؤكدة تجعلك تثق في كل النتائج بالدرجة نفسها، وهذا غير صحيح.
ويفيد هنا أن تكون بياناتك في برنامج سحابي واحد. فالأداة المدمجة فيه تعمل على النسخة نفسها التي يراها فريقك من أي مكان، وهذه من مزايا المحاسبة السحابية عموما: مصدر واحد للبيانات بدل ملفات متعددة. ويمكنك الاطلاع على الوصول السحابي في قيود لترى كيف يعمل ذلك عمليا.
هل يستبدل الذكاء الاصطناعي المحاسب؟
لا يستبدله، لكن شكل العمل اليومي يتغير. الذكاء الاصطناعي يأخذ من المحاسب الجزء المتكرر: الإدخال، والفرز، والمطابقة الأولية. ويترك له الجزء الذي يحتاج إلى حكم ومسؤولية: المعالجة المحاسبية، وتفسير الأرقام، والتواصل مع الإدارة والمراجع والجهات الرقابية. والمحاسب الذي يفهم النشاط ويقرأ القوائم المالية ويشرحها سيجد وقتا أكثر لهذا العمل. وللاطلاع على المهام التي تتقلص والمهارات التي يزيد الطلب عليها، اقرأ مستقبل مهنة المحاسبة مع الذكاء الاصطناعي.
كيف تبدأ استخدام الذكاء الاصطناعي في محاسبة منشأتك
أي أداة ذكاء اصطناعي تعمل على البيانات التي تعطيها لها. فإذا كان دليل الحسابات غير مرتب، والعمليات مسجلة في ملفات متفرقة، فستنتج الأداة اقتراحات بالجودة نفسها. فهي لا تعرف أن حساب الصيانة مكرر باسمين، ولا أن العميل نفسه مسجل بثلاث صيغ مختلفة. لذلك تبدأ الرحلة من ترتيب الأساس، لا من شراء الأداة.
والترتيب التالي يناسب أغلب المنشآت الصغيرة والمتوسطة. لا يشترط أن تنهيه كله قبل أن تجرب أي أداة، لكن كل خطوة تقلل الوقت الذي ستقضيه لاحقا في تصحيح الاقتراحات. وتفاصيل الخطوات موجودة في أدلة مستقلة نشير إليها بعد الشكل، فلا نكررها هنا.
والمهم أن تحدد قبل البدء من سيراجع مخرجات الأداة، وكم مرة، وما الذي يحدث حين يجد خطأ. واكتب هذه الإجابات في سطور يعرفها الفريق، لا في ذهن شخص واحد. ثم اتبع الخطوات التالية بالترتيب، لأن كل خطوة تبني على التي قبلها، وتخطي إحداها يظهر لاحقا في صورة اقتراحات خاطئة لا تعرف مصدرها.
للخطوتين الثانية والثالثة دليلان مفصلان. إن كنت تبني الأساس من البداية، فاقرأ دليل خطوات إنشاء نظام محاسبي لشركة جديدة. وإن كانت حساباتك على جداول، فاقرأ متى تنقل محاسبة إكسل إلى برنامج محاسبي.
ولمراجعة دليلك الحالي استخدم نموذج دليل الحسابات، ولتتبع العمل من القيد إلى القوائم استخدم نموذج دورة المحاسبة الكاملة.
وإذا ثبتت دقة الأداة في المهمة الأولى، فانتقل إلى التالية. وإذا كنت تفكر في الذكاء الاصطناعي على مستوى المنشأة كلها، لا في المحاسبة وحدها، فاقرأ الذكاء الاصطناعي للأعمال.
ما الذي يقدمه قيود AI اليوم
بعد الحديث عن المجال عموما، هذا ما يقدمه قيود AI داخل قيود تحديدا. هو ميزة تساعدك في استيراد بياناتك الموجودة أو إنشاء بيانات جديدة، مع إمكانية مراجعة النتائج وتعديلها قبل حفظها داخل قيود. ويعمل في ثلاثة مواضع: إعداد الحساب عند التسجيل، وتجهيز البيانات، والدعم الفني.
ويتبع قيود AI القاعدة نفسها التي شرحناها في قسم الحدود: يجهز ويقترح، وأنت تراجع وتعتمد. فلا يحفظ شيء قبل أن تؤكده.
معالج إعداد الحساب في كل الباقات
عند إنشاء حسابك يسألك المعالج في 4 شاشات سريعة عن نشاطك، ومعلومات منشأتك، ومنتجاتك وطريقة البيع، وإعدادات الضريبة. ثم تراجع إجاباتك كلها في شاشة واحدة، وتعدل أيا منها.
بعدها يقترح قيود AI إعدادات البداية لحسابك من إجاباتك: تصنيفات ومنتجات وحسابات لشجرة الحسابات. تحذف منها ما لا يناسبك، وتضيف ما ينقصك، ثم تعتمدها بنفسك. ولا تضاف الحسابات المقترحة إلا عند اعتمادك، وتضاف تحت بنودها الرئيسية. والمعالج متاح في كل الباقات.
استيراد البيانات وإنشاؤها
إذا كانت بياناتك في ملف Excel أو CSV، يطابق قيود AI أعمدة الملف مع حقول قيود، ويبين لك الحقول الناقصة. وإن لم يكن لديك ملف، فاكتب وصفا قصيرا أو الصق قائمة موجودة، فيقترح صفوفا تراجعها وتعدلها قبل الحفظ. ويدعم حاليا أربعة أنواع من البيانات:
- المنتجات والخدمات: استيراد من ملف، أو إنشاء من وصف أو قائمة.
- شجرة الحسابات: استيراد من ملف، أو إنشاء من وصف أو قائمة.
- العملاء: استيراد من ملف فقط.
- التصنيفات: إنشاء فقط.
وفي المراجعة ينبهك إلى الحقول الناقصة، وإلى الصفوف التي يحتمل أنها مكررة أو تحتاج إلى تعديل. تعدل القيم، وتضيف صفوفا، وتستبعد ما لا تحتاجه. وهذه المراجعة فرصتك لتطبيق خطوة تنظيف البيانات التي شرحناها في القسم السابق.
مساعد الدعم الذكي
يجيب مساعد الدعم الذكي عن أسئلتك في استخدام قيود، مثل طريقة إضافة مستخدم جديد إلى حسابك. وحين تحتاج إلى شخص، يحولك إلى فريق الدعم المتاح 24 ساعة طوال أيام الأسبوع. وهو مساعد دعم فني، لا أداة لتحليل أرقامك.
وتجد بقية ما يقدمه البرنامج في صفحة برنامج محاسبة قيود.
أجب عن أسئلة قصيرة عن نشاطك ومنتجاتك وإعدادات الضريبة، ثم راجع الحسابات والمنتجات والتصنيفات المقترحة، واعتمد منها ما يناسبك. وجرب قيود مجانا لمدة 14 يوما.
الأسئلة الشائعة عن الذكاء الاصطناعي في المحاسبة
هل سيحل الذكاء الاصطناعي محل المحاسب؟
لا يحل محله، لكنه يغير طبيعة عمله. تنتقل المهام المتكررة مثل الإدخال والتصنيف والمطابقة الأولية إلى الأدوات، ويبقى للمحاسب الحكم المهني ومراجعة المخرجات وتفسير الأرقام للإدارة. والمسؤولية عن صحة القيود والقوائم المالية تبقى على الإنسان، لا على الأداة.
هل استخدام الذكاء الاصطناعي آمن للبيانات المالية؟
يعتمد ذلك على الأداة وطريقة استخدامها. قبل رفع أي بيانات مالية، اسأل المزود أين تعالج البيانات ومن يطلع عليها. وفضل الأدوات المدمجة في برنامج المحاسبة على نقل الملفات إلى أدوات خارجية. وتجنب لصق بيانات العملاء أو الأرصدة في مساعدات المحادثة العامة.
هل يحتاج الذكاء الاصطناعي إلى بيانات نظيفة ليعمل جيدا؟
نعم. الأداة تتعلم من بياناتك السابقة وتعمل عليها، فإذا كانت التصنيفات القديمة غير متسقة أو الأسماء مكررة، فستظهر المشكلات نفسها في اقتراحاتها. لذلك ابدأ بتنظيف البيانات وترتيب دليل الحسابات قبل أن تعتمد على أي أداة.
ما الذي يقدمه قيود AI؟
قيود AI ميزة تساعدك في استيراد بياناتك الموجودة أو إنشاء بيانات جديدة، مع مراجعتها وتعديلها قبل حفظها. يشمل معالج إعداد الحساب المتاح في كل الباقات، وتجهيز أربعة أنواع من البيانات: المنتجات والخدمات وشجرة الحسابات استيرادا أو إنشاء، والعملاء استيرادا من ملف فقط، والتصنيفات إنشاء فقط. ويشمل كذلك مساعد دعم ذكيا يحولك إلى فريق الدعم عند الحاجة.
هل المحاسبة لها مستقبل مع انتشار الذكاء الاصطناعي؟
نعم. يقل الطلب على الإدخال اليدوي، ويزيد على المحاسب الذي يراجع مخرجات الأدوات، ويفهم الضريبة والفوترة الإلكترونية، ويحلل القوائم المالية ويشرحها. للتفصيل اقرأ مستقبل مهنة المحاسبة مع الذكاء الاصطناعي.
ما أفضل نقطة بداية لاستخدام الذكاء الاصطناعي في محاسبة منشأة صغيرة؟
اختر مهمة واحدة متكررة تستهلك وقتك، مثل تصنيف العمليات البنكية أو استيراد قائمة المنتجات، وجرب عليها أداة مدمجة في برنامج المحاسبة لمدة شهر. راجع كل اقتراح في البداية، ولا توسع الاستخدام إلا بعد أن تثبت دقة الأداة في هذه المهمة.
