في عالم الأعمال المعاصر، تلعب إدارة السنة المالية دورًا حيويًا في نجاح أي منظمة؛ فكل نهاية لعام مالي تعد فرصة للتقييم والتحليل والتخطيط، وتوفر الفرصة المثالية لتحديد الأهداف، واتخاذ القرارات الاستراتيجية المستنيرة، ولكن ما هي الخطوات الأساسية التي يجب على المحاسبين والمديرين الماليين اتخاذها ليتمكنوا من إقفال السنة المالية بنجاح؟ في هذه المقالة، سنستكشف معًا أهم الخطوات التي يجب اتباعها لإنهاء الفترة المحاسبية بشكل فعّال ومنظم، كما سنستعرض التدابير المحاسبية الحاسمة التي يجب اتخاذها، بدءًا من تسوية الحسابات والتحقق من الأرصدة، وصولًا إلى تقديم التقارير المالية الشاملة، فسواء كنت محاسبًا محترفًا، أو مديرًا ماليًا، أو حتى رائد أعمال طموح؛ فإن هذه المقالة ستوفر لك الإرشادات اللازمة لتنظيم وتنفيذ هذه العملية بنجاح؛ لذا تابع معنا.
ما هو إقفال السنة المالية؟
إذا كنت تتساءل: ما هو الإقفال المالي؟ فهو باختصار عملية مهمة في إدارة الشركات والمؤسسات التجارية، يتم خلالها مراجعة وتسوية الحسابات والقوائم المالية للشركة؛ بهدف تقديم تقارير مفصلة تعكس الوضع المالي للشركة خلال فترة زمنية محددة، وعادةً تكون سنة مالية.
تهدف هذه العملية إلى تحقيق عدة أهداف رئيسة، أولًا تساعد في تقييم أداء الشركة، ومعرفة ما إذا كانت تحقق الأهداف المالية المحددة، وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين، وأيضًا تساعد في توفير معلومات دقيقة للمساهمين والمستثمرين والجهات الخارجية الأخرى؛ لفهم وتقييم حالة الشركة، واتخاذ القرارات المالية المناسبة.
كيف يتم إقفال السنة المالية؟
إن إقفال السنة المالية هي عملية مهمة يقوم بها رجال الأعمال والمحاسبون لإتمام دورة المالية السنوية وإعداد التقارير المالية النهائية للشركة، وقد تبدو صعبة، ولكن باستخدامك برنامج محاسبي، مثل: قيود سيسهل عليك الأمر كثيرًا، وإذا كنت تتساءل: ما هي خطوات إقفال الفترة المحاسبية عبر هذا البرنامج؛ فهي كالتالي:
تحضير السجلات الأساسية
تبدأ العملية بتحضير السجلات الأساسية، وتحديث جميع البيانات المالية التي تمت خلال العام، والجدير بالذكر أنه يجب متابعة حالة جميع الفواتير من المبيعات والمعاملات الأخرى، وتحديث بيانات الدخل وتقييده، بالإضافة إلى جمع جميع الإيصالات والفواتير، وتسجيلها في مكان واحد.
كما يجب حساب الرواتب والمكافآت، والزيادات التي تمت خلال السنة المالية، والتأكد من توازن الحساب المصرفي.
عدم خلط المعاملات الشخصية بالشركة
يجب تجنب خلط المصروفات الشخصية بتلك المتعلقة بالشركة، ويُنصح بإجراء كشف حساب بنكي على مدار العام؛ لتتبع جميع المصروفات، وتحديد المصروفات الخاصة بالشركة بشكل منفصل.
ضبط القروض والفوائد البنكية
إذا كنت قد اقترضت من البنك لتوسيع أعمالك أو تطويره؛ فيجب عليك ضبط القروض والفوائد المستحقة عليه، وأيضًا ينبغي تسجيل كل دفعة ترسلها لسداد القرض، وتسجيل الفائدة المستحقة ودفعها في وقتها، والجدير بالذكر أنه يمكنك توزيع الدفعات بين القرض الفائدة؛ لتقليل النسبة المستحقة مع مرور الوقت.
عدم نسيان الدخل المتأخر
في بعض الأحيان، قد تكون لديك مشاريع أو خدمات تحصل على أجرها في وقت لاحق، من المهم عمل فواتير لكل مشروع أو منتج حتى لو كانت الدفعات مؤجلة، يُعرف هذا النوع من المحاسبة بمحاسبة الاستحقاق، ويمكن تسجيل الدخل فورًا أو في وقت الحصول عليه، ولكن من الأفضل تسجيله في وقت الاستحقاق لتنظيم الحسابات بشكل أفضل، وإتمام إقفال السنة المالية بشكل صحيح.
ضبط مصاريفك
أحد الأمور المهمة في إقفال السنة المالية هو ضبط المصاريف، إذ إنه قد يحدث أن تتلقى فاتورة من مورد في اللحظات الأخيرة قبل نهاية العام؛ ففي هذه الحالة يجب أن تقيِّدها وتدرجها ضمن المصاريف الخاصة بالعام الحالي، ومن المهم تسجيل جميع المصروفات في وقتها؛ لتجنب الخلط، وضمان إقفال الفترة المحاسبية بشكل صحيح.
تقييد النفقات مسبقة الدفع
في بعض الحالات، قد تتعامل مع نفقات مسبقة الدفع، مثل: دفع إيجار المكتب لعدة أشهر مقدمًا، عندما تحدث هذه الحالة، وتكتمل السنة المالية قبل استنفاذ فترة الدفع المسبقة؛ يجب تحويل الشهور المتبقية إلى السنة المالية الجديدة؛ لضمان إقفال السنة المالية بشكل صحيح.
الأخذ بعين الاعتبار المخزون
إذا كنت تعمل في شركة صناعية أو تمتلك متجرًا إلكترونيًا؛ فإن إدارة المخزون هي جزء مهم من إقفال الفترة المحاسبية، والجدير بالذكر أن هناك بعض الخطوات المهمة لضبط المخزون، مثل:
- اتباع الطريقة الدائمة: يجب أن تتابع جميع أرصدة المخزون باستمرار، وتقيِّدها عند حدوث أي تغييرات في المخزون.
- الطريقة الدورية: تعتمد هذه الطريقة على إجراء جرد مادي للمخزون، وتحديث دقيق لحساب المخزون، وتكاليف البضائع في فترة زمنية محددة.
- تقييد المشتريات في حساب منفصل: يجب تسجيل جميع المشتريات المتعلقة بالمخزون في حساب منفصل؛ لتتمكن من تتبع التكاليف بشكل صحيح.
- طريقة COGS: تُستخدم طريقة COGS (تكلفة البضائع المباعة) عند عدم وجود تغيير واضح في مبيعات المخزون بين فترات معينة.
- تقوم هذه الطريقة بتسجيل جميع التغييرات في تكلفة البضائع المباعة، بحيث تحسب التكاليف الفعلية للبضائع التي بيعت.
كيفية إقفال الحسابات الختامية بالأمثلة
يقوم برنامج المحاسبة تلقائيًا بمعالجة الحسابات الختامية نيابةً عنك، ولكن إذا لم يكن لديك برنامج محاسبة؛ فيجب عليك فعل ذلك يدويًا في كل فترة محاسبية، وذلك عن طريق إغلاق حسابات الإيرادات والمصروفات الخاصة بك، وتحويل الأرصدة إلى حساب يسمى “حساب ملخص الدخل”.
إغلاق حسابات الإيرادات
تقلل حسابات الإيرادات عن طريق الديون، إذ يجب عليك الخصم من حسابات الإيرادات الخاصة بك تقليلها؛ مما يعني أنه يجب عليك أيضًا إضافة حساب ملخص الدخل الخاص بك.
| تاريخ | حساب | ملحوظات | دَين | ائتمان |
| XX/XX/XXXX | ربح | إغلاق إدخالات دفتر اليومية | X | |
| ملخص الدخل | X |
إغلاق حسابات النفقات
نظرًا لانخفاض النفقات عن طريق الاعتمادات؛ يجب عليك إضافة الحساب، وخصم حساب ملخص الدخل.
| تاريخ | حساب | ملحوظات | دَين | ائتمان |
| XX/XX/XXXX | ملخص الدخل | إغلاق إدخالات دفتر اليومية | X | |
| مصروف | X |
إغلاق حساب ملخص الدخل
يعتمد ما إذا كنت تقوم بإيداع أو خصم حساب ملخص الدخل الخاص بك على ما إذا كانت إيراداتك أكبر من نفقاتك.
إذا كانت إيراداتك أكبر من نفقاتك؛ فسوف تقوم بالخصم من حساب ملخص الدخل الخاص بك، وإيداع حساب الأرباح المحتجزة الخاص بك؛ وبالتالي يؤدي هذا إلى زيادة حساب الأرباح المحتجزة الخاص بك.
| تاريخ | حساب | ملحوظات | دَين | ائتمان |
| XX/XX/XXXX | ملخص الدخل | إغلاق إدخالات دفتر اليومية | X | |
| الأرباح المحتجزة | X |
إذا كانت إيراداتك أقل من نفقاتك؛ فيجب عليك إضافة حساب ملخص الدخل الخاص بك، وخصم حساب الأرباح المحتجزة الخاص بك؛ وبالتالي هذا يقلل من حساب الأرباح المحتجزة الخاصة بك.
| تاريخ | حساب | ملحوظات | دَين | ائتمان |
| XX/XX/XXXX | الأرباح المحتجزة | إغلاق إدخالات دفتر اليومية | X | |
| ملخص الدخل | X |
إغلاق حسابات الأرباح
إذا قمت بدفع أرباح الأسهم خلال الفترة المحاسبية؛ فيجب عليك إغلاق حساب أرباحك، الآن بعد أن أُغلِق حساب ملخص الدخل؛ يمكنك إغلاق حساب أرباحك مباشرة باستخدام حساب الأرباح المحتجزة الخاص بك.
قم بالخصم من حساب الأرباح المحتجزة لديك، وائتمان نفقات توزيعات الأرباح الخاصة بك؛ وبالتالي هذا يقلل من حساب الأرباح المحتجزة الخاصة بك.
| تاريخ | حساب | ملحوظات | دَين | ائتمان |
| XX/XX/XXXX | الأرباح المحتجزة | إغلاق إدخالات دفتر اليومية | X | |
| توزيعات الأرباح | X |
كيفية التعرف على الفترات المالية في برنامج قيود
في البرنامج المحاسبي “قيود”، يمكنك التعرف على الفترات المالية، وإعدادها بسهولة من خلال اتباع الخطوات التالية:
- الدخول إلى صفحة الإعدادات العامة: اصل إلى صفحة الإعدادات العامة من القائمة المنسدلة الجانبية، رابحث عن خيار “الإعدادات العامة” واختره.
- رفع شعار المنشأة وإدخال معلومات الاتصال: يمكنك بدء إعداد حسابك برفع شعار المنشأة، وإدخال معلومات الاتصال الخاصة بك.
- قم بإدخال العنوان، ورقم الهاتف، والبريد الإلكتروني، وأي معلومات أخرى ذات الصلة.
- إدخال معلومات الضريبة: يمكنك أيضًا إدخال معلومات الضريبة الخاصة بالمنشأة، مثل: الرقم الضريبي، ونوع استحقاق الضريبة.
- تحديد بداية السنة المالية وتاريخ الإقفال: في صفحة الإعدادات العامة، يمكنك تحديد بداية السنة المالية، وتاريخ إقفال السنة المالية والحسابات.
مهم
عند تحديد تاريخ إقفال معين، يجب أن تكون قد أنهيت إدخال كافة العمليات التي تتعلق بالفترة السابقة، إذا كنت لم تنتهِ من إدخال هذه العمليات؛ فلن يُسمح بإدخالها في النظام.
أسئلة شائعة
ما هي الحسابات التي يتم إقفالها في نهاية العام المالي؟
في نهاية العام المالي، تغلق العديد من الحسابات المالية التي تستخدم في تتبع الأنشطة المالية للشركات والمؤسسات، والتي من أهمها:
الحسابات الاسمية
من بين هذه الحسابات الاسمية التي تغلق، هي: حسابات الإيرادات، وحسابات المصروفات الحالية.
عند إغلاق هذه الحسابات، يعاد تعيين أرصدتها إلى الصفر؛ وبالتالي هذا يعني أن جميع الأرقام المرتبطة بالإيرادات والمصروفات تعود إلى الصفر؛ مما يسهل ترحيل هذه الأرقام إلى الفترة المالية التالية؛ وبالتالي تعاد حسابات جديدة للعام المالي الجديد؛ لتسجيل الإيرادات، والمصروفات الجديدة.
إجراء تعديلات في بيان المركز المالي
بالإضافة إلى إغلاق الحسابات الاسمية، تجرى أيضًا تعديلات في بيان المركز المالي، تشمل هذه التعديلات: إعداد إدخالات لتعديل المخزون، وذلك لتمثيل دقيق لميزان الديون الجيدة للشركة أو المؤسسة، إذ تُضبط قيم المخزون وفقًا للتغيرات التي حدثت في الفترة المالية الحالية؛ مما يساعد ذلك على تحديد قيمة الأصول، والديون بشكل صحيح.
متى نعمل قيود الإقفال؟
إن قيود الإقفال هي إجراءات محاسبية تتم خلال إقفال السنة المالية للشركة، وتهدف إلى منع إدخال أي معاملات جديدة خلال عملية الإغلاق السنوية، تعد هذه العملية أمرًا مهمًا لضمان دقة وموثوقية الحسابات المالية، وتحقيق التوازن المطلوب.
تسهل عملية قيود الإقفال عن طريق استخدام برامج محاسبية، مثل: برنامج قيود المحاسبي؛ فهو وفر واجهة سهلة الاستخدام تقوم بتلقائيّة العديد من العمليات الحسابية؛ مما يساعد على توفير الوقت والجهد اللازمين للمحاسب.
ما هي خطوات قيود الإقفال؟
أحد الخطوات الأساسية في قيود الإقفال هو إغلاق الحسابات الاسمية المؤقتة، يتم ذلك من خلال عمل ميزان مراجعة؛ لتسجيل إغلاق حساب الإيرادات، وحسابات أخرى ذات صلة، إذ توثق هذه العملية وتسجل القيود المحاسبية اللازمة؛ لتحقيق التوازن والدقة.
بعد ذلك تغلق نتائج الأعمال، سواء كانت أرباحًا أو خسائر في الحساب الجاري للمالك، والجدير بالذكر أن هذا الإجراء يهدف إلى تسجيل نتائج الأعمال النهائية، وتحديد الأرباح التي ستنقل إلى المالك أو تعاد استثمارها في الشركة في الفترة المالية التالية.
إقفال السنة المالية على قيود المحاسبي
إبدأ بإعداد حسابك عن طريق الدخول إلى صفحة الإعدادات العامة كالتالي:
- من القائمة المنسدلة الجانبية ومن الإعدادات تجد خيار “الإعدادات العامة”
- ومن صفحة الإعدادات العامة يمكنك رفع شعار المنشأة وإدخال معلومات الاتصال والعناوين والرقم الضريبي ويتم اختيار نوع استحقاق الضريبة لتظهر بيانات المنشأة بشكل صحيح واحترافي عند إرسال الفواتير وعروض الأسعار للعملاء.
- من خلال الإعدادات العامة يمكنك تحديد بداية السنة المالية وتاريخ إقفال الحسابات.
- يقصد ببداية السنة المالية: لإقفال الأرباح والخسائر بشكل تلقائي في حساب الأرباح المبقاة.
- يقصد بتاريخ إقفال الحسابات: لمنع إدخال أي عملية سابقة للتاريخ المحدد.
ملاحظة: عند تحديد تاريخ إقفال معين يجب أن يحدد بعد الانتهاء من إدخال جميع العمليات المتعلقة بالفترة السابقة وإلا سيتم رفض إدخالها في النظام.
في الختام
إن خطوات إقفال السنة المالية تعد جزءًا حاسمًا من العملية التجارية والإدارية؛ فهي توفر للشركات والمؤسسات الأدوات اللازمة لتقييم أدائها، وتحليل نتائجها المالية بشكل شامل، إذ تتيح هذه الخطوات للقيادات العليا اتخاذ القرارات الاستراتيجية المستنيرة، وتحديد النقاط القوية والضعف في أعمالهم، والجدير بالذكر أن إقفال الفترة المحاسبية يعزز الشفافية والمصداقية في التقارير المالية، ويوفر فرصة للتحسين المستمر وتطوير العمليات الداخلية، كما يساهم في تعزيز الثقة بين الشركة والمساهمين والشركاء التجاريين؛ لذلك، يجب على الشركات والمؤسسات الاستعداد واتباع الخطوات اللازمة لإقفال السنة المالية بعناية ودقة، واستغلال هذه الفرصة بالشكل الأمثل؛ فهي تمهد الطريق نحو التحسين المستمر والنجاح المالي المستدام.
الجدير بالذكر أن برنامج قيود يعمل على تحسين الإدارة المحاسبية للشركات الصغيرة والمتوسطة، إذ يقوم البرنامج بأتمتة إنشاء الإدخالات؛ وبالتالي تجنب الإدخالات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلًا، يتم بعد ذلك تنفيذ إغلاق الفترة المحاسبية الخاصة بك بسهولة أكبر، وفي امتثال كامل، كما يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك.
بعد معرفتك ما هي خطوات إقفال السنة المالية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فالسحر يبدأ من هناك.
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!
