طباعة فواتير مذهلة: ميز عملك في المملكة العربية السعودية مع خدمات قيود

تتطور التكنولوجيا بشكل سريع ومستمر في المملكة العربية السعودية، ومعها تتغير أيضًا طرق الأعمال والتجارة، ومن بين التغيرات الجوهرية التي شهدتها الأعمال التجارية في السنوات الأخيرة هي طريقة إصدار الفواتير، فلطالما كانت تعتمد على الورق والقلم، ولكن الآن مع تقدم التكنولوجيا، تعتمد الكثير من الأعمال على طباعة فواتير إلكترونية؛ وبالتالي أصبحت هذه التجربة تجربة سلسة ومبتكرة تلبي احتياجات الشركات المحلية والعالمية على حد سواء، إذ حيث يمكن للشركات الآن إصدار الفواتير بسرعة وسهولة، وإرسالها إلكترونيًا إلى العملاء بنقرة واحدة، وما يجعل طباعة الفواتير الإلكترونية جذابة للغاية هي المزايا العديدة التي تقدمها؛ فهي تساهم في تقليل التكلفة والوقت المستغرق في إصدار الفواتير، وتحسين دقة المعلومات، وتقليل الأخطاء البشرية.

أهمية طباعة فواتير إلكترونية في السعودية

توفر طباعة الفواتير الإلكترونية العديد من الفوائد، والتي من أهمها ما يلي:

توفير الوقت والجهد

عند استخدام الفواتير الإلكترونية، لن تحتاج إلى إعداد الفواتير يدويًا أو طباعتها وإرسالها بالبريد، إذ يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير بسرعة وسهولة عبر الإنترنت؛ مما يوفر ذلك الكثير من الوقت والجهد المتعلقين بهذه العملية.

تقليل التكاليف

عند طباعة فواتير ورقية يتطلب ذلك تكاليف، مثل: تكاليف الورق والحبر والطابعات، بالإضافة إلى تكاليف البريد والشحن، ولكن بالمقابل إن الفواتير الإلكترونية تقلل هذه التكاليف بشكل كبير.

الجدير بالذكر أنه يمكنك إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني، أو باستخدام منصات الفواتير الإلكترونية المختلفة التي توفر خدمات بأسعار معقولة أو حتى مجانية.

تحسين كفاءة إدارة الفواتير

توفر الفواتير الإلكترونية طريقة مركزية ومنظمة لإدارة الفواتير، إذ يمكنك تخزين ومراجعة الفواتير بسهولة على الكمبيوتر أو السحابة، وتصنيفها والبحث عنها بسرعة باستخدام ميزات البحث، والتصفية المتاحة في البرامج والمنصات المختلفة.

تسهيل عملية تتبع الفواتير

من خلال الفواتير الإلكترونية، يمكنك تتبع حالة الدفع ومراقبة موعد استحقاق الفواتير بشكل مرن، يمكنك أيضًا إرسال تذكيرات تلقائية للعملاء بمواعيد الدفع المستحقة؛ مما يزيد من فرص السداد في الوقت المناسب، وتقليل التأخير في الدفع.

حماية البيئة

عند طباعة فواتير ورقية فإن ذلك يتطلب استخدام الورق، الحبر… والموارد الأخرى، بينما الفواتير الإلكترونية تقلل من استهلاك الموارد الطبيعية وتحمي البيئة، وعندما تتحول إلى الفواتير الإلكترونية؛ فإنك تساهم في تقليل استخدام الورق، والحد من النفايات التي تنتجها عملية الطباعة التقليدية.

كيفية طباعة فواتير على منصة فاتورة

تحرص منصة فاتورة على توفير خيارات طباعة متقدمة تساعدك في إدارة أعمالك بأفضل شكل ممكن، إذ توفر لك اثنين من الخيارات المتاحة لطباعة الفواتير على منصتنا، وهما:

الطباعة العادية

عند استخدام هذا الخيار، يمكنك إرسال الفاتورة مباشرة إلى الطابعة لطباعتها بحجم A4 القياسي، والجدير بالذكر أن هذا الخيار يعد الخيار الأمثل إذا كنت تفضل الحصول على نسخة مطبوعة من الفاتورة؛ للاستخدام الداخلي، أو لتقديمها للعملاء.

الطباعة الحرارية

باستخدام هذا الخيار، يمكنك طباعة فواتير باستخدام طابعة حرارية، والجدير بالذكر أن الطابعات الحرارية تعد مثالية للطباعة السريعة والمرنة، وتوفر جودة طباعة عالية؛ لذا إذا كنت بحاجة إلى طباعة فواتير بشكل متكرر وسريع؛ فإن هذا الخيار سيكون مناسبًا لك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا تحميل الفاتورة كملف PDF، ومن ثم استخدامها كما ترغب، إذ يمكنك نقل الملف إلى جهازك اللوحي أو الهاتف المحمول؛ للطباعة في وقت لاحق، أو مشاركتها مع العملاء عبر البريد الإلكتروني، أو وسائل التواصل الاجتماعي.

طريقة طباعة الفواتير الإلكترونية في السعودية

إن نظام طباعة فواتير إلكترونية في المملكة العربية السعودية يهدف إلى تبسيط وتحسين عملية إصدار وإدارة الفواتير للشركات والأفراد، فبدلًا من الفواتير الورقية التقليدية، تصدو الفواتير إلكترونيًا وتخزن في نظام مركزي آمن؛ مما يقلل ذلك من التكاليف والجهود المرتبطة بالطباعة والتوزيع، ويسهل عملية تتبع الفواتير وإدارتها، وفيما يلي خطوات الطباعة بالتفصيل:

• تسجيل الدخول: قم بتسجيل الدخول إلى نظام الفاتورة الإلكترونية الخاص بك.
• قائمة المبيعات: انتقل إلى قائمة المبيعات في النظام.
• إدارة الفواتير: اختر خيار “إدارة الفواتير” للوصول إلى قائمة الفواتير المخزنة.
• اختيار الفاتورة: حدد الفاتورة التي ترغب في طباعتها، والجدير بالذكر أنه يمكنك البحث عنها باستخدام رقم الفاتورة، أو تاريخ الإصدار.
• طباعة الفاتورة: انقر على زر “طباعة” الموجود عادةً في أعلى نافذة عرض الفاتورة.
• إعدادات الطباعة: تأكد من اختيار الطابعة الصحيحة، وتنسيق الطباعة المناسب.
• يمكنك اختيار حجم الورق، تنسيق النص، تصميم الفاتورة… وغيرها من الإعدادات.
• طباعة الفاتورة: اضغط على زر “طباعة” لطباعة الفاتورة.

كيف أطبع فاتورة إلكترونية تلقائيًا؟

إن تطبيق طباعة فواتير إلكترونية تلقائيًا يمكن أن يكون عملية مفيدة؛ لتسهيل إدارة الفواتير، وتوفير الوقت والجهد، فيما يلي نقاط رئيسة تتعلق بكيفية طباعة الفاتورة الإلكترونية تلقائيًا باستخدام الطابعة الحرارية كطابعة افتراضية، وضبط إعدادات المتصفح الخاص بك:

تعيين الطابعة الحرارية كطابعة افتراضية

• ابحث عن “Printers & Scanners” في قائمة “Start”.
• انقر على “Printers & Scanners” لفتح الإعدادات.
• تأكد من إلغاء تفعيل خيار “Let Windows Manage My Default Printer”.
• حدد الطابعة الحرارية التي ترغب في استخدامها كطابعة افتراضية.
• انقر على الزر “Set As Default” لتعيينها كطابعة افتراضية.

ضبط إعدادات المتصفح

• افتح متصفح “Google Chrome” وانقر على زر الخيارات ثم اختر “Settings”.
• انقر على “On-Startup”.
• قم بنسخ رابط صفحة “شاشة البيع” الخاصة بحسابك وأضفه في حقل التشغيل التلقائي في خيار “Add”.
• انقر على “Add” لإضافتها.
• بعد ذلك، قم بإغلاق جميع نوافذ متصفح “Google Chrome” المفتوحة عن طريق الضغط على “Ctrl + Shift + Esc” من لوحة المفاتيح.
• قم بإنهاء مهمة ملف “Google Chrome” في حال كان مفتوحًا.
• اضبط خصائص المتصفح “Google Chrome” عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة “Google Chrome” واختيار “Properties”.
• قم بنسخ الإمتداد “–enable-print-preview –kiosk-printing” وأضفه إلى حقل “Target” بعد البيان المكتوب بالفعل، مع إضافة مسافة بينهما. 
• انقر على “Apply” ثم انقر على “OK”.

بعد تطبيق هذه الإعدادات، عند فتح “Google Chrome”، ستُعرض صفحة “شاشة البيع” الخاصة بك تلقائيًا، بإمكانك حينها إنشاء فاتورة وحفظها، وستُطبع تلقائيًا دون الحاجة إلى النقر على زر “طباعة”؛ وبالتالي هذا يساعد في تسهيل عملية طباعة فواتير إلكترونية بشكل أكثر فعالية، وتوفير الوقت والجهد.

التحقق من الفاتورة الالكترونية

إن التحقق من الفاتورة الإلكترونية عملية حيوية لضمان صحة وموثوقية الفواتير التي نتلقاها، وإذا كنت تتساءل عن الطريقة؛ فهي كالتالي:

التحقق من صحة المصدر

عند طباعة فواتير إلكترونية، يجب التأكد من أنها تأتي من مصدر موثوق به، إذ يمكنك التحقق من أن الفاتورة أرسلت من جهة معروفة وموثوقة، مثل: الشركة التي تتعامل معها بشكل منتظم، والجدير بالذِكر أنه يمكنك التحقق من مصداقية المصدر من خلال مقارنة بيانات الاتصال المذكورة في الفاتورة بتلك المتاحة لديك من المصدر المعروف.

التحقق من التوقيع الرقمي

يستخدم التوقيع الرقمي لتأكيد هوية المرسل، وضمان سلامة البيانات، وقبل قبول الفاتورة الإلكترونية، يجب التحقق من صحة التوقيع الرقمي المرفق بها، والتأكد من أنه لم يعدل أو يزور عن طريق استخدام أدوات التحقق المتاحة التي تدعم التحقق من التوقيعات الرقمية.

التحقق من التفاصيل المتعلقة بالمعاملة

قبل قبول الفاتورة، يجب التحقق من أن التفاصيل المذكورة فيها تتوافق مع المعاملة الفعلية التي تمت، وكذلك التحقق من أن المبالغ المالية والسلع أو الخدمات المذكورة في الفاتورة تتطابق مع التفاصيل التي اتُفق عليها.

التحقق من صحة الضرائب والرسوم

إذا كانت الفاتورة تشمل ضرائبًا أو رسومًا، يجب التحقق من صحة حسابها، وتطابقها مع القوانين الضريبية والقواعد المحلية المعمول بها، وذلك من خلال الاطلاع على التشريعات الضريبية المعمول بها في بلدك.

التحقق من صحة بيانات المرسل والمستلم

يجب التحقق من صحة بيانات المرسل والمستلم المذكورة في الفواتير الإلكترونية، وأن تتطابق بيانات المرسل والمستلم مع الواقع والمعلومات المتاحة لديك عنهم.

استخدام أدوات وبرامج التحقق

يمكن استخدام أدوات وبرامج التحقق الإلكترونية المتاحة؛ للتحقق من صحة الفواتير الإلكترونية، إذ تستخدم هذه الأدوات تقنيات التحقق الذكية؛ لمطابقة البيانات والتوقيعات الرقمية؛ للتأكد من صحتها؛ لذا يمكنك الاعتماد على هذه الأدوات؛ لتسهيل عملية التحقق، وزيادة الدقة في الكشف عن أي تلاعب في الفواتير.

عرض/طباعة/دفع/حذف فاتورة الشراء فى قيود

في الختام

في عالم الأعمال، يظل إصدار الفواتير جزءًا حيويًا من عملية التجارة، والتي لا تزال تتطلب الدقة والاحترافية، فبغض النظر عن التطور التكنولوجي؛ لا يزال العديد من الشركات والأفراد يعتمدون على طباعة فواتير عديدة لأغراض مختلفة، سواء للمحاسبة، أو التوثيق، أو حتى الاتصال بالعملاء، والجدير بالذكر أنه قد يبدو الأمر بسيطًا، ولكن الفواتير المطبوعة تحمل في طياتها رسالة تؤكد على احترام العملاء، واهتمام الشركة بالتفاصيل الصغيرة، فعندما يتلقى العميل فاتورة مطبوعة بعناية؛ فإنه يشعر بالثقة في المؤسسة التي يتعامل معها، ويُبْرِز ذلك الاحترافية والمهنية التي تميزها عن الآخرين؛ لذا لنلقِ نظرة مستقبلية على طباعة الفواتير، ولنتأكد من أننا نستثمر في تقنيات طباعة متطورة تواكب التطور التكنولوجي، مع الحفاظ في الوقت نفسه على الجودة والاحترافية التي يتوقعها عملاؤنا.

 

لنبدأ اليوم في إعادة اكتشاف قوة وأهمية طباعة الفواتير مع برنامج قيود، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبة سحابي متكامل.

 

بعد أن علمت كيفية طباعة فواتير الكترونية؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ فهو برنامج محاسبي ذات أسعار لا مثيل لها.

انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!