القاموس المحاسبي

المصروفات المدفوعة مقدمًا (Prepaid Expenses) هي التكاليف أو المدفوعات التي تسددها الشركة قبل الاستفادة الفعلية من الخدمة أو السلعة، مثل إيجار مدفوع مقدماً، أقساط التأمين، اشتراكات سنوية في الخدمات أو عقود الصيانة المدفوعة في بداية الفترة. عند دفع هذه المصروفات، تُسجل مبدئيًا كأصل متداول في الميزانية العمومية، لأنها تعكس منفعة اقتصادية ستستفيد منها الشركة في الفترات المحاسبية المقبلة.

كيف تتم المعالجة المحاسبية؟

• عند الدفع، تُسجل المصروفات المدفوعة مقدمًا ضمن الأصول، ويُخصم جزء منها شهريًا أو دوريًا كلما تم استهلاك الخدمة المرتبطة بها.

• مع مرور الوقت وفي كل فترة محاسبية، تُحوّل حصة من هذه المدفوعات من بند الأصول إلى المصروفات في قائمة الدخل، وفقاً لمبدأ المقابلة بين الإيرادات والمصروفات.

• تساعد المعالجة المحاسبية الصحيحة للمصروفات المدفوعة مقدمًا على تجنب التضخيم أو التبخيس في أرباح الشركة، حيث تُسجّل المصروفات في الفترة التي تستفيد فيها الشركة فعليًا من الخدمة أو المنتج.

أمثلة عملية

• إذا دفعت شركة مبلغ 24,000 ريال عن إيجار سنة كاملة مقدمًا، يسجل في بداية السنة كأصل متداول، وفي نهاية كل شهر يُحمَّل 2,000 ريال كمصروف إيجار في قائمة الدخل، ويخصم المبلغ من بند الأصل حتى نهاية السنة.

• نفس الأمر في أقساط التأمين أو البرامج البرمجية المدفوعة لسنة مسبقًا، أو عقود الصيانة السنوية، حيث تتم جدولة الاستهلاك وتحميل كل جزء للفترة المناسبة.

الفرق بين المصروفات المدفوعة مقدمًا والمصروفات المستحقة

• المصروفات المقدمة: تدفع قبل الاستفادة من الخدمة، وتسجل كأصل إلى أن تُستهلك تدريجيًا.

• المصروفات المستحقة: تستهلك أولاً ثم تُدفع لاحقًا، وتظهر في الميزانية ضمن الخصوم المتداولة حتى السداد.

• المبدأ المحاسبي هنا يضمن دقة مقابلة المصروفات مع الفترة الفعلية التي تحقق فيها الشركة منفعة من تلك المصروفات.

أهمية المصروفات المدفوعة مقدمًا

تساعد الشركات في تنظيم التدفقات النقدية واستخدام الموارد المالية على نحو أكثر فعالية، وتلعب دورًا مهمًا في تحسين دقة التقارير المالية واحتساب النتائج التشغيلية؛ إلى جانب منع تضخيم أو تقليل الأرباح بشكل غير موضوعي، خاصة مع العقود السنوية أو الخدمة المستمرة ذات الأثر الممتد.