القاموس المحاسبي

الفاتورة (Invoice) هي وثيقة رسمية تُفصل المعاملة بين طرفين تجاريين. هي بيان كتابي يُحدد فيه البائع تفاصيل السلع أو الخدمات المقدمة، والكميات، والأسعار المتفق عليها، وإجمالي المبلغ المستحق الدفع، وشروط الدفع. في العادة، يجب أن تحمل الفاتورة رقماً تسلسلياً فريداً لتسهيل تتبعها في السجلات المحاسبية.

الأهمية المحاسبية والقانونية

• بالنسبة للبائع (المورد):

تُستخدم الفاتورة كمصدر لتسجيل إيرادات المبيعات وزيادة حساب الحسابات المدينة (Accounts Receivable) إذا كان البيع على الحساب (الائتمان)، وتعتبر كإثبات قانوني لحق البائع في المطالبة بالدفع.

• بالنسبة للمشتري (العميل):

تُستخدم الفاتورة لتسجيل تكلفة البضاعة المباعة أو الأصول المشتراة التي تؤدي إلى زيادة حساب الحسابات الدائنة (Accounts Payable) إذا كان الشراء على الحساب، أو نقص في حساب النقدية إذا كان الشراء نقداً، وتُعد إثباتاً قانونياً للملكية أو الحصول على الخدمة.

المكونات الأساسية للفاتورة

لضمان صحة الفاتورة وقبولها محاسبياً وقانونياً، يجب أن تتضمن العناصر التالية:

1. معلومات البائع والمشتري: الاسم الكامل، والعنوان، ورقم التعريف الضريبي لكل من البائع والمشتري.
2. تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق: التاريخ الذي صدرت فيه الفاتورة وتاريخ وجوب سداد المبلغ المستحق.
3. رقم الفاتورة: رقم تسلسلي فريد لغرض التتبع والمراجعة.
4. تفاصيل السلع/الخدمات: وصف واضح للمنتجات أو الخدمات المقدمة، والكمية، وسعر الوحدة.
5. الشروط: شروط الدفع (مثل صافي 30 يوماً، أو خصم 2/10 صافي 30).
6. المبالغ: المبلغ الإجمالي الفرعي، مبلغ الضرائب المطبقة (مثل ضريبة القيمة المضافة)، وإجمالي المبلغ المستحق.

أنواع الفواتير

• فاتورة المبيعات (Sales Invoice): يصدرها البائع عند إتمام عملية البيع.
• فاتورة الشراء (Purchase Invoice): يستلمها المشتري من المورد لتسجيل التزام الدفع.
• فاتورة مبدئية / عرض أسعار (Pro Forma Invoice): فاتورة غير رسمية تُرسل قبل تقديم البضائع لتحديد سعر البيع أو الشحن، ولا تُستخدم للتسجيل المحاسبي.

فاتورة ائتمانية (Credit Memo): تُصدر من البائع للمشتري لخفض مبلغ مستحق سابقاً، غالباً بسبب سلع تالفة أو مردودات مبيعات.