إدارة سندات العملاء

هي إثبات لمجموعة المبالغ التي يتم دفعها بالاتفاق بين الطرفين دون تخصيص المبلغ على خدمة أو منتج معين، وحفظه لدى أحد الأطرف بتحرير سند جديد سواء كان للمبيعات أو المشتريات لحين الحاجة إليه، وسند القبض يثبت وقوع عملية استلام للمال، وسند الصرف  يوضح عملية دفع مبلغ مالي.

تظهر السندات في القائمة المنسدلة داخل فواتير المبيعات والمشتريات، لتجد في صفحة السندات جميع السندات التي تم إنشاؤها على قيود مع إمكانية إضافة سندات جديدة.

أهمية السندات للشركة مع العملاء:

على سبيل المثال اتفقت إحدى شركات المقاولات مع العميل على مبلغ تقريبي للخدمات المقدمة لعدم إمكانية اتضاح التكلفة الإجمالية إلا بعد الانتهاء من العمل، في هذه الحالة فإن العميل يقدم سند قبض للشركة بالمبلغ التقريبي مثلاً 20,000 وبعد الانتهاء من تقديم الخدمة تكون الشركة قد خصصت هذا السند على عدة تكاليف وفواتير تابعة للخدمة، وإذا تبقى فائض من الدفعة التي قدمها العميل يتم التصرف فيها حسب الاتفاق بين العميل والشركة بإرجاع باقي المبلغ له أو الاحتفاظ به عند الشركة لحين الحاجة لخدمة أخرى، وفي هذه الحالة يسمى سند صرف.

خطوات إضافة إيصال سند عميل جديد: 

1- إنشاء سند عميل : 

من القائمة المنسدلة للمبيعات تجد سندات العملاء بالضغط عليها تنتقل لسندات العملاء، ويتم الضغط على إنشاء سند عميل في أعلى الصفحة.

أو من القائمة المنسدلة للمبيعات تجد فواتير المبيعات بالضغط عليها تنتقل لصفحة فواتير المبيعات، ومن ثم الضغط على “إنشاء سند عميل”

2- تحديد بيانات سند المبيعات الجديد:

إدخال تفاصيل البيانات الظاهر للسند الجديد وهي:

• رقم المرجع، ويظهر رقم متسلسل وبشكل تلقائي وبالإمكان تغييره.
•  اسم جهة الاتصال ويتم الاختيار من قائمة العملاء المدخلة سابقًا، وتظهر بيانات المستلم على يسار النموذج.
• تحديد الحساب سواء كان حساب البنك أو النقدية الذي سيتم الصرف منه أو زيادته بالقبض. 
• تحديد نوع السند: سند قبض أو سند صرف
• كتابة وصف السند.
• تحديد التاريخ.
• إدخال مبلغ السند.
• تخصيص السند تلقائيًا حسب أقدمية الفواتير.

           عند وضع علامة “صح”:  تكون الدفعة على إحدى الفواتير القديمة السابقة دون تحديد فاتورة بعينها. 

           عند عدم وضع علامة “صح”: يتم تحديد الفاتورة المعنية من القائمة في الأسفل. 

• اختيار الفاتورة وتخصيص مبلغ محدد لفاتورة معينة إذا رغبت بذلك.

3- وبالضغط على أيقونة حفظ ستتم عملية إضافة سند عميل جديد، ويتم الانتقال تلقائيًا لصفحة إدارة السندات لتظهر جميع السندات التي تمت إضافتها، كما يمكنك فرز السندات حسب الخيارات في أعلى الصفحة ( جميع السندات، سندات الموردين، سندات العملاء، سند القبض، سند الصرف)، وتصدير السندات إلى إكسل