كما تعرف فإن عالم الأعمال لا يخلو من المفاجآت والمصطلحات الغريبة. قد تكون هذه أول مرة تسمع بمصطلح نظام الـ ERP أو لعلك سمعت به من قبل، عمومًا؛
فهو إختصار لجملة Enterprise Resource Planning والتي تعني باللغة العربية: تخطيط موارد المؤسسات.
وثمة فرق بين المؤسسات والمنشآت، الأولى ضخمة والثانية صغيرة. فالسؤال المنطقي الآن: ما هذا النظام؟ وما فائدته؟ وهل يصلح للاستخدام في منشأة صغيرة أو متوسطة؟
هذا ما سنناقشه بمزيد من التفصيل في هذه المقالة، وسنقدم لك معلومات موضوعية لتقرر بنفسك في النهاية.
ما نظام الـ ERP؟
كما أسلفنا في مقدمة المقالة، فإن كلمة ERP هي اختصار لجملة: Entreprise Resource Planning أو ما يُعرف بتخطيط موارد المؤسسات،
وهو نظام تطور من الورقة والقلم إلى برنامج حاسوب يساعد المؤسسات والمنشآت في إدارة مختلف عمليات العمل المتعددة،
مثل: إدارة عمليات المحاسبة، والمشتريات، والتسويق، والمشاريع، وسلاسل التوريد، وغيرها الكثير من المهام اليومية التي يحتاجها أي كيان لتسهيل عمله.
وهو ليس بالنظام الجديد. دعنا نلقي نظرة على تاريخه.
لمحة عن تاريخ الـ ERP
أول نظام ERP يعود تاريخه إلى أكثر من 100 عام وكان يحمل اسم: EOQ وهي اختصار لجملة: Economic Order Quantity وباللغة العربية تعني:
كمية الترتيب الاقتصادي، وجرى تطوير هذا النظام عبر المهندس Ford W. Harris، الذي مَثَّلَ طفرة هائلة في تلك الفترة
وذلك لأن معظم الأشغال المتعبة التي كانت المؤسسات تعاني منها تتمثل في: إدارة المخزون والطلب والعرض.
لكن مع التطور الهائل للأعمال ظهرت الحاجة إلى حل آخر أكثر مرونة، فكان هذا مولدًا لنظام MRP في عام 1964 وكان نظامًا يعمل بالحاسوب، وبقي الحل الأفضل لفترة طويلة من الزمن،
إلى أن بُرمجت نسخة أخرى منه حملت اسم: MRP 2 لكن مع التطور الهائل للتكنولوجيا في ثمانينات القرن الماضي وتسعينياته، تطور هذا النظام ليصل إلى نظام الـ ERP.
هذه لمحة تاريخية فيما يخص تطور نظام الـ ERP، الآن دعنا نرى كيف يعمل هذا النظام.
كيف يعمل نظام الـ ERP؟
تجدر الإشارة إلى أن المجال الصناعي كان من أول المجالات التي تبنت هذا النظام
بل يمكن القول إنه ساهم إسهامًا كبيرًا في تطوير هذا النظام، ليكتسب شهرةً واسعة بعد ذلك ويمتد استخدامه في باقي المجالات الأخرى: الصحة، والخدمات العامة، والهيئات الحكومية، وغيرها الكثير.
كل قطاع له احتياجاته الخاصة التي يريد إشباعها عبر تبني نظام الـ ERP، لكن يمكن إجمال طريقة عمله في تسهيل المهام التالية:
- إدارة علاقات العملاء
- إدارة الموارد البشرية
- إدارة المشاريع
- إدارة عمليات التسويق
- الإدارة المالية والمحاسبة
- إدارة المخزون
- إدارة المخاطر
- توفير نظام الربط (Integration) لإدارة مهام المتاجر الإلكترونية
- تخزين البيانات
أبرز أنواع أنظمة الـ ERP
نتّفق أن كل كيان تجاري له متطلبات خاصة ومحددة، فمثلًا، كيان ضخم مثل أمازون السعودية سيحتاج نظام ERP لإدارة عمليات المخزون بدقّة؛ لتفادي أية كوارث، سينجم عنها خسائر مالية فادحة.
بينما شركة مقاولات تريد حصرًا نظامًا يساعدها في تقدير التكاليف وإدارتها. ومن هنا ظهرت أنظمة الـ ERP التي تركز على سد الحاجة المرجوة منها مع احترام المجالات وتخصصاتها، فنجد من أبرز أنظمتها ما يلي:
- نظام خاص بمجال التصنيع
- نظام خاص بتجار الجملة والموردين
- نظام خاص بتجار التجزئة
- نظام خاص بالمقاولة والبناء
- نظام خاص بالخدمات الإحترافية
- نظام خاص بالمنظمات غير الربحية
- نظام خاص بالمحاسبة
ثمة أيضًا طريقة أخرى لاختيار الـ ERP وهي عبر طريقة عمله، كأن تختار نظام داخلي يعمل حصرًا داخل الشركة أو نظام سحابي سهل يمكن الوصول إليه في أي وقت.
لكن هذا كله يرجع إلى بعض العوامل التنظيمية، مثل: حجم المنشأة، عدد الموظفين، التوزيع الجغرافي، والموارد الداخلية المتاحة،
لهذا أنصحك وبشدة بمراجعة إيجابيات وسلبيات هذا النظام بعد قليل لاتخاذ القرار المناسب.
إيجابيات استخدام نظام الـ ERP للمنشآت الصغيرة والمتوسطة
ستحظى المنشآت الصغيرة والمتوسطة التي تتخذ من نظام الـ ERP أداة أساسية لإدارة مختلف مهامها ومواردها الداخلية، مجموعة من الإيجابيات، وهي:
- التكامل والتوافق: يساعدك النظام في دمج جميع مواردك الداخلية التي تحتاج لإدارة منشأتك في مكان واحد مما يزيل الكثير من اضطرابات العمل وسوء الفهم بين مختلف أقسام نشاطك التجاري، ولهذا دور كبير في زيادة كفاءة فرق عملك.
- الاتساق التام: بما أن جميع الأدوات والتطبيقات التي يحتاجها فريق عملك لإدارة مختلف مهام منشأتك، فإن عملية المراجعة والتدقيق ستكون في غاية السهولة لأن جميع العمليات مُدمجة في نظام أساسي واحد.
- الرؤية الواضحة: من الفوائد الرائعة بحق لهذا النظام تكمن في قدرتك على استخراج تقارير متنوعة لكل ما تحتاج معرفته عن نشاطك التجاري، فتضع يدك بسهولة على نقاط الضعف والقوة، وأيضًا: مشاكل الإنتاج إن وجدت، مما يعينك في اتخاذ القرارات القيادية الفعالة التي تدفع عملك دفعًا نحو الريادة والربحية.
- المرونة العالية: بما أن عملك قد يكبر ويتطور مع الوقت، فإن نظام الـ ERP مرن جدًا ويمكنك تطويره ليتوافق مع متطلباتك الجديدة التي خلفها نمو منشأتك.
حرفيًا فإن الإيجابيات التي ستلمسها من تفعيل نظام الـ ERP وربطه بالأدوات والتطبيقات التي تستخدمها
فإنك سترى نتائج مدهشة، فهو نظام سلس وعملي للغاية.
سلبيات استخدام نظام الـ ERP للمنشآت الصغيرة والمتوسطة
تقول القاعدة الحياتية: لا يوجد شيء متكامل، ونفس القاعدة تنطبق على نظام الـ ERP، فكما أنه نظام عملي فعال إلا أن لديه أيضًا جملة من السلبيات، وإليك أبرزها:
- بطء عملية الربط: بما أن نظام الـ ERP يلمس كل جوانب عملك المختلفة (وهذا دوره) فإن عملية ربطه مع تطبيقاتك وأدواتك ستحتاج إلى قدر كبير من الوقت.
دع عنك ضرورة توفير تدريب خاص لكل أقسام منشأتك ليتعلموا كيفية استخدام النظام. استعد جيدًا لخسارة جهد ضخم على الصعيدين: العملي والمالي.
- التكلفة العالية: يجب أن تدرك بأنه نظام مُكلف للغاية؛ ليس فقط من ناحية المادية بل من ناحية إنتاجية فرق عملك، علاوةً على التكلفة العالية لشراء النظام فإنك ستدفع نظيرتها في تدريب فرق عملك على استخدامه ودمجه في مهامهم اليومية.
- بطء نقل البيانات: من الطبيعيّ أن تستخدم جملة مختلفة من الأدوات التقنية ذات البرمجيات الخاصة لإدارة بعض المهام الأساسية في نشاطك.
لكن المؤلم هو عندما يحين وقت نقل هذه البيانات إلى نظام الـ ERP لدمجها في مكان واحد.
فإنك ستحتاج لصبر شديد لأنه يستغرق قدرًا كبيرًا من الوقت.
- صعوبة تخصيص النظام: لا ننكر بأنه نظام مرن ويمكن تخصيصه ليتناسب مع احتياجاتك الخاصة، لكن تطبيق العملية السابقة صعب ومكلف من ناحية الوقت والجهد، هذا من جهة تخصيصه، أما من جهة تحديثه كنظام لحفظ البيانات والمعلومات الهامة.
فإنك ستحتاج للتواصل مع الجهة التي اشتريته منها، لأنها الوحيدة القادرة على تولي تلك المهمة، كما أنك ستحتاج أيضًا لإبلاغها بأية مشاكل أو أعطال تصيبه، وهذا سيخلف خسائر في إنتاجية وكفاءة العمل ككل.
نخلص مما سبق إلى أن ERP نظام فعال أكثر للمؤسسات الكبيرة نظرًا لما يوفر من ميزات، بخلاف المنشآت الصغيرة والمتوسطة.
إذ يُعدّ حلًّا غير فعّال، لأنك غالبًا تحتاج لهذه المنشآت نظامًا مرنًا وسريعًا يوفر لك ما تريد بسلاسة.
وغالبًا لا تملك نفس المتطلبات الكبيرة التي تملكها المؤسسات.. ومن هنا يظهر السؤال المنطقي التالي.
كيف تختار نظامك المناسب بحكمة؟
لنتفق بأنك كمنشأة متناهية الصغر أو متوسطة الحجم فإن متطلباتك الرئيسية محدودة ومحددة، يمكننا إجمالها فيما يلي:
- إدارة العمليات المالية والمحاسبية
- إدارة المخزون بشكل كامل
- إدارة الوقت
- الربط الإلكتروني مع مختلف التطبيقات أو الأدوات التقنية التي قد تحتاج في نظام واحد
فربما الخيار الأفضل لك هو الاستثمار في نظام/برنامج واحد بتكلفة معقولة شهريًا أو سنويًا ويوفر كل ما سبق لزيادة الإنتاجية ورفع كفاءة فريق عملك.
ولعل الخيار الأفضل لك هو: قيود. ببساطة شديدة، فقيود هو نظام محاسبي سحابي لا يحتاج إلى تحميل.
يمكنك تجربته مجانًا من هنا لمدة 14 يومًا لتقرر بثقة، ما إذا كان مناسبًا لك أو لا، جرّبه الآن.
الخلاصة
الآن بات لديك فهم شامل بنظام الـ ERP، وهو نظام رائع بحق،
لكن الحق يقال: فإن نظام قيود هو الأفضل للمنشآت الصغيرة والمتوسطة لأنه يوفر حلولًا متوافقة مع أبرز المتطلبات التي تبحث عنها تلك النشاطات.
كما أنه يمزج بين الحلول المحاسبية المتقدمة وحلول الأعمال ليعطيك حلاً فريدًا وفعالاً.
فالحل الأمثل هو الذي لا يحتاج جهدًا كبيرًا لتخصيصه وصقله ليتوافق مع متطلباتك ولا حتى وقتًا في تدريب فريقك ليسبر أغواره ويعرف كيف يستخدمه.
بل في حل سهل يمكن استخدامه على الفور ويشبع احتياجات عملك الرئيسية:
إدارة المحاسبة، والرواتب والمخزون وميزة الربط مع الأدوات والتطبيقات التي قد تحتاج لتدير عملك من مكان واحد.
