في عالم الأعمال المتنامي، يعدّ السجل التجاري ركيزة أساسية لنجاح أي مؤسسة تجارية؛ فهو الوثيقة التي تعكس هوية الشركة وتوثق وجودها القانوني، وكتاب تاريخ يحمل في صفحاته قصة النمو والتطور الاقتصادي، ولكن هل تساءلت يومًا كيف يمكن لهذا السجل البسيط أن يصبح مفتاحًا لفتح أبواب الفرص والنجاح؟ لذا تابع معنا هذه المقالة التي من خلالها سنستكشف أهمية هذا السجل، ودوره الحيوي في عالم الأعمال الحديث، كما سنتعرف على المعلومات الأساسية التي يحتويها، وكيف يساهم في بناء الثقة بين الشركات والعملاء والجهات الحكومية، وسواء كنت رائد أعمال مبتدئًا تسعى لتأسيس شركتك الخاصة، أو مديرًا تنفيذيًا يسعى لتوسيع نطاق عمل شركتك الحالية؛ فإن هذه المقالة ستمنحك الإلهام والمعرفة اللازمة للاستفادة القصوى من هذا النوع من السجلات.
ما هو السجل التجاري؟
هو أداة مهمة تستخدمها وزارة التجارة والصناعة؛ للسيطرة على حركة التجارة في البلاد؛ وتنظيم البيانات المتعلقة بالتجار والشركات، ويحتوي على معلومات مفصلة حول التجار والأنشطة التجارية التي يقومون بها، والجدير بالذكر أنه يحدث بشكل مستمر؛ لضمان أنه يعكس الوضع الحالي للأعمال التجارية في البلاد.
تعد فترة صلاحيته محدودة إلى خمس سنوات فقط، وهذا يعني أنه يجب على التجار والشركات تجديد سجلهم التجاري بانتظام، وتحديث المعلومات المتعلقة بهم.
شروط استخراج سجل تجاري والمستندات المطلوبة
يتطلب استخراج سجل تجاري لمشروعك الجديد الامتثال لعدد من الشروط، وتقديم المستندات المطلوبة، وفيما يلي أهم النقاط الرئيسة والمستندات التي يجب توفرها:
إثبات الشخصية
بالنسبة للسعوديين، يجب وجود صورة بطاقة الرقم القومي سارية المفعول لصاحب الشركة والشركاء إن وجدوا، بالإضافة إلى الأصل للتدقيق، بينما للأجانب الذين يقيمون في المملكة العربية السعودية لا بد من وجود جواز السفر.
صحيفة الحالة الجنائية
يجب استخراج صحيفة الحالة الجنائية من مكتب السجل المدني، وأن تكون موجهة لمكتب السجل التجاري، يستخرجها صاحب المنشأة والشركاء إن وجدوا.
صورة توكيل رسمي
لا بد من وجود صورة توكيل رسمي في حالة تعيين شخص مُفوض لاستخراج هذا السجل نيابةً عن صاحب الشركة.
عقد تمليك أو إيجار المنشأة
يجب توفر عقد تمليك أو إيجار للمنشأة التي سيتأسس فيها المشروع، بالإضافة إلى تقديم إثبات تاريخي للعقد من الشهر العقاري.
إيصال كهرباء أو غاز أو مياه
لا ننسَ أيضًا أنه ينبغي توفير إيصال يثبت توفر خدمات الكهرباء، أو الغاز، أو المياه في المنشأة، والجدير بالذكر أن هذا الإيصال يستخدم لأغراض توثيق وإثبات المنشأة.
صورة البطاقة الضريبية أو الشهادة
إن البطاقة الضريبية واحدة من أهم المستندات المطلوبة لاستخراج سجل تجاري، إذ تستخرج من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ترخيص مزاولة نشاط تجاري
يمكن تعريف ترخيص مزاولة نشاط تجاري بأنه المستند الذي يثبت إمكانية ممارسة النشاط التجاري، ويستخرج من الغرفة التجارية.
طلب استخراج سجل تجاري
يجب تعبئة استمارة الطلب التي تحتوي على بيانات السجل التجاري، مثل: اسم صاحب الشركة أو وكيله، ونوع الشركة، واسمها التجاري وسمتها، بالإضافة الى الغرض من إنشائها، وعنوانها الرئيس وفروعها إن وجدت، وكذلك رقم قيدها، ورأس مالها… وغيرها من التفاصيل، والجدير بالذكر أن الطلب يعبأ في مكتب السجل.
تنويه
يجب اصطحاب أصول جميع المستندات المذكورة أعلاه؛ للاطلاع عليها من قبل الجهة المعنية، وعدم الاكتفاء بتقديم الصور فقط، كما ينبغي تجهيز نسخ إضافية من الصور؛ لتقديمها عند الحاجة.
أهمية السجل التجاري
يعد السجل التجاري أداة حيوية لضمان سير العملية التجارية بسلاسة، وله أهمية كبيرة للتاجر والدولة على حد سواء، فيما يلي نستعرض بعض النقاط الرئيسة التي تبرز أهميته بالنسبة للتاجر:
إضفاء الصفة القانونية على المشروع التجاري
يسهم هذا السجل في توفير الاعتراف القانوني للمشروع التجاري؛ مما يجعله مؤهلًا للقيام بالأعمال التجارية بشكل رسمي وقانوني؛ وبالتالي يعزز ذلك المصداقية، ويضمن حماية حقوق التاجر في حالة وجود نزاع قانوني.
الحماية القانونية
عدم إنشاء سجل تجاري يعد مخاطرة تتسبب في توقيع غرامات وعقوبات قانونية، فبوجود هذا السجل، يكون للتاجر واجب تقديم المعلومات المطلوبة، والامتثال للمتطلبات القانونية والضريبية؛ مما يحميه من المساءلة القانونية، ويحافظ على سلامة أعماله.
الحصول على التمويل
يعد أيضًا شهادة تجارية موثوقة تؤكد وجود الكيان التجاري ونشاطه، إذ إن وجوده يسهل على التاجر الحصول على التمويل من المصارف والجهات المالية الأخرى، إذ يعد دليلًا على قدرته على سداد القروض، والتزاماته المالية.
التحقق من المعلومات التجارية
يمكن للتاجر أو أي شخص آخر الاستعلام عن السجل التجاري لأي تاجر أو مؤسسة تجارية يرغب في التعامل معها؛ وبالتالي هذا يوفر فرصة للتحقق من صحة المعلومات التجارية، والسجلات المالية والقانونية المتعلقة بهذه الكيانات؛ مما يساعد على اتخاذ قرارات تجارية مستنيرة، وتقليل المخاطر.
الاعتماد الرسمي
يُعد هذا السجل إحدى الوثائق الرسمية التي يعتمد عليها في إجراءات حكومية وغير حكومية، فعلى سبيل المثال: يمكن أن يُطلب سجلك التجاري في عمليات التراخيص الحكومية، التعاقدات التجارية، وأيضًا المناقصات؛ مما يؤكد شرعية وقانونية العملية التجارية.
خطوات استخراج سجل تجاري
بعد تحديد المستندات المطلوبة لاستخراج السجل التجاري، يمكن اتباع الخطوات التالية لاستكمال العملية:
- الدخول على منصة المركز السعودي للأعمال: يجب زيارة موقع المركز السعودي للأعمال على الإنترنت، والوصول إلى صفحة استخراج السجل التجاري.
- تسجيل الدخول: يمكنك الدخول إلى المنصة باستخدام حساب الموقع الإلكتروني الخاص بك، أو عن طريق النفاذ الوطني.
- هكذا ستظهر لك صفحة تسجيل الدخول كما هو موضح في الصورة بالأسفل.
- الضغط على إصدار سجل تجاري: في الخدمات الإلكترونية ستجد خيار “إصدار سجل تجاري” اضغط عليه.
- إدخال بيانات المؤسسة: ستحتاج إلى اختيار ما إذا كنت مالك المؤسسة، أم مفوض عنه.
- اختيار نوع الاسم التجاري: ستجد بعد ذلك ثلاثة اختيارات: اسم تجاري محجوز، قائم، وكذلك اسم تجاري شخصي؛ فاختر ما يناسبك.
- إدخال النشاط التجاري: بعد ذلك املأ كافة البيانات الخاصة بنشاط المؤسسة التجاري.
- تعبئة بيانات السجل والسنة المالية: سيُطلب منك إدخال بيانات مالية للمؤسسة، مثل: السنة المالية الحالية، والأرباح المتوقعة، وعدد الموظفين… وغيرها.
- إقرار بصحة البيانات المدخلة: قبل تقديم الطلب، ستحتاج إلى التأكيد على صحة البيانات التي قدمتها والموافقة على الشروط والأحكام.
- تقديم الطلب: بعد تعبئة جميع البيانات المطلوبة والتحقق من صحتها؛ يمكنك الضغط على زر “تقديم الطلب” لإرسال طلبك للمراجعة.
تحديد منشأة للمشروع بعقد مُثبت
يجب عليك تحديد المنشأة التي ترغب في إقامة مشروعك فيها، إذ يمكن أن تكون هذه المنشأة ملكًا لك، أو يمكنك استئجارها، والجدير بالذكر أنه يجب أن تتوفر وثيقة تثبت التملك أو الإيجار وتحديد المدة، وأن تسجل هذه الوثيقة في مكتب السجل العقاري، ويجب أيضًا أن يتوفر لديك إيصال ماء، أو كهرباء، أو غاز باسم المنشأة.
استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب
بعد تحديد المنشأة للمشروع، وتثبيتها في مكتب السجل العقاري، يجب أن تتوجه إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لاستخراج البطاقة الضريبية، والجدير بالذكر أنه قد يستغرق إصدار البطاقة الضريبية حوالي شهر واحد، ولكن يمكنك الحصول على شهادة ضريبية مؤقتة بعد عشرة أيام من تقديم طلب الحصول على البطاقة الضريبية.
استخراج شهادة مزاولة النشاط من الغرفة التجارية
بعد الحصول على البطاقة الضريبية من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يجب أن تتوجه إلى الغرفة التجارية لاستخراج شهادة مزاولة النشاط التجاري، وأن تحضر البطاقة الشخصية، ونسخة من عقد المنشأة المثبت تاريخه في السجل العقاري.
الجدير بالذكر أن شهادة مزاولة التجارة تصدر عادة في اليوم ذاته، ولكن يجب أن تعلم أن صلاحية الشهادة تكون لمدة شهر واحد فقط.
طلب استخراج سجل تجاري من المكتب
بعد الحصول على الشهادة الضريبية وشهادة مزاولة النشاط التجاري، يجب أن تذهب إلى مكتب السجل التجاري، وتقدم طلبًا لاستخراج سجل تجاري، إذ يحتوي الطلب على بيانات صاحب الشركة أو وكيله، نوع الشركة، فضلًا عن اسم الشركة والسمة التجارية إن وجدت، والغرض من إنشائها، وعنوانها الرئيس، وفروعها إن وجدت، بالإضافة إلى رقم قيدها، ورأس مالها… وما إلى ذلك. يجب أيضًا أن تعبئ النموذج المقدم من قبل المكتب.
دفع الرسوم المطلوبة
عند تقديم طلب استخراج السجل التجاري، ستحتاج إلى دفع الرسوم المطلوبة؛ لذا يمكنك التحقق من الرسوم المحددة من قبل المكتب المحلي للسجل التجاري لمعرفة قيمة الرسوم بالتحديد.
مراجعة الطلب والمستندات
بعد تقديم الطلب ودفع الرسوم، يراجع مكتب السجل التجاري الطلب والمستندات المقدمة، فإذا استوفيت جميع المتطلبات، وقدمت المستندات الصحيحة؛ سيُوافق على طلبك بدون أدنى مشكلة.
استلام السجل التجاري
بعد الموافقة على طلبك واكتمال العملية، ستتمكن من استلام سجل تجاري خاص بشركتك، ولا تنسَ أنه يجب أن يكون لديك نسخة من هذا السجل في مكان العمل الخاص بك، وتكون قادرًا على عرضها عند الطلب.
كيفية فتح سجل تجاري بالمملكة؟
أتاحت وزارة التجارة السعودية عبر منصة المركز السعودي للأعمال إمكانية إصدار سجل تجاري إلكترونيًا؛ لممارسة الأنشطة التجارية بأسرع وقت ممكن،
في الختام
إن السجل التجاري هو الوثيقة التي تروج للثقة بين الأطراف المعنية، سواء كانوا مستهلكين، أو مشترين، أو شركاء، أو مستثمرين؛ فهو يسهم في تحقيق المصداقية والشفافية، ويعزز فرص النجاح للأعمال التجارية، علاوة على ذلك يعد أداة حيوية للتحقق من صحة المعلومات التجارية والمالية للشركات والمؤسسات، فمن خلاله يمكن للجمهور والجهات الرقابية والمستثمرين تقييم الأداء والموثوقية، والتزام الشركات بالقوانين والتشريعات المالية، والجدير بالذكر أنه يسهم في تسهيل العمليات التجارية، وتوفير بيئة تنافسية عادلة للأعمال؛ فهو يحد من التزوير والغش التجاري، ويضمن أن يُتعامل مع الشركات والأفراد الذين يلتزمون بالقوانين والمعايير المهنية.
يجب أن تعلم أنه يمكنك إضافة رقمك الضريبي وسجلك التجاري في موقع قيود المحاسبي؛ لزيادة موثوقيتك لدى العملاء والجهات الحكومية، والجدير بالذكر أن البرنامج يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… وهكذا دواليك؛ مما يجعله أفضل برنامج محاسبي بمميزات لا مثيل لها.
بعد معرفتك ما هو السجل التجاري، وشروط، وكيفية استخراجه؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا، ولن تندم؛ فهو برنامج محاسبة يفضله الجميع.
