أصبح اعتماد الفاتورة الإلكترونية إلزاميًا على جميع المنشآت في المملكة العربية السعودية، خاصةً مع تطبيق المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. و لإتمام عملية الربط مع منصة الهيئة، لا بد من الحصول على رمز التفعيل الذي يُعد الخطوة الأساسية لبدء إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة.
الكثير من أصحاب الشركات والمحاسبين يواجهون أسئلة مثل:
ما هو رمز التفعيل في الفاتورة الإلكترونية؟
كيف يمكنني استخراجه؟
ما المتطلبات الفنية المطلوبة لربط النظام المحاسبي مع منصة الفوترة؟
في هذا المقال، نقدم لك شرحًا مبسطًا وشاملًا يوضح أهمية رمز التفعيل، وطريقة الحصول عليه من بوابة هيئة الزكاة، إلى جانب أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها، وكيفية ضمان التوافق الكامل مع نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية.
سواء كنت في بداية رحلتك نحو التحول الرقمي أو تبحث عن توثيق الربط النهائي، هذا الدليل سيكون مرجعك الأساسي للامتثال بثقة وسلاسة.
ما هو رمز التفعيل في الفاتورة الإلكترونية؟
رمز التفعيل هو رمز سري مكوّن من مجموعة أحرف وأرقام، تُصدره هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، ويُستخدم لربط نظام المنشأة المحاسبي أو مزوّد خدمة الفوترة الإلكترونية بمنصة الهيئة.
هذا الرمز يُمنح لكل منشأة عند استعدادها للدخول في المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية (مرحلة التكامل)، وهو يضمن أن النظام الذي تستخدمه متوافق ومُعتمد من الهيئة، وقادر على إصدار وإرسال الفواتير الإلكترونية بشكل مباشر إلى المنصة.
- أين يظهر رمز التفعيل؟
يتم إصدار الرمز من خلال بوابة “زاتكا” الإلكترونية عند تسجيل المنشأة في النظام، ويظهر بعد اختيار مزوّد الخدمة أو النظام الداخلي المراد ربطه. - هل رمز التفعيل مهم؟
نعم، بدون إدخال رمز التفعيل في النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة، لن تتمكن المنشأة من إرسال الفواتير الإلكترونية إلى هيئة الزكاة، وبالتالي لن تكون ملتزمة فنيًا بالمتطلبات الرسمية.
أهمية رمز التفعيل في المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية
مع دخول المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية (مرحلة التكامل)، أصبح رمز التفعيل عنصرًا أساسيًا لا غنى عنه لأي منشأة تسعى إلى الامتثال الكامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
المرحلة الثانية تفرض على المنشآت إرسال الفواتير إلى نظام الهيئة بشكل فوري وبتنسيق إلكتروني محدد (XML)، مما يتطلب ربط النظام المحاسبي أو مزود الخدمة بمنصة الهيئة باستخدام رمز التفعيل.
أسباب أهمية رمز التفعيل:
- الربط الرسمي مع منصة الهيئة لا يتم إلا من خلال إدخال رمز التفعيل بشكل صحيح.
- يضمن أن النظام المحاسبي أو مزود الخدمة المستخدم معتمد ومطابق للمواصفات الفنية المطلوبة.
- يُعد شرطًا أساسيًا للامتثال الفني، وعدم استخدامه قد يعرض المنشأة لغرامات أو تعليق نشاط الفوترة.
- يتيح إرسال الفواتير الإلكترونية بشكل مباشر وآمن، ما يرفع من موثوقية البيانات المحاسبية والضريبية.
خطوات الحصول على رمز التفعيل من منصة هيئة الزكاة
للحصول على رمز التفعيل، يجب اتباع الخطوات التالية من خلال البوابة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك:
- الدخول إلى بوابة هيئة الزكاة:من هنا.
- تسجيل الدخول باستخدام الهوية الوطنية أو رقم السجل التجاري.
- من القائمة الرئيسية، التوجه إلى “الخدمات الإلكترونية” ثم اختيار “الفوترة الإلكترونية (فاتورة)”.
- الضغط على “رموز التفعيل”.
- اختيار “إنشاء رمز تفعيل جديد”.
- تحديد نوع النظام المراد ربطه:
- نظام فوترة داخلي (In-House)
- مزود خدمة خارجي (مثل قيود )
- بعد اختيار نوع النظام، يظهر رمز التفعيل الخاص بالمنشأة.
- نسخ الرمز وإدخاله في إعدادات النظام المحاسبي أو برنامج الفوترة.
- يتم التحقق من الرمز تلقائيًا، وبمجرد القبول، يُربط النظام مع منصة الهيئة بنجاح.
ملاحظة: رمز التفعيل يستخدم لمرة واحدة فقط، وإذا لم يُستخدمخلال فترة محددة (غالبًا 7 أيام)، فسيحتاج المستخدم إلى إصدار رمز جديد.
المتطلبات الأساسية قبل طلب رمز التفعيل
قبل أن تبدأ أي منشأة في طلب رمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية، يجب التأكد من استيفاء مجموعة من المتطلبات التقنية والتنظيمية التي تضعها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. هذه المتطلبات تضمن جاهزية النظام لإرسال الفواتير الإلكترونية وفقًا للمواصفات القياسية المعتمدة.
أهم المتطلبات:
- تحديث أو تجهيز النظام المحاسبي الداخلي بحيث يدعم إصدار الفواتير بصيغة XML المتوافقة مع الهيئة.
- الاعتماد على مزود خدمة معتمد من هيئة الزكاة، إذا لم تكن المنشأة تستخدم نظامًا داخليًا.
- توفر شهادة توقيع إلكتروني معتمدة، إذ تُستخدم لتوقيع الفواتير إلكترونيًا لضمان مصداقيتها.
- تحديد هوية المنشأة في النظام بدقة، وربط رقم السجل التجاري بالنظام الفني.
- فهم المواصفات الفنية المطلوبة، مثل: نوع الفاتورة، توقيتها، مكونات البيانات الأساسية، وغيرها.
- التأكد من إمكانية إرسال الفواتير مباشرة إلى منصة الهيئة عبر واجهات برمجية (APIs).
هذه التجهيزات تتيح للمنشأة اجتياز مرحلة الربط بنجاح وتجنّب أي رفض للفواتير عند الإرسال.
الفرق بين رمز التفعيل ورمز الدخول
من الأسئلة الشائعة التي يطرحها المستخدمون: ما الفرق بين رمز التفعيل ورمز الدخول ؟
رغم أن كليهما يُستخدم في عمليات الدخول والتوثيق، إلا أن لكل منهما وظيفة مختلفة تمامًا داخل نظام الفوترة الإلكترونية.
رمز التفعيل:
- يُصدر مرة واحدة فقط لكل نظام محاسبي أو مزود خدمة.
- يُستخدم لربط النظام المحاسبي مع منصة الفوترة الإلكترونية.
- لا يمكن استخدامه مجددًا بعد التفعيل.
- يُطلب عند تجهيز النظام لأول مرة أو عند تغيير المزود.
رمز الدخول
- رمز مؤقت يُرسل إلى الجوال أو البريد الإلكتروني عند الدخول إلى حساب الهيئة.
- يُستخدم لتوثيق الهوية والتحقق من المستخدم عند تنفيذ العمليات.
- يتغير في كل مرة، ويُعتبر إجراء أمنيًا لحماية الحساب.
متى تحتاج لتجديد رمز التفعيل؟ وهل له تاريخ انتهاء؟
رمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية له صلاحية محددة ويُستخدم مرة واحدة فقط لربط النظام المحاسبي أو مزود الخدمة بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. بعد إصدار الرمز من البوابة، يجب استخدامه خلال فترة زمنية قصيرة.
مدة صلاحية رمز التفعيل:
غالبًا ما تكون صلاحية الرمز سبعة أيام من تاريخ إصداره. إذا لم يتم استخدامه وربطه في النظام خلال هذه المدة، يُعتبر الرمز منتهي الصلاحية، ويجب إصدار رمز جديد من حساب المنشأة في منصة الهيئة.
متى تحتاج إلى إصدار رمز جديد؟
- عند انتهاء صلاحية الرمز السابق دون استخدامه.
- عند تغيير مزود الخدمة أو التبديل إلى نظام محاسبي مختلف.
- عند حدوث خلل تقني أثناء التفعيل يتطلب إعادة إصدار الرمز.
- إذا تم استخدام الرمز بشكل خاطئ أو في نظام غير متوافق.
لضمان نجاح عملية الربط، يفضل استخدام رمز التفعيل فور إصداره وعدم تأجيل العملية.
أخطاء شائعة عند إدخال رمز التفعيل وطرق حلها
خلال عملية ربط النظام المحاسبي باستخدام رمز التفعيل، قد تواجه بعض المنشآت أخطاء تقنية أو إجرائية تؤدي إلى فشل التفعيل. فيما يلي أبرز الأخطاء الشائعة وطرق معالجتها:
- استخدام رمز منتهي الصلاحية:
إذا مضى أكثر من 7 أيام على إصدار الرمز، فلن يعمل. الحل هو الدخول إلى حساب الهيئة وإصدار رمز جديد. - إدخال الرمز في النظام الخاطئ:
يحدث أحيانًا أن يُدخل الرمز في نظام مختلف عن الذي تم تحديده عند طلبه (مثلاً: رمز مخصص لمزود خدمة يُستخدم في نظام داخلي). يجب التأكد من توافق الرمز مع نوع النظام المختار. - استخدام رمز مخصص لمنشأة أخرى:
رمز التفعيل مرتبط بسجل تجاري معين، ولا يمكن استخدامه إلا في نفس المنشأة. الحل هو التأكد من استخدام الرمز الصحيح الخاص بسجلك التجاري. - أخطاء في نسخ الرمز:
قد يتم نسخ الرمز بشكل غير صحيح (مثل إدخال فراغات زائدة أو حذف جزء من الرمز). يُنصح بنسخه مباشرة من المصدر ولصقه دون تعديل. - عدم التحديث الكامل للنظام:
بعض الأنظمة تحتاج إلى تحديث برمجي (Patch) لتدعم استقبال رمز التفعيل. يجب التأكد من تحديث النظام إلى آخر إصدار قبل إدخال الرمز.
كيف يساعدك قيود في استخراج رمز التفعيل وربط نظامك بسهولة؟
إذا كنت تبحث عن طريقة سهلة وآمنة للامتثال لنظام الفاتورة الإلكترونية، فإن قيود يوفر لك الحل المثالي.
قيود هو أحد الأنظمة المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للربط مع منصة الفوترة الإلكترونية، ويتيح لك إصدار، توقيع، وإرسال الفواتير إلكترونيًا دون الحاجة لأي تدخل تقني معقد.
مميزات قيود في الربط الإلكتروني:
- إرشادات واضحة لاستخراج رمز التفعيل من منصة الهيئة بخطوات بسيطة.
- واجهة استخدام عربية وسهلة تسهل إدخال الرمز وربط النظام خلال دقائق.
- دعم فني متخصص يساعدك في كل خطوة، من إعداد النظام إلى اكتمال الربط.
- متوافق مع كافة متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية.
- يوفّر تقارير فورية تساعدك على متابعة الامتثال الضريبي والتقني.
اختيارك لقيود يضمن لك التوافق الكامل مع الهيئة، ويوفر الوقت والجهد في التعامل مع الجوانب التقنية لنظام الفوترة.
كيف أفعّل رمز هيئة الزكاة داخل برنامج محاسبي سعودي مثل “قيود”؟
طريقة تفعيل رمز التفعيل الصادر من هيئة الزكاة تختلف باختلاف النظام المحاسبي المستخدم، لكن إن كنت تستخدم برنامج قيود المحاسبي السحابي كحل معتمد للربط مع منصة “فاتورة”، فعملية التفعيل سهلة وواضحة، ولا تتطلب أي خبرة تقنية متقدمة.
فيما يلي خطوات تفعيل رمز هيئة الزكاة داخل نظام قيود:
- سجّل الدخول إلى حسابك في نظام قيود عبر البريد الإلكتروني وكلمة المرور الخاصة بك.
- انتقل إلى قسم الإعدادات من القائمة الرئيسية.
- اختر “الإعدادات العامة”، ثم توجه إلى قسم الربط الالكتروني.
- انسخ رمز التفعيل من بوابة هيئة الزكاة (زاتكا) بعد إصدار الرمز من حساب المنشأة.
- الصق رمز التفعيل في الحقل المخصص داخل نظام قيود، ثم اضغط على “ربط النظام”.
بمجرد إدخال الرمز بشكل صحيح، يتم التحقق من صلاحيته ويتم الربط مع منصة الفاتورة الإلكترونية بنجاح، لتبدأ بعدها بإصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع المتطلبات الفنية لهيئة الزكاة.
الأسئلة الشائعة حول رمز التفعيل للفاتورة الإلكترونية
- ما هو رمز التفعيل؟
رمز يصدر من هيئة الزكاة لربط النظام المحاسبي أو مزود الخدمة بمنصة الفوترة الإلكترونية.
- كيف أحصل على رمز التفعيل؟
من خلال حساب المنشأة في بوابة هيئة الزكاة، عبر قسم “رموز التفعيل”.
- هل يمكن استخدام رمز التفعيل أكثر من مرة؟
لا، رمز التفعيل يستخدم مرة واحدة فقط لكل عملية ربط.
- ما مدة صلاحية رمز التفعيل؟
عادةً ما تكون صلاحيته 7 أيام من تاريخ الإصدار.
- هل يمكن إصدار أكثر من رمز لنفس المنشأة؟
نعم، يمكن إصدار أكثر من رمز إذا كنت تستخدم أكثر من نظام أو مزود خدمة. - ماذا أفعل إذا أدخلت الرمز بالخطأ أو انتهت صلاحيته؟
تقوم بإصدار رمز جديد من خلال منصة الهيئة وإعادة المحاولة.
ختام المقال:
مع تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، لم يعد استخراج رمز التفعيل مجرد خيار، بل خطوة إلزامية لضمان التزام منشأتك بالأنظمة واللوائح المعتمدة من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. من خلال فهمك لمتطلبات الربط، وطريقة الحصول على الرمز، وضمان توافق نظامك المحاسبي، تكون قد وضعت الأساس الصحيح للامتثال الضريبي والتقني.
إذا كنت تبحث عن شريك موثوق يُسهّل عليك هذه العملية ويوفّر لك تجربة متكاملة، فإن قيود هو الحل الأمثل. نظام محاسبي معتمد، يدعمك في كل خطوة من خطوات التحول الرقمي، ويوفّر لك الأدوات والربط الفوري دون تعقيد.
ابدأ رحلتك الآن بثقة، وربط نظامك مع منصة الفاتورة الإلكترونية بسهولة وسرعة.
للمزيد من التفاصيل حول ربط النظام المحاسبي بالفاتورة الإلكترونية، تواصل مع فريق قيود اليوم.
